Accounting and Audit Contract Colombia (Contrato de Contabilidad y Auditoria)
Ley 43 de 1990; Codigo Civil Art. 1602
CONTRATO DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Contrato de Contabilidad y Auditoría — Ley 43 de 1990 — Código Civil Art. 1602
CLÁUSULA 1 — PARTES CONTRATANTES
CONTRATANTE: [Client Name], NIT [Client NIT], con domicilio en [Client Address], representado por [Client Rep Name], CC [Client Rep CC]. Clasificación contable: [Accounting Group] conforme al Decreto 2420 de 2015.
CONTADOR PÚBLICO: [Accountant Name], identificado con [Accountant CC/NIT], Tarjeta Profesional No. [Tarjeta Profesional] expedida por la Junta Central de Contadores conforme a la Ley 43 de 1990, con domicilio en [Accountant Address], teléfono [Accountant Phone], correo electrónico [Accountant Email].
CLÁUSULA 2 — OBJETO DEL CONTRATO
El CONTADOR PÚBLICO se obliga a prestar los siguientes servicios profesionales conforme a la Ley 43 de 1990 y el marco contable aplicable:
Tipo de encargo: [Service Type].
Servicios: [Service Description]
Entregables: [Deliverables]
Periodicidad de los informes financieros: [Reporting Frequency].
CLÁUSULA 3 — INDEPENDENCIA Y ESTÁNDARES PROFESIONALES
El CONTADOR PÚBLICO declara cumplir con los requisitos de independencia de los Artículos 48 y 50 de la Ley 43 de 1990 y el Código de Ética Profesional adoptado mediante el Título 5 del Decreto 2420 de 2015. El CONTADOR PÚBLICO no tiene vínculos familiares, intereses económicos ni encargos previos con el CONTRATANTE que puedan comprometer su independencia profesional. Todos los servicios se prestarán conforme a las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) adoptadas mediante el Anexo 4 del Decreto 2420 de 2015 y el marco NIIF aplicable.
CLÁUSULA 4 — DURACIÓN
El presente contrato inicia el [Start Date] y termina el [End Date], salvo renovación por acuerdo escrito de ambas partes.
CLÁUSULA 5 — HONORARIOS
El CONTRATANTE se obliga a pagar al CONTADOR PÚBLICO la suma de [Total Value] por los servicios descritos en la Cláusula 2.
Cronograma de pagos: [Payment Schedule]. El CONTRATANTE practicará retención en la fuente a la tarifa de [Withholding Rate] sobre cada pago, conforme al Artículo 392 del Estatuto Tributario.
El CONTADOR PÚBLICO deberá acreditar el pago de la PILA (seguridad social) antes de que cada factura sea procesada, conforme al Artículo 23 de la Ley 1393 de 2010. El CONTADOR PÚBLICO es el único responsable de sus aportes a EPS, AFP y ARL.
CLÁUSULA 6 — RESPONSABILIDAD PROFESIONAL
El CONTADOR PÚBLICO responde por la calidad profesional de su trabajo conforme al Artículo 10 de la Ley 43 de 1990. Limitación de responsabilidad: [Liability Limit]. El CONTADOR PÚBLICO reconoce que el Artículo 658-1 del Estatuto Tributario establece sanciones — incluyendo suspensión o cancelación de la tarjeta profesional — por suscribir declaraciones tributarias incorrectas. El CONTADOR PÚBLICO mantendrá la competencia profesional y aplicará la debida diligencia en todos sus encargos.
CLÁUSULA 7 — CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
El CONTADOR PÚBLICO se compromete a guardar estricta confidencialidad sobre toda la información financiera, comercial y personal a la que acceda en la ejecución del presente contrato, en cumplimiento del Artículo 63 de la Ley 43 de 1990 (secreto profesional) y la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales). El CONTADOR PÚBLICO actúa como Encargado del Tratamiento conforme al Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y adoptará las medidas de seguridad adecuadas conforme al Artículo 18. Esta obligación de confidencialidad subsistirá por un período de [Confidentiality Period] tras la terminación del contrato.
CLÁUSULA 8 — TERMINACIÓN
El presente contrato podrá darse por terminado por: acuerdo mutuo escrito; incumplimiento material de cualquiera de las partes con aviso escrito de quince (15) días calendario y oportunidad de subsanar; fuerza mayor o caso fortuito conforme a los Artículos 64 y 1604 del Código Civil; o terminación unilateral por cualquiera de las partes con aviso escrito de treinta (30) días calendario. A la terminación, el CONTADOR PÚBLICO entregará al CONTRATANTE todos los registros contables, estados financieros y papeles de trabajo.
CLÁUSULA 9 — SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
Cualquier controversia derivada del presente contrato será sometida en primera instancia a negociación directa por treinta (30) días calendario. Si la negociación fracasa, la controversia será resuelta por un árbitro único designado por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de [City], aplicando el derecho sustancial colombiano.
OTORGAMIENTO Y FIRMA
El presente Contrato de Contabilidad y Auditoría se suscribe en dos (2) ejemplares originales en [City] el [Date], en cumplimiento de la Ley 43 de 1990 y el Artículo 1602 del Código Civil.
Contratante (Client)
[Client Rep Name]
Signature
Contador Publico (Accountant)
[Accountant Name]
Signature
What Is a Accounting and Audit Contract Colombia (Contrato de Contabilidad y Auditoria)?
Accounting and Audit Contract Colombia (Contrato de Contabilidad y Auditoria) is a professional services agreement governed by Ley 43 de 1990 (Ley del Contador Publico) and the Codigo Civil colombiano Article 1602 (ley para las partes), through which a Contador Publico (Certified Public Accountant) registered with the Junta Central de Contadores (JCC) agrees to provide accounting, bookkeeping, tax compliance, financial reporting, or external audit services to a contracting entity — whether a Sociedad por Acciones Simplificada (SAS), sociedad limitada, persona natural comerciante, or entidad sin animo de lucro — under terms that comply with Colombian accounting standards and international frameworks adopted in Colombia.
The Junta Central de Contadores, established under Ley 43 de 1990 Article 20, functions as the disciplinary and regulatory body for the accounting profession in Colombia. Every Contador Publico must hold a tarjeta profesional (professional license) issued by the JCC to lawfully sign financial statements, dictamenes de auditoria (audit opinions), certificaciones, and declaraciones tributarias. Ley 43 de 1990 Articles 8 through 19 establish the ethical framework — independence, integrity, objectivity, professional competence, and confidentiality — that governs all accounting engagements and must be reflected in the contractual terms.
Decree 2420 de 2015 (Decreto Unico Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Informacion Financiera y de Aseguramiento de la Informacion) consolidated Colombia's adoption of NIIF (Normas Internacionales de Informacion Financiera — IFRS) under Ley 1314 de 2009 and the Normas Internacionales de Auditoria (NIA — ISA) for assurance engagements. Accounting contracts must specify which framework applies: NIIF Plenas (Grupo 1 — large entities), NIIF para PyMEs (Grupo 2 — small and medium entities), or Contabilidad Simplificada (Grupo 3 — microempresas) under Decreto 2420 de 2015 Titulo 2.
The Revisor Fiscal (statutory auditor) role — mandatory for SAS companies exceeding the thresholds established by Ley 1258 de 2008 Article 28 (gross assets exceeding 5,000 SMMLV or gross income exceeding 3,000 SMMLV), for all sociedades por acciones, and for entities under Superintendencia supervision — requires a specific contractual relationship governed by Codigo de Comercio Articles 203 through 217. The Revisor Fiscal must be a Contador Publico independent from the company's administration, and the engagement contract must address the scope of fiscal review (revision fiscal), the obligation to issue a dictamen sobre los estados financieros (opinion on financial statements), and reporting obligations to the Superintendencia de Sociedades, the DIAN (Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales), and the UIAF (Unidad de Informacion y Analisis Financiero) for suspicious transaction reporting under Ley 526 de 1999.
For external audit engagements not involving the Revisor Fiscal function, the contract follows the NIA 210 (Acuerdo de los Terminos del Encargo de Auditoria) framework adopted through Decreto 2420 de 2015 Anexo 4, requiring a carta de encargo (engagement letter) specifying the audit scope, management responsibilities, auditor responsibilities, and the form of the audit report. The Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores exercises disciplinary jurisdiction over Contadores Publicos who breach professional standards during accounting or audit engagements.
Tax accounting services — preparation and filing of declaraciones de renta (income tax returns), declaraciones de IVA, declaraciones de retencion en la fuente, and informacion exogena through the DIAN MUISCA platform — require the Contador Publico's firma (signature) on certain returns under Estatuto Tributario Article 596. The contract must address DIAN filing deadlines, the Contador's liability for tax penalties under Estatuto Tributario Articles 658-1 (sanctions for Contadores who sign incorrect returns), and the scope of tax planning advice versus mere compliance services.
When Do You Need a Accounting and Audit Contract Colombia (Contrato de Contabilidad y Auditoria)?
Accounting and Audit Contract Colombia is required whenever a business entity or individual engages a Contador Publico for professional accounting, audit, or tax compliance services under Ley 43 de 1990.
SAS companies, sociedades limitadas, and other commercial entities registered with the Camara de Comercio in Bogota, Medellin, Cali, Barranquilla, Bucaramanga, and other Colombian cities need an accounting contract when engaging an external Contador Publico or accounting firm (firma de contadores) to maintain their libros de contabilidad (accounting records), prepare estados financieros (financial statements) under NIIF, and file tax returns through the DIAN MUISCA platform.
Companies exceeding the thresholds under Ley 1258 de 2008 Article 28 — gross assets above 5,000 SMMLV or gross income above 3,000 SMMLV — must appoint a Revisor Fiscal and execute a formal engagement contract addressing the scope of revision fiscal under Codigo de Comercio Articles 203-217, including the obligation to issue the dictamen del revisor fiscal on annual financial statements presented to the Asamblea General de Accionistas or Junta de Socios.
Startups and small businesses classified as Grupo 2 (NIIF para PyMEs) or Grupo 3 (Contabilidad Simplificada) under Decreto 2420 de 2015 need accounting contracts specifying the applicable reporting framework, the frequency of financial statement preparation, and the Contador's responsibilities for maintaining compliance with the Superintendencia de Sociedades reporting requirements through the SIRFIN (Sistema Integrado de Reportes Financieros) platform.
Entities under special supervision — cooperativas (Superintendencia de la Economia Solidaria), entidades financieras (Superintendencia Financiera de Colombia), and entidades de salud (Superintendencia Nacional de Salud) — require accounting contracts that address sector-specific reporting obligations, regulatory filing deadlines, and the Contador Publico's responsibilities for preparing specialized supervisory reports.
Non-profit organizations (entidades sin animo de lucro) registered with the Camara de Comercio under Decreto 2150 de 1995 and subject to supervision by the Gobernacion or Alcaldia require accounting contracts addressing the preparation of estados financieros for regulatory filings, the Regimen Tributario Especial (RTE) compliance under Estatuto Tributario Article 19, and annual reporting to the DIAN.
Personas naturales obligadas a llevar contabilidad (individuals required to keep accounting records) under Codigo de Comercio Article 19 — merchants with assets exceeding 1,500 UVT or gross income exceeding 4,500 UVT — need accounting contracts documenting the scope of bookkeeping services, the Contador's access to source documents, and responsibilities for DIAN compliance.
What to Include in Your Accounting and Audit Contract Colombia (Contrato de Contabilidad y Auditoria)
Accounting and Audit Contract Colombia under Ley 43 de 1990 and the Codigo Civil Article 1602 must contain the following essential elements to confirm professional compliance and protect both the Contador Publico and the contracting entity.
Professional Identification (Datos del Contador Publico): Full name, cedula de ciudadania (CC), and tarjeta profesional number issued by the Junta Central de Contadores under Ley 43 de 1990 Article 3. For accounting firms: razon social, NIT, Camara de Comercio registration, and identification of the Contador Publico responsible for signing financial statements and audit reports. Verification that the Contador's tarjeta profesional is active and not subject to suspension or cancellation by the Tribunal Disciplinario de la JCC.
Client Identification (Datos del Contratante): Company name or persona natural identification, NIT or cedula, Camara de Comercio registration, representante legal identification, and applicable Superintendencia supervision (Supersociedades, Superfinanciera, Supersolidaria). The classification under Decreto 2420 de 2015 — Grupo 1 (NIIF Plenas), Grupo 2 (NIIF para PyMEs), or Grupo 3 (Contabilidad Simplificada) — must be specified as it determines the applicable accounting framework.
Scope of Services (Objeto del Contrato): Detailed description distinguishing between bookkeeping services (teneduria de libros), external accounting (contabilidad externa), tax compliance (cumplimiento tributario), external audit (auditoria externa under NIA), or revision fiscal (statutory audit under Codigo de Comercio arts. 203-217). For revision fiscal engagements, the scope must address all functions specified in Codigo de Comercio Article 207 — verification of accounting records, examination of financial statements, evaluation of internal controls, and reporting to shareholders and regulatory authorities.
Applicable Standards (Marco Normativo): Specification of the accounting framework — NIIF Plenas, NIIF para PyMEs, or Contabilidad Simplificada under Decreto 2420 de 2015. For audit engagements: applicable NIA (Normas Internacionales de Auditoria) standards adopted through Decreto 2420 Anexo 4. For tax services: applicable Estatuto Tributario provisions, DIAN resolutions, and filing calendar.
Independence Requirements (Independencia): For audit and revision fiscal engagements, compliance with Ley 43 de 1990 Article 48 (incompatibilities) and Article 50 (inhabilidades) — the Contador Publico must not have family relationships, economic interests, or prior employment with the contracting entity that would compromise independence. The Codigo de Etica Profesional adopted through Decreto 2420 de 2015 Titulo 5 mirrors the IESBA Code of Ethics requirements.
Compensation (Honorarios): Fee structure — fixed monthly fee (honorarios mensuales fijos), hourly rate (tarifa por hora), or project-based fee (honorarios por proyecto). Payment schedule, retencion en la fuente treatment under Estatuto Tributario Article 392 (honorarios rate: 11% for declarantes, 10% for no declarantes), and IVA applicability. The Contador must issue facturas electronicas or cuentas de cobro compliant with DIAN electronic invoicing requirements under Decreto 358 de 2020.
Liability and Professional Responsibility (Responsabilidad Profesional): Ley 43 de 1990 Article 10 establishes that the Contador Publico is responsible for the professional quality of their work. Estatuto Tributario Article 658-1 imposes sanctions on Contadores who sign incorrect tax returns — suspension of the tarjeta profesional for one year upon the first offense and cancellation upon the second. The contract should address liability limitations, professional indemnity insurance (poliza de responsabilidad civil profesional), and the Contador's obligation to maintain professional competence through continuing education.
Forms-legal.com provides this Accounting and Audit Contract Colombia template as a practical instrument for formalizing accounting and audit engagements under Ley 43 de 1990. Entities requiring complex audit or revision fiscal engagements should consult a Colombian abogado comercialista to confirm full regulatory compliance with the JCC, the Superintendencia de Sociedades, and the DIAN.
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Conforme al Artículo 3 de la Ley 43 de 1990, solo un Contador Público con tarjeta profesional activa expedida por la Junta Central de Contadores (JCC) puede firmar válidamente estados financieros, dictámenes de auditoría, certificaciones contables y declaraciones tributarias en Colombia. La tarjeta profesional se obtiene presentando el título profesional en Contaduría Pública de un programa acreditado por el Ministerio de Educación Nacional, cumpliendo la experiencia práctica exigida y registrándose ante la JCC. El Artículo 2 de la Ley 43 de 1990 define al Contador Público como la persona que, habiendo obtenido la tarjeta profesional, ejerce la función pública de dar fe pública sobre actos propios de la ciencia contable. El Tribunal Disciplinario de la JCC puede suspender la tarjeta profesional por períodos de uno a tres años por conducta profesional indebida, o cancelarla permanentemente por faltas graves. Antes de celebrar un contrato de contabilidad o auditoría, la entidad contratante debe verificar el estado de la tarjeta profesional a través del Sistema de Información al Ciudadano de la JCC. Los contadores extranjeros deben obtener la homologación de su título ante el Ministerio de Educación Nacional e inscribirse en la JCC antes de ejercer en Colombia.
La designación del Revisor Fiscal es obligatoria para varias categorías de empresas colombianas conforme al Artículo 203 del Código de Comercio y legislación concordante. Las Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS) deben designar Revisor Fiscal cuando sus activos brutos superen 5.000 SMMLV o sus ingresos brutos superen 3.000 SMMLV al 31 de diciembre del ejercicio anterior, según el Artículo 28 de la Ley 1258 de 2008. Todas las sociedades por acciones — sociedades anónimas y en comandita por acciones — deben contar con Revisor Fiscal independientemente de su tamaño, conforme al Artículo 203 del Código de Comercio. Las entidades supervisadas por la Superintendencia Financiera de Colombia — bancos, compañías de financiamiento, de seguros, sociedades fiduciarias y fondos de pensiones — requieren Revisor Fiscal según sus regulaciones sectoriales. Las cooperativas y demás entidades de la economía solidaria supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria deben contar con Revisor Fiscal bajo el Artículo 38 de la Ley 79 de 1988 y la Ley 454 de 1998. Las cajas de compensación familiar, EPS, IPS y demás entidades del sector salud requieren Revisor Fiscal bajo sus marcos regulatorios respectivos. El Revisor Fiscal debe ser un Contador Público independiente de la administración, designado por la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, y ejerce las funciones del Artículo 207 del Código de Comercio.
El Decreto 2420 de 2015 clasifica las entidades colombianas en tres grupos para efectos de contabilidad e información financiera, implementando la Ley 1314 de 2009. Las entidades del Grupo 1 — emisores de valores inscritos ante la Superintendencia Financiera, entidades de interés público grande y entidades que superen 30.000 SMMLV en activos o 200 empleados — deben aplicar NIIF Plenas (IFRS completo emitido por el IASB). Las entidades del Grupo 2 — la mayoría de PyMEs colombianas con activos entre 500 y 30.000 SMMLV o entre 11 y 200 empleados — aplican NIIF para PyMEs (IFRS para Pymes), un marco simplificado que reduce los requisitos de revelación y elimina ciertas mediciones complejas de las NIIF plenas. Las entidades del Grupo 3 — microempresas con activos inferiores a 500 SMMLV y menos de 11 empleados — aplican Contabilidad Simplificada bajo el Título 3 del Decreto 2420 de 2015, que admite contabilidad de caja y formatos simplificados de estados financieros. Esta clasificación determina el alcance del contrato de contabilidad, pues el Contador Público debe preparar estados financieros, mantener registros contables y estructurar el plan de cuentas según el marco aplicable. El reclasificamiento entre grupos ocurre cuando la entidad supera los criterios de umbral durante dos ejercicios fiscales consecutivos.
El Artículo 658-1 del Estatuto Tributario establece sanciones específicas para los Contadores Públicos que firman declaraciones tributarias con información incorrecta o incompleta. Ante la primera infracción — cuando la DIAN determina que una declaración firmada por el Contador contiene inexactitudes que resultan en un menor impuesto o mayor saldo a favor — el Tribunal Disciplinario de la JCC puede suspender la tarjeta profesional por un año. Ante una segunda infracción dentro de los cinco años siguientes, la tarjeta profesional es cancelada definitivamente. Más allá de las sanciones disciplinarias, el Contador Público enfrenta responsabilidad civil bajo el Artículo 2341 del Código Civil por perjuicios causados por servicios profesionales negligentes o fraudulentos — la entidad contratante puede exigir indemnización de perjuicios que incluya la mayor carga tributaria, las sanciones y los intereses moratorios impuestos por la DIAN a consecuencia de los errores del Contador. La responsabilidad penal puede surgir bajo los Artículos 434 (fraude procesal) o 289 (falsedad en documento privado) del Código Penal cuando el Contador firme conscientemente estados financieros o declaraciones tributarias falsos. El Artículo 10 de la Ley 43 de 1990 establece que el Contador Público es responsable de la calidad profesional de su trabajo, y el Código de Ética Profesional adoptado mediante el Título 5 del Decreto 2420 de 2015 exige competencia profesional, diligencia y desarrollo profesional continuo.
Los requisitos de independencia para encargos de auditoría y revisión fiscal en Colombia derivan de la Ley 43 de 1990, el Código de Comercio y el Código de Ética Profesional adoptado mediante el Título 5 del Decreto 2420 de 2015 (basado en el Código de Ética del IESBA). El Artículo 48 de la Ley 43 de 1990 establece incompatibilidades — el Contador Público no puede ser Revisor Fiscal de una entidad si simultáneamente es empleado, socio, administrador o agente de la misma entidad o sus partes relacionadas. El Artículo 50 establece inhabilidades basadas en vínculos de parentesco (hasta cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil) con administradores, accionistas titulares de más del 10% del capital u otras personas que puedan comprometer la independencia del auditor. El Artículo 205 del Código de Comercio prohíbe al Revisor Fiscal tener intereses personales o económicos que puedan entrar en conflicto con el ejercicio fiel de sus funciones. El Código de Ética Profesional exige independencia mental — la capacidad de emitir juicios profesionales sin influencia externa — e independencia en apariencia — la percepción de un tercero razonable e informado de que la integridad del auditor no está comprometida. Las amenazas a la independencia — interés propio, autorrevisión, abogacía, familiaridad e intimidación — deben evaluarse y mitigarse mediante salvaguardas. Las firmas de auditoría deben implementar políticas de rotación de socios del encargo bajo la NIA 220 (Control de Calidad).
Los contratos de contabilidad y auditoría en Colombia no requieren registro ante la Junta Central de Contadores ni ante ninguna autoridad notarial para su validez — el contrato surte efectos entre las partes desde su suscripción conforme al Artículo 1602 del Código Civil. No obstante, surgen obligaciones específicas de registro e informe en determinados contextos. Los nombramientos de Revisor Fiscal deben registrarse ante la Cámara de Comercio como parte del registro mercantil de la empresa, conforme al Artículo 163 del Código de Comercio, mediante la inscripción del acta de Asamblea o Junta de Socios que lo designa — la plataforma RUES procesa estos registros. La Superintendencia de Sociedades exige reportar el nombramiento del Revisor Fiscal a través de la plataforma SIRFIN para entidades bajo su supervisión. Para efectos tributarios, la entidad contratante debe reportar los pagos al Contador Público en la información exógena anual ante la DIAN según la Resolución 000162 de 2023, informando el NIT, los pagos y la retención en la fuente aplicada. Las cartas de encargo para servicios de auditoría bajo la NIA 210 no requieren registro pero deben conservarse como documentación de auditoría bajo la NIA 230, durante el período mínimo de conservación — cinco años para registros comerciales según el Artículo 60 del Código de Comercio y diez años para registros contables según la Ley 962 de 2005.
Los encargos de contabilidad y auditoría implican necesariamente el acceso a datos personales — nóminas, información de clientes, datos de accionistas y números de identificación tributaria — lo que activa las obligaciones de la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales) y el Decreto 1377 de 2013. El Contador Público actúa como Encargado del Tratamiento bajo el Artículo 3 de la Ley 1581, procesando datos personales por cuenta de la entidad contratante (Responsable del Tratamiento). El contrato de contabilidad debe incluir una cláusula de tratamiento de datos personales que establezca: los tipos de datos personales accedidos en el encargo; los fines específicos del tratamiento (limitados a las funciones contables y de auditoría); la obligación del Contador de implementar medidas de seguridad apropiadas conforme al Artículo 18 de la Ley 1581; la prohibición de usar datos personales para fines ajenos al encargo; la obligación de devolver o destruir los datos personales al terminar el contrato; y el deber del Contador de reportar incidentes de seguridad de datos a la entidad contratante. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — autoridad de protección de datos colombiana — puede investigar y sancionar tanto al Responsable como al Encargado por infracciones a la protección de datos, con multas de hasta 2.000 SMMLV según el Artículo 23 de la Ley 1581. El secreto profesional del Artículo 63 de la Ley 43 de 1990 refuerza pero no reemplaza las obligaciones de protección de datos.
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