Formulario de Novedad de Seguridad Social Colombia — PILA
Decreto 1406 de 1999 — Decreto 2353 de 2015 — PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes)
FORMULARIO DE NOVEDAD DE SEGURIDAD SOCIAL — PILA
Decreto 1406 de 1999 — Decreto 2353 de 2015 — Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA)
I. DATOS DEL EMPLEADOR
Empleador: [Employer Name] NIT: [Employer NIT] Ciudad: [Employer City] Operador PILA: [PILA Operator]
II. DATOS DEL TRABAJADOR
Nombre: [Employee Name] Cédula: [Employee CC] Cargo: [Employee Position] Salario mensual actual: [Current Salary]
III. NOVEDAD REPORTADA
Código de novedad: [Novelty Code]
Fecha de inicio: [Novelty Start Date] Fecha de fin: [Novelty End Date]
Descripción: [Novelty Description]
IV. NUEVAS ENTIDADES (SI APLICA)
Nueva EPS: [New EPS] Nueva AFP: [New AFP] Nuevo salario: [New Salary]
V. DECLARACIÓN
El empleador declara que la información consignada en este formulario es veraz y que esta novedad será registrada en la próxima planilla PILA conforme a los Decretos 1406 de 1999 y 2353 de 2015. El empleador asume la responsabilidad por las consecuencias del reporte tardío o erróneo ante las entidades de seguridad social.
Elaborado el [Report Date] por [Responsible Person].
Empleador / Responsable de Recursos Humanos
[Employer Name]
Signature
Qué es Formulario de Novedad de Seguridad Social Colombia — PILA
El Formulario de Novedad de Seguridad Social Colombia — PILA es el formato oficial previsto en Decreto 1406 de 1999 y Decreto 2353 de 2015 que el interesado diligencia y radica ante la autoridad colombiana competente.
La base legal de las novedades PILA proviene de múltiples fuentes normativas. La Ley 100 de 1993 — la ley fundamental de seguridad social de Colombia — estableció el Sistema General de Seguridad Social Integral (SGSSI) con tres pilares: el Sistema General de Pensiones (SGP) regulado por los artículos 10 a 99, el Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) regulado por los artículos 152 a 248, y el Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL) regulado por la Ley 1562 de 2012. Los tres sistemas requieren reporte coordinado de aportes a través de la plataforma PILA.
La AFP — incluyendo Protección, Porvenir, Colfondos y Old Mutual — depende de las novedades reportadas con exactitud para acreditar aportes pensionales a las cuentas individuales en el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad (RAIS) bajo el artículo 59 de la Ley 100 de 1993, o para actualizar el registro de semanas cotizadas en Colpensiones para trabajadores en el Régimen de Prima Media (RPM). Los errores en el reporte de novedades pueden resultar en brechas en el historial pensional del trabajador que pueden retrasar o reducir su eventual pensión de vejez bajo la Ley 797 de 2003.
Cuándo necesitas Formulario de Novedad de Seguridad Social Colombia — PILA
El Formulario de Novedad de Seguridad Social Colombia se necesita cada vez que ocurre un evento laboral que desencadena una obligación de reporte de novedad PILA. La ley laboral y de seguridad social colombiana establece plazos de reporte específicos para cada tipo de novedad, y el incumplimiento de estos plazos genera sanciones administrativas del Ministerio de Salud y Protección Social, la Superintendencia Nacional de Salud y la Unidad Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales (UGPP).
Las novedades de ingreso (nuevo empleado) deben reportarse en la plataforma PILA a más tardar el primer día en que el trabajador comienza a laborar, bajo el Decreto 2353 de 2015. Las novedades de retiro (terminación) deben reportarse en el mes siguiente al último día de trabajo del trabajador. Las novedades salariales se requieren cada vez que cambia el salario base del trabajador. Las novedades de incapacidad deben reportarse cuando un trabajador está ausente por enfermedad o accidente de trabajo. El formulario se necesita cuando un trabajador solicita un traslado de EPS bajo el artículo 10 del Decreto 2353 de 2015, que permite a los trabajadores cambiar su EPS dos veces por año.
Qué incluir en tu Formulario de Novedad de Seguridad Social Colombia — PILA
Un Formulario de Novedad de Seguridad Social Colombia completo debe capturar los siguientes elementos para satisfacer los requisitos de la plataforma PILA bajo el Decreto 1406 de 1999 y el Decreto 2353 de 2015 y servir como registro administrativo interno.
Identificación del Empleador: NIT del empleador, número de matrícula en Cámara de Comercio, razón social, dirección y operador PILA del empleador — SOI, Aportes en Línea, Pila Empresarial, Mi Planilla u operador bancario.
Tipo de Novedad: Clasificación estructurada del tipo de cambio a reportar. La PILA colombiana reconoce los siguientes códigos de novedad: ING (Ingreso — nuevo empleado), RET (Retiro — terminación), VSP (Variación permanente de salario), VST (Variación temporal de salario), LMA (Licencia de maternidad), LPP (Licencia de paternidad), LAM (Licencia no remunerada), IGE (Incapacidad por enfermedad general), IRP (Incapacidad por riesgo profesional), TDE (Traslado de EPS), TDP (Traslado de AFP) y SLN (Suspensión del contrato sin salario).
Información Salarial: Para novedades de cambio salarial, deben registrarse tanto el salario anterior como el nuevo, junto con si el salario es ordinario o integral (bajo el art. 132 del CST). Para trabajadores con salario integral, solo el 70% del salario constituye la base de cotización bajo el Decreto 1406 de 1999. La base mínima es un SMMLV y la base máxima es 25 SMMLV para aportes de salud y pensión.
Forms-legal.com ofrece este Formulario de Novedad de Seguridad Social Colombia como plantilla administrativa bilingüe que apoya el proceso de reporte PILA. Dada la complejidad del sistema PILA y la significativa exposición a sanciones de la UGPP por errores de reporte — las multas pueden alcanzar COP$1.000.000 por trabajador por mes de incumplimiento bajo la Ley 828 de 2003 — los empleadores que gestionan plantillas complejas deben verificar todos los reportes de novedad con un contador público certificado o especialista en nómina registrado ante la Junta Central de Contadores.
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Forms Legal. (2026). Formulario de Novedad de Seguridad Social Colombia — PILA (Colombia) [Legal document template]. Forms Legal. https://forms-legal.com/es/colombia/employment/forms/formulario-novedad-seguridad-social-colombia
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}Preguntas Frecuentes
Las tarifas de aportes PILA en Colombia están establecidas por la Ley 100 de 1993 modificada por la Ley 797 de 2003 y la Ley 1250 de 2008. Para salud (EPS): el aporte total es del 12,5% de la base salarial — 8,5% pagado por el empleador y 4% por el trabajador. Para pensión (AFP o Colpensiones): el aporte total es del 16% de la base salarial — 12% pagado por el empleador y 4% por el trabajador. Para ARL (riesgos laborales): el aporte lo paga enteramente el empleador y oscila entre el 0,348% para actividades de riesgo Clase I y el 8,7% para riesgo Clase V bajo el Decreto 1607 de 2002. El SMMLV para 2025 fue fijado por el Decreto 2461 de 2024 en COP$1.423.500 por mes, y todos los cálculos PILA deben usar esta cifra actualizada.
La falta de reporte de novedades PILA dentro de los plazos requeridos desencadena una cascada de consecuencias administrativas y financieras bajo la Ley 828 de 2003 (Ley anti-evasión de aportes parafiscales) y el Decreto 1406 de 1999. La UGPP — la entidad gubernamental responsable de auditar las contribuciones parafiscales — realiza cruces electrónicos de datos PILA contra registros tributarios de la DIAN, informes de inspección del MinTrabajo y estados de cuenta de las AFP. Cuando se detectan discrepancias, la UGPP emite un requerimiento de información solicitando justificación dentro de los 15 días hábiles siguientes. Si el empleador no responde o la respuesta es insatisfactoria, la UGPP emite una liquidación oficial de las contribuciones imponiendo intereses a la tasa de usura sobre los aportes no pagados y multas administrativas del 10% al 100% del monto del aporte no pagado.
Los traslados de AFP en Colombia están regulados por los artículos 12 a 17 de la Ley 100 de 1993 y el Decreto 2241 de 1994. El trabajador puede trasladarse de una AFP a otra — o entre el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad (RAIS, administrado por AFP privadas: Protección, Porvenir, Colfondos, Old Mutual) y el Régimen de Prima Media (RPM, administrado exclusivamente por Colpensiones) — sujeto a restricciones estrictas de frecuencia y elegibilidad. El trabajador debe haber estado afiliado a la AFP actual durante al menos cinco (5) años antes de solicitar el traslado a otra AFP privada. Los traslados de una AFP privada a Colpensiones están permitidos después de cinco años en el régimen privado, pero los trabajadores dentro de los diez años de la edad estándar de jubilación (62 años para hombres, 57 para mujeres bajo la Ley 797 de 2003) no pueden trasladarse del régimen privado a Colpensiones.
El reporte de incapacidades en el sistema PILA sigue reglas distintas según la causa de la discapacidad. Para incapacidad por enfermedad general: el empleador paga los primeros 3 días directamente; del día 4 al 180, la EPS paga el 66,67% del salario base; del día 181 al 540, la EPS continúa pagando si la condición es crónica o el trabajador está en rehabilitación; a partir del día 541, la AFP o Colpensiones determina si el trabajador califica para pensión de invalidez. El empleador reporta el código de novedad IGE en la PILA para cada mes de incapacidad. Para incapacidad por accidente de trabajo o enfermedad laboral: la ARL paga el 100% del salario desde el primer día bajo la Ley 1562 de 2012, y el empleador reporta el código de novedad IRP. Durante los períodos de incapacidad, el empleador debe continuar realizando todos los aportes PILA (salud, pensión, ARL) como si el trabajador estuviera trabajando.
Sí. Bajo la Ley 100 de 1993 y el CST, todos los trabajadores en Colombia con contrato de trabajo — incluyendo los trabajadores a tiempo parcial bajo el artículo 197 del CST y el Decreto 933 de 2003 — deben estar inscritos en el sistema de seguridad social y tener aportes PILA realizados en su nombre. La base de cotización para trabajadores a tiempo parcial es el salario real recibido, con un mínimo de 1 SMMLV independientemente de las horas trabajadas. El Decreto 2616 de 2013 creó un mecanismo especial de cotización para trabajadores que ganan menos de 1 SMMLV a través de múltiples empleos a tiempo parcial, permitiendo cotizaciones semanales proporcionales a los días trabajados. Las empresas que clasifican erróneamente a los trabajadores a tiempo parcial como contratistas independientes para evitar los aportes PILA enfrentan liquidaciones retroactivas de aportes de la UGPP más sanciones bajo la Ley 828 de 2003.
Esta plantilla se proporciona únicamente con fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Las leyes varían según la jurisdicción y cambian con el tiempo. Consulte a un abogado cualificado para obtener asesoramiento específico para su situación.Aviso legal completo
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