Formulaire de consentement aux renseignements personnels — Québec (Loi 25 / LPRPSP)

Le formulaire de consentement aux renseignements personnels au Québec est un document par lequel une personne donne un consentement exprès, éclairé et manifeste à ce qu'une organisation recueille, utilise ou communique ses renseignements personnels à des fins précises. Exigé par la Loi 25 (LPRPSP), il doit décrire clairement quels renseignements sont recueillis, pourquoi et comment ils seront utilisés. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25, RLRQ c P-39.1), toute organisation doit obtenir un consentement libre, éclairé et donné à des fins spécifiques avant de recueillir des renseignements personnels. La Commission d'accès à l'information (CAI) en assure le respect et peut imposer des sanctions administratives pécuniaires pouvant atteindre 25 000 000 $ ou 4 % du chiffre d'affaires mondial en vertu de l'art. 90.1 de la Loi 25. Les art. 35 à 37 du Code civil du Québec (C.c.Q.) établissent le droit fondamental à la vie privée, et l'art. 5 de la Charte des droits et libertés de la personne (RLRQ c C-12) protège également les renseignements personnels. L'organisation assujettie à la Loi 25 doit désigner un responsable de la protection des renseignements personnels et publier une politique accessible aux personnes concernées. L'art. 37 C.c.Q. accorde à toute personne le droit d'accéder aux renseignements personnels la concernant et de les faire rectifier.

Un formulaire de consentement est nécessaire lors de la collecte de renseignements personnels pour le marketing, la recherche, les transferts transfrontaliers, ou toute utilisation secondaire au-delà de la fin principale pour laquelle les données ont été initialement collectées. La Loi 25 exige un consentement spécifique pour chaque fin distincte.

Les éléments essentiels comprennent : le nom de l'organisation, les types de renseignements personnels recueillis, la ou les fins précises, les tiers à qui ils seront communiqués, la divulgation de tout transfert hors Québec, la durée de conservation, les droits de la personne (accès, rectification, retrait), les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels, la procédure de retrait, et la signature datée.

Parmi les éléments de conformité, l'art. 14 de la Loi 25 exige que le consentement soit manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Les renseignements requis comprennent l'identité et les coordonnées de l'organisation, la fin précise de la collecte, les catégories de renseignements recueillis, les tiers avec qui ils peuvent être partagés, la durée de conservation, les droits de la personne concernée (accès, rectification, retrait du consentement) prévus à l'art. 37 de la Loi 25, le mécanisme de retrait du consentement, ainsi que la date et la signature de la personne qui consent. La CAI peut exiger la production des registres de consentement lors d'une enquête. Forms-legal.com fournit ce modèle de formulaire de consentement conforme au droit québécois comme point de départ. L'art. 37 C.c.Q. accorde aussi à la personne le droit d'accéder à ses renseignements personnels et de les faire rectifier. Les registres de consentement devraient être conservés conformément aux pratiques recommandées sous la Loi 25. La Cour supérieure du Québec tranche les recours civils en atteinte à la vie privée (art. 1457 C.c.Q.). En vertu de l'art. 35 C.c.Q., toute personne a droit au respect de sa réputation et de sa vie privée.