Contrato de Mantenimiento y Soporte Técnico Colombia
CONTRATO DE MANTENIMIENTO Y SOPORTE TÉCNICO
Conforme al Artículo 1602 del Código Civil, Artículo 864 del Código de Comercio,
Decreto 1072 de 2015 y Resolución 0312 de 2019 del Ministerio del Trabajo
PRIMERA. — PARTES
EL CONTRATANTE:
Nombre/Razón social: [Client Name]
NIT / Identificación: [Client NIT]
Domicilio: [Client Address]
EL PRESTADOR:
Nombre/Razón social: [Provider Name]
NIT / Identificación: [Provider NIT]
Domicilio: [Provider Address]
SEGUNDA. — OBJETO Y ALCANCE
El Prestador se obliga a prestar servicios de mantenimiento preventivo y correctivo sobre los siguientes equipos y sistemas:
[Equipment Description]
2.1. Mantenimiento Preventivo: El Prestador realizará visitas programadas de mantenimiento preventivo con frecuencia [Preventive Frequency], conforme al calendario anual acordado entre las Partes, entregando informe técnico escrito después de cada visita.
2.2. Mantenimiento Correctivo: El Prestador atenderá las fallas y averías que se presenten en los equipos objeto del contrato, con un tiempo máximo de respuesta de [SLA Response] para incidencias críticas y un tiempo máximo de resolución de [SLA Resolution].
2.3. Repuestos: [Spare Parts Responsibility]
TERCERA. — VALOR Y FORMA DE PAGO
3.1. El canon mensual por los servicios de mantenimiento es de [Monthly Fee], más IVA del 19% y las retenciones en la fuente aplicables conforme al artículo 392 del Estatuto Tributario.
3.2. El Prestador emitirá factura electrónica conforme a la Resolución DIAN 000042 de 2020 durante los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes. El Contratante realizará el pago dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción de la factura, previa verificación del cumplimiento de las obligaciones de seguridad social del personal del Prestador.
CUARTA. — SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
El Prestador se obliga a: (a) implementar y mantener un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) conforme al Decreto 1072 de 2015 (artículo 2.2.4.6) y la Resolución 0312 de 2019 del Ministerio del Trabajo; (b) afiliar a todos sus trabajadores al Sistema General de Riesgos Laborales (SGRP) a través de una Administradora de Riesgos Laborales (ARL) autorizada; (c) dotar al personal del equipo de protección personal (EPP) adecuado para cada actividad; y (d) presentar mensualmente al Contratante los soportes de pago de aportes a seguridad social (EPS, AFP, ARL) de todo el personal asignado a este contrato.
QUINTA. — DURACIÓN Y TERMINACIÓN
5.1. El presente contrato tendrá una duración de [Contract Duration], contada a partir de la fecha de firma.
5.2. Cualquiera de las Partes podrá dar por terminado el contrato mediante preaviso escrito de [Termination Notice], sin que ello genere indemnización alguna, salvo que la terminación se deba a incumplimiento comprobado de la otra parte, en cuyo caso aplican los artículos 1602 y 1546 del Código Civil.
5.3. El incumplimiento reiterado del SLA (más de tres (3) incumplimientos documentados en un mes) constituye justa causa de terminación inmediata por parte del Contratante, con derecho a reembolso del canon prepagado.
FIRMAS
En [Execution City], a los [Execution Date].
EL CONTRATANTE:
[Client Name] — NIT/C.C.: [Client NIT]
Firma: _________________________
EL PRESTADOR:
[Provider Name] — NIT/C.C.: [Provider NIT]
Firma: _________________________
Client (Contratante)
________________
Signature
Provider (Prestador)
________________
Signature
Qué es Contrato de Mantenimiento y Soporte Técnico Colombia
El Contrato de Mantenimiento y Soporte Técnico Colombia es un contrato regulado por Código Civil art. 1602 y Ley 1480/2011 que vincula a las partes obligándolas a cumplir las prestaciones pactadas conforme a la ley colombiana.
El contrato de mantenimiento en Colombia se distingue del contrato de obra o del contrato de compraventa porque su objeto es la conservación y reparación de un bien existente, no la construcción de uno nuevo ni la transferencia de propiedad. La Corte Suprema de Justicia de Colombia (Sala Civil) ha señalado en múltiples sentencias que los contratos de mantenimiento generan obligaciones de resultado en lo que respecta al mantenimiento preventivo programado, y obligaciones de medio en cuanto al mantenimiento correctivo ante fallas imprevistas.
La Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y sus decretos reglamentarios son aplicables cuando el contratante es un consumidor final no comerciante, estableciendo garantías mínimas de calidad y servicio supervisadas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Para contratos con entidades del Estado colombiano, aplica la Ley 80 de 1993 (Estatuto General de Contratación), el Decreto 1082 de 2015 y el sistema electrónico SECOP II administrado por Colombia Compra Eficiente.
En el sector de tecnología de la información, los contratos de mantenimiento de software deben contemplar las disposiciones de la Ley 23 de 1982 y la Decisión 351 de 1993 de la Comunidad Andina en cuanto al manejo del código fuente durante las actividades de mantenimiento. Para sistemas de control industrial (SCADA, DCS) en sectores regulados como energía o petróleo y gas, aplican adicionalmente las normas técnicas de la CREG (Comisión de Regulación de Energía y Gas) y el Ministerio de Minas y Energía.
El contrato debe especificar claramente los dos tipos principales de mantenimiento: el mantenimiento preventivo, que consiste en actividades programadas periódicamente para prevenir fallas (inspecciones, limpieza, calibración, actualizaciones de firmware o software), y el mantenimiento correctivo, que implica la reparación de averías o fallas una vez que ocurren. La distinción es fundamental para definir los tiempos de respuesta (SLA), los costos adicionales por repuestos y las responsabilidades ante daños consecuenciales.
Cuándo necesitas Contrato de Mantenimiento y Soporte Técnico Colombia
Un Contrato de Mantenimiento y Soporte Técnico en Colombia es necesario en toda situación en que una empresa o entidad contrate servicios continuos de conservación y reparación de equipos o sistemas. Los supuestos más frecuentes incluyen: mantenimiento de equipos médicos en clínicas y hospitales (sujetos a la Resolución 4816 de 2008 del Ministerio de Salud sobre tecnovigilancia), mantenimiento de sistemas informáticos y redes empresariales, mantenimiento de ascensores e instalaciones eléctricas en edificios sometidos al régimen de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001), mantenimiento de maquinaria industrial en plantas manufactureras, y soporte técnico de software empresarial (ERP, CRM).
Es especialmente crítico formalizarlo antes de iniciar el servicio para: (1) establecer el inventario exacto de equipos o sistemas cubiertos y excluidos; (2) definir los tiempos de respuesta ante incidencias críticas, urgentes y rutinarias; (3) precisar quién suministra los repuestos y a qué precio; (4) delimitar la responsabilidad del prestador por daños consecuenciales derivados de fallas no corregidas a tiempo; (5) cumplir con los requisitos de documentación del Ministerio del Trabajo para actividades de mantenimiento industrial (seguridad y salud en el trabajo, Resolución 0312 de 2019).
Para equipos bajo garantía del fabricante, el contrato de mantenimiento debe coordinarse con los términos de la garantía original para no invalidarla. Para sistemas de seguridad electrónica (CCTV, control de acceso), la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada tiene regulaciones específicas que deben reflejarse en el contrato.
Qué incluir en tu Contrato de Mantenimiento y Soporte Técnico Colombia
Un Contrato de Mantenimiento y Soporte Técnico Colombia válido y ejecutable debe contener los siguientes elementos esenciales para garantizar la continuidad operacional y la seguridad jurídica de las partes.
Identificación de las partes y del objeto del contrato: Datos completos del Prestador (NIT, matrícula mercantil, representante legal) y del Contratante, y descripción precisa de los equipos, sistemas o instalaciones objeto del mantenimiento, idealmente con un Anexo de Inventario firmado por ambas partes en la fecha de inicio.
Alcance del servicio: Descripción detallada de las actividades de mantenimiento preventivo (periodicidad, procedimientos estándar, herramientas) y correctivo (procedimiento ante fallas, escalamiento técnico), incluyendo qué queda expresamente excluido (daños por fuerza mayor, vandalismo, uso inadecuado).
Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA): Tiempos máximos de respuesta y resolución por prioridad de incidencia: crítica (sistema caído, riesgo para la vida), alta (funcionalidad degradada), media y baja (mejoras). Las penalidades por incumplimiento del SLA deben ser proporcionales y no exceder el valor del canon mensual bajo los principios de proporcionalidad del Código Civil.
Mantenimiento preventivo programado: Calendario anual de visitas preventivas, lista de verificación técnica (checklist) por tipo de equipo, y obligación de entrega de informe técnico escrito después de cada visita preventiva, conforme a las normas técnicas del ICONTEC aplicables al tipo de equipo.
Repuestos y materiales: Quién es responsable de suministrar repuestos originales o compatibles, cuáles están incluidos en el canon y cuáles se facturan aparte, procedimiento de aprobación de costos de repuestos mayores, y garantía sobre repuestos instalados.
Obligaciones de seguridad y salud: Cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) del prestador conforme al Decreto 1072 de 2015 (artículo 2.2.4.6) y la Resolución 0312 de 2019 del Ministerio del Trabajo, especialmente para actividades en alturas, trabajo eléctrico y manejo de sustancias peligrosas.
Confidencialidad y acceso a instalaciones: El prestador accede a información sensible del contratante (planos, contraseñas de sistemas, datos de producción). Debe incluirse cláusula de confidencialidad estricta bajo la Ley 256 de 1996 (competencia desleal) y obligaciones de devolución de información al terminar el contrato.
Cláusula de responsabilidad y seguros: Topes máximos de responsabilidad del prestador, obligación de mantener seguro de responsabilidad civil extracontractual y, para equipos de alto valor, seguro de todo riesgo. La Superintendencia Financiera de Colombia supervisa los contratos de seguro aplicables.
Duración, renovación y terminación: Plazo inicial (típicamente 1 año), condiciones de renovación automática con preaviso, causales de terminación anticipada por justa causa (incumplimiento reiterado del SLA, insolvencia) y efectos de la terminación (devolución de equipos, finalización de garantías).
Resolución de controversias: Conciliación extrajudicial obligatoria ante centros autorizados por el Ministerio de Justicia bajo la Ley 640 de 2001, y arbitraje bajo la Ley 1563 de 2012. forms-legal.com ofrece el modelo actualizado de Contrato de Mantenimiento y Soporte Técnico conforme al marco normativo colombiano vigente.
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}Preguntas Frecuentes
El mantenimiento preventivo consiste en actividades programadas y periódicas para prevenir fallas antes de que ocurran: inspecciones, limpieza, lubricación, calibración, actualizaciones de firmware y reemplazo de piezas según intervalos recomendados por el fabricante. El mantenimiento correctivo, en cambio, comprende las reparaciones realizadas después de que ocurre una falla o avería. La distinción legal es importante porque los tribunales colombianos tratan el mantenimiento preventivo como una obligación de resultado (la visita programada debe ocurrir puntualmente), mientras que el mantenimiento correctivo es generalmente una obligación de medio (el técnico debe aplicar diligencia profesional para reparar la falla, sin poder garantizar el resultado en todas las circunstancias). Los contratos deben especificar SLA, precios y reglas de responsabilidad separadas para cada tipo.
No automáticamente. Conforme al artículo 23 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), la relación laboral existe solo cuando coexisten tres elementos: prestación personal del servicio, subordinación y remuneración. Un técnico de mantenimiento que trabaja bajo un contrato de servicios conserva independencia en cómo organiza su horario y métodos de trabajo. Sin embargo, si el cliente controla los horarios del técnico, exige dedicación exclusiva, provee herramientas y equipos y da instrucciones cotidianas, el Ministerio del Trabajo puede reclasificar la relación como laboral. Para evitar este riesgo, los contratos de mantenimiento deben especificar que el prestador puede asignar diferentes técnicos calificados, que los pagos están vinculados a entregables de servicio y no a horas trabajadas, y que el prestador es responsable de sus propios sistemas de seguridad y salud.
Conforme a los artículos 2341 y 2347 del Código Civil colombiano, el prestador del mantenimiento tiene responsabilidad civil extracontractual por daños causados por negligencia o culpa de sus técnicos. Contractualmente, el prestador responde por perjuicios derivados del incumplimiento de los estándares técnicos acordados y las especificaciones del fabricante. Sin embargo, los contratos típicamente incluyen topes de responsabilidad que limitan la exposición del prestador a un múltiplo de la tarifa mensual o solo a daños directos documentados, excluyendo lucro cesante y daños consecuenciales. Para lesiones a personal, el empleador del trabajador lesionado tiene responsabilidad primaria bajo el SGRP, pero el prestador del mantenimiento puede tener responsabilidad solidaria si la lesión resultó de su negligencia. Se recomienda encarecidamente el seguro de responsabilidad civil.
Sí. Los artículos 1592 a 1601 del Código Civil colombiano regulan expresamente las cláusulas penales. Una cláusula penal permite a las partes acordar previamente un monto fijo pagadero ante el incumplimiento, evitando la necesidad de probar perjuicios reales. En contratos de mantenimiento, las cláusulas penales son más comunes para violaciones del SLA (ej., no responder dentro del tiempo acordado para incidencias críticas). Los tribunales colombianos han respaldado sistemáticamente las cláusulas penales siempre que no sean desproporcionadas al valor contractual. Bajo el artículo 1601, si los daños reales superan la pena, el acreedor no puede reclamar ambos salvo que el contrato lo permita expresamente. Los montos de la pena deben expresarse claramente en COP y no confundirse con intereses de mora o sanciones administrativas.
Las actividades de mantenimiento en Colombia están sujetas al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) regulado por el Decreto 1072 de 2015 (artículo 2.2.4.6) y la Resolución 0312 de 2019 del Ministerio del Trabajo, que establece estándares mínimos del SG-SST según el tamaño de la empresa. Para actividades de mantenimiento de alto riesgo, aplican regulaciones adicionales: trabajo en alturas (Resolución 4272/2021), trabajo eléctrico (RETIE), manejo de sustancias peligrosas (Decreto 1496/2018 sobre clasificación química) y entrada a espacios confinados. Los contratistas también deben afiliar a sus trabajadores al Sistema General de Riesgos Laborales (SGRP) a través de una Administradora de Riesgos Laborales (ARL). El incumplimiento expone a la empresa de mantenimiento a sanciones bajo la Ley 1562 de 2012.
Conforme a los artículos 1602 y 1546 del Código Civil, una parte puede solicitar la terminación judicial por incumplimiento material. Sin embargo, la mayoría de contratos de mantenimiento incluyen una cláusula expresa de terminación unilateral por justa causa cuando el proveedor acumula un número definido de incumplimientos del SLA en un período de medición (ej., tres incumplimientos críticos en un mes). El contrato debe especificar un proceso formal de notificación: aviso escrito identificando el incumplimiento, un período de subsanación (típicamente 10-15 días hábiles) y terminación automática si no se remedia. Ante terminación por incumplimiento del proveedor, el cliente tiene derecho a reembolso proporcional del canon prepagado, recuperación de toda la documentación, credenciales de acceso e informes técnicos, y compensación por daños documentados incluyendo el costo de contratar un proveedor de reemplazo de emergencia.
Sí. Cuando el cliente es una entidad pública en Colombia, el contrato de mantenimiento se rige por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015. El contrato debe publicarse en la plataforma SECOP II administrada por Colombia Compra Eficiente. Los procedimientos de selección varían según el valor del contrato: la contratación directa está permitida para montos menores a 10 SMMLV en mantenimiento, mientras que contratos mayores requieren proceso de mínima cuantía, selección abreviada o licitación pública. Los contratos públicos también deben incluir garantía de cumplimiento expedida por una aseguradora colombiana autorizada por la Superintendencia Financiera, y deben especificar las cláusulas anticorrupción exigidas por el Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011).
Esta plantilla se proporciona únicamente con fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Las leyes varían según la jurisdicción y cambian con el tiempo. Consulte a un abogado cualificado para obtener asesoramiento específico para su situación.Aviso legal completo
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