Solicitud de Incapacidad ante la EPS Colombia

El subsidio salarial por incapacidad en Colombia sigue un cálculo escalonado conforme al artículo 206 de la Ley 100 de 1993. Para los primeros dos días de incapacidad, el empleador paga directamente el 66,67% (dos terceras partes) del Ingreso Base de Cotización (IBC) del trabajador — el salario base mensual reportado en la PILA. Del día 3 al 90, la EPS (Entidad Promotora de Salud) asume el pago a la misma tasa del 66,67% a través de la ADRES (Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud). Del día 91 al 180, la EPS reduce el subsidio al 50% del IBC. El artículo 227 del CST establece un piso: el subsidio diario nunca puede ser inferior al SMLMV proporcional — COP$1.423.500 mensual para 2025, dividido entre 30 días. Después de 180 días acumulados de incapacidad por el mismo diagnóstico, el caso se remite a la AFP o a Colpensiones para evaluación de la pensión de invalidez permanente conforme al Sistema General de Pensiones. Durante todo el período de incapacidad, el empleador debe continuar reportando y pagando los aportes a la seguridad social (EPS, AFP, ARL) sobre la base salarial previa a la incapacidad conforme al Decreto 1406 de 1999.

El ordenamiento jurídico colombiano ofrece sólidas protecciones contra el despido de trabajadores durante la incapacidad temporal mediante el principio de estabilidad laboral reforzada. La Corte Constitucional, en la Sentencia T-468 de 2010 y consolidada en la Sentencia SU-049 de 2017, estableció que los trabajadores con incapacidades activas gozan de protección laboral reforzada — el empleador debe obtener autorización previa del Inspector del Trabajo del MinTrabajo antes de proceder con el despido, incluso cuando exista justa causa conforme al artículo 62 del CST. El despido sin autorización del MinTrabajo se presume discriminatorio conforme al artículo 26 de la Ley 361 de 1997 y da lugar a: reintegro con pago completo de salarios dejados de percibir, pago de 180 días de salario como indemnización por despido discriminatorio, y continuidad de todas las obligaciones de seguridad social incluyendo aportes a EPS, AFP y ARL. El trabajador puede solicitar protección inmediata mediante acción de tutela ante cualquier juez civil o laboral municipal conforme al Decreto 2591 de 1991. La Corte Constitucional ha extendido la estabilidad reforzada no solo a los trabajadores con discapacidad formalmente declarada, sino también a aquellos con condiciones de salud que limiten sustancialmente su capacidad laboral — la Sentencia T-198 de 2006 estableció que incluso los trabajadores sin calificación formal de invalidez están protegidos cuando el empleador conoce la condición de salud.

Cuando la incapacidad temporal del trabajador supera los 180 días acumulados por el mismo diagnóstico, el artículo 206 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 41 de la Ley 962 de 2005 exigen a la EPS remitir el caso a la AFP o a Colpensiones para la determinación de la invalidez permanente conforme al Sistema General de Pensiones. La AFP o Colpensiones debe encargar la calificación de pérdida de capacidad laboral a la Junta Regional de Calificación de Invalidez del departamento donde reside el trabajador. Una calificación de invalidez del 50% o superior califica al trabajador para la pensión de invalidez conforme al artículo 38 de la Ley 100 de 1993 — calculada al 45% del IBC para pérdida entre el 50% y el 65,99%, y al 54% para pérdida del 66% o más, con un 1,5% adicional por cada 50 semanas de aportes más allá del mínimo de 50 semanas. Durante el proceso de calificación, el empleador debe mantener el vínculo laboral y continuar pagando los aportes a la seguridad social. Conforme al Decreto 1072 de 2015, el empleador está obligado a reintegrar al trabajador a un cargo compatible si la calificación de invalidez es inferior al 50%. Las apelaciones contra la determinación de la Junta Regional van a la Junta Nacional de Calificación de Invalidez, y el control judicial está disponible ante el Juzgado Laboral del Circuito.

Durante la incapacidad temporal en Colombia, la obligación de pagar los aportes a la seguridad social recae sobre el empleador conforme al Decreto 1406 de 1999 y el marco regulatorio consolidado en el Decreto 1072 de 2015. El empleador debe continuar reportando y pagando aportes a la EPS (Entidad Promotora de Salud), a la AFP (Administradora de Fondos de Pensiones) o Colpensiones, a la ARL (Administradora de Riesgos Laborales) y a la Caja de Compensación Familiar (CCF) durante todo el período de incapacidad. La base de cotización (IBC) durante la incapacidad es el salario que el trabajador devengaba inmediatamente antes de iniciarse la incapacidad — el empleador no puede reducir el IBC para reflejar el menor subsidio por incapacidad. La parte del trabajador en los aportes (4% para EPS y 4% para AFP/Colpensiones) se descuenta del subsidio por incapacidad pagado por la EPS. La parte del empleador (8,5% para EPS, 12% para AFP, la tarifa de ARL aplicable y 4% para CCF) sigue siendo obligación directa del empleador. Los aportes parafiscales al SENA e ICBF se calculan conforme a las reglas de exención del artículo 25 de la Ley 1607 de 2012. La UGPP audita activamente el cumplimiento de las obligaciones de aportes del empleador durante los períodos de incapacidad e impone sanciones por subreporte en el sistema PILA.

La diferencia entre la incapacidad de la EPS y la de la ARL en Colombia depende del origen de la condición. La enfermedad general (no laboral) y las lesiones no relacionadas con el trabajo están cubiertas por la EPS conforme al artículo 206 de la Ley 100 de 1993, con subsidio calculado al 66,67% del IBC para los días 3 a 90 y al 50% para los días 91 a 180, con el empleador pagando los primeros dos días. El accidente de trabajo y la enfermedad laboral están cubiertos por la ARL (Administradora de Riesgos Laborales) conforme a la Ley 1562 de 2012 y el Decreto 1295 de 1994, con subsidio calculado al 100% del salario del trabajador desde el primer día — un beneficio significativamente más favorable. La clasificación entre enfermedad general y origen laboral la determina inicialmente el médico tratante de la EPS. Cuando el trabajador o el empleador no está de acuerdo con la clasificación, puede presentar apelación ante la Junta Regional de Calificación de Invalidez conforme al Decreto 1072 de 2015, que emite una determinación vinculante del origen. La ARL es responsable del tratamiento médico, la rehabilitación y los beneficios económicos por condiciones laborales, mientras que la EPS cubre las condiciones no laborales. Los empleadores deben reportar todos los accidentes de trabajo a la ARL dentro de los dos días hábiles siguientes mediante el FURAT (Formato Único de Reporte de Accidente de Trabajo) conforme a la Resolución 156 de 2005.

Conforme al Decreto 780 de 2016 y el marco normativo de la Ley 100 de 1993, la EPS exige que el trabajador haya cotizado al Sistema General de Seguridad Social en Salud durante un mínimo de cuatro semanas inmediatamente anteriores al evento de incapacidad para reconocer el subsidio completo. Cuando el trabajador ha cotizado por menos de cuatro semanas — por vinculación reciente, interrupción del empleo o reporte tardío en la PILA por parte del empleador — la EPS reconoce el subsidio proporcionalmente con base en las semanas efectivamente cotizadas. El empleador es responsable de la diferencia entre el subsidio proporcional de la EPS y el piso mínimo del subsidio establecido por el artículo 227 del CST. La Corte Constitucional, en la Sentencia T-920 de 2009, sostuvo que los aportes insuficientes del empleador no pueden privar al trabajador del subsidio por incapacidad — cuando el empleador no ha pagado los aportes, el empleador asume la responsabilidad financiera total del subsidio que la EPS hubiera pagado si los aportes estuvieran al día. La UGPP audita el cumplimiento de las obligaciones de aportes del empleador y puede imponer sanciones conforme a la Ley 1607 de 2012 por reporte tardío o incompleto en la PILA que afecte el acceso de los trabajadores a los beneficios por incapacidad.

El derecho colombiano no prescribe un único formato obligatorio de notificación para la incapacidad, pero el Reglamento Interno de Trabajo conforme a los artículos 104 a 125 del CST — que los empleadores con más de diez trabajadores deben establecer con aprobación del MinTrabajo — generalmente especifica el procedimiento y los plazos de notificación. La práctica estándar exige al trabajador notificar al empleador dentro del primer día de ausencia, ya sea personalmente, a través de un familiar o por medios electrónicos (correo electrónico, WhatsApp o el sistema de recursos humanos de la empresa). El trabajador debe presentar posteriormente el certificado de incapacidad original expedido por el médico de la EPS — este certificado contiene el código diagnóstico CIE-10, el número de días autorizados y las fechas de inicio y fin de la incapacidad. Conforme al Decreto 1072 de 2015, el empleador debe registrar la incapacidad en la hoja de vida del trabajador y reportar la ausencia en el sistema PILA para los efectos de los aportes a la seguridad social. La no presentación del certificado de incapacidad por parte del trabajador dentro del plazo del Reglamento Interno de Trabajo puede resultar en que la ausencia sea calificada como injustificada conforme al artículo 60 del CST, aunque la Corte Constitucional sostuvo en la Sentencia T-597 de 2009 que el empleador debe considerar las circunstancias atenuantes antes de aplicar medidas disciplinarias.