Employee Savings Fund Loan Application Mexico (Solicitud de Préstamo Caja de Ahorro)

El artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo establece que los descuentos voluntarios de nómina —incluyendo los que se hacen para pagar préstamos de una caja de ahorro— no pueden exceder del treinta por ciento del salario neto del trabajador (salario neto, después de las deducciones obligatorias por las cuotas del trabajador al IMSS y la retención de ISR) en un solo período de pago. Este tope del treinta por ciento aplica al conjunto de todos los descuentos voluntarios autorizados conforme al artículo 110 de la LFT, incluyendo los pagos de préstamos de la caja de ahorro, las cuotas sindicales y cualquier otro descuento autorizado. Si un trabajador tiene varios descuentos que en conjunto exceden el treinta por ciento, la caja de ahorro debe reestructurar el calendario de pagos para llevar el total dentro del límite legal. Los patrones que aplican descuentos que exceden este tope enfrentan multas conforme al artículo 992 de la LFT y posibles reclamaciones laborales ante los Tribunales Laborales tras la conciliación obligatoria ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral (CFCRL). La Inspección del Trabajo de la STPS monitorea de forma activa los registros de nómina en busca de patrones de descuentos excesivos durante las inspecciones de rutina a los patrones.

Cuando una relación laboral termina —ya sea por renuncia voluntaria, despido justificado (rescisión justificada conforme al artículo 47 de la LFT) o despido injustificado (rescisión injustificada conforme al artículo 50 de la LFT)—, cualquier saldo pendiente de un préstamo de caja de ahorro por lo general se vuelve inmediatamente exigible conforme a los estatutos del fondo. El patrón puede descontar el saldo pendiente del préstamo del finiquito del trabajador (el pago de las prestaciones devengadas: aguinaldo proporcional conforme al artículo 87 de la LFT, vacaciones y prima vacacional proporcionales conforme a los artículos 76 a 80 de la LFT, y cualquier otra compensación ganada pero no pagada) sujeto al tope de descuento del treinta por ciento del artículo 110 de la LFT. Si el finiquito es insuficiente para cubrir el saldo pendiente, la caja de ahorro puede recurrir a los avales nombrados en la solicitud de préstamo. El ahorro acumulado del trabajador en la caja de ahorro debe devolverse por separado y no puede retenerse para compensar el préstamo más allá de los montos expresamente autorizados en el contrato de préstamo y dentro de los límites de la LFT. Todos los procedimientos de terminación del préstamo deben documentarse para proteger al patrón durante las inspecciones de la STPS y los eventuales procedimientos ante el Tribunal Laboral.

Una caja de ahorro no es obligatoria conforme a la Ley Federal del Trabajo para todos los patrones: es una prestación superior a la ley voluntaria (que excede el mínimo legal). Sin embargo, una vez que un patrón establece una caja de ahorro y la incorpora a las condiciones de trabajo o al contrato colectivo de trabajo, esta se convierte en un derecho adquirido conforme a la jurisprudencia consolidada de la Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN). Eliminar o reducir de forma material la caja de ahorro constituye una modificación injustificada de las condiciones de trabajo conforme al artículo 57 de la LFT y da derecho a los trabajadores a rescindir sus contratos con plenos derechos de indemnización conforme al artículo 51 de la LFT. Los grandes patrones —en particular los del sector manufacturero, bancario y de la administración pública— por lo general mantienen cajas de ahorro como parte de su plan de prestaciones para atraer y retener talento. La STPS no exige el registro de las cajas de ahorro individuales ante una autoridad central, pero el fondo debe cumplir las disposiciones aplicables de la LFT, del Código Civil Federal (para la estructura de A.C.) y de la LFPDPPP en materia de protección de datos.

Los requisitos de documentación para una Solicitud de Préstamo de Caja de Ahorro en México los establecen los estatutos de cada fondo, pero la práctica estándar conforme a la Ley Federal del Trabajo y a los lineamientos de la STPS exige: el formulario de solicitud de préstamo completo y firmado que especifique el monto, el plazo de pago y la autorización por escrito para el descuento de nómina conforme al artículo 110 de la LFT; una copia de la identificación oficial del trabajador (credencial del INE/IFE o pasaporte); la constancia de RFC del trabajador emitida por el SAT y el documento de CURP emitido por el RENAPO; un estado de cuenta reciente de la caja de ahorro que muestre el saldo de ahorro vigente; si se requieren avales, copias de su identificación, RFC y cartas de consentimiento de aval firmadas; y, si la finalidad del préstamo está documentada, las facturas o cotizaciones de respaldo que acrediten el gasto pretendido. Conforme al artículo 15 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP), la caja de ahorro debe proporcionar al trabajador un Aviso de Privacidad antes de recabar los datos financieros personales para el proceso de solicitud de préstamo.

El tratamiento fiscal de las cajas de ahorro en México conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) distingue entre las aportaciones del patrón, las aportaciones del trabajador y los intereses ganados. Las aportaciones del patrón a una caja de ahorro registrada son gastos deducibles del negocio conforme al artículo 27, fracción XI, de la LISR, siempre que las aportaciones no excedan los límites establecidos para los planes de ahorro con tratamiento fiscal preferencial. Las aportaciones del trabajador se hacen del salario neto (después de la retención de ISR) y no son deducibles por separado para el trabajador. Los intereses ganados sobre el ahorro de la caja de ahorro están exentos de ISR conforme al artículo 93, fracción XVIII, de la LISR hasta un umbral establecido anualmente en relación con el salario mínimo general diario fijado por la CONASAMI: los intereses por encima de este umbral son ingreso gravable sujeto a ISR a la tasa aplicable. Los desembolsos de préstamos de la caja de ahorro no son ingreso gravable para el trabajador: representan el propio ahorro del trabajador o un anticipo a reembolsar, no una compensación. Sin embargo, si la caja de ahorro cobra tasas de interés inferiores a las de mercado, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) puede examinar el arreglo conforme a las reglas de precios de transferencia si el patrón controla el fondo, en particular en las estructuras entre partes relacionadas.

Un préstamo de caja de ahorro y un anticipo de salario son instrumentos jurídicamente distintos conforme a la Ley Federal del Trabajo. Un anticipo de salario es un adelanto contra los salarios futuros ya devengados: representa un salario ya acumulado pero pagado de forma anticipada, y su reembolso por lo general se descuenta del siguiente período de nómina sin intereses, regido por los artículos 90 y 110 de la LFT. Un préstamo de caja de ahorro es una transacción financiera separada entre el trabajador y el fondo de ahorro: puede exceder el salario devengado del trabajador al momento del préstamo, conlleva una tasa de interés pactada fijada por la mesa directiva y se reembolsa a lo largo de un calendario de amortización estructurado que puede extenderse por meses o años. El préstamo de la caja de ahorro requiere la aprobación formal del órgano de gobierno del fondo y una solicitud de préstamo por escrito conforme al artículo 110 de la LFT, mientras que un anticipo de salario puede autorizarlo el área de Recursos Humanos o de nómina del patrón sin un proceso formal de aprobación de un comité. Ambos instrumentos están sujetos al tope de descuento del treinta por ciento del artículo 110 de la LFT sobre el conjunto de los descuentos del salario neto del trabajador en cada período de pago.

La Ley Federal del Trabajo no otorga a los trabajadores un derecho absoluto a recibir un préstamo de caja de ahorro: la aprobación del préstamo se rige por los estatutos del fondo y por la decisión de la mesa directiva. La mesa directiva puede negar una solicitud de préstamo si el trabajador no cumple los requisitos mínimos de antigüedad o de período de membresía, si el monto solicitado excede la proporción de préstamo del fondo respecto del saldo de ahorro del trabajador, si el fondo carece de liquidez suficiente para desembolsar el préstamo, si el trabajador tiene un saldo de préstamo pendiente, o si el trabajador tiene un historial de pagos omitidos. Sin embargo, la mesa directiva debe aplicar sus criterios de préstamo de forma consistente y sin intención discriminatoria: negar préstamos por motivos prohibidos por el artículo 133 de la LFT (sexo, embarazo, orientación sexual, religión, nacionalidad, origen étnico, discapacidad, edad o estado civil) constituiría discriminación laboral sujeta a sanciones de la STPS y a posibles reclamaciones ante los Tribunales Laborales. La negativa del préstamo debe documentarse por escrito y comunicarse al trabajador con las razones específicas conforme a los procedimientos del fondo, a fin de proteger al patrón y a los funcionarios del fondo de una impugnación legal.

Conforme al artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo, los patrones deben conservar todos los registros de empleo y de nómina —incluyendo las solicitudes de préstamo de la caja de ahorro, los recibos de desembolso, las tablas de amortización y los registros de descuentos de nómina— durante al menos un año después de terminada la relación laboral. En la práctica, la Inspección del Trabajo de la STPS recomienda conservar estos registros durante cinco años para alinearse con el plazo de prescripción de las reclamaciones laborales (el artículo 518 de la LFT prevé un plazo de prescripción de dos años para la mayoría de las reclamaciones laborales, pero el plazo de auditoría del SAT conforme al Código Fiscal de la Federación es de cinco años). Cada período de nómina en el que se procese un descuento de préstamo de caja de ahorro debe reflejarse en el CFDI de nómina (comprobante electrónico de nómina) emitido a través del portal del SAT, especificando el concepto de descuento y el monto. El SAT puede auditar el cumplimiento de la retención de ISR y cotejará los datos del CFDI de nómina con la declaración anual del trabajador y los reportes salariales del IMSS. Todos los registros de la caja de ahorro también deben cumplir los requisitos de conservación y seguridad de los datos del artículo 19 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y de su Reglamento.