Solicitud de Licencia de Paternidad — Ley Colombiana

La Solicitud de Licencia de Paternidad en Colombia es el documento formal mediante el cual un trabajador masculino o su pareja del mismo sexo solicita al empleador el reconocimiento de la licencia remunerada establecida en el artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), modificado por la Ley 2114 de 2021. Colombia amplió esta licencia de ocho días hábiles a dos semanas calendario, convirtiéndose en uno de los avances laborales más relevantes de la última década en el país.

El fundamento constitucional de la licencia de paternidad en Colombia se encuentra en los artículos 42 y 44 de la Constitución Política de 1991. El artículo 42 reconoce la familia como núcleo fundamental de la sociedad y el artículo 44 declara que los derechos del niño prevalecen sobre los derechos de los demás. La Corte Constitucional ratificó el alcance de estos derechos en la Sentencia C-663 de 2009 y la Sentencia C-383 de 2012, señalando que el vínculo paterno-filial durante los primeros días de vida responde al interés superior del menor consagrado en el artículo 44 de la Constitución y promueve la equidad de género en las responsabilidades de cuidado según el artículo 13 constitucional.

La Ley 2114 de 2021, vigente desde el 29 de julio de 2021, introdujo tres reformas sustanciales al régimen de licencias parentales. Primera, amplió la licencia de paternidad de ocho días hábiles a dos semanas calendario. Segunda, creó la licencia parental compartida (artículo 3 de la Ley 2114), que permite trasladar hasta seis semanas de la licencia de maternidad de 18 semanas al padre, siempre que la madre conserve mínimo 12 semanas. Tercera, estableció el tiempo parental flexible (artículo 4 de la Ley 2114), que permite laborar medio tiempo por un período equivalente a las semanas de licencia restantes. Adicionalmente, el artículo 5 de la Ley 2114 establece incrementos progresivos de la licencia según la tasa de desempleo reportada por el DANE: cuando baje del 10% por dos años consecutivos, la licencia sube a tres semanas; bajo el 8%, cuatro semanas; bajo el 6%, cinco semanas.

El costo económico de la licencia de paternidad en Colombia no recae sobre el empleador sino sobre el Sistema General de Seguridad Social en Salud, administrado por la Entidad Promotora de Salud (EPS) a la que está afiliado el trabajador. Según el parágrafo 5 del artículo 236 del CST y el Decreto 780 de 2016 (que compila las normas reglamentarias del sector salud), la EPS reembolsa al empleador el salario pagado durante la licencia mediante el mecanismo de compensación administrado por la ADRES (Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud). El reembolso exige la presentación del Registro Civil de Nacimiento, emitido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, o la sentencia judicial de adopción expedida por el Juzgado de Familia o el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF).

Para tener derecho al reembolso completo por parte de la EPS, el padre debe acreditar cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud durante todo el período de gestación, reportadas a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Cuando el trabajador no completa el período mínimo de cotización, la EPS reconoce únicamente la fracción proporcional correspondiente a las semanas efectivamente aportadas, según lo establecido en el Decreto 780 de 2016. La Corte Constitucional aclaró en la Sentencia T-568 de 2015 que la insuficiencia de cotizaciones no extingue el derecho a la licencia: el trabajador conserva el derecho a las dos semanas completas y el empleador debe asumir la proporción no cubierta por la EPS.

El Ministerio del Trabajo (MinTrabajo) vigila el cumplimiento de la licencia de paternidad mediante inspecciones laborales reguladas en los artículos 485 a 487 del CST. Los empleadores que nieguen u obstaculicen la licencia pueden ser sancionados por la Dirección Territorial del Trabajo con multas de hasta 5.000 SMLMV, conforme al artículo 7 de la Ley 1610 de 2013. Ante la negativa del empleador, el trabajador puede acudir al Juzgado Laboral del Circuito o interponer una acción de tutela fundamentada en los artículos 42, 44 y 86 de la Constitución, con decisión judicial en un plazo máximo de 10 días hábiles según el Decreto 2591 de 1991.

La solicitud de licencia de paternidad debe presentarse al empleador dentro de los 30 días siguientes al nacimiento o a la ejecutoria de la sentencia de adopción. El Decreto 1072 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo — ordena al empleador conservar la solicitud y sus soportes en la hoja de vida del trabajador durante la vigencia del contrato y por lo menos tres años después de su terminación, según el período de prescripción del artículo 488 del CST.

La Solicitud de Licencia de Paternidad en Colombia se requiere en toda situación en que un trabajador vinculado mediante contrato de trabajo — a término indefinido (artículo 45 del CST), a término fijo (artículo 46 del CST) o por obra o labor determinada — sea padre biológico o adoptivo y desee ejercer el derecho a la licencia remunerada del artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2114 de 2021.

La solicitud debe presentarse al empleador dentro de los 30 días siguientes al nacimiento o a la ejecutoria de la sentencia de adopción. Omitir este plazo puede ocasionar la pérdida del derecho a la licencia, conforme al Decreto 780 de 2016 y a los criterios establecidos por el Ministerio del Trabajo en circulares administrativas. El padre debe indicar en la solicitud las fechas de inicio y finalización de las dos semanas calendario de licencia, acompañadas del Registro Civil de Nacimiento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil o de la sentencia judicial de adopción del Juzgado de Familia o del ICBF.

Todo empleador en Colombia — sea una Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) constituida bajo la Ley 1258 de 2008, una Sociedad de Responsabilidad Limitada (Ltda.), una Sociedad Anónima (SA), una persona natural comerciante registrada ante la Cámara de Comercio, o una entidad pública regida por la Ley 909 de 2004 — debe recibir la solicitud de licencia de paternidad para activar el mecanismo de reembolso ante la EPS. Sin la solicitud formal y sus documentos soporte, la EPS no procesa el reconocimiento de la licencia a través del sistema PILA y el empleador no puede recuperar los salarios pagados durante la licencia ante la ADRES.

La solicitud también es indispensable cuando el padre quiere acogerse a la licencia parental compartida del artículo 3 de la Ley 2114 de 2021. Bajo esta figura, la madre puede ceder hasta seis semanas de su licencia de maternidad de 18 semanas al padre, siempre que conserve mínimo 12 semanas consecutivas. La solicitud compartida debe ser firmada por ambos padres, presentada a los dos empleadores con copia de los certificados de afiliación a la EPS respectiva.

Los trabajadores afiliados al Régimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud a través de EPS como Sura EPS, Nueva EPS, Sanitas, Compensar, Famisanar o Coomeva, deben presentar la solicitud completa para que la ADRES procese el reembolso correspondiente. La Superintendencia Nacional de Salud supervisa el cumplimiento oportuno del reconocimiento de la licencia de paternidad por parte de las EPS, según la Ley 1122 de 2007.

Los extranjeros que trabajan en Colombia bajo visa de trabajo expedida por Migración Colombia conforme al Decreto 1067 de 2015 tienen derecho a la licencia de paternidad en igualdad de condiciones, siempre que estén afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud y hayan completado el período mínimo de cotización durante la gestación.

Adicional a la licencia de paternidad básica, la solicitud es necesaria cuando el padre desea ejercer el tiempo parental flexible del artículo 4 de la Ley 2114 de 2021. Mediante este mecanismo, después de agotar las dos semanas de licencia de paternidad, el trabajador puede acordar con el empleador una jornada de medio tiempo por un período equivalente a las semanas de licencia restantes. Dicho acuerdo debe constar en un otrosí al contrato de trabajo y reportarse a la EPS para ajustar las cotizaciones a través de la PILA. La Corte Constitucional ha interpretado el tiempo parental flexible de manera amplia, a la luz del principio del interés superior del menor consagrado en el artículo 44 de la Constitución Política de 1991, y el empleador no puede negarlo unilateralmente cuando las condiciones operativas lo permiten razonablemente.

La Solicitud de Licencia de Paternidad en Colombia válida bajo el artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo y la Ley 2114 de 2021 debe contener los siguientes elementos para activar el derecho a la licencia remunerada y el mecanismo de reembolso ante la EPS según el Decreto 780 de 2016.

Identificación del trabajador: Nombre completo del padre, número de cédula de ciudadanía (para colombianos) o cédula de extranjería (para residentes extranjeros con visa de trabajo conforme al Decreto 1067 de 2015), cargo, área o departamento y datos de contacto. La identificación debe coincidir exactamente con los datos registrados en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) para que la EPS pueda verificar el historial de cotizaciones durante el período de gestación.

Datos del empleador: Razón social de la empresa o del empleador persona natural, NIT asignado por la DIAN, nombre y cargo del supervisor directo o del representante de recursos humanos a quien se dirige la solicitud. Cuando el empleador es persona jurídica, conviene referenciar el número de matrícula mercantil ante la Cámara de Comercio para acreditar su existencia legal.

Tipo de evento: Indicación clara de si la licencia se solicita por nacimiento biológico (nacimiento) o por adopción judicial (adopción). Para nacimientos biológicos se requiere el Registro Civil de Nacimiento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil. Para adopciones, se requiere la sentencia judicial de adopción del Juzgado de Familia o la resolución administrativa de adopción del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF).

Información del recién nacido o adoptado: Nombre completo del menor según el Registro Civil de Nacimiento, fecha de nacimiento o de adopción y Número Único de Identificación Personal (NUIP) asignado por la Registraduría. En partos múltiples, cada hijo debe identificarse por separado, aunque la duración de la licencia permanece en dos semanas calendario independientemente del número de hijos nacidos.

Afiliación a la EPS: Nombre de la EPS a la que está afiliado el trabajador en el Régimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud según la Ley 100 de 1993, número de afiliación y constancia de pago de aportes durante el período de gestación. El Decreto 780 de 2016 exige un período mínimo de cotización equivalente al tiempo de gestación — aproximadamente 36 a 40 semanas de aportes ininterrumpidos — para el reconocimiento completo del reembolso.

Fechas solicitadas de licencia: Fechas exactas de inicio y fin de las dos semanas calendario de licencia de paternidad bajo el artículo 236 del CST según la Ley 2114 de 2021. La licencia debe iniciar dentro de los 30 días siguientes al nacimiento o a la adopción. La solicitud debe especificar si el padre también pretende acogerse a la licencia parental compartida (artículo 3 de la Ley 2114) o al tiempo parental flexible (artículo 4 de la Ley 2114), mecanismos que requieren documentación adicional, incluyendo el consentimiento escrito de la madre y el reconocimiento de su empleador.

Relación de documentos adjuntos: La solicitud debe relacionar los soportes anexos — Registro Civil de Nacimiento o sentencia de adopción, certificado de afiliación a la EPS, último comprobante de pago PILA con cotizaciones activas y, cuando se solicite licencia parental compartida, copia del certificado de afiliación de la madre a su EPS. El Ministerio del Trabajo exige al empleador conservar estos documentos en la hoja de vida del trabajador conforme al Decreto 1072 de 2015.

Firma y solicitud formal: Petición expresa al empleador para autorizar la licencia y gestionar el reembolso ante la ADRES (Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud). Deben figurar la firma manuscrita o digital del padre, la fecha de presentación y la ciudad donde se radica la solicitud.

Acuse de recibo del empleador: Sección donde el empleador o el representante de recursos humanos confirma la recepción de la solicitud, la fecha de radicación y el número de consecutivo interno asignado. El acuse de recibo es la prueba de que el trabajador presentó la solicitud dentro del plazo de 30 días establecido en el artículo 236 del CST y activa la obligación del empleador de gestionar el reembolso ante la EPS. Según el Decreto 1072 de 2015, el empleador debe conservar la solicitud con acuse de recibo durante la vigencia del contrato y por lo menos tres años después de su terminación, conforme al período de prescripción del artículo 488 del CST.

Aviso de tratamiento de datos personales: Bajo la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales) y el Decreto 1377 de 2013, la información contenida en la solicitud de licencia de paternidad — incluyendo la identificación del padre, los datos del recién nacido y los datos de afiliación a la EPS — constituye dato personal sujeto a la política de privacidad del empleador. El empleador solo puede usar esta información para la gestión laboral, el cumplimiento de obligaciones de seguridad social y el trámite de reembolso ante la EPS, bajo la vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Formas-legal.com pone a disposición este modelo de Solicitud de Licencia de Paternidad para Colombia como herramienta práctica para ejercer el derecho consagrado en la legislación laboral colombiana. Cada solicitud debe revisarse frente a los requisitos específicos de la EPS y los procedimientos internos del empleador. El Ministerio del Trabajo, la Superintendencia Nacional de Salud y la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) ejercen funciones de vigilancia sobre el cumplimiento de la licencia de paternidad y pueden auditar los registros del empleador en cualquier momento.