Registro de Horas de Trabajo Colombia
REGISTRO DE HORAS DE TRABAJO
Artículo 159 del Código Sustantivo del Trabajo — Ley 2101 de 2021
DATOS DEL EMPLEADOR
Razón Social: [Employer Name]
NIT: [Employer NIT]
Dirección del Lugar de Trabajo: [Workplace Address]
DATOS DEL TRABAJADOR
Nombre Completo: [Employee Name]
Cédula: [Employee CC]
Cargo: [Job Title]
Área: [Department]
PERÍODO DE REGISTRO
Desde: [Period Start Date] Hasta: [Period End Date]
Tipo de Jornada: [Workday Type]
Jornada Máxima Semanal Aplicable: [Max Weekly Hours]
REGISTRO DIARIO DE HORAS
LUNES:
Entrada: [Monday Entry] Salida: [Monday Exit] Descanso: [Monday Break]
MARTES:
Entrada: [Tuesday Entry] Salida: [Tuesday Exit] Descanso: [Tuesday Break]
MIÉRCOLES:
Entrada: [Wednesday Entry] Salida: [Wednesday Exit] Descanso: [Wednesday Break]
JUEVES:
Entrada: [Thursday Entry] Salida: [Thursday Exit] Descanso: [Thursday Break]
VIERNES:
Entrada: [Friday Entry] Salida: [Friday Exit] Descanso: [Friday Break]
SÁBADO:
Entrada: [Saturday Entry] Salida: [Saturday Exit] Descanso: [Saturday Break]
RESUMEN DE HORAS EXTRAS Y RECARGOS
Horas extras diurnas (recargo 25% — Art. 168 CST): [Overtime Day Hours]
Horas extras nocturnas (recargo 75% — Art. 168 CST): [Overtime Night Hours]
Horas dominicales/festivas (recargo 75%/100% — Art. 179 CST): [Sunday Holiday Hours]
Total horas semanales: [Total Weekly Hours]
Autorización de horas extras MinTrabajo: [Overtime Authorization]
OBSERVACIONES
[Observations]
FUNDAMENTO LEGAL
El presente registro se elabora en cumplimiento del Artículo 159 del Código Sustantivo del Trabajo, los Artículos 158 a 169 del CST sobre jornada de trabajo y horas extras, la Ley 2101 de 2021 sobre reducción de la jornada laboral, y el Decreto 1072 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo).
FIRMAS
TRABAJADOR/A:
Firma: _________________________
[Employee Name]
C.C.: [Employee CC]
SUPERVISOR / RESPONSABLE DEL REGISTRO:
Firma: _________________________
[Supervisor Name]
[Supervisor Title]
Fecha: _________________________
Employee (Trabajador/a)
________________
Signature
Supervisor / Timekeeping Manager (Supervisor / Responsable)
________________
Signature
Qué es Registro de Horas de Trabajo Colombia
El Registro de Horas de Trabajo Colombia es un documento jurídico regulado por Código Sustantivo del Trabajo (CST) art. 159 con efectos vinculantes para quienes lo suscriben conforme al derecho colombiano.
El marco normativo de la jornada laboral en Colombia sufrió una reforma importante con la Ley 2101 de 2021, que reduce progresivamente la jornada máxima ordinaria semanal de 48 a 42 horas mediante implementación por fases. El calendario de reducción establecido en el Artículo 3 de la Ley 2101 es el siguiente: 47 horas desde el 15 de julio de 2023, 46 horas desde el 15 de julio de 2024, 44 horas desde el 15 de julio de 2025 y 42 horas desde el 15 de julio de 2026. El Registro de Horas de Trabajo debe reflejar estas reducciones progresivas, ya que las horas trabajadas más allá del máximo semanal aplicable constituyen horas extras sujetas a los recargos obligatorios de los Artículos 168 y 169 del CST.
El Artículo 158 del CST define la jornada máxima legal y establece tres clasificaciones de jornada: jornada diurna (de 6:00 a.m. a 9:00 p.m.) con un máximo de ocho horas diarias, jornada nocturna (de 9:00 p.m. a 6:00 a.m.) con un máximo de seis horas, y jornada mixta que abarca ambos períodos. El Registro de Horas de Trabajo debe clasificar con precisión cada hora trabajada bajo el tipo de jornada aplicable, ya que las horas nocturnas tienen un recargo del 35% conforme al Artículo 168 del CST modificado por el Artículo 24 de la Ley 789 de 2002.
Las horas extras en Colombia están estrictamente reguladas por los Artículos 159 a 169 del CST y requieren autorización previa del Ministerio del Trabajo (MinTrabajo). El Artículo 162 del CST prohíbe a los empleadores exigir horas extras superiores a dos horas diarias y doce horas semanales. El Registro de Horas de Trabajo sirve como evidencia del cumplimiento de estos límites durante las inspecciones del MinTrabajo bajo los Artículos 485 a 487 del CST. La hora extra diurna tiene un recargo del 25%, la hora extra nocturna del 75%, el trabajo dominical y festivo ordinario del 75% y el trabajo dominical y festivo extra del 100%, todos calculados sobre el salario ordinario por hora conforme a los Artículos 168 y 179 del CST.
El Decreto 1072 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo — consolida todas las disposiciones reglamentarias sobre jornada laboral, descansos y horas extras. El MinTrabajo hace cumplir las normas de jornada laboral a través de las Direcciones Territoriales del Trabajo, que realizan inspecciones programadas y sorpresivas. El Artículo 7 de la Ley 1610 de 2013 autoriza al MinTrabajo a imponer multas de hasta 5.000 SMLMV a empleadores que violen las normas de jornada laboral, no mantengan registros adecuados de tiempo o exijan horas extras no autorizadas.
La Corte Suprema de Justicia — Sala de Casación Laboral — ha establecido en múltiples pronunciamientos que la carga de probar las horas efectivamente trabajadas recae sobre el empleador cuando un trabajador reclama horas extras no pagadas. En la Sentencia SL-17443 de 2016, la Sala Laboral sostuvo que cuando el empleador no puede presentar un registro de horas de trabajo, el juez puede acoger el testimonio del trabajador sobre las horas laboradas, creando un fuerte incentivo procesal para que los empleadores mantengan registros precisos y completos.
Cuándo necesitas Registro de Horas de Trabajo Colombia
El Registro de Horas de Trabajo Colombia es necesario para todo empleador que opere en Colombia y vincule trabajadores bajo contratos de trabajo regidos por el Código Sustantivo del Trabajo. El Artículo 159 del CST exige a los empleadores mantener un registro contemporáneo de las horas trabajadas por cada empleado, y esta obligación aplica independientemente del tamaño del empleador, el sector económico o la estructura organizativa — desde una Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) bajo la Ley 1258 de 2008 hasta una persona natural comerciante registrada ante la DIAN.
El Registro de Horas de Trabajo es obligatorio cuando un empleador implementa la reducción progresiva de la jornada laboral semanal ordenada por la Ley 2101 de 2021. A medida que la jornada máxima ordinaria disminuye de 48 hacia 42 horas, el registro sirve como evidencia de que el empleador ha ajustado los horarios y no está exigiendo a los trabajadores superar el límite semanal aplicable. La Dirección Territorial del Trabajo puede solicitar el registro durante auditorías de cumplimiento para verificar la adhesión a la fase de reducción vigente.
El registro es necesario cuando los trabajadores realizan horas extras que generan pagos con recargo bajo los Artículos 168 y 169 del CST. Sin un Registro de Horas de Trabajo, el empleador no puede calcular con precisión los recargos por horas extras — 25% para horas extras diurnas, 75% para horas extras nocturnas, 75% para trabajo dominical y festivo ordinario, y 100% para horas extras en domingos y festivos. La Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha sostenido consistentemente que cuando los registros de horas extras son incompletos o inexistentes, el juez puede acoger el testimonio del trabajador, según lo establecido en la Sentencia SL-17443 de 2016.
Se necesita un Registro de Horas de Trabajo cuando el empleador y los trabajadores han acordado una distribución flexible de las horas laborales bajo el Artículo 161 del CST modificado por la Ley 2101 de 2021. Los acuerdos de distribución flexible — en los que las horas semanales se distribuyen de forma desigual entre los días laborales sin que ningún día supere las diez horas — deben documentarse en el registro para demostrar que el total semanal no excede el máximo legal.
El registro es requerido también para el procesamiento de nómina, ya que la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes) exige reportar con exactitud el Ingreso Base de Cotización (IBC), que incluye los pagos de horas extras y recargos al calcular las contribuciones de seguridad social bajo la Ley 100 de 1993. Los reportes inexactos de IBC por registros de horas extras faltantes pueden desencadenar auditorías y sanciones de la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) bajo la Ley 1607 de 2012.
Qué incluir en tu Registro de Horas de Trabajo Colombia
Un Registro de Horas de Trabajo Colombia válido bajo el Artículo 159 del Código Sustantivo del Trabajo y la Ley 2101 de 2021 debe contener los siguientes elementos para servir como registro de tiempo conforme a las inspecciones del MinTrabajo, el cálculo de horas extras y la evidencia en conflictos laborales bajo el Decreto 1072 de 2015.
Identificación del Empleador: Razón social de la empresa, NIT (Número de Identificación Tributaria) asignado por la DIAN, domicilio principal y el lugar de trabajo donde se registran las horas. Para empleadores con múltiples centros de trabajo, se debe mantener un registro separado o secciones claramente designadas para cada ubicación, a fin de que los inspectores del MinTrabajo puedan verificar el cumplimiento en cada sitio de forma independiente.
Identificación del Trabajador: Nombre completo del trabajador, número de cédula de ciudadanía (para nacionales colombianos) o cédula de extranjería (para residentes extranjeros), cargo y el departamento o área al que está asignado. Cada trabajador debe tener un registro individual dentro del log, ya que el Artículo 159 del CST exige el seguimiento por empleado.
Período de Registro: La semana o el mes cubierto por el registro, con fechas de inicio y fin claras alineadas con el ciclo de nómina del empleador. Conforme al Artículo 134 del CST, los salarios deben pagarse en intervalos no superiores a un mes, y el período del registro debe corresponder al período de pago para calcular con precisión las horas extras y los recargos.
Horas Diarias de Entrada y Salida: Para cada día laboral, el horario exacto de llegada al lugar de trabajo (hora de entrada) y el horario de salida (hora de salida). El Artículo 158 del CST define las horas máximas diarias según el tipo de jornada: hasta ocho horas para la jornada diurna (6:00 a.m. a 9:00 p.m.), hasta seis horas para la jornada nocturna (9:00 p.m. a 6:00 a.m.) y límites proporcionales para la jornada mixta.
Horas Extras: Cualquier hora trabajada más allá del máximo ordinario diario o semanal, clasificada por tipo y recargo aplicable conforme a los Artículos 168 y 169 del CST. El registro debe distinguir entre: hora extra diurna (recargo del 25%), hora extra nocturna (recargo del 75%), trabajo dominical y festivo ordinario (recargo del 75%) y trabajo dominical y festivo extra (recargo del 100%). El Artículo 162 del CST limita las horas extras a dos horas diarias y doce horas semanales.
Firma del Trabajador: La firma del trabajador o autenticación electrónica confirmando la exactitud de las horas registradas para cada período. La Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha otorgado mayor peso probatorio a los registros de tiempo que llevan la firma del trabajador, según lo establecido en la Sentencia SL-17443 de 2016.
Forms-legal.com ofrece esta plantilla de Registro de Horas de Trabajo Colombia como herramienta práctica de cumplimiento para hacer seguimiento a las horas de los empleados bajo el CST y la Ley 2101 de 2021. Cada empleador debe adaptar el registro para reflejar el horario específico, los turnos y las políticas de horas extras establecidas en los contratos de trabajo y el Reglamento Interno de Trabajo.
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Forms Legal. (2026). Registro de Horas de Trabajo Colombia (Colombia) [Legal document template]. Forms Legal. https://forms-legal.com/es/colombia/employment/forms/registro-horas-trabajo-colombia
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Preguntas Frecuentes
La Ley 2101 de 2021 reduce progresivamente la jornada máxima ordinaria semanal en Colombia de 48 a 42 horas sin reducción de salario ni prestaciones. La implementación por fases sigue este calendario: 47 horas desde el 15 de julio de 2023, 46 horas desde el 15 de julio de 2024, 44 horas desde el 15 de julio de 2025 y 42 horas desde el 15 de julio de 2026 — la reducción final. La reforma modifica el Artículo 158 del CST y aplica a todos los contratos de trabajo, incluyendo los contratos indefinidos y a término fijo existentes. Los empleadores no pueden exigir a los trabajadores compensar las horas reducidas con trabajo adicional ni extender el horario diario más allá de los límites del Artículo 161 del CST. El máximo diario permanece en el nivel aplicable para cada tipo de jornada bajo el Artículo 158 del CST: hasta ocho horas para la jornada diurna (6:00 a.m. a 9:00 p.m.) y hasta seis horas para la jornada nocturna (9:00 p.m. a 6:00 a.m.). Conforme al Artículo 2 de la Ley 2101, empleadores y trabajadores pueden acordar una distribución flexible de las horas semanales entre los días laborales, siempre que ningún día supere las diez horas y se respete el descanso semanal obligatorio de 24 horas consecutivas del Artículo 172 del CST.
Los recargos por horas extras en Colombia se calculan sobre el salario ordinario por hora conforme a los Artículos 168 y 169 del CST, modificados por los Artículos 24 a 26 de la Ley 789 de 2002. La hora extra diurna (entre las 6:00 a.m. y las 9:00 p.m.) tiene un recargo del 25% — el trabajador recibe el 125% de la tarifa ordinaria por hora. La hora extra nocturna (entre las 9:00 p.m. y las 6:00 a.m.) tiene un recargo del 75% — el trabajador recibe el 175% de la tarifa ordinaria. El trabajo nocturno ordinario (no extra) tiene un recargo del 35% conforme al Artículo 168 del CST. El trabajo dominical y festivo tiene un recargo del 75% para las horas ordinarias (175% de la tarifa por hora) y del 100% para las horas extras (200% de la tarifa por hora) conforme al Artículo 179 del CST. El Artículo 162 del CST limita las horas extras a un máximo de dos horas diarias y doce horas semanales, requiriendo autorización previa del Ministerio del Trabajo. Las horas extras sin autorización exponen al empleador a sanciones administrativas bajo la Ley 1610 de 2013. El Registro de Horas de Trabajo debe clasificar cada hora por tipo — ordinaria diurna, ordinaria nocturna, extra diurna, extra nocturna, dominical o festiva — para respaldar cálculos de nómina precisos y el reporte en PILA.
El Artículo 159 del Código Sustantivo del Trabajo exige a todos los empleadores colombianos mantener un registro de horas de trabajo que documente las horas efectivamente laboradas por cada empleado. La obligación aplica independientemente del tamaño del empleador, su forma jurídica o sector económico — desde grandes Sociedades Anónimas (SA) hasta empleadores personas naturales. El Decreto 1072 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo) refuerza este requisito como parte de la obligación general del empleador de mantener registros laborales. La Dirección Territorial del Trabajo, bajo el Ministerio del Trabajo, solicita rutinariamente el Registro de Horas de Trabajo durante inspecciones laborales realizadas bajo los Artículos 485 a 487 del CST. Los empleadores que no puedan presentar el registro enfrentan múltiples consecuencias: multas administrativas de hasta 5.000 SMLMV bajo el Artículo 7 de la Ley 1610 de 2013, presunciones probatorias adversas en disputas laborales donde los trabajadores reclamen horas extras no pagadas (según la Sentencia SL-17443 de 2016 de la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia), y posibles hallazgos de incumplimiento del SG-SST bajo la Resolución 0312 de 2019. El formato del registro no está prescrito por ley — los empleadores pueden usar papel, hojas de cálculo, sistemas biométricos o software digital de registro de tiempo, siempre que los registros sean completos, precisos y estén disponibles para inspección.
El Artículo 162 del CST exige a los empleadores obtener autorización previa del Ministerio del Trabajo antes de implementar horarios de horas extras. La solicitud de autorización debe presentarse ante la Dirección Territorial del Trabajo de la jurisdicción donde se ubica el lugar de trabajo, especificando la justificación de las horas extras, la duración del período, el número de trabajadores afectados y las horas específicas propuestas. El MinTrabajo puede negar la autorización cuando las horas extras superen las dos horas diarias o doce semanales, la justificación sea insuficiente, o las horas extras representen riesgos para la salud y seguridad de los trabajadores. Los empleadores que exijan horas extras sin autorización del MinTrabajo enfrentan sanciones administrativas bajo el Artículo 7 de la Ley 1610 de 2013, incluyendo multas de hasta 5.000 SMLMV. Sin embargo, la ausencia de autorización del MinTrabajo no exime al empleador de la obligación de pagar los recargos por horas extras a los trabajadores — la Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha sostenido consistentemente que las horas extras no autorizadas deben igualmente compensarse a las tarifas de recargo aplicables bajo los Artículos 168 y 169 del CST, ya que la prohibición está dirigida al empleador, no al trabajador.
El Registro de Horas de Trabajo tiene un peso probatorio significativo en las reclamaciones de horas extras ante los juzgados laborales colombianos. La Corte Suprema de Justicia — Sala de Casación Laboral — estableció en la Sentencia SL-17443 de 2016 que la carga de probar las horas efectivamente laboradas recae sobre el empleador cuando un trabajador reclama horas extras no pagadas. Cuando el empleador presenta un registro de horas de trabajo completo y firmado que demuestra que el trabajador no superó las horas ordinarias, el registro sirve como evidencia principal contra la reclamación de horas extras. Por el contrario, cuando el empleador no puede presentar el registro o este es incompleto, sin firma o inconsistente, el Juzgado Laboral del Circuito puede acoger el testimonio del trabajador sobre las horas trabajadas, creando una presunción a favor de la reclamación de horas extras. Los registros de tiempo con la firma del trabajador tienen mayor peso probatorio que los registros sin firma, ya que la firma confirma el reconocimiento del trabajador de las horas registradas. Los sistemas digitales de control de tiempo — incluyendo escáneres biométricos, lectores de tarjetas electrónicas y rastreo GPS para trabajadores de campo — son admisibles como evidencia bajo el Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012). Los empleadores deben conservar los Registros de Horas de Trabajo durante el período de prescripción de tres años establecido en el Artículo 488 del CST para las reclamaciones laborales.
El Registro de Horas de Trabajo debe incluir las horas de inicio y fin de todos los períodos de descanso durante la jornada laboral, incluyendo el descanso para almuerzo y cualquier otro intervalo de descanso. Aunque el Código Sustantivo del Trabajo no exige una duración específica para el descanso de almuerzo, el Reglamento Interno de Trabajo (establecido bajo los Artículos 104 a 125 del CST) — que los empleadores con más de diez trabajadores deben presentar ante el MinTrabajo — típicamente establece una hora de almuerzo como práctica estándar en Colombia. Los períodos de descanso generalmente no se cuentan como tiempo de trabajo conforme al Artículo 167 del CST, siempre que el trabajador sea libre de abandonar el lugar de trabajo y no esté obligado a permanecer a disposición del empleador. Sin embargo, cuando el trabajador debe permanecer en las instalaciones del empleador durante el descanso — por ejemplo, en industrias de proceso continuo o cargos relacionados con la seguridad — el tiempo de descanso cuenta como tiempo de trabajo bajo los criterios de subordinación del Artículo 23 del CST. Las pausas de lactancia bajo el Artículo 238 del CST (dos pausas de 30 minutos por día para madres lactantes durante los primeros seis meses después del parto) se consideran tiempo de trabajo remunerado y deben registrarse en el log sin deducción de las horas ordinarias.
Esta plantilla se proporciona únicamente con fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Las leyes varían según la jurisdicción y cambian con el tiempo. Consulte a un abogado cualificado para obtener asesoramiento específico para su situación.Aviso legal completo
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