Autorización de Horas Extra Colombia
AUTORIZACIÓN DE HORAS EXTRA
Conforme al Código Sustantivo del Trabajo, Artículos 162 y 168, Ley 2101 de 2021 y Decreto 1072 de 2015
DATOS DEL EMPLEADOR
Razón Social: [Employer Name]
NIT: [Employer NIT]
Jefe Inmediato Autorizante: [Supervisor Name]
Cargo del Jefe: [Supervisor Position]
DATOS DEL TRABAJADOR
Nombre: [Employee Name]
Cédula: [Employee CC]
Cargo: [Job Title]
Área / Departamento: [Department]
Salario Mensual: [Monthly Salary]
Horario Ordinario: [Ordinary Schedule]
DETALLE DE HORAS EXTRA AUTORIZADAS
Fecha(s): [Overtime Date]
Hora de Inicio: [Start Time]
Hora de Finalización: [End Time]
Total Horas Extra: [Total Hours]
Tipo de Hora Extra / Recargo: [Overtime Type]
Descanso Compensatorio: [Compensatory Rest]
JUSTIFICACIÓN
[Justification]
NOTA LEGAL
Las horas extra autorizadas se remunerarán con los recargos establecidos en el Artículo 168 del Código Sustantivo del Trabajo: 25% para hora extra diurna (6:00 a.m.–9:00 p.m.) y 75% para hora extra nocturna (9:00 p.m.–6:00 a.m.), más los recargos dominicales y festivos del Artículo 179 del CST, según corresponda. El máximo de horas extra sin autorización del Ministerio del Trabajo es de dos (2) horas diarias y doce (12) semanales conforme al Artículo 162 del CST, modificado por la Ley 2101 de 2021.
El empleador declara que la presente autorización cumple con las disposiciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) establecido por el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019. El valor de la hora ordinaria para el cálculo de los recargos es: salario mensual / 240 horas (CST Art. 168).
FIRMAS
En [City], a los [Authorization Date].
JEFE INMEDIATO AUTORIZANTE:
[Supervisor Name]
Cargo: [Supervisor Position]
Firma: _________________________
TRABAJADOR/A:
[Employee Name]
C.C. / C.E.: [Employee CC]
Firma: _________________________
RECURSOS HUMANOS (Recibido):
Nombre: _________________________
Firma: _________________________
Fecha de registro: _________________________
Authorizing Supervisor (Jefe Inmediato)
________________
Signature
Employee (Trabajador/a)
________________
Signature
Qué es Autorización de Horas Extra Colombia
La Autorización de Horas Extra Colombia es la manifestación de consentimiento regulada por Código Sustantivo del Trabajo (CST) art. 162 y Decreto 1072/2015 con la que su otorgante habilita a un tercero a realizar un acto determinado en Colombia.
La jornada laboral ordinaria en Colombia está regulada por el Artículo 158 del CST, progresivamente reducida por la Ley 2101 de 2021 de 48 a 42 horas mediante una implementación gradual: 47 horas vigentes desde julio de 2023, 46 horas desde julio de 2024, 44 horas desde julio de 2025 y 42 horas desde julio de 2026. Las horas trabajadas más allá del máximo semanal vigente constituyen horas extra y deben remunerarse con los recargos establecidos en el Artículo 168 del CST: 25% sobre el valor de la hora ordinaria para la hora extra diurna (entre las 6:00 a.m. y las 9:00 p.m.) y 75% sobre el valor de la hora ordinaria para la hora extra nocturna (entre las 9:00 p.m. y las 6:00 a.m.).
El Artículo 162 del CST establece un máximo de dos (2) horas extra diarias y doce (12) horas extra semanales. Los empleadores que requieran horas suplementarias más allá de estos límites deben obtener autorización previa de la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo mediante una solicitud de autorización de trabajo suplementario, aportando la justificación y el horario propuesto. MinTrabajo concede o niega la autorización con base en la necesidad operativa y el impacto en la salud y seguridad de los trabajadores conforme al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) establecido por la Resolución 0312 de 2019.
El trabajo dominical y en festivos está regulado de manera separada por el Artículo 172 del CST (descanso semanal obligatorio) y el Artículo 179 del CST (recargos festivos). Los trabajadores que laboren en domingos o días festivos establecidos por la Ley 51 de 1983 tienen derecho a un recargo del 75% sobre el valor ordinario diario, salvo que el empleador les conceda descanso compensatorio dentro de la semana siguiente. Cuando el trabajo dominical o festivo también implica horas extra o trabajo nocturno, los recargos son acumulativos — un trabajador que realice horas extra nocturnas en domingo percibe los recargos combinados de todas las categorías aplicables.
El valor de la hora ordinaria se calcula dividiendo el salario mensual entre 240, el equivalente mensual estándar de horas utilizado en la liquidación de nómina colombiana. Para trabajadores que devengan el SMLMV (COP$1.423.500 para 2025 conforme al Decreto 2292 de 2024), el valor de la hora ordinaria es COP$5.931,25. Todos los cálculos de horas extra deben aparecer como ítems separados en el comprobante de pago de nómina conforme al Artículo 57 del CST.
El Ministerio del Trabajo fiscaliza las normas sobre horas extra mediante inspecciones de trabajo conforme a los Artículos 485 a 487 del CST. Los empleadores que requieran horas extra sin la debida autorización o que no paguen los recargos obligatorios enfrentan sanciones administrativas de hasta 5.000 SMLMV conforme al Artículo 486 del CST. La Corte Suprema de Justicia Sala de Casación Laboral ha sostenido de manera consistente que la carga de la prueba sobre la jornada laboral recae en el empleador — quienes no puedan acreditar registros de autorización y control de jornada enfrentan presunciones adversas a favor de las reclamaciones de los trabajadores.
El SG-SST bajo el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019 exige a los empleadores evaluar el impacto en la salud ocupacional del trabajo en horas extra. Las jornadas extendidas aumentan el riesgo de accidentes de trabajo y enfermedades laborales — la ARL (Administradora de Riesgos Laborales) bajo la Ley 1562 de 2012 puede incrementar la clasificación de riesgo y la cotización del empleador si detecta patrones de horas extra excesivas en sus auditorías.
Cuándo necesitas Autorización de Horas Extra Colombia
La Autorización de Horas Extra en Colombia se requiere cada vez que el trabajador labore más allá de la jornada ordinaria pactada en el contrato de trabajo y del máximo semanal legal conforme al Artículo 158 del CST, modificado por la Ley 2101 de 2021. El documento sirve tanto como instrumento de autorización como registro probatorio para la nómina, las inspecciones del MinTrabajo y los eventuales conflictos laborales ante los Juzgados Laborales del Circuito.
La autorización es necesaria cuando las exigencias operativas requieren que el trabajador extienda su turno diario más allá del horario pactado. Conforme al Artículo 162 del CST, las horas extra están limitadas a dos (2) horas diarias y doce (12) semanales sin autorización especial del MinTrabajo. El empleador debe documentar la justificación, las horas específicas autorizadas y el recargo aplicable antes de que el trabajador inicie las horas extra — las autorizaciones retroactivas carecen de valor probatorio en los procesos laborales.
El formulario se exige cuando el empleador necesita que los trabajadores laboren en domingos o días festivos establecidos por la Ley 51 de 1983. El Artículo 172 del CST impone veinticuatro (24) horas de descanso semanal obligatorio consecutivo, generalmente el domingo. Los empleadores que requieran trabajo en domingo deben ofrecer descanso compensatorio dentro de la semana siguiente o pagar el recargo del 75% conforme al Artículo 179 del CST. La compensación por trabajo en festivos sigue la misma estructura de recargos.
Se necesita una Autorización de Horas Extra cuando el empleador solicita a la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo autorización para superar los límites de horas extra diarias o semanales del Artículo 162 del CST. La solicitud debe incluir una justificación escrita, el horario propuesto, el número de trabajadores afectados y evidencia de que las horas extra no comprometerán el SG-SST bajo el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019.
El documento es obligatorio para la liquidación de nómina. Conforme al Artículo 57 del CST, el empleador debe mantener registros detallados de todas las horas extra laboradas, incluidas la fecha, la hora de inicio, la hora de finalización y la categoría de recargo aplicable. El sistema de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) exige la declaración precisa del salario incluyendo las horas extra — la subdeclaración de horas extra activa auditorías de la UGPP bajo la Ley 1607 de 2012.
Se requiere una autorización cuando el trabajador cubierto por una convención colectiva de trabajo realiza horas extra. Las convenciones colectivas negociadas conforme a los Artículos 467 a 471 del CST pueden establecer condiciones de horas extra más favorables que los mínimos legales — la autorización debe referenciar tanto las disposiciones del CST como los términos aplicables de la convención.
Qué incluir en tu Autorización de Horas Extra Colombia
Una Autorización de Horas Extra válida en Colombia conforme al Artículo 162 del CST y el Decreto 1072 de 2015 debe contener los siguientes elementos para cumplir con los requisitos de las inspecciones del MinTrabajo y servir como soporte de nómina para el sistema de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
Identificación del Empleador: Razón social completa, NIT (Número de Identificación Tributaria asignado por la DIAN) y nombre y cargo del supervisor o gerente que autoriza las horas extra. La matrícula mercantil de la Cámara de Comercio verifica la personería jurídica del empleador. Cuando el empleador haya obtenido autorización especial del MinTrabajo para horas extra extendidas conforme al Artículo 162 del CST, deben referenciarse el número de resolución y la fecha de la autorización.
Identificación del Trabajador: Nombre completo, cédula de ciudadanía (para nacionales colombianos) o cédula de extranjería (para residentes extranjeros), cargo y área. El tipo de contrato de trabajo — contrato a término indefinido bajo el Artículo 45 del CST o contrato a término fijo bajo el Artículo 46 del CST — determina el marco aplicable de horas extra.
Referencia del Horario Ordinario: La jornada diaria y semanal habitual del trabajador establecida en el contrato, incluido el tipo de jornada (diurna, nocturna o mixta conforme al Artículo 160 del CST) y el límite semanal vigente bajo la Ley 2101 de 2021 (46 horas desde julio de 2024, 44 horas desde julio de 2025, 42 horas desde julio de 2026). Las horas extra comienzan únicamente después de completar el horario ordinario.
Detalle de las Horas Extra: Las fechas específicas, la hora de inicio, la hora de finalización y el total de horas extra autorizadas. Cada período de horas extra debe clasificarse según la categoría de recargo del Artículo 168 del CST: hora extra diurna (recargo del 25%, de 6:00 a.m. a 9:00 p.m.), hora extra nocturna (recargo del 75%, de 9:00 p.m. a 6:00 a.m.), recargo nocturno (35% para trabajo nocturno regular), recargo dominical (75% por trabajo en domingo conforme al Artículo 179 del CST) o recargo festivo (75% por trabajo en festivos). Los recargos son acumulativos cuando las horas extra coinciden simultáneamente con domingos, festivos o jornada nocturna.
Justificación: Una explicación escrita clara de la necesidad de las horas extra — plazos de producción, mantenimiento de emergencia, demanda estacional u otras necesidades operativas. El Artículo 162 del CST limita las horas extra a situaciones que no pueden atenderse dentro de la jornada ordinaria. El Ministerio del Trabajo evalúa las justificaciones durante las inspecciones y puede revocar la autorización ante patrones de horas extra frívolos o sistemáticos.
Cálculo de la Remuneración: El valor de la hora ordinaria del trabajador (salario mensual dividido entre 240) y el pago calculado de horas extra por cada categoría. Para trabajadores que devengan el SMLMV (COP$1.423.500 para 2025 conforme al Decreto 2292 de 2024), el valor de la hora ordinaria es COP$5.931,25 — la hora extra diurna a COP$7.414,06 (125%) y la hora extra nocturna a COP$10.379,69 (175%). El cálculo debe aparecer como ítem separado en el comprobante de nómina.
Consideración de Salud Ocupacional: Una declaración de que las horas extra autorizadas no infringen el SG-SST establecido bajo el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019. El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) o el Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo (en empresas con menos de 10 trabajadores) debe ser informado de los patrones recurrentes de horas extra. La ARL bajo la Ley 1562 de 2012 puede ajustar la clasificación de riesgo del empleador con base en la exposición a horas suplementarias.
Forms-legal.com ofrece este formato de Autorización de Horas Extra para Colombia como herramienta práctica para documentar el trabajo más allá de la jornada ordinaria en cumplimiento del Código Sustantivo del Trabajo. Cada empleador debe mantener un registro de horas extra revisado por el área de Recursos Humanos y el COPASST para monitorear el cumplimiento de los límites diarios y semanales del Artículo 162 del CST.
Firmas: La firma del supervisor o gerente autorizante con nombre, cargo y fecha de autorización. La firma del trabajador acusando recibo de la asignación de horas extra, los recargos aplicables y el horario previsto. Conforme al Artículo 139 del CST, la firma del trabajador no implica renuncia al derecho de reclamar una compensación adicional si las horas efectivamente trabajadas superan las horas extra autorizadas.
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Preguntas Frecuentes
El Artículo 162 del CST establece los límites máximos de horas extra en Colombia: dos (2) horas diarias y doce (12) horas semanales. Superar estos límites requiere autorización previa de la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo mediante un proceso formal de solicitud. La Ley 2101 de 2021 reduce progresivamente la jornada ordinaria de 48 a 42 horas (46 horas vigentes desde julio de 2024, 44 horas desde julio de 2025, 42 horas desde julio de 2026), lo que desplaza el umbral a partir del cual comienzan las horas extra. El máximo diario de diez (10) horas — jornada ordinaria más horas extra — se aplica independientemente de la reducción semanal. Los empleadores que superen los límites diarios o semanales de horas extra sin autorización del MinTrabajo enfrentan sanciones administrativas de hasta 5.000 SMLMV conforme al Artículo 486 del CST. La Corte Suprema de Justicia Sala de Casación Laboral ha sostenido que las horas extra sistemáticas que superen los límites legales constituyen una infracción laboral autónoma, con derecho del trabajador a reclamar los recargos aplicables más perjuicios. Los trabajadores protegidos por el SG-SST bajo el Decreto 1072 de 2015 pueden negarse a realizar horas extra que representen un riesgo inminente para su salud o seguridad sin consecuencias laborales adversas.
Los recargos por horas extra en Colombia se calculan sobre el valor de la hora ordinaria (salario mensual dividido entre 240) conforme al Artículo 168 del CST, modificado por la Ley 789 de 2002. La hora extra diurna (entre las 6:00 a.m. y las 9:00 p.m.) genera un recargo del 25%, por lo que el trabajador percibe el 125% del valor de la hora ordinaria. La hora extra nocturna (entre las 9:00 p.m. y las 6:00 a.m.) genera un recargo del 75%, para un total del 175% del valor ordinario. El trabajo nocturno regular sin horas extra (recargo nocturno) genera un recargo del 35% conforme al Artículo 168 del CST. El trabajo en domingo y festivos (recargo dominical/festivo) conforme al Artículo 179 del CST genera un recargo del 75% cuando no se otorga descanso compensatorio. Los recargos son acumulativos: un trabajador que realice horas extra nocturnas en domingo percibe el valor de la hora más el 75% (hora extra nocturna) más el 75% (recargo dominical). Para un trabajador que devengue el SMLMV (COP$1.423.500 para 2025), el valor de la hora ordinaria es COP$5.931,25 — la hora extra diurna paga COP$7.414,06, la hora extra nocturna paga COP$10.379,69 y la hora extra nocturna dominical paga COP$14.828,13 por hora. Todos los pagos de horas extra deben aparecer como ítems separados en el comprobante de nómina.
El Artículo 162 del CST exige autorización del Ministerio del Trabajo únicamente cuando las horas extra superen los límites legales de dos (2) horas diarias o doce (12) semanales. Para horas extra dentro de estos límites, el empleador no necesita aprobación previa del MinTrabajo — la autorización interna del jefe inmediato o del área de Recursos Humanos es suficiente. Sin embargo, el empleador debe conservar registros escritos de todas las horas extra autorizadas y realizadas, pues los inspectores del MinTrabajo pueden solicitar esta documentación durante las inspecciones de trabajo conforme a los Artículos 485 a 487 del CST. Cuando el empleador necesite superar los límites legales — por necesidades urgentes de producción, reparaciones de emergencia o demanda estacional — debe presentar una solicitud formal de autorización de trabajo suplementario ante la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo, incluyendo la justificación, el horario propuesto, los trabajadores afectados y la evidencia de que las horas extra no comprometerán el SG-SST bajo el Decreto 1072 de 2015. El MinTrabajo evalúa la solicitud y puede conceder autorización temporal, típicamente por un período definido con condiciones específicas. La autorización es revocable si el MinTrabajo determina que el patrón de horas extra pone en riesgo la salud o seguridad de los trabajadores.
El derecho laboral colombiano reconoce el derecho del trabajador a negarse a realizar horas extra en circunstancias específicas. Conforme al Artículo 162 del CST, las horas extra no son una prerrogativa absoluta del empleador — el trabajador puede negarse a realizar horas extra que superen los límites legales de dos horas diarias o doce semanales cuando el empleador no haya obtenido autorización del MinTrabajo. El trabajador también puede negarse a realizar horas extra que representen un riesgo inminente para su salud o seguridad conforme a las disposiciones del SG-SST del Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019 — el derecho a rehusarse a trabajar en condiciones inseguras está protegido por el Artículo 13 de la Ley 1562 de 2012, y las represalias contra los trabajadores que ejerzan este derecho constituyen una práctica laboral desleal. Los trabajadores con protecciones especiales (fueros) — trabajadoras en embarazo conforme al Artículo 239 del CST, trabajadores con condiciones de salud bajo la Ley 361 de 1997, o trabajadores cuyas restricciones médicas documentadas por la EPS o la ARL limiten las horas extra — no pueden ser obligados a trabajar jornadas extendidas. No obstante, para horas extra dentro de los límites legales que no comprometan la salud o la seguridad, la dirección del empleador bajo el principio de subordinación del Artículo 23 del CST generalmente prevalece. La negativa a cumplir horas extra legalmente ordenadas sin justificación válida puede constituir causal de acción disciplinaria bajo el Reglamento Interno de Trabajo, aunque no de despido inmediato.
La Ley 2101 de 2021 reduce progresivamente la jornada ordinaria máxima en Colombia de 48 a 42 horas mediante una implementación gradual: 47 horas vigentes desde el 15 de julio de 2023, 46 horas desde el 15 de julio de 2024, 44 horas desde el 15 de julio de 2025 y 42 horas desde el 15 de julio de 2026. La reforma afecta directamente el cálculo de las horas extra porque el umbral a partir del cual comienzan las horas extra disminuye con cada reducción. Con el límite actual de 46 horas (vigente desde julio de 2024), cualquier trabajo más allá de 46 horas semanales constituye hora extra y exige los recargos del Artículo 168 del CST — a partir de julio de 2026, las horas extra comenzarán después de las 42 horas semanales. La reforma no reduce el máximo diario ni modifica el límite de dos horas extra diarias del Artículo 162 del CST. Los empleadores pueden distribuir flexiblemente las horas semanales entre los días laborables conforme al Artículo 161 del CST, siempre que ningún día supere las diez horas totales (jornada ordinaria más horas extra). La reforma opera de pleno derecho sobre todos los contratos de trabajo vigentes — los empleadores no necesitan suscribir modificaciones formales al contrato, pues el máximo legal prevalece sobre cualquier cláusula contractual que fije una jornada mayor conforme al Artículo 13 del CST. El salario y las prestaciones sociales permanecen inalterados pese a la reducción horaria — la reforma prohíbe expresamente cualquier reducción salarial.
Los empleadores colombianos deben mantener registros detallados de horas extra conforme a múltiples exigencias legales. El Artículo 162 del CST requiere autorización escrita para todas las horas extra, incluyendo la fecha, las horas, la justificación y la aprobación del supervisor. El Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo — Decreto 1072 de 2015 — exige que los empleadores lleven registros de control de jornada (registros de jornada) que documenten los horarios de entrada y salida diarios de cada trabajador. La Corte Suprema de Justicia Sala de Casación Laboral ha establecido por jurisprudencia consistente que la carga de la prueba sobre la jornada laboral recae en el empleador — quienes no puedan presentar registros de tiempo enfrentan presunciones adversas a favor de las reclamaciones de horas extra de los trabajadores. Los registros de nómina deben desglosar cada categoría de horas extra: horas extra diurnas (25%), horas extra nocturnas (75%), recargo nocturno (35%) y recargo dominical/festivo (75%) conforme a los Artículos 168 y 179 del CST. El sistema PILA exige la declaración precisa del salario incluyendo todas las horas extra — la UGPP bajo la Ley 1607 de 2012 audita el cumplimiento del empleador. Los documentos de autorización del MinTrabajo para horas extra extendidas bajo el Artículo 162 del CST deben conservarse y exhibirse durante las inspecciones conforme a los Artículos 485 a 487 del CST. Los registros del SG-SST bajo la Resolución 0312 de 2019 deben incluir datos de exposición a horas extra para el monitoreo de salud ocupacional.
Esta plantilla se proporciona únicamente con fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Las leyes varían según la jurisdicción y cambian con el tiempo. Consulte a un abogado cualificado para obtener asesoramiento específico para su situación.Aviso legal completo
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