Convention de services d'administrateur — Québec (LSAQ arts. 110-144 / C.c.Q.)

La convention de services d'administrateur au Québec est le contrat qui définit le rôle, les responsabilités et la rémunération d'une personne agissant comme administrateur d'une société par actions, en complément des règles de la Loi sur les sociétés par actions du Québec et des devoirs prévus par le Code civil du Québec. Elle précise les attentes mutuelles entre la société et l'administrateur, sans modifier les obligations légales rattachées à la fonction.

Sous la Loi sur les sociétés par actions, les administrateurs gèrent les activités et les affaires internes de la société ou en surveillent la gestion. Ils sont tenus d'agir avec prudence et diligence, ainsi qu'avec honnêteté, loyauté et dans l'intérêt de la société; ces devoirs, d'ordre public, ne peuvent être écartés par contrat. La convention de services vient encadrer la manière dont l'administrateur exerce sa fonction, mais elle s'inscrit toujours dans le respect de ce socle légal.

La convention se distingue d'un contrat d'emploi. L'administrateur n'est pas, en cette seule qualité, un salarié de la société; sa fonction est un mandat conféré par les actionnaires. Lorsque la même personne cumule un poste de direction salarié, un contrat distinct régit cet emploi. La convention de services d'administrateur vise spécifiquement la fonction d'administrateur: participation aux réunions du conseil, supervision de la gestion, comités et apport stratégique.

Le contrat précise la durée du mandat, la rémunération (jetons de présence, honoraires annuels ou autre forme), le remboursement des dépenses, les engagements de confidentialité et de non-conflit, ainsi que les modalités d'indemnisation et d'assurance de responsabilité des administrateurs. Il aborde aussi la cessation de la fonction, en tenant compte du droit des actionnaires de révoquer un administrateur. Bien rédigée, la convention clarifie les attentes, protège l'administrateur quant à sa rémunération et à son indemnisation, et aide la société à attirer et à encadrer des administrateurs compétents.

La convention de services d'administrateur s'utilise au Québec lorsqu'une société souhaite formaliser la relation avec un administrateur, dans le respect de la Loi sur les sociétés par actions et des devoirs prévus par le Code civil du Québec.

Le recrutement d'un administrateur externe en est l'usage type. Lorsqu'une société nomme un administrateur indépendant pour ses compétences ou son réseau, la convention précise son rôle, sa rémunération et ses obligations, ce qui clarifie les attentes dès le départ et facilite l'engagement de la personne.

La mise en place d'un conseil structuré justifie aussi ce contrat. Une entreprise en croissance qui constitue un véritable conseil d'administration, avec des comités et un calendrier de réunions, gagne à encadrer par écrit la participation de chaque administrateur, ses responsabilités et ses droits, afin d'assurer une gouvernance cohérente.

La rémunération et l'indemnisation des administrateurs commandent souvent une convention. Lorsque la société verse des jetons de présence ou des honoraires et qu'elle s'engage à indemniser l'administrateur des frais liés à sa fonction et à souscrire une assurance de responsabilité, ces engagements doivent être consignés clairement pour être opposables.

La distinction entre la fonction d'administrateur et un emploi de direction rend la convention utile. Lorsqu'une personne siège au conseil sans être salariée, ou qu'elle cumule les deux rôles, le contrat délimite ce qui relève de la fonction d'administrateur. Enfin, la convention sert à encadrer la cessation des fonctions: elle prévoit les modalités de fin de mandat tout en respectant le droit des actionnaires de révoquer un administrateur, ce qui prévient les différends au moment du départ.

Une convention de services d'administrateur complète au Québec, articulée avec la Loi sur les sociétés par actions et le Code civil du Québec, comporte plusieurs éléments essentiels.

L'identification des parties désigne la société et l'administrateur, avec mention de la date de nomination ou d'élection. La description du rôle suit: participation aux réunions du conseil, supervision de la gestion, appartenance à des comités et apport stratégique attendu, dans le respect des devoirs légaux de l'administrateur.

Le rappel des devoirs légaux constitue un élément central. La convention reconnaît que l'administrateur doit agir avec prudence et diligence, ainsi qu'avec honnêteté et loyauté dans l'intérêt de la société, conformément à la Loi sur les sociétés par actions; ces devoirs d'ordre public ne peuvent être réduits par le contrat.

La rémunération et les dépenses doivent être précisées: jetons de présence, honoraires annuels ou autre forme de rémunération, en dollars canadiens, modalités de versement et remboursement des frais engagés dans l'exercice de la fonction.

Les engagements de confidentialité et de gestion des conflits d'intérêts protègent la société. La convention prévoit la protection des renseignements confidentiels et rappelle l'obligation de l'administrateur de dénoncer tout intérêt dans un contrat de la société et, le cas échéant, de s'abstenir de voter.

L'indemnisation et l'assurance de responsabilité figurent parmi les éléments clés: la société s'engage souvent à indemniser l'administrateur des frais raisonnables liés à des procédures découlant de sa fonction, dans les limites permises par la loi, et à maintenir une assurance de responsabilité des administrateurs et dirigeants.

La durée du mandat, les conditions de cessation et le respect du droit des actionnaires de révoquer un administrateur complètent l'entente, avec la mention du droit applicable, la date et la signature des parties. Le modèle proposé facilite la rédaction de ces clauses tout en laissant la société adapter la convention à sa gouvernance.