Accord de confidentialité pour employé — Québec (C.c.Q. art. 2088 / Loi 25)

L'accord de confidentialité pour employé au Québec est un contrat contraignant fondé sur l'art. 2088 du Code civil du Québec (C.c.Q.) qui oblige l'employé à protéger les renseignements confidentiels, les secrets commerciaux et les données exclusives de l'employeur pendant et après la relation d'emploi. Il complète le devoir de confidentialité prévu à l'art. 2088 C.c.Q. et doit respecter la Loi 25 (LPRPSP) quant à la protection des renseignements personnels, administrée par la Commission d'accès à l'information (CAI).

En droit québécois, l'art. 2088 C.c.Q. impose déjà à tout employé une obligation de loyauté et de confidentialité pendant l'emploi et pour un délai raisonnable après sa fin. L'accord de confidentialité renforce ces obligations légales en : définissant avec précision ce qui constitue un renseignement confidentiel; prolongeant l'obligation au-delà du minimum légal; fournissant un fondement contractuel à une demande d'injonction devant la Cour supérieure du Québec; et établissant les conséquences d'un manquement, dont les dommages-intérêts et la restitution des documents.

Le cadre juridique repose sur le Code civil du Québec, qui encadre les obligations contractuelles et la relation d'emploi, et sur la Loi 25 (LPRPSP), appliquée par la Commission d'accès à l'information (CAI), qui régit le traitement des renseignements personnels dans le secteur privé. En vertu de l'art. 2089 C.c.Q., une clause de non-concurrence insérée dans un accord de confidentialité fait l'objet d'un contrôle strict et doit être limitée quant au temps, au territoire et au genre de travail pour être valide. Une obligation de pure confidentialité — qui ne restreint pas la concurrence — est plus aisément exécutoire.

L'art. 1375 C.c.Q. impose une obligation de bonne foi tout au long de la relation d'emploi, y compris lors de la négociation de l'accord. L'art. 1457 C.c.Q. établit la responsabilité extracontractuelle pour faute : l'employé qui divulgue par négligence un renseignement confidentiel peut être responsable même en l'absence d'accord formel. La Loi 25 (LPRPSP) exige que tout renseignement personnel sur des clients, des patients ou des employés soit traité conformément au cadre de la CAI. L'accord devrait comporter une clause obligeant l'employé à signaler immédiatement tout manquement présumé au responsable de la protection des renseignements personnels désigné. La Cour supérieure du Québec entend les demandes d'injonction et de dommages-intérêts; la Division des petites créances de la Cour du Québec traite les réclamations de moindre valeur. Forms-legal.com fournit cet accord de confidentialité pour employé comme point de départ pour une documentation conforme à la Loi 25 et à l'art. 2088 C.c.Q.

L'accord de confidentialité pour employé au Québec est nécessaire lors de l'embauche d'employés qui auront accès à des secrets commerciaux, listes de clients, technologies exclusives, stratégies d'affaires, plans de développement de produits, données financières ou autres renseignements confidentiels qui pourraient nuire à l'entreprise s'ils étaient divulgués à des concurrents ou au public.

Les situations précises qui exigent un accord de confidentialité au Québec comprennent : l'accueil de cadres supérieurs, représentants commerciaux, ingénieurs et concepteurs de produits qui manient de l'information commerciale sensible; l'engagement d'employés sur des projets de recherche et de développement confidentiels; l'embauche de personnel qui aura accès à des renseignements personnels sur des clients ou des patients régis par la Loi 25 (LPRPSP) et la CAI; l'emploi de travailleurs exposés à des secrets commerciaux; et la conclusion de contrats avec des entrepreneurs indépendants (art. 2098 à 2129 C.c.Q.) tenus aux mêmes obligations de confidentialité.

L'employeur au Québec devrait préparer l'accord de confidentialité de façon proactive au moment de l'embauche plutôt qu'après la survenance d'un problème. Les tribunaux interprètent les obligations de confidentialité selon les termes écrits de l'accord. L'accord de confidentialité est tout aussi important pour les entrepreneurs indépendants (art. 2098 à 2129 C.c.Q.) qui auront accès à la même information sensible que les employés réguliers, mais sans le devoir de loyauté de l'art. 2088 C.c.Q. L'entrepreneur devrait signer un accord avant d'obtenir l'accès à tout système exclusif, code source ou donnée client. En vertu de la Loi 25 (LPRPSP), tout entrepreneur qui traite des renseignements personnels pour le compte de l'employeur doit respecter les exigences de la CAI, et l'accord devrait comporter une clause de traitement des données reflétant ces obligations. Forms-legal.com recommande de faire signer l'accord avant ou dès le premier jour d'emploi, et non après que l'employé a déjà eu accès à l'information sensible.

Les éléments essentiels d'un accord de confidentialité pour employé au Québec comprennent : une définition précise du renseignement confidentiel (secrets commerciaux, listes de clients, données techniques, information financière, stratégies d'affaires); l'étendue des obligations de l'employé pendant et après l'emploi; les divulgations permises (à d'autres employés selon le besoin de savoir, au conseiller juridique, ou lorsque la loi l'exige); l'obligation de restituer ou de détruire les documents confidentiels à la fin de l'emploi; les recours en cas de manquement, dont le droit de demander une injonction devant la Cour supérieure du Québec et des dommages-intérêts (art. 1457 C.c.Q.); et la durée des obligations postérieures à l'emploi.

L'accord doit respecter l'art. 2089 C.c.Q. s'il comporte un volet de non-concurrence : la restriction doit être limitée quant au temps (généralement de un à deux ans selon le poste), au territoire (le marché géographique précis) et au genre de travail (le domaine concurrentiel précis). Une clause de non-concurrence trop large sera annulée en entier par les tribunaux québécois plutôt que réduite à une portée raisonnable. En vertu de la Loi 25 (LPRPSP), tout accord visant l'accès à des renseignements personnels sur des clients, patients ou tiers doit comporter des obligations de conformité en matière de vie privée conformes aux exigences de la CAI.

Parmi les éléments de conformité additionnels figurent : une clause de droit applicable désignant le droit civil québécois et la compétence de la Cour supérieure du Québec; une clause de divisibilité garantissant qu'une clause de non-concurrence inexécutoire n'invalide pas l'accord entier; une reconnaissance que l'employé a eu l'occasion d'obtenir un avis juridique indépendant; une mention que l'accord ne modifie pas les droits minimaux prévus par la Loi sur les normes du travail (RLRQ c N-1.1) administrée par la CNESST; et une clause de conformité à la Loi 25. L'accord devrait aussi prévoir une clause d'injonction confirmant que les dommages-intérêts pécuniaires peuvent être insuffisants et que l'employeur peut demander une injonction devant la Cour supérieure du Québec. Forms-legal.com fournit ce modèle d'accord de confidentialité pour employé comme point de départ pour une documentation conforme au C.c.Q. et à la Loi 25 administrée par la CAI.