Formulaire de réclamation de dépenses — Québec (LNT / Loi sur les impôts)

Le formulaire de réclamation de dépenses au Québec est un document interne utilisé par l'employé pour demander le remboursement de dépenses professionnelles payées de sa poche. Il offre un format structuré pour détailler les dépenses, joindre les reçus et obtenir l'approbation du superviseur, en conformité avec la Loi sur les normes du travail et les règles fiscales québécoises. L'art. 2088 du Code civil du Québec (C.c.Q.) oblige l'employeur à prendre les mesures appropriées pour protéger la santé, la sécurité et la dignité de l'employé.

Le cadre juridique du formulaire de réclamation de dépenses repose sur la Loi sur les normes du travail (RLRQ c N-1.1) et les règles fiscales appliquées par Revenu Québec. En vertu de l'art. 85.2 de la Loi sur les normes du travail, l'employeur doit rembourser l'employé pour les frais raisonnables qu'il engage lorsque l'employeur exige qu'il utilise un véhicule pour son travail ou engage des frais dans l'exécution de ses fonctions. Le formulaire crée la trace documentaire requise pour le remboursement et pour la conformité fiscale auprès de Revenu Québec.

La Loi de l'impôt sur le revenu (L.R.C. 1985, c 1, 5e suppl.) et la Loi sur les impôts du Québec (RLRQ c I-3) régissent la déductibilité des dépenses d'emploi, exigeant de l'employé qu'il obtienne de l'employeur une déclaration T2200 (fédérale) et TP-64.3 (provinciale). Revenu Québec vérifie les réclamations de dépenses d'emploi et peut refuser une déduction faute de reçus et d'autorisation appropriés. La Cour supérieure du Québec tranche les litiges relatifs aux dépenses non remboursées.

Le formulaire de réclamation de dépenses au Québec est nécessaire chaque fois qu'un employé paie de sa poche des dépenses liées au travail — déplacement, repas, fournitures, stationnement, frais de représentation ou tout autre coût professionnel — et doit être remboursé par l'employeur. L'art. 85.2 de la Loi sur les normes du travail (RLRQ c N-1.1) encadre cette obligation de remboursement.

L'employé au Québec devrait soumettre une réclamation de dépenses pour toutes les dépenses liées au travail : déplacement (kilométrage au taux prescrit par Revenu Québec et l'ARC), repas (déductibles à 50 % en vertu de l'art. 67.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu), frais de représentation, fournitures de bureau, frais de bureau à domicile et perfectionnement professionnel. En vertu de l'art. 85.2 de la Loi sur les normes du travail, l'employeur doit rembourser dans un délai raisonnable. Revenu Québec exige que l'employeur produise des relevés 1 reflétant tout avantage imposable découlant des remboursements de dépenses. La CNESST peut aussi enquêter sur le défaut de rembourser des dépenses liées à la santé et à la sécurité du travail.

Les éléments essentiels d'un formulaire de réclamation de dépenses au Québec comprennent : le nom et le service de l'employé, la période visée, la liste détaillée des dépenses avec date, description et montant en dollars canadiens, le total réclamé, la confirmation des reçus, la signature de l'employé et la signature d'approbation du superviseur. La Loi sur les normes du travail (RLRQ c N-1.1) encadre l'obligation de remboursement.

Les éléments clés d'un formulaire de réclamation de dépenses québécois comprennent : le nom, le service et le numéro d'employé; la période de réclamation; la liste détaillée des dépenses avec dates, montants en dollars canadiens et objet professionnel; le nom et le lieu du fournisseur; les numéros d'inscription à la TPS/TVQ s'il y a lieu; les reçus joints (originaux ou numériques); la signature d'autorisation du gestionnaire; l'approbation du service des finances; le mode et la date de paiement; et le renvoi à la politique de remboursement de l'employeur. En vertu de la Loi sur les impôts du Québec (RLRQ c I-3), les reçus doivent être conservés pendant six ans. Revenu Québec peut vérifier les réclamations et exiger la production des pièces justificatives originales. Forms-legal.com fournit ce modèle de formulaire de réclamation de dépenses conforme au droit québécois comme point de départ.

En vertu de l'art. 2088 C.c.Q. et de l'art. 85.2 de la Loi sur les normes du travail, l'employeur doit rembourser les dépenses nécessaires engagées dans l'exécution du travail, dont le kilométrage à un taux au moins égal au taux prescrit par Revenu Québec. Les dépenses d'emploi non remboursées peuvent être déduites dans la déclaration de revenus provinciale de l'employé si une déclaration TP-64.3 est fournie. La Cour supérieure du Québec et le Tribunal administratif du travail (TAT) tranchent les litiges relatifs aux dépenses non remboursées. Il convient de consulter chaque année les directives à jour de Revenu Québec quant aux taux de kilométrage prescrits.