Internal Work Regulations Colombia (Reglamento Interno de Trabajo)
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
Adoptado conforme a los Artículos 104 a 125 del Código Sustantivo del Trabajo
y la Ley 1429 de 2010, Artículo 17
CAPÍTULO I — IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
Razón Social: [Employer Name]
NIT: [Employer NIT]
Domicilio Principal: [Employer Address]
Actividad Económica: [Economic Activity]
Representante Legal: [Employer Representative]
Número de Trabajadores Permanentes: [Worker Count]
El presente Reglamento Interno de Trabajo se adopta de conformidad con los Artículos 104 a 125 del Código Sustantivo del Trabajo (CST). En virtud del Artículo 17 de la Ley 1429 de 2010, el presente reglamento no requiere aprobación previa del Ministerio del Trabajo y entra en vigencia a partir de su adopción y publicación a los trabajadores conforme al Artículo 120 del CST.
CAPÍTULO II — CONDICIONES DE ADMISIÓN, APRENDIZAJE Y PERÍODO DE PRUEBA
Artículo 1. Documentos de Ingreso.
Toda persona que aspire a vincularse laboralmente con [Employer Name] deberá presentar los siguientes documentos:
[Required Documents]
Artículo 2. Período de Prueba.
Para los contratos a término indefinido se podrá pactar un período de prueba de [Trial Period Indefinite], conforme a los Artículos 76 y 77 del CST. Para los contratos a término fijo inferior a un (1) año, el período de prueba no podrá exceder de la quinta parte del término inicialmente pactado. Durante el período de prueba, cualquiera de las partes podrá dar por terminado el contrato sin previo aviso y sin indemnización alguna.
CAPÍTULO III — JORNADA DE TRABAJO, HORAS EXTRAS Y DESCANSOS
Artículo 3. Jornada Ordinaria.
La jornada ordinaria de trabajo será de [Weekly Hours], de conformidad con el Artículo 158 del CST, modificado por la Ley 2101 de 2021.
Artículo 4. Horarios.
Jornada Diurna: [Day Shift Schedule]
Jornada Nocturna: [Night Shift Schedule]
Hora de Almuerzo: [Lunch Break]
Artículo 5. Horas Extraordinarias.
El trabajo suplementario o de horas extras requiere autorización previa del EMPLEADOR y no podrá exceder de dos (2) horas diarias ni de doce (12) horas semanales, conforme al Artículo 163 del CST. Las horas extras se remunerarán con los recargos establecidos en el Artículo 168 del CST: veinticinco por ciento (25%) adicional al valor de la hora ordinaria para trabajo extra diurno y setenta y cinco por ciento (75%) para trabajo extra nocturno.
Artículo 6. Descanso Dominical y Festivos.
Todo trabajador tendrá derecho a un descanso dominical remunerado de veinticuatro (24) horas consecutivas, conforme al Artículo 172 del CST. El trabajo en domingos y festivos se remunerará con un recargo del setenta y cinco por ciento (75%) sobre el salario ordinario, conforme al Artículo 179 del CST.
CAPÍTULO IV — SALARIO, FORMA DE PAGO Y PRESTACIONES SOCIALES
Artículo 7. Forma de Pago.
Los salarios se pagarán con periodicidad [Payment Frequency], mediante [Payment Method], conforme al Artículo 134 del CST.
Artículo 8. Prestaciones Sociales.
[Employer Name] reconocerá las prestaciones sociales legales mínimas: cesantías (Ley 50 de 1990, Art. 14), intereses sobre cesantías (Art. 249 CST), prima de servicios (Art. 306 CST), vacaciones (Art. 186 CST), y dotación (Art. 230 CST) para trabajadores que devenguen hasta dos (2) SMLMV. Los aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral (EPS, AFP/Colpensiones, ARL, CCF) se realizarán conforme a la Ley 100 de 1993 a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
CAPÍTULO V — OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES
Artículo 9. Obligaciones del Empleador.
Son obligaciones del EMPLEADOR conforme al Artículo 57 del CST: poner a disposición de los trabajadores los instrumentos y materiales necesarios; prestar primeros auxilios en caso de accidente o enfermedad; conceder permisos para el ejercicio del sufragio y en caso de calamidad doméstica; guardar respeto a la dignidad del trabajador y garantizar un ambiente laboral libre de acoso conforme a la Ley 1010 de 2006; expedir certificaciones de servicio bajo el Artículo 57 numeral 7 del CST; y afiliar a los trabajadores al Sistema General de Seguridad Social Integral.
Artículo 10. Obligaciones del Trabajador.
Son obligaciones del TRABAJADOR conforme al Artículo 58 del CST: prestar el servicio personal convenido con diligencia y lealtad; observar las medidas de seguridad y salud en el trabajo; conservar en buen estado los instrumentos y materiales proporcionados; guardar la confidencialidad de información reservada; y comunicar oportunamente las observaciones que considere necesarias para evitar perjuicios al empleador.
Artículo 11. Prohibiciones al Empleador.
Conforme al Artículo 59 del CST, se prohíbe al EMPLEADOR: deducir, retener o compensar sumas del salario sin autorización escrita del trabajador o mandamiento judicial; obligar a los trabajadores a comprar mercancías en establecimientos determinados; exigir dinero para obtener o conservar el empleo; limitar el derecho de asociación sindical; e imponer sanciones no previstas en el presente Reglamento.
Artículo 12. Prohibiciones al Trabajador.
Conforme al Artículo 60 del CST, se prohíbe al TRABAJADOR: sustraer materiales o elementos de trabajo sin autorización; presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de sustancias psicoactivas; conservar armas en el lugar de trabajo; faltar al trabajo sin justificación; hacer colectas, rifas o suscripciones sin autorización; y usar los elementos de trabajo para fines distintos de los convenidos.
CAPÍTULO VI — PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO Y ESCALA DE SANCIONES
Artículo 13. Escala de Faltas y Sanciones (Art. 111 CST).
a) FALTAS LEVES: Retardos injustificados, incumplimiento menor de funciones, descuido leve en el uso de materiales. Sanción: Llamado de atención verbal o escrito.
b) FALTAS GRAVES: Ausencia injustificada, desobediencia a instrucciones del superior jerárquico, uso indebido de recursos de la empresa. Sanción: Suspensión del trabajo sin remuneración por [First Offence Suspension] en la primera falta; por [Repeat Offence Suspension] en caso de reincidencia dentro de un período de seis (6) meses (Art. 112 CST).
c) FALTAS GRAVÍSIMAS: Conductas tipificadas como justas causas de terminación en el Artículo 62 del CST, modificado por el Decreto 2351 de 1965, Artículo 7. Sanción: Terminación del contrato con justa causa.
Artículo 14. Debido Proceso Disciplinario (Sentencia C-593/2014 Corte Constitucional).
Antes de imponer cualquier sanción, EL EMPLEADOR garantizará el siguiente procedimiento: (1) Notificación escrita al trabajador de los hechos constitutivos de la presunta falta, incluyendo fecha, lugar y circunstancias. (2) Citación a diligencia de descargos dentro de los [Defence Hearing Days] siguientes a la notificación. (3) Oportunidad para que el trabajador presente su defensa (descargos) acompañado de hasta dos (2) testigos. (4) Investigación imparcial de los hechos. (5) Decisión motivada por escrito con indicación de los hechos probados, la norma infringida y la sanción aplicable. (6) Derecho del trabajador a interponer recurso de reposición ante el superior jerárquico dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.
CAPÍTULO VII — SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Artículo 15. Sistema de Gestión de SST.
[Employer Name] implementará y mantendrá un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) conforme al Decreto 1072 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, y los estándares mínimos establecidos en la Resolución 0312 de 2019. Todos los trabajadores están obligados a cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del SG-SST, usar los elementos de protección personal (EPP) proporcionados, y reportar inmediatamente todo accidente de trabajo, incidente o condición insegura.
Artículo 16. Exámenes Médicos Ocupacionales.
Se realizarán exámenes médicos de ingreso, periódicos y de egreso conforme al Artículo 2.2.4.6.24 del Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 2346 de 2007 del Ministerio de la Protección Social. Los costos de los exámenes médicos ocupacionales estarán a cargo del EMPLEADOR.
CAPÍTULO VIII — PREVENCIÓN DEL ACOSO LABORAL
Artículo 17. Mecanismos de Prevención.
En cumplimiento de la Ley 1010 de 2006 (Ley de Acoso Laboral), [Employer Name] establece los siguientes mecanismos de prevención: (a) Queda prohibida toda conducta que constituya acoso laboral en cualquiera de sus modalidades: maltrato laboral, persecución laboral, discriminación laboral, entorpecimiento laboral, inequidad laboral y desprotección laboral. (b) Todo trabajador podrá presentar quejas confidenciales ante el Comité de Convivencia Laboral constituido conforme a la Resolución 652 de 2012, modificada por la Resolución 1356 de 2012. (c) Las denuncias se tramitarán con estricta confidencialidad y conforme al debido proceso.
CAPÍTULO IX — PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Artículo 18. Tratamiento de Datos Personales.
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, [Employer Name] tratará los datos personales de los trabajadores exclusivamente para fines de gestión de recursos humanos, nómina, seguridad social y cumplimiento de obligaciones laborales y tributarias. Los trabajadores podrán ejercer sus derechos de acceso, corrección, supresión y revocatoria del consentimiento ante el área de Recursos Humanos. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad competente.
CAPÍTULO X — DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 19. Publicación.
El presente Reglamento se publicará en dos (2) lugares visibles y accesibles del centro de trabajo, conforme al Artículo 120 del CST, y se entregará copia a cada trabajador al momento de su ingreso.
Artículo 20. Modificaciones.
EL EMPLEADOR podrá modificar el presente Reglamento conforme al Artículo 107 del CST, siempre que las modificaciones no establezcan condiciones inferiores a las consagradas en el CST, convenciones colectivas o contratos individuales de trabajo vigentes.
Artículo 21. Normas Supletorias.
En lo no previsto en el presente Reglamento, se aplicarán las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 100 de 1993, el Decreto 1072 de 2015, y demás normas laborales aplicables de la República de Colombia.
CONSTANCIA DE ADOPCIÓN
Adoptado en [Adoption City], a los [Adoption Date].
[Employer Name]
NIT: [Employer NIT]
Representante Legal: [Employer Representative]
Firma: _________________________
Legal Representative (Representante Legal)
________________
Signature
What Is a Internal Work Regulations Colombia (Reglamento Interno de Trabajo)?
An Internal Work Regulations Colombia (Reglamento Interno de Trabajo) is a mandatory regulatory document that every Colombian employer with ten or more permanent workers must adopt and publish, governed by Articles 104 through 125 of the Código Sustantivo del Trabajo (CST) — Decreto Ley 2663 de 1950 — and consolidated in the Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo — Decreto 1072 de 2015. Article 104 of the CST defines the Reglamento Interno de Trabajo as the set of mandatory rules that govern the conditions under which workers must render their services, establishing their obligations and prohibitions, as well as those of the employer, in furtherance of achieving the harmony and discipline necessary for the productive operation of the enterprise.
The constitutional foundation for workplace regulation in Colombia rests in Articles 25 and 53 of the Constitución Política de 1991. Article 25 declares work a right and social obligation enjoying special State protection, while Article 53 establishes minimum fundamental labour principles including equality of opportunity, minimum living wage (salario mínimo vital y móvil), stability in employment, and the primacy of reality over formal arrangements (primacía de la realidad). The Reglamento Interno must respect these constitutional guarantees and may not establish conditions less favourable than those mandated by the CST, collective bargaining agreements (convenciones colectivas), or sector-specific regulations.
Under CST Article 105, every employer with ten or more permanent workers (trabajadores permanentes) must adopt a Reglamento Interno de Trabajo. For employers in the commercial sector (establecimientos de comercio), the threshold is five or more workers. The Reglamento must be posted in two visible and accessible locations within the workplace under CST Article 120, and each worker must receive or have access to a copy. Under the reform introduced by Ley 1429 de 2010 Article 17, employers are no longer required to submit the Reglamento to the Ministerio del Trabajo (MinTrabajo) for approval — the document takes effect upon adoption by the employer and publication to workers. However, MinTrabajo inspectors retain the authority to review the Reglamento during workplace inspections under CST Articles 485 through 487 and may order modifications to any provision that violates workers' rights.
CST Article 108 establishes the mandatory content of the Reglamento Interno, requiring provisions on: conditions of admission, apprenticeship, and trial periods; working hours and schedules under CST Article 158 as modified by Ley 2101 de 2021; overtime, night work, and holiday work; rest days, paid leave, and vacation periods; minimum salary and payment schedules; place, day, and time of salary payments; workplace safety and occupational health measures; medical examinations and occupational risk prevention; order and hierarchy within the enterprise; disciplinary procedures, sanctions, and the right to defence (derecho de defensa); persons authorized to receive complaints; and the procedure for resolving workplace grievances.
The Reglamento Interno must incorporate the workplace harassment prevention obligations established by Ley 1010 de 2006 (Ley de Acoso Laboral), including the internal procedures for filing and investigating harassment complaints. Under Resolución 652 de 2012, modified by Resolución 1356 de 2012, every employer must establish a Comité de Convivencia Laboral whose formation and procedures must be referenced in the Reglamento. The occupational health and safety obligations under the Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), regulated by Decreto 1072 de 2015 Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, and Resolución 0312 de 2019, must also be addressed in the Reglamento's provisions on workplace safety.
The Ministerio del Trabajo enforces compliance through its territorial inspectorates (Direcciones Territoriales). Under CST Article 486, MinTrabajo inspectors may enter any workplace during working hours to verify compliance with the Reglamento and other labour obligations. Failure to adopt a Reglamento Interno when legally required may result in administrative sanctions under CST Article 486 and Ley 1610 de 2013 Article 7, with fines ranging from 1 to 5,000 SMLMV depending on the severity of the infraction and the size of the enterprise.
When Do You Need a Internal Work Regulations Colombia (Reglamento Interno de Trabajo)?
An Internal Work Regulations Colombia is required whenever a Colombian employer reaches the workforce threshold established by the Código Sustantivo del Trabajo. Article 105 of the CST mandates adoption when the employer has ten or more permanent workers, and Article 106 lowers the threshold to five workers for commercial establishments (establecimientos de comercio). The obligation applies to all types of employers — Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS) under Ley 1258 de 2008, Sociedades de Responsabilidad Limitada (Ltda.), Sociedades Anónimas (SA), natural persons (personas naturales comerciantes), non-profit entities (entidades sin ánimo de lucro), and cooperatives (cooperativas de trabajo asociado).
The Reglamento Interno de Trabajo is needed when an employer must establish clear disciplinary procedures that satisfy the due process requirements (debido proceso) established by the Corte Constitucional in Sentencia C-593 de 2014 and Sentencia T-917 de 2006. Without a published Reglamento containing a defined disciplinary procedure, employers face significant legal risk when imposing sanctions or terminating employment for disciplinary causes under CST Article 62 — labour courts (Juzgados Laborales del Circuito) have consistently held that the absence of a published disciplinary procedure constitutes a violation of the worker's right to due process.
The document is required when the employer must comply with the working hours reform of Ley 2101 de 2021, which progressively reduces the maximum ordinary working week from 48 to 42 hours. The Reglamento must specify the daily and weekly schedules applicable to each work shift, confirming compliance with the phased reduction: 47 hours from July 2023, 46 hours from July 2024, 44 hours from July 2025, and 42 hours from July 2026.
A Reglamento Interno is also needed when the employer must integrate workplace harassment prevention procedures as required by Ley 1010 de 2006, Comité de Convivencia Laboral provisions per Resolución 652 de 2012 modified by Resolución 1356 de 2012, and the SG-SST occupational health and safety obligations under Decreto 1072 de 2015. MinTrabajo inspectors under CST Articles 485 through 487 routinely verify the existence and adequacy of the Reglamento during scheduled and unscheduled workplace inspections, and Ley 1610 de 2013 Article 7 authorizes fines of up to 5,000 SMLMV for non-compliance.
What to Include in Your Internal Work Regulations Colombia (Reglamento Interno de Trabajo)
A valid Internal Work Regulations Colombia under the Código Sustantivo del Trabajo Articles 104 through 125 must contain the following essential elements to be enforceable and to meet the inspection requirements of the Ministerio del Trabajo.
Employer Identification and Scope: Full legal name (razón social), NIT (Número de Identificación Tributaria assigned by the DIAN), registered address (domicilio principal), economic activity, and the Cámara de Comercio matrícula mercantil number of the employer. The Reglamento must identify the workplace locations and worker categories to which it applies. Under CST Article 107, the Reglamento may not contain conditions less favourable than those established in the CST or applicable collective bargaining agreements (convenciones colectivas).
Admission and Hiring Conditions: Requirements for candidate admission including documents to be submitted (cédula de ciudadanía or cédula de extranjería, educational certificates, libreta militar where applicable under Ley 1861 de 2017), trial period provisions under CST Articles 76 and 77 (maximum two months for indefinite contracts, one-fifth of the term for fixed-term contracts under one year), and apprenticeship programme obligations under Ley 789 de 2002 Article 30 for employers with more than fifteen workers.
Working Hours and Schedules: Daily and weekly working hours under CST Article 158 as modified by Ley 2101 de 2021, specifying the applicable workday type (diurna 6:00 AM to 9:00 PM, nocturna 9:00 PM to 6:00 AM, mixta). Overtime authorization procedures and limits under CST Article 163 (maximum two hours daily and twelve hours weekly of authorized overtime), with overtime remuneration rates under CST Article 168: 25% surcharge for daytime overtime, 75% for nighttime overtime, and 75%/150% for Sunday and holiday work under CST Articles 179 and 180.
Salary and Benefits: Payment schedules under CST Article 134 (intervals not exceeding one month), place and method of payment, prestaciones sociales summary (cesantías under Ley 50 de 1990 Article 14, intereses sobre cesantías under CST Article 249, prima de servicios under CST Article 306, vacaciones under CST Article 186, dotación under CST Article 230 for workers earning up to two SMLMV), and the auxilio de transporte under Ley 15 de 1959.
Disciplinary Procedures and Sanctions: CST Article 111 requires the Reglamento to establish a graduated scale of sanctions (escala de faltas y sanciones). Permissible sanctions include verbal warnings (llamado de atención verbal), written warnings (llamado de atención escrito), suspension from work without pay for up to eight days on the first occurrence and up to two months for repeat offences under CST Article 112, and termination for just cause under CST Article 62. The Corte Constitucional in Sentencia C-593 de 2014 requires that all disciplinary procedures guarantee due process (debido proceso): written notification of the alleged fault, opportunity for the worker to present a defence (descargos) with witnesses, an impartial investigation, and a written decision with the right to appeal.
Occupational Health and Safety: Reference to the SG-SST obligations under Decreto 1072 de 2015 Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, and the minimum standards of Resolución 0312 de 2019. The Reglamento must address medical examination requirements, personal protective equipment (elementos de protección personal — EPP), workplace accident reporting procedures under Ley 1562 de 2012, and emergency response protocols.
Workplace Harassment Prevention: Internal procedures for preventing and addressing workplace harassment (acoso laboral) under Ley 1010 de 2006, including the confidential complaint mechanism, the role of the Comité de Convivencia Laboral per Resolución 652 de 2012, and the sanctions applicable to harassment conduct.
Forms-legal.com provides this Internal Work Regulations Colombia template as a practical starting point for employers meeting the CST workforce threshold. Every Reglamento should be reviewed by a licensed abogado laboralista to confirm compliance with applicable collective bargaining agreements, sector-specific regulations under Decreto 1072 de 2015, and the particular circumstances of the workplace.
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Frequently Asked Questions
Conforme al artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo, todo empleador con diez o más trabajadores permanentes debe adoptar un Reglamento Interno de Trabajo. El artículo 106 del CST establece un umbral menor de cinco trabajadores para los establecimientos de comercio. La obligación aplica a todos los tipos de empleadores: Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS) bajo la Ley 1258 de 2008, Sociedades de Responsabilidad Limitada (Ltda.), Sociedades Anónimas (SA), personas naturales comerciantes inscritas ante el DIAN, entidades sin ánimo de lucro, cooperativas de trabajo asociado y entidades del sector público. El conteo de trabajadores incluye a todos los permanentes sin importar el tipo de contrato: término indefinido (artículo 45 del CST), término fijo (artículo 46 del CST) y obra o labor determinada. Los trabajadores vinculados a través de empresas de servicios temporales bajo los artículos 71 a 94 de la Ley 50 de 1990 se cuentan para el umbral de la empresa de servicios temporales, no el de la empresa usuaria. No adoptar el Reglamento cuando es legalmente exigible expone al empleador a sanciones administrativas conforme al artículo 486 del CST y el artículo 7 de la Ley 1610 de 2013, con multas de 1 a 5.000 SMLMV.
Con la reforma introducida por el artículo 17 de la Ley 1429 de 2010, los empleadores colombianos ya no están obligados a someter el Reglamento Interno de Trabajo a aprobación previa del Ministerio del Trabajo (MinTrabajo). Antes de esta reforma, los artículos 117 a 119 del CST exigían al empleador radicar el Reglamento ante el MinTrabajo, que tenía la facultad de ordenar modificaciones dentro de los 15 días siguientes a su radicación. Bajo el esquema actual, el Reglamento entra en vigencia con su adopción por el empleador y su fijación en dos lugares visibles y accesibles del establecimiento de trabajo conforme al artículo 120 del CST. Sin embargo, los inspectores del MinTrabajo con fundamento en los artículos 485 a 487 del CST conservan la facultad de revisar el Reglamento durante las visitas de inspección y pueden ordenar la modificación de cualquier disposición que vulnere los derechos constitucionales de los trabajadores, el CST o los decretos reglamentarios consolidados en el Decreto 1072 de 2015. La Corte Constitucional en la Sentencia C-934 de 2004 confirmó que la eliminación del requisito de aprobación previa no reduce la obligación del empleador de garantizar que todas las disposiciones cumplan los estándares mínimos del derecho laboral colombiano.
El artículo 111 del CST exige que el Reglamento Interno de Trabajo establezca una escala graduada de faltas y sanciones correspondientes. Las sanciones permitidas bajo el derecho laboral colombiano incluyen llamados de atención verbal, llamados de atención escrito y suspensión sin sueldo conforme al artículo 112 del CST: máximo ocho días calendario en la primera falta y hasta dos meses en reincidencia dentro de un período de seis meses. Las multas económicas están generalmente prohibidas por el artículo 113 del CST, salvo cuando el propio CST las autoriza expresamente para infracciones específicas como el retardo. La sanción más grave es la terminación por justa causa conforme al artículo 62 del CST modificado por el artículo 7 del Decreto 2351 de 1965. La Corte Constitucional en la Sentencia C-593 de 2014 exige que todo procedimiento disciplinario garantice el debido proceso: el empleador debe notificar por escrito la falta imputada, conceder al trabajador una audiencia para presentar descargos con la posibilidad de llevar testigos, adelantar una investigación imparcial y emitir una decisión escrita que permita su impugnación. El incumplimiento del debido proceso convierte cualquier sanción —incluida la terminación por justa causa— en una violación de los derechos constitucionales del trabajador, pudiendo generar órdenes de reintegro e indemnización.
La Ley 1010 de 2006 (Ley de Acoso Laboral) exige a todo empleador colombiano establecer mecanismos internos de prevención y atención del acoso laboral, los cuales deben incorporarse al Reglamento Interno de Trabajo. El artículo 9 de la Ley 1010 de 2006 ordena que el Reglamento incluya: definición de las modalidades de acoso laboral (maltrato laboral, persecución laboral, discriminación laboral, entorpecimiento laboral, inequidad laboral, desprotección laboral), mecanismo confidencial de quejas accesible a todos los trabajadores, procedimientos de investigación con garantías de debido proceso, medidas correctivas y preventivas, y sanciones aplicables a los responsables. Conforme a la Resolución 652 de 2012 modificada por la Resolución 1356 de 2012, todo empleador debe conformar un Comité de Convivencia Laboral integrado en partes iguales por representantes del empleador y de los trabajadores. El Comité recibe las quejas de acoso, facilita la conciliación entre las partes y recomienda medidas correctivas. El Reglamento debe referir la conformación, funciones y periodicidad de reuniones del Comité. La ausencia de mecanismos adecuados de prevención del acoso expone al empleador a sanciones administrativas del MinTrabajo conforme a la Ley 1610 de 2013 y a responsabilidad civil por los daños derivados del acoso no atendido.
Conforme al Código Sustantivo del Trabajo, el empleador tiene la facultad unilateral de adoptar y modificar el Reglamento Interno de Trabajo, pues ello se considera un ejercicio del poder reglamentario del empleador derivado del elemento de subordinación de la relación laboral conforme al artículo 23 del CST. Sin embargo, esta facultad está sujeta a limitaciones importantes. El artículo 107 del CST prohíbe que el Reglamento contenga condiciones menos favorables que las del CST, las convenciones colectivas aplicables o los contratos individuales de trabajo. Donde existe una convención colectiva, las modificaciones a las condiciones de trabajo cubiertas por el acuerdo requieren negociación con el sindicato conforme a los artículos 467 a 480 del CST. Bajo el artículo 17 de la Ley 1429 de 2010, las modificaciones entran en vigencia con su adopción y comunicación a los trabajadores: el empleador debe actualizar los ejemplares fijados en los dos lugares visibles exigidos por el artículo 120 del CST e informar los cambios a todos los trabajadores afectados. La Corte Constitucional en la Sentencia T-917 de 2006 estableció que las modificaciones unilaterales que afecten derechos adquiridos de los trabajadores pueden impugnarse ante el Juzgado Laboral del Circuito. Los inspectores del MinTrabajo conservan la facultad de revisar las modificaciones en las visitas de inspección conforme a los artículos 485 a 487 del CST y pueden ordenar la reversión de cualquier cambio que vulnere derechos laborales.
Los empleadores colombianos que omiten adoptar el Reglamento Interno de Trabajo cuando es legalmente exigible enfrentan múltiples consecuencias jurídicas. Conforme al artículo 486 del CST y el artículo 7 de la Ley 1610 de 2013, el Ministerio del Trabajo puede imponer multas administrativas de 1 a 5.000 SMLMV (salarios mínimos legales mensuales vigentes), graduadas según la gravedad de la infracción, el tamaño de la empresa y la capacidad económica del empleador. Más allá de las sanciones administrativas, la ausencia de Reglamento genera vulnerabilidades prácticas y jurídicas significativas para el empleador. Sin un procedimiento disciplinario publicado con las garantías de debido proceso exigidas por la Corte Constitucional en la Sentencia C-593 de 2014, el empleador no puede imponer sanciones disciplinarias válidamente — incluida la suspensión sin sueldo o la terminación por justa causa conforme al artículo 62 del CST — sin arriesgarse a que el Juzgado Laboral del Circuito las revoque. La ausencia de horarios de trabajo documentados bajo el artículo 158 del CST modificado por la Ley 2101 de 2021 puede generar inferencias adversas en los conflictos por trabajo suplementario. Además, la falta de disposiciones de seguridad y salud en el trabajo exigidas por el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019 expone al empleador a sanciones adicionales del MinTrabajo y responsabilidad civil y penal en casos de accidente de trabajo bajo la Ley 1562 de 2012.
Conforme al Código Sustantivo del Trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo y los contratos individuales de trabajo forman componentes complementarios de la relación laboral. El artículo 104 del CST define el Reglamento como el conjunto de normas obligatorias que rigen las condiciones del trabajo, mientras que el contrato individual bajo los artículos 22 a 75 del CST establece los términos específicos entre el empleador y cada trabajador. Cuando surgen conflictos, el artículo 107 del CST consagra el principio de favorabilidad: cualquier disposición del Reglamento que sea menos favorable al trabajador que el contrato individual, el CST o una convención colectiva aplicable es automáticamente desplazada por la disposición más favorable. El artículo 13 del CST refuerza esta jerarquía al establecer que las disposiciones del CST son normas de orden público que no pueden renunciarse ni reducirse por acuerdo entre las partes. Conforme al artículo 121 del CST, el Reglamento hace parte del contrato individual de trabajo por ministerio de la ley: tanto el empleador como el trabajador están vinculados por sus disposiciones desde el momento en que el trabajador inicia la prestación del servicio. La Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha sostenido reiteradamente que los trabajadores se presumen conocedores del contenido de un Reglamento debidamente publicado conforme al artículo 120 del CST, creando la obligación de cumplir sus disposiciones como condición de la relación laboral.
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