Comprobante de Pago de Nómina Colombia

El Comprobante de Pago de Nómina Colombia es un documento formal que el empleador emite a cada trabajador por cada período de pago, detallando el salario bruto, las deducciones obligatorias, los pagos adicionales y el neto a pagar, conforme al Código Sustantivo del Trabajo (CST) artículo 57 numeral 4 y al Decreto 1072 de 2015. El artículo 57 del CST establece las obligaciones generales del empleador, incluido el deber de suministrar al trabajador documentación clara sobre todos los pagos y deducciones aplicados a su remuneración.

El Comprobante de Pago de Nómina cumple múltiples funciones jurídicas y administrativas en el derecho laboral colombiano. Según el CST artículo 134, el salario debe pagarse en períodos no superiores a un mes — la mayoría de los empleadores colombianos pagan en forma quincenal los días 15 y último de cada mes. El comprobante constituye la prueba del cumplimiento de esta obligación legal y protege a ambas partes ante posibles controversias ante los Juzgados Laborales del Circuito.

El procesamiento de nómina en Colombia opera a través del sistema de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), creado por el Decreto 1406 de 1999 y administrado por operadores autorizados por el Ministerio de Salud y Protección Social. Cada período de nómina, los empleadores deben reportar y pagar aportes de salud (EPS — empleador 8,5%, trabajador 4%), pensión (AFP/Colpensiones — empleador 12%, trabajador 4%), riesgos laborales (ARL — empleador entre 0,348% y 8,7% según clase de riesgo bajo la Ley 1562 de 2012) y Caja de Compensación Familiar (CCF — empleador 4%). El comprobante debe reflejar todas las deducciones a cargo del trabajador aplicadas al salario del período.

El Estatuto Tributario — Decreto 624 de 1989 con sus modificaciones — rige la retención en la fuente sobre los ingresos laborales. Los artículos 383 a 386 del Estatuto Tributario establecen las tablas y procedimientos de retención aplicables a los pagos salariales. Los empleadores que actúan como agentes de retención deben calcular y deducir el impuesto correspondiente con base en el ingreso mensual total del trabajador, aplicando las exenciones por aportes obligatorios a pensión, salud y otras deducciones autorizadas por el artículo 387.

Bajo la Ley 1819 de 2016 (Reforma Tributaria) y su sucesora la Ley 2277 de 2022, los empleadores deben expedir certificados de ingresos y retenciones a los trabajadores antes del 31 de marzo de cada año por el año gravable anterior. Los comprobantes mensuales de nómina son los documentos soporte de estos certificados anuales y deben conservarse por ambas partes durante el término de prescripción de cinco años aplicable a las obligaciones tributarias bajo el artículo 714 del Estatuto Tributario.

El Ministerio del Trabajo (MinTrabajo) puede solicitar los comprobantes de nómina durante las visitas de inspección laboral bajo los artículos 485 a 487 del CST. Los empleadores que no mantengan registros adecuados de nómina enfrentan sanciones administrativas de hasta 5.000 SMLMV. La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) audita de manera independiente los aportes de seguridad social usando los datos de nómina reportados a través del PILA, con facultad para imponer sanciones por subregistro bajo la Ley 1607 de 2012.

El salario mínimo mensual legal vigente (SMLMV) para 2025 es COP$1.423.500, fijado por el Decreto 2292 de 2024. Los trabajadores que devenguen hasta dos SMLMV tienen derecho al auxilio de transporte de COP$200.000 mensuales bajo la Ley 15 de 1959 y el decreto anual que lo establece. Las horas extra, los recargos nocturnos y los recargos dominicales y festivos bajo los artículos 168, 169 y 179 del CST deben discriminarse de forma separada en el comprobante.

El Comprobante de Pago de Nómina Colombia es obligatorio en cada pago salarial que el empleador realice al trabajador durante toda la vigencia de la relación laboral. El CST artículo 134 ordena que el salario se pague en períodos no superiores a un mes, y el artículo 57 numeral 4 exige al empleador documentar todos los pagos. Los empleadores colombianos deben expedir un comprobante por cada período de pago — quincenal o mensual — a cada trabajador de su nómina.

El comprobante es necesario cuando una Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) bajo la Ley 1258 de 2008, una Sociedad de Responsabilidad Limitada (Ltda.), una Sociedad Anónima (SA) o cualquier persona natural inscrita ante la DIAN como empleador procesa la nómina de trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo — a término indefinido bajo el CST artículo 45, a término fijo bajo el artículo 46 o por obra o labor determinada.

El comprobante es obligatorio cuando se procesan horas extra. Bajo el CST artículo 162 modificado por la Ley 2101 de 2021, la jornada ordinaria no puede superar los límites semanales progresivos (46 horas desde julio de 2024, reduciéndose a 42 horas para julio de 2026). Las horas trabajadas por encima del horario ordinario constituyen horas extra y deben compensarse con los recargos del CST artículo 168 — 25% para horas extra diurnas y 75% para nocturnas. Cada pago de horas extra debe aparecer como ítem separado en el comprobante.

El comprobante es exigible cuando el empleador paga el auxilio de transporte bajo la Ley 15 de 1959 a trabajadores que devengan hasta dos SMLMV, o cuando el pago incluye bonificaciones, comisiones o componentes variables de remuneración. La Corte Suprema de Justicia Sala de Casación Laboral ha señalado que la documentación detallada de nómina es prueba esencial en controversias sobre componentes salariales no pagados.

El documento es necesario para el cumplimiento del reporte PILA. El Decreto 1406 de 1999 exige que los empleadores reporten las bases salariales correctas para el cálculo de aportes de seguridad social. Las discrepancias entre los comprobantes de nómina y los reportes PILA activan auditorías de la UGPP bajo la Ley 1607 de 2012, con posibles sanciones por subregistro. Los trabajadores utilizan los comprobantes para verificar que el empleador está realizando los aportes correctos a EPS, AFP/Colpensiones y ARL.

Los comprobantes de nómina sirven como documentos soporte para las declaraciones de renta anuales. Los trabajadores que presentan su declaración de renta ante la DIAN bajo el Estatuto Tributario deben sustentar los ingresos declarados con los registros de nómina. Los empleadores deben conciliar los comprobantes mensuales con el certificado de ingresos y retenciones expedido antes del 31 de marzo de cada año bajo la Ley 1819 de 2016.

Un Comprobante de Pago de Nómina válido en Colombia bajo el Código Sustantivo del Trabajo y el Decreto 1072 de 2015 debe contener los siguientes elementos para cumplir con los requisitos de inspección del MinTrabajo y servir como prueba ante los Juzgados Laborales del Circuito.

Identificación del empleador: Razón social completa, NIT (Número de Identificación Tributaria asignado por la DIAN) y dirección registrada. Cuando el empleador sea persona jurídica, debe referenciarse el número de matrícula mercantil de la Cámara de Comercio. El comprobante debe identificar a la entidad responsable de los pagos salariales y los aportes de seguridad social reportados a través del PILA.

Identificación del trabajador: Nombre completo y cédula de ciudadanía (para nacionales colombianos) o cédula de extranjería (para residentes extranjeros). El cargo y el tipo de contrato de trabajo — a término indefinido bajo el CST artículo 45, a término fijo bajo el artículo 46, o por obra o labor determinada — deben especificarse para efectos de auditoría de nómina.

Período de pago: Las fechas específicas cubiertas por el pago — fecha de inicio y fin del período quincenal o mensual. Conforme al CST artículo 134, los pagos salariales deben efectuarse en períodos no superiores a un mes. El período de pago determina los cálculos proporcionales de todos los componentes salariales y deducciones.

Devengados: El salario base mensual en pesos colombianos (COP), que debe ser igual o superior al SMLMV (COP$1.423.500 para 2025 bajo el Decreto 2292 de 2024). Los ingresos adicionales deben discriminarse por separado: auxilio de transporte (COP$200.000 para trabajadores que devengan hasta 2 SMLMV), horas extra diurnas (125%) y nocturnas (175%) bajo el CST artículo 168, recargos dominicales y festivos (75%) bajo el artículo 179, recargo nocturno (35%) bajo el artículo 168, comisiones, bonificaciones y demás remuneración variable.

Deducciones de ley: Aporte de salud EPS a cargo del trabajador (4% del salario), aporte de pensión AFP/Colpensiones a cargo del trabajador (4% del salario) y retención en la fuente calculada conforme a las tablas de los artículos 383 a 386 del Estatuto Tributario. El aporte al Fondo de Solidaridad Pensional (1% para trabajadores que ganen 4+ SMLMV, hasta 2% para tramos superiores) bajo la Ley 797 de 2003 debe deducirse cuando corresponda.

Deducciones voluntarias autorizadas: Cuotas sindicales bajo el CST artículo 400, aportes cooperativos, deducciones a fondos de ahorro o pago de créditos — todas requieren autorización escrita previa del trabajador conforme al CST artículo 113. El total de deducciones voluntarias no puede superar el 50% del salario neto. El Ministerio del Trabajo inspecciona la documentación de autorización de descuentos en las auditorías laborales bajo los artículos 485 a 487 del CST.

Neto a pagar: El monto final pagado al trabajador después de todas las deducciones, con especificación del método de pago — la consignación bancaria en la cuenta de nómina es la práctica estándar. Bajo el CST artículo 138, el salario debe pagarse en moneda de curso legal, y el pago en especie (salario en especie) no puede superar el 50% de la remuneración total para trabajadores que devenguen más del SMLMV.

Forms-legal.com ofrece esta plantilla de Comprobante de Pago de Nómina Colombia como herramienta práctica para documentar cada pago salarial en cumplimiento del derecho laboral y tributario colombiano. Cada empleador debe establecer procedimientos de nómina revisados por un contador público titulado para confirmar el cumplimiento de las obligaciones de retención del Estatuto Tributario, los requisitos de reporte PILA y el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo — Decreto 1072 de 2015.

Firma del empleador y del trabajador: Espacio para la firma del representante legal o del responsable de nómina delegado por el empleador, y la firma del trabajador acusando recibo del pago. Conforme al CST artículo 139, la firma del trabajador en el comprobante no constituye renuncia al derecho de reclamar sumas adicionales adeudadas. La fecha del comprobante y la firma de un testigo del área de recursos humanos añaden valor probatorio.