Contrato de Catering y Servicios de Eventos Colombia
Código Civil Art. 1602 — Resolución Invima 2674/2013 — Ley 9/1979 Arts. 243-288
Encabezado
CONTRATO DE CATERING Y SERVICIOS DE EVENTOS
Conste por el presente documento el Contrato de Catering y Servicios de Eventos celebrado conforme al Artículo 1602 del Código Civil colombiano, la Resolución 2674 de 2013 del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima), la Ley 9 de 1979 (Código Sanitario Nacional) y el Decreto 3075 de 1997:
[Ciudad Contrato], [Fecha Contrato]
Las Partes
PRIMERA — LAS PARTES
EL PRESTADOR: [Nombre Prestador], identificado con [NIT Prestador], con Concepto Sanitario Favorable No. [Concepto Sanitario] expedido por la Secretaría Distrital o Departamental de Salud competente, domiciliado en [Dirección Prestador], teléfono [Teléfono Prestador].
EL CONTRATANTE: [Nombre Contratante], identificado con [CC/NIT Contratante], persona de contacto autorizada: [Contacto Contratante], teléfono [Teléfono Contratante].
Objeto — Descripción del Evento
SEGUNDA — OBJETO DEL CONTRATO
El PRESTADOR se obliga a suministrar el servicio de catering y logística gastronómica para el siguiente evento:
- Tipo de evento: [Tipo Evento] - Fecha: [Fecha Evento] - Horario: [Hora Inicio] a [Hora Fin] - Lugar: [Lugar Evento] - Número mínimo garantizado de comensales: [Número Mínimo Comensales] - Tipo de servicio: [Tipo Servicio]
Menú acordado: [Descripción Menú]
Personal de servicio incluido: [Personal Incluido]
El PRESTADOR garantiza que todo el personal de servicio cuenta con Certificado de Manipulación de Alimentos vigente conforme al Artículo 14 de la Resolución 2674 de 2013.
Obligaciones de Inocuidad Alimentaria
TERCERA — INOCUIDAD ALIMENTARIA
El PRESTADOR garantiza el cumplimiento estricto de la Resolución 2674 de 2013 del Invima y la Ley 9 de 1979 (Código Sanitario Nacional), incluyendo:
a) Temperatura de conservación de alimentos: fríos ≤4°C, calientes ≥60°C. b) Tiempos máximos de exposición de alimentos según las normas de Buenas Prácticas de Manufactura (BPM). c) Manejo higiénico de superficies de contacto con alimentos. d) Plan de contingencia ante posible contaminación de alimentos.
El PRESTADOR es el único responsable ante el CONTRATANTE y ante terceros (comensales) por intoxicaciones alimentarias causadas por el incumplimiento de las normas sanitarias. En caso de brote de Enfermedades Transmitidas por Alimentos (ETA), el PRESTADOR notificará de inmediato a la Secretaría de Salud competente conforme al Artículo 10 de la Ley 9 de 1979.
Pagos y Cancelación
CUARTA — VALOR Y PAGOS
El valor total del presente contrato es de [Valor Total] pesos colombianos (COP), con el siguiente esquema de pagos:
- Anticipo al firmar el contrato: [Porcentaje Anticipo] del valor total. - Segundo pago: acordado entre las partes en fecha previa al evento. - Balance final (10-20%): a la entrega satisfactoria del servicio.
Los servicios de catering en Colombia están sujetos al IVA del 19% sobre el valor total del servicio (alimentos y servicio integrado), salvo que aplique excepción legal.
QUINTA — POLÍTICA DE CANCELACIÓN
En caso de cancelación por parte del CONTRATANTE: - Más de 30 días antes del evento: reembolso del 50% del anticipo pagado. - Entre 15 y 30 días antes del evento: pérdida del 50% del anticipo. - Menos de 15 días antes del evento: pérdida total del anticipo.
En caso de fuerza mayor debidamente comprobada (inundaciones, orden público, catástrofe natural, declaratoria de emergencia sanitaria), el PRESTADOR reembolsará el 100% de los anticipos recibidos.
Resolución de Controversias
SEXTA — RESPONSABILIDAD Y SEGUROS
El PRESTADOR mantendrá vigente durante la ejecución del contrato los seguros necesarios para cubrir su responsabilidad civil frente al CONTRATANTE y terceros. El CONTRATANTE es responsable de obtener los permisos municipales de uso del espacio para eventos si el evento se realiza en lugar público o de concurrencia masiva.
SÉPTIMA — RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
Las controversias que no puedan resolverse directamente entre las partes serán sometidas a conciliación ante la Cámara de Comercio de [Ciudad Contrato] conforme a la Ley 640 de 2001. En caso de intoxicaciones alimentarias que constituyan vulneración de derechos del consumidor, el CONTRATANTE o los afectados podrán acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) conforme a la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor).
Firmas de las Partes
En constancia de lo anterior, las partes firman en [Ciudad Contrato], el [Fecha Contrato].
_______________________________________ [Nombre Prestador] NIT [NIT Prestador] PRESTADOR DE CATERING
_______________________________________ [Nombre Contratante] CC/NIT [CC/NIT Contratante] CONTRATANTE
Prestador de Catering
________________
Signature
Contratante
________________
Signature
Qué es Contrato de Catering y Servicios de Eventos Colombia
El Contrato de Catering y Servicios de Eventos Colombia es un contrato regulado por Resolución 2674/2013 Invima y Ley 9/1979 art. 243-288 que vincula a las partes obligándolas a cumplir las prestaciones pactadas conforme a la ley colombiana.
En el plano sanitario, la Resolución 2674 de 2013 del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima) es la norma central que regula los establecimientos y personas que fabrican, procesan, preparan, envasan, almacenan, transportan y comercializan alimentos en Colombia. El artículo 6 de la Resolución 2674/2013 exige que los establecimientos de procesamiento de alimentos obtengan un Concepto Sanitario Favorable expedido por la Secretaría Distrital o Departamental de Salud correspondiente, y que el personal manipulador de alimentos cuente con Certificado de Manipulación de Alimentos vigente conforme al artículo 14.
La Ley 9 de 1979 (Código Sanitario Nacional), en sus artículos 243 a 288, establece las normas generales de higiene para la preparación y distribución de alimentos. El Decreto 3075 de 1997 del Ministerio de Salud (aunque derogado parcialmente por la Resolución 2674/2013) continúa siendo una referencia técnica en cuanto a Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) aplicables a servicios de catering. El Ministerio de Salud y Protección Social y las Secretarías de Salud departamentales y distritales son las autoridades sanitarias competentes para inspeccionar y sancionar a los prestadores de servicios de catering que incumplan estas normas.
Desde el punto de vista tributario, los servicios de catering en Colombia están sujetos al IVA del 19% sobre el valor total del servicio (alimentos y servicio integrado), aunque ciertos alimentos básicos de la canasta familiar pueden estar excluidos cuando se venden de forma separada. El Registro Nacional de Turismo (RNT) ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo es obligatorio para las empresas de catering que también presten servicios de agencia de viajes o administración de eventos turísticos conforme a la Ley 300 de 1996.
Cuándo necesitas Contrato de Catering y Servicios de Eventos Colombia
Un Contrato de Catering y Servicios de Eventos en Colombia es necesario en toda situación en que una empresa, institución, familia o persona natural contrate servicios profesionales de alimentación para un evento con más de un determinado número de comensales o un valor contractual significativo.
Es especialmente importante formalizarlo para: (1) eventos corporativos (cenas de gala, lanzamientos, conferencias, reuniones de junta directiva) donde la empresa cliente necesita controlar gastos deducibles ante la DIAN; (2) eventos sociales con alto número de comensales (bodas, quinceañeros, grados) donde los riesgos de incumplimiento, intoxicaciones alimentarias o cancelación son significativos; (3) eventos de entidades públicas que deben seguir los procedimientos de la Ley 80 de 1993 y el Decreto 1082 de 2015 para contratación a través del SECOP II; (4) cuando el menú incluye bebidas alcohólicas, cuyo suministro debe cumplir las restricciones de la Ley 124 de 1994 y la Ley 1801 de 2016 sobre consumo de alcohol en espacios públicos y semipúblicos.
El contrato también es fundamental cuando el catering se presta en instalaciones del contratante (sede corporativa, finca) versus en instalaciones propias del prestador o en un tercer espacio (hotel, centro de convenciones), ya que esto afecta las responsabilidades sobre infraestructura, permisos municipales y seguros. La política de cancelación y el manejo de anticipos son especialmente sensibles en el sector de catering y deben quedar detallados desde el principio para evitar disputas ante la SIC.
Qué incluir en tu Contrato de Catering y Servicios de Eventos Colombia
Un Contrato de Catering y Servicios de Eventos Colombia válido y ejecutable debe contener los siguientes elementos esenciales para garantizar la calidad del evento y proteger a ambas partes.
Identificación completa de las partes: Datos del Prestador (NIT, Concepto Sanitario Favorable, certificados de manipulación de alimentos del personal) y del Contratante, con la persona de contacto autorizada para aprobar cambios de última hora.
Descripción detallada del evento: Fecha, hora de inicio y hora de finalización del servicio, lugar exacto (dirección, salón, nombre del establecimiento), número mínimo y máximo garantizado de comensales, y tipo de servicio (cóctel, buffet, plato servido, coffee break, desayuno de trabajo, banquete).
Menú pactado: Descripción completa de los platos de entrada, plato principal, postres, bebidas no alcohólicas y (si aplica) bebidas alcohólicas. El menú debe especificar los principales alérgenos conforme a las buenas prácticas del Invima, y qué alternativas se ofrecen para dietas especiales (vegetariano, vegano, sin gluten, sin lactosa). Cualquier cambio del menú después de la firma debe constar por escrito.
Personal de servicio: Número de meseros, bartenders, chef ejecutivo y personal de cocina incluido en el precio, uniformes, y protocolo de servicio (formal, informal, temático). El prestador debe garantizar que todo el personal tenga Certificado de Manipulación de Alimentos vigente.
Equipos, vajilla y logística: Especificación de quién suministra vajilla, cristalería, cubertería, mantelería, mesas, sillas y equipos de cocina. Si el prestador usa equipos del lugar del evento, debe revisarlos previamente. Transporte y temperatura de alimentos conforme a la cadena de frío exigida por la Resolución 2674/2013.
Inocuidad alimentaria y seguridad sanitaria: El prestador debe garantizar el cumplimiento estricto de la Resolución 2674 de 2013, incluyendo: temperatura de conservación de alimentos (fríos ≤4°C, calientes ≥60°C), tiempos máximos de exposición, manejo higiénico de superficies, y plan de contingencia ante contaminación. El Prestador es responsable por intoxicaciones alimentarias causadas por su incumplimiento.
Esquema de pagos y anticipos: Anticipo inicial (típicamente 30-50% al firmar el contrato), segundo pago en fecha acordada previa al evento, y balance final (10-20%) a la entrega satisfactoria del servicio. Los anticipos generalmente son no reembolsables parcialmente en caso de cancelación tardía.
Política de cancelación y modificación: Consecuencias de cancelación por parte del contratante según días de anticipación (ej.: más de 30 días: reembolso del 50% del anticipo; 15-30 días: pérdida del 50% del anticipo; menos de 15 días: pérdida total del anticipo). Derecho del prestador de cancelar por fuerza mayor (inundaciones, orden público, pandemia) con reembolso total.
Garantía de número mínimo de comensales: El contratante se obliga a un número mínimo de comensales (número garantizado) que determina el costo base del contrato. El costo por comensales adicionales sobre el número garantizado debe pactarse por adelantado.
Permisos y licencias: Responsabilidad del prestador de obtener el registro ante la Secretaría de Salud para elaboración de alimentos fuera de establecimiento fijo (catering móvil), y del contratante de obtener los permisos municipales de uso del espacio para eventos si el evento es en lugar público o de concurrencia masiva.
Resolución de controversias: Conciliación ante la Cámara de Comercio bajo la Ley 640 de 2001 y, en caso de intoxicaciones alimentarias, posibilidad de reclamación ante la SIC conforme a la Ley 1480 de 2011. forms-legal.com pone a disposición el modelo de Contrato de Catering y Servicios de Eventos Colombia actualizado con los requisitos del Invima y el Código Sanitario.
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}Preguntas Frecuentes
Las empresas de catering en Colombia deben cumplir con la Resolución 2674 de 2013 del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima). Los requisitos clave incluyen: Concepto Sanitario Favorable expedido por la Secretaría Distrital o Departamental de Salud para las instalaciones de preparación de alimentos; Certificados de Manipulación de Alimentos vigentes para todo el personal involucrado en la preparación, manejo y servicio de alimentos, que deben renovarse periódicamente (típicamente cada uno o dos años según la institución emisora); cumplimiento de Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) conforme al Decreto 3075 de 1997; y un sistema HACCP (Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos) para operaciones a gran escala. Para catering móvil (catering en sedes externas), la empresa debe notificar a la autoridad sanitaria local y puede necesitar una autorización especial para preparación de alimentos fuera de instalaciones fijas.
La responsabilidad primaria por intoxicaciones alimentarias en un evento con catering en Colombia recae en la empresa de catering, como manipulador profesional de alimentos responsable de garantizar la inocuidad alimentaria bajo la Resolución 2674/2013 y la Ley 9 de 1979. Conforme a la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), la empresa de catering tiene responsabilidad objetiva como productor/distribuidor de alimentos por daños causados por alimentos no inocuos, sin necesidad de probar negligencia. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) puede investigar y sancionar a la empresa. Puede surgir responsabilidad penal bajo los artículos 372-374 del Código Penal (contaminación de alimentos o agua). Sin embargo, si la intoxicación es causada por condiciones del lugar del contratante (refrigeración inadecuada, calidad del agua) o por el propio personal del contratante que manipula alimentos después de la entrega, la responsabilidad puede trasladarse parcialmente al contratante. Todos los contratos de catering deben exigir al prestador mantener seguro de responsabilidad por productos.
Las políticas de cancelación en contratos de catering colombianos se rigen por el principio de libertad contractual del artículo 1602 del Código Civil, lo que significa que lo acordado por escrito entre las partes prevalece. La práctica habitual en Colombia establece una escala progresiva: la cancelación con más de 30 días de anticipación puede resultar en la pérdida solo del cargo administrativo o un porcentaje del anticipo; la cancelación entre 15 y 30 días generalmente implica la pérdida del 50% del anticipo total; y la cancelación menos de 15 días antes del evento típicamente resulta en la pérdida del anticipo completo, ya que el caterador ya realizó compras de productos perecederos y compromisos de personal. Conforme a la Ley 1480 de 2011, las normas de protección al consumidor pueden limitar la ejecutabilidad de cláusulas de cancelación excesivamente punitivas cuando el cliente es un consumidor (no una empresa), y la SIC puede revisar dichas cláusulas por ser abusivas.
Sí. El servicio de bebidas alcohólicas en eventos en Colombia está regulado por varias leyes. La Ley 124 de 1994 prohíbe la venta y suministro de bebidas alcohólicas a menores de 18 años; la violación puede resultar en cargos penales bajo el artículo 234 del Código Penal y sanciones administrativas. La Ley 1801 de 2016 (Código Nacional de Policía) regula el consumo de alcohol en espacios públicos y semipúblicos, otorgando a las autoridades locales el poder de restringir o prohibir el alcohol en eventos cerca de escuelas, iglesias y parques públicos. Los lugares de eventos deben garantizar que el servicio de alcohol no viole sus permisos de uso del suelo. Desde la perspectiva tributaria, las ventas de alcohol están sujetas a un impuesto al consumo departamental conforme a la Ley 223 de 1995, además del IVA. La empresa de catering debe garantizar que tiene la autorización apropiada para servir alcohol en el lugar y evento específicos.
La fuerza mayor en contratos colombianos se rige por los artículos 1604 y 1616 del Código Civil. Un evento de fuerza mayor debe ser: (1) imprevisible al momento de contratar; (2) irresistible (imposible de superar con la debida diligencia); y (3) externo a la voluntad del deudor. Los eventos clásicos de fuerza mayor en el contexto del catering incluyen: estados de emergencia declarados por el gobierno que restringen reuniones públicas, desastres naturales (terremotos, inundaciones) que afectan el lugar del evento, o confinamientos por pandemia. Ante fuerza mayor, ninguna de las partes es responsable por el incumplimiento. Los tribunales colombianos examinaron muchas disputas de contratos de catering durante la pandemia de COVID-19, sosteniendo consistentemente que las restricciones gubernamentales sobre eventos constituían fuerza mayor válida. El contrato debe especificar: plazo de notificación ante ocurrencia de fuerza mayor, obligación de documentar el evento oficialmente (decreto, notas de prensa, certificado oficial), y las opciones de las partes: reembolso total, reagendamiento o nota crédito para servicios futuros.
Los servicios de catering en Colombia están sujetos al IVA del 19% sobre el valor total del servicio integrado (preparación de alimentos más servicio), ya que el componente de servicio hace que la transacción sea un servicio gravable aunque algunos alimentos estuvieran exentos de IVA cuando se venden por separado en una tienda. Aplica retención en la fuente: 6% por servicios bajo el artículo 392 del Estatuto Tributario cuando se paga a empresas del régimen ordinario. Las empresas de catering que también cobren por arriendo de equipos, vajilla o decoración de eventos pueden enfrentar tratamiento tributario separado para esos ítems. El Impuesto de Industria y Comercio (ICA) es pagadero al municipio donde se presta el servicio. Los recibos deben documentarse a través de facturación electrónica conforme a la Resolución DIAN 000042 de 2020. Para clientes corporativos, los gastos de catering pueden ser deducibles del impuesto sobre la renta bajo el artículo 107 del Estatuto Tributario como gasto necesario y proporcional del negocio.
Las principales diferencias radican en la ubicación, los servicios incluidos y la normatividad aplicable. Un contrato de catering cubre servicios prestados en un lugar elegido por el cliente (instalaciones del cliente, un espacio de eventos de terceros o al aire libre), exigiendo al caterador llevar todos los alimentos, personal, equipos y logística. Una reserva de restaurante para evento privado, en cambio, utiliza las instalaciones, equipos, cocina e instalaciones licenciadas permanentes del restaurante. Desde la perspectiva legal, los contratos de catering tienen una distribución de riesgos más compleja porque el caterador debe garantizar el cumplimiento de inocuidad alimentaria fuera de su cocina certificada habitual, mientras que un evento de restaurante está sujeto a las propias certificaciones del Invima y permisos sanitarios del restaurante. Para servicios de catering, el prestador debe tener autorización para preparación de alimentos fuera de instalaciones fijas. A efectos tributarios, ambos se tratan como servicios sujetos al IVA del 19%. Las condiciones de cancelación también tienden a ser más estrictas en contratos de catering dados los mayores costos de preparación.
Esta plantilla se proporciona únicamente con fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Las leyes varían según la jurisdicción y cambian con el tiempo. Consulte a un abogado cualificado para obtener asesoramiento específico para su situación.Aviso legal completo
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