Reglamento de Uso de Vehículos de Empresa Colombia

El Reglamento de Uso de Vehículos de Empresa Colombia es el cuerpo normativo interno exigido por Ley 769 de 2002 y Decreto 1079 de 2015 que regula la convivencia o el funcionamiento de la organización en Colombia.

Desde la perspectiva laboral, el reglamento de vehículos es un instrumento del poder de dirección del empleador consagrado en el artículo 23 del CST, que le permite organizar los medios de producción y establecer las condiciones de trabajo. Los vehículos asignados a trabajadores para el ejercicio de sus funciones son herramientas de trabajo que pertenecen al patrimonio del empleador, no al del trabajador. Sin embargo, cuando el empleador entrega un vehículo al trabajador sin condiciones de uso definidas, puede generar la percepción de que se trata de un beneficio salarial o extrasal, con las consecuencias prestacionales del artículo 128 del CST. El reglamento de vehículos aclara esta situación al establecer expresamente que el uso del vehículo es una herramienta de trabajo y no un beneficio habitual que forme parte del salario.

En materia de tránsito, la Ley 769 de 2002 y el Decreto 1079 de 2015 regulan los requisitos de los vehículos automotores que circulan en Colombia: revisión técnico-mecánica y de gases (RTM) vigente, Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT) vigente, licencia de tránsito al día en el Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT), y el cumplimiento de las normas de emisiones del IDEAM (Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales) cuando aplique. El Ministerio de Transporte, a través de la Dirección de Tránsito y Transporte, centraliza el registro y control del parque automotor colombiano. Forms-legal.com ofrece este reglamento de uso de vehículos de empresa para que las empresas colombianas regulen de forma clara y conforme al derecho laboral y de tránsito el uso de su flota vehicular.

El artículo 216 del CST establece la responsabilidad del empleador frente a los accidentes de trabajo que sufre el trabajador durante el ejercicio de sus funciones. Cuando un trabajador sufre un accidente mientras conduce un vehículo de la empresa en desarrollo de su labor, el empleador puede estar expuesto a responsabilidad civil extracontractual frente a terceros lesionados (artículo 2341 del Código Civil y artículo 2349 sobre responsabilidad por los actos de los dependientes), y a responsabilidad laboral plena si el accidente se califica como accidente de trabajo por la ARL (Administradora de Riesgos Laborales) conforme al artículo 3 de la Ley 1562 de 2012. El reglamento de uso de vehículos, debidamente socializado y firmado por los conductores autorizados, constituye evidencia del cumplimiento del deber de cuidado del empleador y puede ser determinante en la atribución de responsabilidad ante la Junta de Calificación de Invalidez o en un proceso civil.

La Ley 1503 de 2011, reglamentada por la Resolución 1565 de 2014 del Ministerio de Transporte, estableció la obligación para las empresas de elaborar e implementar un Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) cuando cuenten con una flota vehicular propia superior a diez vehículos, o cuando el transporte de personal sea parte de su actividad económica. El PESV incluye diagnóstico de la siniestralidad vial de la empresa, programas de capacitación a conductores, acciones de mantenimiento preventivo de vehículos, y medidas de control de velocidad y jornadas de conducción. El reglamento de uso de vehículos de empresa es uno de los instrumentos que materializa las obligaciones del PESV, estableciendo las reglas de conducta que todos los conductores autorizados deben cumplir.

El Ministerio de Trabajo, mediante la Resolución 0312 de 2019, estableció los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) según el número de trabajadores y el nivel de riesgo de la empresa. Para empresas clasificadas en riesgo IV o V (donde se ubican las empresas con conductores como parte de su actividad), el SG-SST debe incluir la identificación y control del riesgo de accidente de tránsito en misión o en desplazamiento como parte de la matriz de peligros y valoración de riesgos. El reglamento de uso de vehículos de empresa documenta las medidas de control implementadas para este riesgo, siendo exigible por el Ministerio de Trabajo en las visitas de inspección del SG-SST.

El reglamento de uso de vehículos de empresa en Colombia es necesario cuando una organización cuenta con una flota vehicular propia, arrendada o en leasing que es utilizada por sus trabajadores para el desarrollo de actividades laborales. Los sectores que más requieren este reglamento son: empresas de logística y transporte de carga, constructoras con maquinaria y vehículos de obra, empresas de servicios públicos domiciliarios con vehículos de mantenimiento, entidades financieras con representantes comerciales que visitan clientes, empresas del sector salud con ambulancias y vehículos de transporte de pacientes, y cualquier organización que tenga trabajadores en campo (vendedores, técnicos de campo, supervisores de obra) que utilicen vehículos de la empresa para sus desplazamientos.

El reglamento es especialmente necesario cuando la empresa tiene registrado un número significativo de vehículos en el RUNT (Registro Único Nacional de Tránsito) y debe demostrar ante las autoridades de tránsito, la aseguradora o la ARL que cuenta con políticas formales de seguridad vial conforme a la Ley 1503 de 2011 (que promueve la formación de hábitos de seguridad vial) y a la Resolución 1565 de 2014 del Ministerio de Transporte, que estableció el Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) como requisito para todas las empresas con flota vehicular superior a diez vehículos o con conductores como parte de su actividad económica principal.

El Ministerio de Trabajo, a través del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) regulado por el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019 del Ministerio de Trabajo, exige que las empresas identifiquen y controlen los riesgos de accidentes de tránsito como parte de su matriz de riesgos laborales. Los accidentes de tránsito en misión o en desplazamiento laboral son la primera causa de accidentes de trabajo mortales en Colombia según el Ministerio de Trabajo y el Consejo Colombiano de Seguridad, lo que hace del reglamento de vehículos una medida de control de riesgo de obligatorio cumplimiento para las empresas que superan los umbrales de la Resolución 0312 de 2019.

Adicionalmente, las aseguradoras que expiden pólizas de responsabilidad civil extracontractual para flotas vehiculares empresariales suelen exigir la existencia de un reglamento de uso de vehículos como condición para la vigencia de la cobertura o para la reducción de la prima. En caso de siniestro, la inexistencia de un reglamento de conductores puede ser invocada por la aseguradora como causal de agravación del riesgo, limitando la cobertura de la póliza conforme a los artículos del Código de Comercio sobre contrato de seguro (artículos 1036 a 1162 del Decreto 410 de 1971).

Las empresas del sector agroindustrial y minero que operan en zonas rurales con vías en mal estado y condiciones climáticas adversas tienen una mayor exposición al riesgo de accidentes de tránsito. En estos entornos, el reglamento de vehículos debe incluir normas específicas sobre velocidades máximas en vías destapadas, condiciones de conducción nocturna, uso obligatorio de equipos de comunicación, protocolos de evacuación y rescate en caso de accidente en zonas remotas, y estándares de las llantas y sistemas de frenos para terrenos irregulares.

Las empresas de transporte público de pasajeros, si bien se rigen principalmente por el Decreto 1079 de 2015 (sector transporte) y las normas de habilitación del Ministerio de Transporte, también deben contar con reglamentos internos de uso de vehículos que complementen las normas públicas con políticas corporativas de seguridad vial. La Resolución 315 de 2013 del Ministerio de Transporte estableció los requisitos mínimos del programa de prevención de accidentes para empresas de transporte público terrestre, que incluye exámenes de alcoholemia aleatorios, control de jornadas de conducción, y capacitación periódica en manejo defensivo. Forms-legal.com ofrece este modelo de reglamento de uso de vehículos de empresa para que las organizaciones colombianas cumplan con todas las obligaciones legales derivadas de la Ley 769 de 2002, la Ley 1503 de 2011 y el Decreto 1072 de 2015.

Un Reglamento de Uso de Vehículos de Empresa en Colombia conforme al Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 769 de 2002 y el Decreto 1072 de 2015 debe contener los siguientes elementos esenciales.

Objeto y alcance: Declaración de la finalidad del reglamento, identificación de los vehículos incluidos en la flota (con placas o descripción general), y determinación de los trabajadores autorizados para conducirlos (cargos o personas nominalmente identificadas).

Requisitos para conductores autorizados: Obligación de portar licencia de conducción vigente para la categoría del vehículo (B1, B2, B3, C1, C2, C3 conforme a la Ley 769 de 2002 y sus resoluciones reglamentarias); examen médico de aptitud para conducción expedido por médico con énfasis en salud ocupacional; ausencia de antecedentes de infracciones de tránsito graves en el RUNT en el período definido; y capacitación en el Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) de la empresa conforme a la Resolución 1565 de 2014 del Ministerio de Transporte.

Uso autorizado de los vehículos: Descripción de los usos permitidos (desplazamientos en misión laboral, transporte de insumos, visitas a clientes) y de los usos expresamente prohibidos (uso particular sin autorización, transporte de personas ajenas a la empresa, uso fuera del horario laboral). Esta sección debe dejar claro que el vehículo es una herramienta de trabajo y no un beneficio extrasalarial, conforme al artículo 128 del CST.

Obligaciones del conductor: Verificación pre-operacional del vehículo (nivel de aceite, agua, presión de llantas, funcionamiento de luces y frenos); portar SOAT y RTM vigentes; respetar las normas del Código Nacional de Tránsito (Ley 769 de 2002); prohibición de conducir bajo el efecto de alcohol o sustancias psicoactivas (artículos 131 y 149 de la Ley 769); obligación de informar cualquier accidente, daño o irregularidad del vehículo de manera inmediata; y prohibición de usar el celular mientras conduce conforme al artículo 131 de la Ley 769 de 2002 modificado por la Ley 1696 de 2013 (ley de manejo en estado de embriaguez).

Responsabilidades ante infracciones y accidentes: Distribución de responsabilidades entre la empresa y el conductor por multas de tránsito (Código Nacional de Tránsito artículo 131), daños al vehículo por negligencia o imprudencia, accidentes con víctimas o daños a terceros, y responsabilidad ante la ARL por accidentes de trabajo en vehículo de empresa conforme a la Ley 1562 de 2012.

Mantenimiento y control de la flota: Calendario de mantenimiento preventivo, protocolo para mantenimiento correctivo, registro del RUNT actualizado, vigencia del SOAT (Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito) y de la RTM (Revisión Técnico-Mecánica), y bitácora de uso por conductor.

Régimen disciplinario: Consecuencias del incumplimiento del reglamento conforme al poder disciplinario del empleador consagrado en el artículo 58 del CST (causales de despido con justa causa) y al reglamento interno de trabajo de la empresa.

Firma del empleador o representante legal, y firma de aceptación de cada conductor autorizado al inicio de sus funciones con el vehículo asignado. Forms-legal.com pone a disposición este modelo de reglamento de uso de vehículos de empresa para que las organizaciones colombianas cumplan con el SG-SST, la Ley 769 de 2002 y el Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) exigido por el Ministerio de Transporte.

Control de jornadas de conducción: El reglamento debe establecer límites máximos de conducción continua y diaria conforme a las normas del Ministerio de Transporte. La Resolución 315 de 2013 del Ministerio de Transporte establece que los conductores de vehículos de servicio público de transporte terrestre no pueden conducir más de diez horas continuas ni más de doce horas en el transcurso de un día. Aunque estas normas aplican formalmente al transporte público, las buenas prácticas del PESV recomiendan límites similares para los conductores de flotas privadas empresariales. El reglamento debe incluir un registro de jornadas de conducción (bitácora del conductor) que permita al empleador verificar el cumplimiento de estos límites y tomar medidas cuando un conductor supere la jornada segura.

Programa de mantenimiento preventivo: El reglamento debe incluir o remitir al programa de mantenimiento preventivo de la flota, que debe contemplar los siguientes intervalos mínimos conforme a las recomendaciones del fabricante y a la Resolución 40595 de 2015 del Ministerio de Transporte: cambio de aceite y filtros cada 5.000 o 10.000 km según el tipo de motor; revisión de frenos, suspensión y dirección cada 20.000 km; renovación de llantas cuando el dibujo sea inferior a 1,6 mm; y verificación de luces, señales y cinturones de seguridad mensualmente. La inspección técnico-mecánica (RTM) ante los Centros de Diagnóstico Automotor (CDA) autorizados por el RUNT es obligatoria anualmente para vehículos con más de dos años de antigüedad. El incumplimiento de la RTM resulta en inmovilización del vehículo por los agentes de tránsito y multa de acuerdo con el Código Nacional de Tránsito. Forms-legal.com pone a disposición este reglamento de uso de vehículos de empresa adaptado al marco legal colombiano del Código Nacional de Tránsito, la Ley 1503 de 2011 y el Decreto 1072 de 2015.