Formulario de Solicitud de Permiso Especial Colombia
Código Sustantivo del Trabajo Arts. 57, 167A, 236–238 — Decreto 1072 de 2015
FORMULARIO DE SOLICITUD DE PERMISO ESPECIAL
Código Sustantivo del Trabajo Arts. 57, 167A, 236–238 — Decreto 1072 de 2015
Señores: [Employer Name] Departamento de Recursos Humanos [City]
I. DATOS DEL SOLICITANTE
Nombre: [Employee Name] Cédula: [Employee CC] Cargo: [Employee Position] Dependencia: [Employee Department]
II. PERMISO SOLICITADO
Tipo de permiso: [Leave Type]
Período solicitado: del [Leave Start Date] al [Leave End Date] Duración: [Leave Days] Modalidad: [Is Paid]
III. JUSTIFICACIÓN
[Leave Reason]
Documentos de soporte adjuntos: [Supporting Documents]
IV. ENTREGA DE FUNCIONES
Durante el período de permiso, mis funciones serán cubiertas por: [Replacement Name]
V. FUNDAMENTO LEGAL
La presente solicitud se formula al amparo del Código Sustantivo del Trabajo y el Decreto 1072 de 2015. El trabajador solicita que el permiso se conceda en los términos legalmente establecidos para la modalidad indicada.
Solicitud presentada en [City], el [Request Date].
VI. APROBACIÓN DEL EMPLEADOR
[ ] APROBADO [ ] APROBADO PARCIALMENTE [ ] NEGADO
Observaciones del empleador: _______________________________________________
Trabajador Solicitante
[Employee Name]
Signature
Jefe Inmediato / Recursos Humanos
[Employer Name]
Signature
Qué es Formulario de Solicitud de Permiso Especial Colombia
El Formulario de Solicitud de Permiso Especial Colombia es el formato oficial previsto en Código Sustantivo del Trabajo Arts. 57, 167A, 236–238 que el interesado diligencia y radica ante la autoridad colombiana competente.
El marco legal fundamental para los permisos especiales en Colombia proviene de múltiples fuentes. El artículo 57 del CST establece la obligación del empleador de conceder a los trabajadores los permisos necesarios para ejercer su derecho al sufragio bajo el artículo 258 de la Constitución Política — los empleadores deben conceder dos horas pagadas para votar durante las elecciones presidenciales, legislativas y locales. El artículo 167A del CST, introducido por la Ley 1280 de 2009, exige cinco (5) días hábiles consecutivos de licencia por luto remunerada cuando un trabajador sufre el fallecimiento de su cónyuge, compañero permanente o un pariente hasta el segundo grado de consanguinidad o primer grado de afinidad — derecho confirmado por la Corte Constitucional en la Sentencia C-588 de 2014 como protección de la dignidad humana de los trabajadores en duelo.
La licencia por calamidad doméstica está establecida por el artículo 2.2.1.3.1 del Decreto 1072 de 2015, que exige a los empleadores conceder licencia remunerada de al menos cinco (5) días hábiles cuando un trabajador enfrenta emergencias domésticas graves, incluidos daños estructurales al hogar familiar, desastres naturales que afecten a la familia o emergencias médicas de familiares cercanos que requieran la presencia física del trabajador.
La licencia de paternidad está regulada por la Ley 755 de 2002 — Ley María — modificada por la Ley 1822 de 2017 y la Ley 2114 de 2021, que extendió la licencia de paternidad a dos (2) semanas para padres cuyos hijos nazcan a partir de las 36 semanas de gestación. La licencia de paternidad la paga la EPS bajo la Ley 100 de 1993, siempre que el padre esté afiliado al sistema general de seguridad social en salud.
Cuándo necesitas Formulario de Solicitud de Permiso Especial Colombia
El Formulario de Solicitud de Permiso Especial Colombia se necesita en toda situación en que un trabajador busca ejercer un derecho de licencia legal o contractual que queda fuera de las vacaciones anuales ordinarias. Los empleadores colombianos que operan en cualquier industria deben mantener un formulario estandarizado de solicitud de permiso especial como parte de su suite de documentación de RRHH para garantizar la aplicación consistente de los derechos de licencia y el cumplimiento de los requisitos de inspección del MinTrabajo bajo el Decreto 1072 de 2015.
El formulario se necesita de inmediato cuando un trabajador enfrenta un evento de duelo bajo la Ley 1280 de 2009. El empleador debe procesar la solicitud dentro de las 24 horas para evitar que la ausencia del trabajador durante el período de duelo de cinco días sea clasificada como ausencia no autorizada — una clasificación errónea que podría desencadenar procedimientos disciplinarios bajo el reglamento disciplinario de la empresa.
El documento se requiere cuando un directivo sindical solicita permiso sindical para asistir a actividades sindicales. Bajo el artículo 2.2.1.15.3 del Decreto 1072 de 2015, el sindicato debe presentar la solicitud de licencia al empleador con al menos tres días hábiles de anticipación, salvo casos de urgencia. El empleador tiene 48 horas para responder — la falta de respuesta se interpreta como aprobación tácita según la jurisprudencia de la Sala Laboral.
Las solicitudes de licencia de paternidad bajo la Ley 2114 de 2021 deben presentarse a más tardar en la fecha del nacimiento o adopción del hijo, acompañadas del registro civil de nacimiento o la sentencia de adopción y prueba de afiliación a la EPS. El empleador debe remitir la reclamación de reembolso a la EPS dentro de los 30 días siguientes al término del período de licencia para recuperar el pago de la licencia de paternidad del sistema contributivo de salud.
Qué incluir en tu Formulario de Solicitud de Permiso Especial Colombia
El Formulario de Solicitud de Permiso Especial Colombia debe contener los siguientes elementos para ser administrativamente completo, legalmente conforme y utilizable como prueba en posibles disputas ante el Ministerio del Trabajo o los Juzgados Laborales del Circuito.
Identificación del Trabajador: Nombre completo, cédula de ciudadanía (CC) o cédula de extranjería (CE), número de identificación del empleado, cargo, área y nombre del supervisor directo. Esta información vincula la solicitud de permiso con el expediente laboral mantenido bajo los requisitos de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).
Selección del Tipo de Permiso: Una lista de verificación estructurada que especifica la base legal del permiso solicitado. El derecho laboral colombiano reconoce al menos nueve categorías de permiso especial: (1) Licencia por luto — art. 167A del CST modificado por la Ley 1280 de 2009 — 5 días hábiles; (2) Licencia por calamidad doméstica — art. 2.2.1.3.1 del Decreto 1072 de 2015 — 5 días hábiles; (3) Permiso para votar — art. 57 del CST — 2 a 4 horas; (4) Licencia de paternidad — Ley 2114 de 2021 — 2 semanas; (5) Permiso sindical — art. 390 del CST — según convención colectiva; (6) Licencia de maternidad adicional — Ley 1822 de 2017; (7) Permiso por estudio o capacitación — según política de empresa o convenio colectivo; (8) Licencia por enfermedad de familiar; (9) Permiso especial — otras circunstancias que requieren aprobación del supervisor.
Fechas y Duración: Fecha exacta de inicio, fecha de fin y número total de horas o días calendario/hábiles solicitados. Para la licencia por luto, el conteo comienza en la fecha del fallecimiento (no la del funeral), según la Circular 0096 de 2016 del Ministerio del Trabajo.
Descripción del Evento y Documentos de Soporte: Descripción factual del evento y lista de documentos de soporte a adjuntar. Para el luto: registro civil de defunción y prueba de la relación familiar. Para calamidad doméstica: certificado del Cuerpo de Bomberos, informe de Defensa Civil o registro de emergencia hospitalaria. Para licencia de paternidad: registro civil de nacimiento o sentencia de adopción y certificado de afiliación a la EPS.
Cadena de Aprobación del Supervisor y RRHH: Líneas de firma para el supervisor inmediato, jefe de RRHH y — para licencias superiores a cinco días hábiles — el Gerente General o su delegado. La notación de aprobación debe incluir nombre, cargo, fecha y — si se deniega — la base legal para la denegación.
Forms-legal.com ofrece este formulario de Solicitud de Permiso Especial Colombia como plantilla bilingüe (español-inglés) adecuada para empresas con empleados internacionales, expatriados y equipos de RRHH multilingües que operan en las principales ciudades de Colombia — Bogotá D.C., Medellín, Cali, Barranquilla y Cartagena.
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}Preguntas Frecuentes
El artículo 167A del CST, modificado por la Ley 1280 de 2009, otorga a los trabajadores colombianos cinco (5) días hábiles consecutivos de licencia por luto remunerada ante el fallecimiento de un familiar calificado. Los familiares calificados son: cónyuge o compañero/a permanente, padre o madre, hijo/a, hermano/a, suegro/a y abuelo/a — cubriendo el segundo grado de consanguinidad y el primer grado de afinidad. Los cinco días hábiles corren desde la fecha del fallecimiento, no desde la del funeral. El trabajador debe notificar al empleador a la brevedad posible y presentar el registro civil de defunción y la prueba de la relación familiar dentro de los tres días hábiles siguientes a su reincorporación al trabajo. Un empleador que niegue, reduzca o condicione la licencia por luto viola el artículo 167A del CST y puede enfrentar quejas ante el inspector de trabajo y reclamaciones ante el Juzgado Laboral del Circuito.
La calamidad doméstica está definida por el artículo 2.2.1.3.1 del Decreto 1072 de 2015 como una emergencia doméstica grave que afecta directamente al trabajador o a sus familiares inmediatos y requiere la presencia física o atención personal del trabajador. El Ministerio del Trabajo y la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia han reconocido los siguientes eventos como calamidades domésticas calificadas: enfermedad grave u hospitalización de un familiar que vive en el hogar del trabajador; daños estructurales al hogar familiar causados por inundación, sismo, incendio o deslizamiento; robo con violencia en la residencia familiar que requiera informes policiales y reparaciones de emergencia; accidente grave de un hijo que requiera presencia de los padres en un centro médico; y violencia intrafamiliar que requiera que el trabajador acompañe a un familiar ante las autoridades o refugios. Los empleadores no pueden exigir al trabajador agotar sus días de vacaciones anuales antes de acceder a la licencia por calamidad doméstica — ambas prestaciones son legalmente distintas.
Bajo la Ley 2114 de 2021, los padres colombianos tienen derecho a dos (2) semanas (14 días calendario) de licencia de paternidad remunerada al nacer un hijo a partir de las 36 semanas de gestación. Para partos prematuros antes de la semana 36, la duración de la licencia de paternidad equivale al número de semanas de anticipación más las dos semanas estándar. Los padres de hijos ingresados a la Unidad de Cuidados Intensivos Neonatales (UCIN) reciben licencia adicional equivalente al período de hospitalización según el artículo 3 de la Ley 2114 de 2021. La licencia de paternidad es financiada por la EPS — no directamente por el empleador — siempre que el padre haya estado afiliado continuamente al sistema de salud contributivo durante al menos 10 meses consecutivos antes del nacimiento. Si el padre no ha completado 10 meses de aportes continuos a la EPS, el empleador debe pagar la licencia de paternidad con sus propios recursos.
Si un empleador puede negar una solicitud de permiso especial depende enteramente de la base legal del permiso. Para los derechos de licencia legal — luto (Ley 1280 de 2009), calamidad doméstica (Decreto 1072 de 2015), permiso para votar (art. 57 del CST) y licencia de paternidad (Ley 2114 de 2021) — el empleador no tiene autoridad legal para negar la licencia una vez que el trabajador presenta la documentación requerida. La negación de un derecho de licencia legal constituye una violación de los derechos constitucionales del trabajador y expone al empleador a sanciones administrativas del inspector de trabajo bajo la Ley 1610 de 2013 y a reclamaciones laborales ante el Juzgado Laboral. Para licencias no legales — permisos de estudio, licencias personales y permisos especiales discrecionales del empleador — el empleador puede negar la solicitud por necesidades operativas, siempre que la negación se comunique por escrito en un plazo razonable y no constituya acoso o trato discriminatorio.
El tratamiento del permiso especial para el cálculo de prestaciones en Colombia varía según el tipo de permiso. El permiso especial legal remunerado — incluyendo la licencia por luto bajo la Ley 1280 de 2009, calamidad doméstica bajo el Decreto 1072 de 2015, permiso para votar bajo el art. 57 del CST y permiso sindical remunerado bajo convención colectiva — cuenta como tiempo trabajado para el cálculo de cesantías (arts. 249-250 del CST), intereses sobre cesantías (Ley 52 de 1975), prima de servicios (art. 306 del CST) y vacaciones (art. 186 del CST). Las contribuciones a la PILA (salud, pensión, ARL, Caja de Compensación Familiar) deben seguir realizándose sobre el salario base del trabajador durante los períodos de licencia remunerada. Para la licencia financiada por la EPS — maternidad y paternidad — la EPS asume la responsabilidad de las contribuciones durante el período de licencia, y el empleador debe asegurarse de que el reporte PILA refleje correctamente la ausencia cubierta por la EPS bajo el Decreto 1406 de 1999 y el Decreto 2353 de 2015.
Esta plantilla se proporciona únicamente con fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Las leyes varían según la jurisdicción y cambian con el tiempo. Consulte a un abogado cualificado para obtener asesoramiento específico para su situación.Aviso legal completo
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