Formulario de Afiliación a EPS Colombia

El Formulario de Afiliación a EPS Colombia es el formato oficial previsto en Ley 100 de 1993 art. 157 y Decreto 806/1998 que el interesado diligencia y radica ante la autoridad colombiana competente.

El sistema de salud colombiano opera a través de dos regímenes principales conforme a la Ley 100 de 1993 modificada por la Ley 1122 de 2007 y la Ley 1438 de 2011. El régimen contributivo cubre a los trabajadores con contratos de trabajo formal, a los trabajadores independientes con capacidad de pago y a sus beneficiarios elegibles. El régimen subsidiado cubre a las personas sin capacidad de pago, financiado a través del Sistema General de Participaciones y aportes de solidaridad. Los trabajadores con contrato de trabajo conforme al Código Sustantivo del Trabajo (CST) deben estar afiliados al régimen contributivo — el empleador aporta el 8.5% y el trabajador el 4% del salario mensual a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

La Constitución Política de 1991 establece la salud como derecho fundamental en el Artículo 49, reforzado por la Corte Constitucional en la Sentencia T-760 de 2008 que ordenó reformas estructurales integrales para garantizar el acceso efectivo a los servicios de salud. El Artículo 48 de la Constitución establece la seguridad social como servicio público obligatorio organizado bajo los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad.

El trabajador ejerce el derecho de libre escogencia de EPS conforme al Artículo 153 de la Ley 100 de 1993, seleccionando entre las entidades autorizadas por la Superintendencia Nacional de Salud (Supersalud). Las principales EPS en Colombia incluyen Sura EPS, Sanitas, Nueva EPS, Compensar, Famisanar y Salud Total — cada una debe suministrar el Plan de Beneficios en Salud (PBS, antes POS) establecido por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante la Resolución 244 de 2019. El PBS define el conjunto integral de servicios médicos, medicamentos, procedimientos y tratamientos que toda EPS debe entregar a sus afiliados.

El Decreto 806 de 1998 regula el proceso de afiliación, estableciendo que el empleador debe registrar a los nuevos trabajadores ante la EPS elegida antes del primer día de trabajo. El formulario de afiliación captura los datos personales del trabajador, la EPS seleccionada y los beneficiarios elegibles — cónyuge o compañero/a permanente conforme a la Ley 54 de 1990, hijos menores de 25 años, hijos con discapacidad independientemente de la edad, y padres sin ingresos que dependen económicamente del trabajador.

El Ministerio de Salud y Protección Social supervisa el sistema de salud a través de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES), creada por la Ley 1753 de 2015, que administra los flujos financieros entre EPS, IPS (Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud) y la recaudación de aportes. La Superintendencia Nacional de Salud (Supersalud) supervisa las operaciones de las EPS, su solvencia financiera y la calidad del servicio conforme a la Ley 1122 de 2007.

Conforme al Decreto 1406 de 1999, los aportes del empleador y las deducciones del trabajador se reportan y pagan a través del sistema PILA — operadores autorizados por el Ministerio procesan los aportes mensuales de todos los empleadores. La afiliación tardía o el pago tardío de aportes generan sanciones de la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) conforme a la Ley 1607 de 2012, y el empleador responde directamente por los costos médicos del trabajador no afiliado.

El Formulario de Afiliación a EPS Colombia se requiere cada vez que se inicia una nueva relación laboral y el empleador debe registrar al trabajador en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Conforme al Decreto 806 de 1998 y al Artículo 157 de la Ley 100 de 1993, la afiliación debe completarse antes del primer día de trabajo del trabajador — el empleador asume plena responsabilidad financiera por los costos médicos en que incurra un trabajador que no haya sido oportunamente afiliado.

El formulario de afiliación se requiere cuando un trabajador inicia un nuevo contrato de trabajo — contrato a término indefinido conforme al Artículo 45 del CST, contrato a término fijo conforme al Artículo 46 del CST, o contrato por obra o labor determinada. El empleador debe solicitar la selección de EPS del trabajador y procesar la afiliación a través del sistema PILA dentro de los plazos establecidos por el Decreto 1406 de 1999. Los afiliados por primera vez (que nunca han estado en el régimen contributivo) requieren nueva afiliación, mientras que los trabajadores con cobertura previa de EPS requieren traslado desde su EPS anterior.

El formulario se requiere cuando un trabajador ejerce el derecho de cambio de EPS conforme al Artículo 153 de la Ley 100 de 1993 y el Decreto 3047 de 2013. Los trabajadores pueden trasladarse entre EPS después de un período mínimo de permanencia de 12 meses (o 18 meses para ciertas condiciones), presentando la solicitud de traslado durante las ventanas de movilidad establecidas por el Ministerio de Salud y Protección Social. El nuevo formulario de afiliación documenta la selección del trabajador e inicia el proceso de traslado.

El Formulario de Afiliación a EPS se requiere cuando las circunstancias familiares del trabajador cambian y deben registrarse nuevos beneficiarios. Conforme al Decreto 806 de 1998, los beneficiarios elegibles incluyen: el cónyuge o compañero/a permanente (conforme a la Ley 54 de 1990, que requiere dos años de convivencia o declaración ante Notaría), hijos menores de 25 años que sean estudiantes o dependientes económicamente, hijos con discapacidad independientemente de su edad, y padres que dependan económicamente del trabajador y no estén afiliados a ninguna EPS o sistema pensional.

El documento se requiere cuando un trabajador independiente se afilia voluntariamente al régimen contributivo conforme al numeral 2 del Artículo 157 de la Ley 100 de 1993. Los trabajadores independientes pagan el aporte completo del 12.5% sobre su ingreso base de cotización (IBC, con IBC mínimo de un SMLMV) directamente a través del sistema PILA.

El formulario de afiliación también se requiere cuando un trabajador regresa al empleo formal después de un período de inactividad en el régimen contributivo. Los trabajadores que estaban previamente en el régimen subsidiado deben ser trasladados al régimen contributivo al iniciar empleo formal, procesando el empleador el cambio de afiliación a través de PILA.

Un Formulario de Afiliación a EPS Colombia válido conforme a la Ley 100 de 1993 y el Decreto 806 de 1998 debe contener los siguientes elementos para ser procesado a través del sistema PILA y aceptado por la Entidad Promotora de Salud seleccionada.

Datos Personales del Trabajador: Nombre legal completo, cédula de ciudadanía (para nacionales colombianos) o cédula de extranjería (para residentes extranjeros), fecha de nacimiento, género, grupo sanguíneo y factor RH, dirección de residencia, municipio y departamento, número de teléfono y correo electrónico. El número de cédula sirve como identificador único en la BDUA (Base de Datos Única de Afiliados) administrada por la ADRES conforme a la Ley 1753 de 2015.

Información del Empleador: Razón social completa, NIT (Número de Identificación Tributaria asignado por la DIAN), tipo de empleador (persona jurídica o persona natural) y dirección registrada. El número de registro del empleador en el sistema PILA verifica la inscripción activa en el sistema de aportes a seguridad social conforme al Decreto 1406 de 1999.

Selección de EPS: Nombre y código de la EPS seleccionada por el trabajador entre las entidades autorizadas por la Superintendencia Nacional de Salud (Supersalud). Conforme al Artículo 153 de la Ley 100 de 1993, el trabajador tiene plena libertad para elegir cualquier EPS que opere en su municipio de residencia. El formulario debe especificar si la afiliación es nueva (primera vez), una reactivación (reingreso) o un traslado desde otra EPS.

Tipo de Afiliación: Clasificación como cotizante (el trabajador) o beneficiario (dependiente). Los trabajadores con contratos de trabajo son cotizantes en el régimen contributivo. Debe especificarse el ingreso base de cotización (IBC) — el salario mensual utilizado para el cálculo de aportes — con un mínimo de un SMLMV (COP$1.423.500 para 2025 conforme al Decreto 2292 de 2024).

Beneficiarios: Para cada beneficiario elegible, el formulario debe incluir: nombre completo, parentesco con el trabajador (cónyuge, compañero/a permanente, hijo/a, padre/madre), número de cédula o registro civil, fecha de nacimiento y documentación que acredite el parentesco — registro civil de matrimonio para el cónyuge, declaración de unión marital de hecho conforme a la Ley 54 de 1990 para el compañero permanente, registro civil de nacimiento para los hijos, o certificación de dependencia económica para los padres.

Datos de Cotización: El salario mensual o IBC, la tasa de aporte del empleador (8.5%), la tasa de aporte del trabajador (4%) y el aporte mensual total (12.5% del IBC). Para los trabajadores que devengan más de cuatro SMLMV, se adiciona un punto porcentual de 0.5% al aporte del trabajador conforme a la Ley 1607 de 2012 para el Fondo de Solidaridad y Garantía (FOSYGA, actualmente administrado por ADRES).

Historial de Afiliación Previa: Información sobre afiliaciones previas a EPS, incluyendo el nombre de la EPS anterior, si el trabajador estaba en el régimen contributivo o subsidiado, y la fecha de vigencia de la última afiliación. Los trabajadores que se trasladen entre EPS deben cumplir el período mínimo de permanencia (12 meses conforme al Decreto 3047 de 2013) y las ventanas de movilidad.

Forma-legal.com proporciona esta plantilla de Formulario de Afiliación a EPS Colombia como punto de partida práctico para registrar trabajadores en el régimen contributivo de salud. Cada empleador debe verificar la disponibilidad de EPS en el municipio del trabajador ante la Superintendencia Nacional de Salud y procesar la afiliación a través de un operador de PILA autorizado antes del primer día de trabajo del trabajador.

Declaraciones y Firmas: La firma del trabajador declarando la veracidad de la información proporcionada, reconociendo el derecho a recibir el Plan de Beneficios en Salud (PBS) y autorizando la deducción del 4% del salario para los aportes de salud. La firma o sello del empleador confirmando la relación laboral, el salario y el compromiso de pago oportuno de aportes a través de PILA. Conforme a la Ley 1438 de 2011, la información fraudulenta de afiliación puede dar lugar a la cancelación de la cobertura y sanciones administrativas de Supersalud.