Demande de location — formulaire de candidature (Québec)

La demande de location (ou formulaire de candidature locative) est un formulaire standardisé qu'un candidat locataire remplit lorsqu'il souhaite louer un logement résidentiel au Québec. Il collecte les renseignements personnels, professionnels, sur le revenu et l'historique locatif dont le locateur a besoin pour évaluer si le candidat est un locataire approprié. Contrairement à de nombreuses autres juridictions, le Québec dispose d'un cadre juridique distinctif régissant les demandes de location, façonné par le Code civil du Québec (arts. 1851 et suivants sur le droit du louage), la Charte des droits et libertés de la personne du Québec (CQLR c C-12) et la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels).

La Charte des droits et libertés de la personne du Québec est particulièrement significative dans le contexte locatif, car elle interdit explicitement la discrimination dans l'accès au logement pour des motifs incluant la race, la couleur, le sexe, l'identité ou l'expression de genre, la grossesse, l'orientation sexuelle, l'état civil, l'âge (sauf pour les mineurs), la religion, les convictions politiques, la langue, l'origine ethnique ou nationale, la condition sociale et le handicap. La condition sociale — un motif propre au droit québécois — signifie que les locateurs ne peuvent pas rejeter des locataires en fonction de la façon dont ils gagnent leur revenu, notamment en refusant des locataires bénéficiant d'aide gouvernementale.

La Loi 25 ajoute une couche de protection supplémentaire en exigeant que les renseignements personnels collectés lors du processus de candidature soient limités à ce qui est nécessaire, collectés avec le consentement éclairé du candidat (notamment pour les vérifications de crédit), protégés contre tout accès non autorisé, et supprimés ou anonymisés une fois qu'ils ne sont plus nécessaires. Une demande de location bien rédigée inclut des clauses de consentement intégrées et explique clairement l'objet de la collecte. La demande de location se distingue du bail : la demande est l'outil de présélection précontractuel, tandis que le bail est le contrat contraignant signé si la candidature est acceptée.

Une demande de location québécoise est nécessaire chaque fois qu'un locateur reçoit une demande de renseignements d'un candidat locataire potentiel et souhaite évaluer formellement son aptitude avant de s'engager dans un bail. Le scénario le plus courant est celui d'une nouvelle location : lorsqu'un logement se libère et que plusieurs candidats sont intéressés, le locateur a besoin d'un processus standardisé pour recueillir et comparer les renseignements de chaque candidat de façon non discriminatoire.

La demande est également importante lorsque le locateur souhaite effectuer une vérification de crédit. En vertu de la Loi 25, une telle vérification nécessite le consentement écrit exprès du candidat. En incluant une clause de consentement dans la demande de location, le locateur obtient l'autorisation requise simultanément, sans avoir besoin d'un formulaire de consentement séparé. Il en va de même pour l'autorisation de contacter les références professionnelles et les locateurs actuels ou précédents.

Les sociétés de gestion immobilière et les locateurs professionnels gérant plusieurs logements au Québec devraient utiliser un formulaire de demande de location standardisé de façon cohérente dans toutes leurs unités. Cette cohérence aide à démontrer des pratiques non discriminatoires en cas de plainte déposée auprès de la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (CDPDJ). Une application incohérente des critères de sélection peut elle-même constituer une preuve de traitement discriminatoire.

La demande de location est également un outil précieux de tenue de dossiers. De nombreux locateurs québécois conservent les demandes remplies même après la signature du bail, pour avoir un portrait complet des renseignements déclarés par le locataire au moment de la signature. En vertu de la Loi 25, toutefois, les périodes de conservation doivent être proportionnelles à l'objet et les renseignements personnels doivent être détruits ou anonymisés lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.

Une demande de location québécoise complète et conforme doit comporter plusieurs éléments essentiels.

Premièrement, la demande doit identifier le logement visé (adresse, date d'emménagement souhaitée, loyer mensuel proposé) afin que les deux parties comprennent clairement quel logement est l'objet de la demande.

Deuxièmement, les renseignements personnels complets du candidat doivent être collectés : nom légal complet, date de naissance, adresse actuelle, téléphone et courriel. La date de naissance sert à vérifier que le candidat est majeur (exception non discriminatoire autorisée par la Charte pour les mineurs). Seuls les renseignements nécessaires à l'évaluation de la candidature doivent être collectés.

Troisièmement, les renseignements sur l'emploi et le revenu constituent le cE"ur de la demande : employeur actuel, poste occupé, durée de l'emploi, revenu mensuel brut, téléphone de l'employeur et tout revenu supplémentaire avec sa source. Ces renseignements permettent au locateur d'évaluer si le candidat peut se permettre de payer le loyer.

Quatrièmement, les renseignements sur le co-candidat, le cas échéant, doivent être collectés avec le même niveau de détail. Les co-candidats seront solidairement responsables du bail en vertu de l'article 1645 C.c.Q.

Cinquièmement, les références locatives doivent inclure le locateur actuel (nom, téléphone, durée, loyer, raison du départ) et, optionnellement, le locateur précédent. Une référence personnelle (non familiale) complète la vérification.

Sixièmement, les informations sur les animaux de compagnie doivent être divulguées. Septièmement, les clauses de consentement exprès pour la vérification de crédit et des références, ainsi qu'une déclaration d'exactitude et l'engagement de confidentialité du locateur en vertu de la Loi 25, sont des éléments critiques. Enfin, la signature du candidat avec la date et le lieu de signature crée la déclaration juridiquement contraignante.