Attestation Frais Kilométriques URSSAF (Barème) — Modèle France

L'Attestation Frais Kilométriques URSSAF (Barème) est, en droit français, une attestation de remboursement de frais kilométriques. Il est régi par Code général des impôts art. 83 + barème kilométrique URSSAF (arrêté annuel DGFiP/URSSAF).

Le barème kilométrique officiel, publié par arrêté ministériel chaque début d'année fiscale, fixe une indemnité par kilomètre en fonction de la puissance fiscale du véhicule (de 3 CV à 7 CV et plus) et du kilométrage annuel parcouru à titre professionnel (tranches : jusqu'à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, au-delà de 20 000 km). Pour 2025, l'arrêté ministériel du 13 mars 2025 a revalorisé les taux du barème de 1,5 % par rapport à 2024, pour tenir compte de la hausse du coût du carburant et de l'entretien des véhicules.

L'attestation frais kilométriques en France est distincte du remboursement des frais de transport en commun (remboursement obligatoire à 50 % par l'employeur en application de l'article L3261-2 du Code du travail). Elle concerne spécifiquement l'utilisation du véhicule personnel du salarié (automobile, moto, vélomoteur, vélo à assistance électrique depuis 2020) pour des trajets professionnels — entendus comme les déplacements entre deux lieux de travail distincts, les visites clientèle, les déplacements en mission — et non les trajets domicile-lieu de travail (qui relèvent d'un régime différent).

Le fondement juridique repose sur l'article 83 du Code général des impôts, qui prévoit la déductibilité des frais professionnels réels pour les salariés soumis à l'impôt sur le revenu, et sur la tolérance administrative de l'URSSAF qui admet que les remboursements effectués sur la base du barème officiel sont présumés non excessifs et donc exonérés de cotisations sociales sans justificatif de dépense réelle (circulaire DSS/DGT n°2003-07 du 7 janvier 2003 et instruction URSSAF du 25 mars 2022). Disponible sur forms-legal.com, ce modèle intègre les taux du barème 2025 et les conditions d'application opposables à l'URSSAF.

Pour les vélos à assistance électrique (VAE), une indemnité kilométrique spécifique de 0,35 euro par kilomètre (barème URSSAF 2025) est applicable, conformément au décret n°2020-1547 du 9 décembre 2020 qui a étendu le dispositif aux mobilités douces, dans le cadre du Plan Vélo national et de la loi d'orientation des mobilités (LOM) n°2019-1428 du 24 décembre 2019.

L'Attestation Frais Kilométriques URSSAF (Barème) en France est indispensable dans toutes les situations où un salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels et souhaite en obtenir le remboursement exonéré de charges.

Première situation : les déplacements entre deux sites d'une même entreprise. Un salarié affecté à un établissement mais devant se rendre régulièrement sur un autre site (réunion au siège, mission technique) effectue des déplacements professionnels qui ouvrent droit au remboursement sur barème URSSAF. L'attestation formalise le trajet habituel et le nombre de kilomètres parcourus.

Deuxième situation : les visites clients ou prospects. Les commerciaux, techniciens d'intervention ou consultants qui se déplacent chez leurs clients avec leur véhicule personnel constituent le cas d'utilisation le plus fréquent. L'attestation, accompagnée des notes de frais mensuelles détaillant les trajets (date, départ, destination, motif professionnel, kilométrage), justifie le remboursement exonéré.

Troisième situation : le télétravail et les déplacements ponctuels au bureau. Depuis la généralisation du télétravail post-Covid et l'ANI du 26 novembre 2020, les salariés en télétravail qui se déplacent au bureau certains jours peuvent bénéficier du remboursement kilométrique pour ces trajets domicile-bureau, sous conditions (zones non desservies par les transports en commun, impossibilité d'utiliser les transports en commun, accord de l'employeur).

Quatrième situation : les formations professionnelles en dehors du lieu de travail habituel. Les formations organisées par l'entreprise dans un lieu différent de l'établissement habituel donnent droit au remboursement des frais kilométriques. L'attestation précise le site de formation et le kilométrage aller-retour pour chaque journée.

Cinquième situation : les contrôles URSSAF ou fiscaux. L'attestation, conservée avec les notes de frais et les justificatifs de mission (ordres de mission, agendas professionnels, relevés de rendez-vous clients), constitue la pièce maîtresse pour justifier l'exonération de cotisations sociales lors d'un contrôle URSSAF ou pour déclarer les frais réels à la place de la déduction forfaitaire de 10 % lors de la déclaration d'impôt sur le revenu.

L'Attestation Frais Kilométriques URSSAF (Barème) en France doit comporter des mentions précises pour être opposable lors d'un contrôle URSSAF ou fiscal et garantir l'exonération de cotisations sociales.

Identification des parties : raison sociale de l'employeur, numéro SIRET, adresse de l'établissement employeur, nom et qualité du signataire. Pour le salarié : nom, prénom, numéro de sécurité sociale, poste occupé, établissement de rattachement.

Description du véhicule personnel utilisé : marque, modèle, immatriculation, puissance fiscale en chevaux vapeur (CV) selon le certificat d'immatriculation. La puissance fiscale détermine la colonne du barème applicable. Le salarié doit fournir une copie de la carte grise et de son attestation d'assurance pour véhicule utilisé à titre professionnel. L'absence de garantie professionnelle sur l'assurance auto peut annuler le droit à remboursement.

Kilométrage professionnel déclaré : kilométrage total parcouru à titre professionnel sur la période (mois ou année), distingué des trajets domicile-travail habituels qui relèvent d'un autre régime. Les notes de frais mensuelles détaillées (date, départ, arrivée, motif, km aller-retour) constituent les pièces justificatives annexées.

Taux du barème appliqué : référence à l'arrêté ministériel annuel fixant le barème kilométrique officiel (barème DGFiP 2025). Le taux par kilomètre dépend de la puissance fiscale et de la tranche de kilométrage. Exemple pour 2025 : pour un véhicule de 5 CV parcouru entre 5 001 et 20 000 km professionnels, le taux est de 0,548 euro/km.

Montant total du remboursement : calcul du montant résultant de l'application du barème (km professionnel × taux barème). Ce montant est exonéré de cotisations sociales URSSAF et de charges patronales. L'employeur peut verser un montant supérieur au barème, mais l'excédent est soumis à cotisations (article L241-2 du Code de la sécurité sociale).

Période couverte et date d'émission : l'attestation peut être mensuelle (la plus commune, adossée à la fiche de paie), trimestrielle ou annuelle. La mention de la période permet le rapprochement avec les notes de frais détaillées. Sur forms-legal.com, le modèle permet la génération d'attestations avec calcul automatique selon le barème 2025, réduisant les erreurs de taux souvent observées dans les tableurs maison.

Signature de l'employeur et du salarié : l'attestation doit être signée par le représentant de l'employeur (dirigeant ou RH habilité). La signature du salarié sur la note de frais annexée atteste de la véracité des kilomètres déclarés (engagement sur l'honneur). Une fausse déclaration constitue une faute grave passible de licenciement (jurisprudence Cour de cassation, chambre sociale, arrêt du 29 octobre 2014, n°13-17.482).

L'Attestation Frais Kilométriques URSSAF (Barème) en France se remplit mensuellement en suivant une procédure rigoureuse pour garantir l'exonération de cotisations sociales.

Étape 1 — Collecter les notes de frais du salarié : le salarié remet chaque mois (ou trimestre) ses notes de frais kilométriques détaillant pour chaque déplacement : la date, le lieu de départ, le lieu d'arrivée, le motif professionnel, le kilométrage aller-retour (à vérifier via Google Maps ou via le relevé kilométrique du véhicule). La RH ou la direction vérifie la cohérence des trajets avec l'agenda professionnel du salarié.

Étape 2 — Identifier la puissance fiscale du véhicule : consulter le certificat d'immatriculation (carte grise) du salarié. La puissance fiscale figure en case P.6 ou en cases G1/G2 selon le format de la carte. Elle est exprimée en chevaux vapeur (CV). Les catégories du barème URSSAF 2025 sont : 3 CV et moins, 4 CV, 5 CV, 6 CV, 7 CV et plus (pour les automobiles) ; et des barèmes spécifiques pour les motos, motocyclettes et cyclomoteurs.

Étape 3 — Déterminer la tranche kilométrique annuelle : additionner tous les kilomètres professionnels parcourus depuis le 1er janvier pour établir la tranche applicable (inférieur à 5 000 km, entre 5 001 et 20 000 km, supérieur à 20 000 km). La tranche s'applique sur l'ensemble de l'année civile, et le taux peut changer en cours d'année si le salarié passe d'une tranche à l'autre.

Étape 4 — Appliquer le taux du barème : multiplier le kilométrage professionnel du mois par le taux correspondant (barème DGFiP 2025 selon puissance fiscale et tranche). Reporter le montant calculé sur l'attestation et sur la note de frais correspondante.

Étape 5 — Intégrer dans la paie et la DSN : le montant du remboursement kilométrique est versé au salarié (en même temps que la paie ou séparément) et doit figurer sur le bulletin de salaire comme remboursement de frais exonéré. Via la Déclaration Sociale Nominative (DSN), la nature du versement est codée comme remboursement de frais professionnel (code type versement URSSAF). Conserver l'attestation et les notes de frais pendant 5 ans (délai de prescription URSSAF).

L'Attestation Frais Kilométriques URSSAF (Barème) en France est encadrée par plusieurs textes juridiques dont la maîtrise est indispensable pour éviter tout redressement.

Article 83 du Code général des impôts : permet aux salariés de déduire leurs frais professionnels réels de leur revenu imposable, en remplacement de la déduction forfaitaire de 10 %. Le recours au barème kilométrique officiel constitue la méthode standardisée reconnue par la DGFiP et l'URSSAF pour justifier les frais réels sans avoir à produire chaque facture de carburant.

Barème kilométrique DGFiP 2025 : publié par arrêté ministériel (arrêté du 13 mars 2025 pris pour l'application de l'article 83 du CGI), il fixe les taux par kilomètre selon la puissance fiscale du véhicule et la tranche de kilométrage annuel. Ce barème est le même pour les indemnités kilométriques exonérées de cotisations URSSAF et pour la déduction fiscale des frais réels.

Circulaire ACOSS n°2003-07 du 7 janvier 2003 et instruction URSSAF du 25 mars 2022 : précisent que les remboursements de frais professionnels effectués dans les limites du barème officiel sont présumés non excessifs et donc exonérés de cotisations sociales, sans que l'employeur ait à produire les factures individuelles. En revanche, un remboursement au-delà du barème doit être justifié par des dépenses réelles documentées.

Code du travail art. L3261-1 à L3261-5 (remboursement des frais de transport) : distingue le remboursement obligatoire à 50 % des abonnements transport en commun (article L3261-2) du remboursement facultatif des frais kilométriques pour véhicule personnel. L'employeur n'est pas obligé de rembourser les frais kilométriques (sauf accord collectif ou usage), mais s'il le fait, le remboursement sur barème bénéficie de l'exonération.

Décret n°2020-1547 du 9 décembre 2020 : étend le barème kilométrique aux vélos à assistance électrique (VAE) à 0,35 euro/km (barème 2025), dans le cadre du forfait mobilités durables institué par la loi LOM n°2019-1428 du 24 décembre 2019. L'employeur peut verser jusqu'à 800 euros par an et par salarié en franchise de cotisations pour la combinaison titres-restaurant et indemnités vélo.

L'Attestation Frais Kilométriques URSSAF (Barème) en France est source de nombreuses erreurs dans les TPE et PME, souvent par méconnaissance des règles précises du barème.

Erreur n°1 — Appliquer le mauvais taux de puissance fiscale. La puissance fiscale du véhicule (en CV) doit être lue sur le certificat d'immatriculation et non estimée à partir de la cylindrée ou de la puissance en kilowatts. Un écart d'un cheval vapeur peut modifier significativement le taux applicable. Vérifier systématiquement la case P.6 de la carte grise.

Erreur n°2 — Confondre kilométrage professionnel et kilométrage total. Le barème s'applique uniquement aux kilomètres parcourus à titre strictement professionnel (hors trajets domicile-lieu de travail habituel, sauf situations exceptionnelles). Inclure les trajets domicile-travail dans le kilométrage professionnel sans justificatif valid peut constituer un abus de droit fiscal (article L64 du Livre des procédures fiscales).

Erreur n°3 — Ne pas vérifier l'assurance professionnelle du salarié. Le salarié utilisant son véhicule personnel pour des déplacements professionnels doit disposer d'une garantie «usage professionnel» dans son contrat d'assurance auto. En cas d'accident pendant un trajet professionnel sans cette garantie, l'assurance peut refuser la prise en charge, exposant l'employeur à des poursuites en responsabilité. L'attestation doit mentionner que le salarié atteste disposer de cette garantie.

Erreur n°4 — Oublier de réajuster la tranche en cours d'année. Le barème prévoit une dégressivité des taux au-delà de 5 000 km (le taux de la tranche supérieure, moins favorable, s'applique dès le 5 001e km). Les employeurs qui appliquent le même taux toute l'année sans réévaluer la tranche à chaque trimestre risquent un remboursement excessif exonéré à tort.

Erreur n°5 — Ne pas conserver les justificatifs suffisamment longtemps. Les notes de frais et attestations doivent être conservées 5 ans (délai de contrôle URSSAF selon l'article L243-6 du Code de la sécurité sociale) et 6 ans pour les justificatifs fiscaux (article L169 du Livre des procédures fiscales). La destruction prématurée de ces pièces prive l'employeur de tout moyen de défense lors d'un contrôle.