Recibo de Nómina México

El CFDI de nómina (Comprobante Fiscal Digital por Internet de tipo Nómina) es el recibo de nómina electrónico exigido por el SAT conforme al Artículo 99, Fracción III de la Ley del Impuesto sobre la Renta y las especificaciones técnicas del SAT para el Complemento de Nómina. Desde el 1 de enero de 2017, todos los patrones registrados ante el SAT deben emitir CFDI de nómina por cada pago de salario, incluidos salarios ordinarios, tiempo extraordinario, aguinaldo, prima vacacional y PTU. La transición al CFDI 4.0 a partir del 1 de enero de 2023 introdujo la inclusión obligatoria del RFC y el domicilio fiscal del trabajador en el CFDI. El CFDI debe ser timbrado por un PAC autorizado por el SAT antes de entregarse al trabajador; sin el timbre del PAC y el sello del SAT, el comprobante no tiene validez. Los patrones que paguen nómina sin emitir CFDI de nómina enfrentan multas conforme al Artículo 82 del Código Fiscal de la Federación y pueden perder la deducibilidad del gasto por salarios en la declaración anual de ISR.

El ISR (Impuesto sobre la Renta) sobre ingresos por salarios en México es calculado por los patrones conforme al Artículo 96 de la Ley del Impuesto sobre la Renta mediante las tablas mensuales de retención publicadas anualmente por el SAT. El proceso incluye varios pasos: primero, identificar el total de ingresos gravables mensuales del trabajador —percepciones brutas menos montos exentos de ISR conforme al Artículo 93 LISR (exención de tiempo extraordinario hasta cinco salarios mínimos semanales, exención de aguinaldo hasta 30 días de salario mínimo anuales, exención de prima vacacional hasta 15 días de salario mínimo anuales, exención de PTU hasta 15 veces el salario mínimo); segundo, aplicar el Subsidio para el Empleo, que reduce el ISR para trabajadores de menores ingresos mediante un mecanismo de crédito establecido en el Decreto de Subsidio para el Empleo; tercero, aplicar la tarifa progresiva de ISR del Artículo 96 LISR, que va del 1.92% para el rango inferior hasta el 35% para ingresos superiores a aproximadamente $3.5 millones MXN anuales; cuarto, aplicar el crédito del Subsidio para el Empleo si el ISR calculado es menor que el subsidio. Los patrones deben enterar el ISR retenido mensualmente ante el SAT a través del portal del contribuyente.

La cuota obrera del IMSS que debe retenerse del salario y mostrarse en el Recibo de Nómina incluye aportaciones a tres ramas de seguro calculadas sobre el Salario Diario de Cotización (SDC) conforme a los Artículos 25 y 106 de la Ley del Seguro Social. Para la rama de enfermedad y maternidad, el trabajador aporta el 0.40% del SDC diario. Para la rama de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez (RCV), el trabajador aporta el 1.125% del SDC diario. Para la rama de invalidez y vida, el trabajador aporta el 0.625% del SDC diario. La tasa total de aportación obrera al IMSS es aproximadamente del 2.15% del SDC para estas tres ramas. Las aportaciones por riesgos de trabajo y guardería y prestaciones sociales son íntegramente a cargo del patrón; no aplica deducción al trabajador. Las aportaciones al INFONAVIT (5% del SDC a la subcuenta de vivienda) también son íntegramente patronales y no se descuentan del salario del trabajador. Todos los importes de las deducciones del IMSS deben aparecer en la tabla de deducciones del recibo de nómina bajo el código de deducción 001 del SAT.

El Subsidio para el Empleo es un mecanismo de crédito fiscal establecido por el gobierno federal mexicano mediante el Decreto por el que se otorgan diversos beneficios fiscales a los contribuyentes del ISR, actualizado anualmente. El subsidio está diseñado para reducir o eliminar la retención del ISR a los trabajadores de menores ingresos mediante un crédito directo contra su ISR a cargo. Los trabajadores cuyo ingreso mensual gravable cae por debajo del umbral de las tablas anuales del subsidio reciben un crédito que compensa su ISR; en muchos casos esto resulta en retención cero para trabajadores que ganan cerca del salario mínimo. El patrón calcula tanto el ISR a pagar conforme al Artículo 96 LISR como el crédito del Subsidio para el Empleo; si el crédito supera el ISR, el patrón paga la diferencia al trabajador como beneficio en efectivo (subsidio causado). Los importes del Subsidio para el Empleo pagados a los trabajadores son recuperables por el patrón como crédito contra sus propios pagos de ISR o contra las cuotas del IMSS a través de la declaración anual de ISR del patrón. Los patrones deben registrar por separado los pagos del Subsidio para el Empleo en el CFDI de nómina y reportar los importes anuales acumulados en la DIOT y en la Constancia de Percepciones y Retenciones que se entrega a cada trabajador a más tardar el 28 de febrero del año siguiente.

Los recibos de nómina en México están sujetos a requisitos duales de conservación conforme al derecho laboral y fiscal. Conforme al Artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo, los patrones deben conservar los registros de nómina al menos un año después de la terminación de cada relación laboral a la que correspondan; para trabajadores activos, los registros del año en curso y del año anterior siempre deben estar disponibles para la Inspección del Trabajo de la STPS. Conforme al Artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, los patrones deben conservar los registros fiscales —incluidos los archivos XML de CFDI de nómina, comprobantes de pago y auxiliares de retención de ISR— por un mínimo de cinco años a partir de la fecha de presentación de la declaración fiscal correspondiente, y por más tiempo si los registros se relacionan con una auditoría abierta del SAT (visita domiciliaria) o una controversia fiscal ante el Tribunal Federal de Justicia Administrativa (TFJA). Para un cumplimiento práctico, los patrones deben conservar todos los registros de nómina al menos cinco años en formato accesible. Los archivos XML del CFDI deben almacenarse en un sistema que preserve la integridad del sello digital del SAT y del UUID; los archivos CFDI alterados pierden su validez fiscal.

Pagar salarios en efectivo sin emitir un Recibo de Nómina viola el Artículo 132, Fracción VII de la Ley Federal del Trabajo y el Artículo 99 de la LISR de manera simultánea. Desde la perspectiva laboral, el patrón no puede acreditar los montos salariales pagados si un trabajador reclama salarios no pagados o deficiencias en prestaciones ante el CFCRL o los Tribunales Laborales; conforme al Artículo 784 LFT, la carga de la prueba recae en el patrón, y sin recibos de nómina el Tribunal aceptará los montos salariales alegados por el trabajador. Desde la perspectiva fiscal, los pagos de salario en efectivo sin CFDI de nómina no son deducibles en la declaración anual de ISR del patrón conforme al Artículo 27, Fracción XVIII LISR, que condiciona la deducibilidad del gasto por salarios al cumplimiento de las obligaciones de CFDI. El SAT también puede reclasificar los pagos como ingreso presunto gravable para el patrón en lugar de gastos deducibles por salarios, generando ajustes sustanciales de ISR y recargos conforme a los Artículos 55 al 58 CFF. Adicionalmente, los salarios en efectivo no reportados probablemente representen un SDC no declarado ante el IMSS, generando recargos independientes del IMSS (actualizaciones y recargos) y posible responsabilidad penal por fraude al seguro social conforme al Artículo 307 de la Ley del Seguro Social.

El tiempo extraordinario y la prima vacacional deben desglosarse por separado en el recibo de nómina mexicano conforme al catálogo de percepciones del Complemento de Nómina CFDI del SAT. Para el tiempo extraordinario, el patrón utiliza el código de percepción 019 (Horas Extra) del SAT y debe identificar por separado las porciones gravada y exenta: conforme al Artículo 93, Fracción I de la LISR, el tiempo extraordinario está exento de ISR hasta un monto equivalente a cinco veces el salario mínimo general diario por semana —para 2025, esto significa tiempo extraordinario exento de ISR hasta aproximadamente $1,394.00 MXN por semana (5 × $278.80 MXN). El tiempo extraordinario que exceda este umbral es totalmente gravable. Para la prima vacacional, el patrón utiliza el código de percepción 023 (Prima Vacacional) del SAT y aplica la exención del Artículo 93, Fracción XIV LISR: la prima vacacional está exenta de ISR hasta 15 veces el salario mínimo general diario por año —aproximadamente $4,182.00 MXN en 2025. Las horas trabajadas y la referencia de autorización de tiempo extra del registro de jornada (conforme al Artículo 63 LFT) deben cruzarse en el recibo de nómina para permitir la verificación por parte de la STPS y el SAT.

La Constancia de Percepciones y Retenciones (también llamada Constancia de Retenciones) es el certificado anual de retención de ISR que los patrones deben emitir a cada trabajador a más tardar el 28 de febrero del año siguiente al ejercicio fiscal conforme al Artículo 99, Fracción III de la Ley del Impuesto sobre la Renta. El documento resume el total de ingresos anuales gravables del trabajador por categoría de percepción, el total de ISR retenido durante el año, los créditos totales del Subsidio para el Empleo aplicados y el ISR neto enterado al SAT. Los trabajadores utilizan la Constancia para presentar su declaración anual de ISR (cuando aplique) o para verificar que su patrón retuvo y enteró correctamente su ISR. Dado que el SAT ha prellenado la Declaración Anual de Personas Físicas con datos del CFDI de nómina para la mayoría de los trabajadores asalariados, el uso práctico principal de la Constancia es para trabajadores con fuentes adicionales de ingresos que requieren una declaración manual de ISR, trabajadores que cambiaron de patrón durante el año y trabajadores que solicitan devolución de ISR. Los patrones que no emitan la Constancia antes del 28 de febrero enfrentan multas conforme al Artículo 82 del Código Fiscal de la Federación.