Appointment of Legal Representative Colombia (Nombramiento de Representante Legal)
ACTA DE NOMBRAMIENTO
REPRESENTANTE LEGAL
Código de Comercio Art. 196 — Ley 222 de 1995 Art. 22
I. IDENTIFICACIÓN DE LA SOCIEDAD
Razón Social: [Company Name]
NIT: [Company NIT]
Tipo Societario: [Company Type]
Domicilio: [Company Domicile]
II. REUNIÓN DEL ÓRGANO COMPETENTE
En reunión [Meeting Type] de la [Appointing Organ] de la sociedad [Company Name], celebrada el día [Meeting Date], con un quórum del [Quorum Percentage] de las acciones/cuotas suscritas, conforme a los estatutos sociales y a las disposiciones aplicables de la Ley 1258 de 2008 y el Código de Comercio (Decreto 410 de 1971):
IV. NOMBRAMIENTO
La [Appointing Organ], mediante votación con resultado de [Voting Result], resuelve:
PRIMERO. Designar como [Appointee Role] de la sociedad [Company Name] al(la) señor(a):
Nombre: [Appointee Name]
Identificación: [Appointee CC]
Domicilio: [Appointee Address]
SEGUNDO. El(la) designado(a) tendrá las facultades establecidas en los estatutos sociales y en el Artículo 196 del Código de Comercio, pudiendo ejecutar todos los actos y celebrar todos los contratos directamente relacionados con el objeto social de la sociedad y aquellos necesarios para su administración.
V. ACEPTACIÓN Y POSESIÓN
El(la) señor(a) [Appointee Name], identificado(a) con cédula No. [Appointee CC], manifiesta su aceptación del cargo de [Appointee Role] de la sociedad [Company Name], comprometiéndose a cumplir los deberes de buena fe, lealtad y diligencia establecidos en el Artículo 23 de la Ley 222 de 1995, y asume la responsabilidad inherente al cargo conforme al Artículo 24 de la misma ley.
VI. INSCRIPCIÓN EN REGISTRO MERCANTIL
Se ordena inscribir la presente acta de nombramiento en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de [Company Domicile], conforme al Artículo 163 del Código de Comercio, a efectos de actualizar el Certificado de Existencia y Representación Legal de la sociedad.
FIRMAS
En [Execution City], a los [Execution Date].
PRESIDENTE DE LA REUNIÓN:
Firma: _________________________
SECRETARIO DE LA REUNIÓN:
Firma: _________________________
REPRESENTANTE LEGAL DESIGNADO:
[Appointee Name]
C.C. No. [Appointee CC]
Firma (aceptación): _________________________
Meeting President (Presidente de la Reunión)
________________
Signature
Meeting Secretary (Secretario de la Reunión)
________________
Signature
Appointed Legal Representative (Representante Legal Designado)
________________
Signature
What Is a Appointment of Legal Representative Colombia (Nombramiento de Representante Legal)?
An Appointment of Legal Representative Colombia (Acta de Nombramiento de Representante Legal) is the corporate governance document through which the competent organ of a Colombian commercial company — the asamblea general de accionistas in a Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) under Ley 1258 de 2008 Article 26, or the junta directiva (board of directors) in a Sociedad Anónima (SA) under Código de Comercio Article 440 — formally designates the person authorised to represent and bind the company in all legal, administrative, and commercial matters.
Código de Comercio (Decreto 410 de 1971) Article 196 establishes the foundational rule governing legal representation: the representante legal may perform all acts and enter into all contracts directly related to the corporate purpose, and any limitations on these powers are enforceable against third parties only when registered with the Cámara de Comercio in the Registro Mercantil. Ley 222 de 1995 Article 22 expanded the accountability framework by establishing that administrators — including the representante legal — must act in good faith, with the loyalty and diligence of a good businessman (buena fe, lealtad y diligencia de un buen hombre de negocios), creating personal liability for damages caused by negligent or fraudulent administration.
The Constitución Política de Colombia of 1991 underpins this corporate governance mechanism through Article 333 (freedom of enterprise) and Article 38 (freedom of association), which together guarantee the right to organise commercial entities with designated management structures. Supersociedades (Superintendencia de Sociedades), the principal corporate regulator, oversees compliance with governance standards and may sanction companies and administrators who fail to follow proper appointment procedures under Ley 222 de 1995 Articles 83 through 86.
Registration of the appointment at the Cámara de Comercio corresponding to the company's domicile is mandatory under Código de Comercio Article 163. The Cámara de Comercio updates the Certificado de Existencia y Representación Legal to reflect the new representante legal, including the person's full name, cédula number, and any limitations on their authority. Until registration is completed, the appointment is not enforceable against third parties who rely on the information contained in the Registro Mercantil — a protection established by the principle of public faith of the commercial registry under Código de Comercio Article 29.
For SAS companies — which represent over 98% of new company formations according to Supersociedades statistics — the representante legal is the only mandatory management organ under Ley 1258 de 2008 Article 25, making the appointment document particularly significant. The representante legal of a SAS has the broadest possible powers unless the bylaws (estatutos) establish specific limitations registered at the Cámara de Comercio. In contrast, SA companies under Código de Comercio Articles 434 through 441 and SRL companies under Articles 358 through 372 may have more structured governance with mandatory boards that appoint and supervise the representante legal.
Ley 222 de 1995 Article 24 establishes joint and several liability (responsabilidad solidaria e ilimitada) for the representante legal who acts beyond the scope of authority, fails to comply with legal obligations, or causes harm through negligent management. The representante legal is also the person responsible for filing tax declarations with the DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), signing contracts, representing the company in judicial proceedings under Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012), and certifying financial statements alongside the contador público and revisor fiscal (when applicable under Ley 43 de 1990).
When Do You Need a Appointment of Legal Representative Colombia (Nombramiento de Representante Legal)?
An Appointment of Legal Representative Colombia document is needed whenever a Colombian commercial company must designate, replace, or confirm the person authorised to act on its behalf before third parties, government entities, and the judicial system. Código de Comercio Article 196 and Ley 222 de 1995 Article 22 require that every commercial company have a duly appointed representante legal whose designation is registered with the Cámara de Comercio.
The document is required when incorporating a new company. Under Ley 1258 de 2008 Article 5 for SAS companies, and Código de Comercio Articles 110 and 111 for SA and SRL companies, the founding document must designate the initial representante legal. While the incorporation document itself contains this designation, the Cámara de Comercio treats it as the first appointment act for registration purposes in the Certificado de Existencia y Representación Legal.
A formal appointment document is needed when replacing the current representante legal due to resignation, removal, death, or incapacity. Código de Comercio Article 198 provides that the representante legal may be removed at any time by the organ that appointed them — the asamblea de accionistas or junta directiva, depending on the bylaws. The replacement must be registered at the Cámara de Comercio within 15 business days to update the Certificado de Existencia under Decreto 019 de 2012 (anti-trámites).
The document is needed when expanding the representation structure — adding a suplente (alternate legal representative) alongside the principal representative, or designating multiple representantes legales with divided or concurrent authority. Many Colombian companies designate both a Representante Legal Principal and a Representante Legal Suplente to confirm continuity of corporate operations.
Financial institutions require an updated Certificado de Existencia y Representación Legal reflecting the current representante legal before authorising bank transactions, opening corporate accounts, or processing significant financial operations. The DIAN requires current representante legal information for RUT (Registro Único Tributario) updates under Estatuto Tributario Article 555.
The appointment is needed when the company undergoes corporate reorganisation — merger (fusión) under Código de Comercio Article 172, spin-off (escisión) under Ley 222 de 1995 Articles 3 through 21, or transformation (transformación) under Código de Comercio Article 167 — requiring designation of the representante legal of the surviving or new entity.
Public procurement participation under Ley 80 de 1993 and Ley 1150 de 2007 requires proof of current representante legal authority through the Certificado de Existencia y Representación Legal, making timely registration of appointments essential for companies bidding on government contracts through the SECOP II platform.
What to Include in Your Appointment of Legal Representative Colombia (Nombramiento de Representante Legal)
A valid Appointment of Legal Representative Colombia document must contain specific elements to satisfy the registration requirements of the Cámara de Comercio under Código de Comercio Article 163 and to establish the scope and limitations of the representante legal's authority under Article 196.
Company Identification: Full corporate name (razón social) including the company type designation (S.A.S., S.A., Ltda., S.C.A.), NIT (Número de Identificación Tributaria) assigned by the DIAN, and matrícula mercantil number assigned by the Cámara de Comercio. The company identification must match exactly the information recorded in the Registro Mercantil to avoid registration rejection.
Appointing Organ Resolution: Identification of the corporate organ making the appointment — asamblea general de accionistas (for SAS under Ley 1258 de 2008 Article 26), junta directiva (for SA under Código de Comercio Article 440), or junta de socios (for SRL under Código de Comercio Article 358). The resolution must include the date of the meeting, quorum verification confirming compliance with bylaws and Código de Comercio Articles 427 through 429, and the voting results.
Appointee Identification: Full legal name of the person being appointed as representante legal, cédula de ciudadanía number (for Colombian nationals), cédula de extranjería (for foreign residents), or passport number (for non-residents). Ley 222 de 1995 Article 22 does not impose nationality requirements on the representante legal, but non-resident foreigners must obtain appropriate immigration status from Migración Colombia under Decreto 1067 de 2015.
Scope of Authority: Description of the powers granted to the representante legal, including monetary limits on contract execution and asset disposition if established in the bylaws. Under Código de Comercio Article 196, the representante legal can perform any act related to the corporate purpose — limitations are effective against third parties only when inscribed in the Registro Mercantil at the Cámara de Comercio.
Type of Appointment: Specification of whether the appointment is for the Representante Legal Principal or Representante Legal Suplente, and whether the appointee replaces a previous representative or fills a newly created position. The document should reference the previous representative's name and cédula number when applicable.
Acceptance and Possession: Evidence that the appointee accepted the appointment, typically through a signed acceptance statement. Ley 222 de 1995 Article 22 requires that the appointee accept before assuming the functions, as acceptance triggers the duties of loyalty, diligence, and good faith applicable to all corporate administrators.
Forms-legal.com provides this Appointment of Legal Representative Colombia template as a starting framework for corporate governance compliance. Every appointment document should be reviewed by an abogado comercialista to confirm that the appointing procedure complies with the company's specific bylaws (estatutos), quorum requirements, and any shareholder agreements (acuerdo de accionistas under Ley 1258 de 2008 Article 24) that may affect the appointment. The Cámara de Comercio may reject registration if the document does not meet formal requirements or conflicts with the registered bylaws.
Additional compliance elements for a Appointment of Legal Representative Colombia (Nombramiento de Representante Legal) used in Colombia include: Under the Codigo de Comercio (Decreto 410 de 1971), the Camara de Comercio maintains the Registro Mercantil of Colombian companies. The Ley 1258 de 2008 governs Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS). The Superintendencia de Sociedades supervises corporate governance. The DIAN (Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales) administers the Impuesto de Renta and IVA under the Estatuto Tributario (Decreto 624 de 1989). Forms-legal.com provides this template as a starting point for Colombia-compliant documentation.
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Forms Legal. (2026). Appointment of Legal Representative Colombia (Nombramiento de Representante Legal) (Colombia) [Legal document template]. Forms Legal. https://forms-legal.com/colombia/business/corporate/appointment-legal-representative-colombia
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}Frequently Asked Questions
La autoridad para nombrar al representante legal en Colombia depende del tipo de empresa y sus estatutos. Para una Sociedad por Acciones Simplificada (SAS), el artículo 26 de la Ley 1258 de 2008 establece que la asamblea de accionistas nombra al representante legal a menos que los estatutos deleguen esta función a una junta directiva. Para una Sociedad Anónima (SA), el artículo 440 del Código de Comercio atribuye esta autoridad a la junta directiva, que a su vez es elegida por la asamblea general de accionistas conforme al artículo 436. Para una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL/Ltda.), la junta de socios ejerce esta función conforme al artículo 358 del Código de Comercio. En todos los casos, el nombramiento debe adoptarse con el quórum y la mayoría establecidos en los estatutos — para una SAS, el quórum por defecto conforme al artículo 22 de la Ley 1258 de 2008 es uno o más accionistas que representen al menos la mitad de las acciones suscritas, con decisiones por mayoría simple. El nombramiento es efectivo al ser aceptado por el designado y debe inscribirse en la Cámara de Comercio conforme al artículo 163 del Código de Comercio para ser oponible a terceros.
El representante legal de una sociedad comercial colombiana tiene importantes responsabilidades legales conforme al artículo 23 de la Ley 222 de 1995 y el artículo 200 del Código de Comercio. El artículo 23 de la Ley 222 establece el deber de actuar de buena fe, con la lealtad y diligencia de un buen hombre de negocios, exigiendo que el representante legal priorice los intereses de la empresa y sus accionistas. Los deberes específicos incluyen: cumplir con todas las obligaciones legales y estatutarias; mantener registros contables adecuados conforme al Decreto 2649 de 1993 y las normas NIIF (Decreto 2420 de 2015); presentar declaraciones tributarias precisas ante la DIAN; garantizar el cumplimiento de la seguridad social de los empleados a través del sistema PILA conforme a la Ley 100 de 1993; y convocar las asambleas de accionistas. La responsabilidad personal surge conforme al artículo 24 de la Ley 222 cuando el representante legal actúa con negligencia o mala fe, excede su autoridad o incumple deberes legales — los accionistas o terceros pueden interponer la acción social de responsabilidad conforme al artículo 25. La responsabilidad penal puede surgir conforme a la Ley 599 de 2000 (Código Penal) por administración fraudulenta, evasión tributaria o apropiación indebida de activos de la empresa. La Superintendencia de Sociedades también puede imponer sanciones administrativas en ejercicio de sus facultades de inspección y vigilancia.
La inscripción del nombramiento del representante legal en la Cámara de Comercio sigue un procedimiento específico conforme a los artículos 29 y 163 del Código de Comercio. La empresa debe presentar el original o copia certificada del acta que contiene la resolución de nombramiento, firmada por el presidente y secretario de la reunión conforme al artículo 189 del Código de Comercio. Para las SAS, el acta debe cumplir con el artículo 22 de la Ley 1258 de 2008 sobre requisitos de quórum y votación. La presentación incluye el formulario de inscripción en el registro mercantil, copia de la cédula del designado y pago de los derechos de inscripción, que varían según la Cámara de Comercio pero típicamente oscilan entre COP$39.000 y COP$52.000. La Cámara de Comercio revisa el documento para verificar el cumplimiento de los requisitos legales dentro de los cinco días hábiles siguientes conforme al Decreto 019 de 2012. Al aprobarse, el Certificado de Existencia y Representación Legal se actualiza para reflejar el nombre, número de cédula y cualquier limitación de autoridad del nuevo representante legal. La empresa también debe actualizar su RUT ante la DIAN para reflejar el cambio de representante legal. Muchas Cámaras de Comercio ofrecen actualmente inscripción virtual a través de la plataforma RUES en rues.com.co o a través de sus propios portales digitales.
Un extranjero puede ser representante legal de una sociedad comercial colombiana, ya que ni el artículo 196 del Código de Comercio ni el artículo 22 de la Ley 222 de 1995 imponen requisitos de nacionalidad colombiana para el cargo. Sin embargo, aplican consideraciones prácticas y migratorias. Un extranjero residente en Colombia debe tener cédula de extranjería expedida por Migración Colombia conforme al Decreto 1067 de 2015 — este documento sirve como número de identificación registrado en la Cámara de Comercio y requerido para los trámites ante la DIAN/RUT. Un extranjero no residente puede ser designado usando su número de pasaporte, pero debe designar un agente residente en Colombia o un apoderado para recibir notificaciones judiciales y ciertos trámites administrativos. La Ley 1258 de 2008 no exige que el representante legal de una SAS resida en Colombia, aunque la Superintendencia de Sociedades ha señalado en orientaciones regulatorias que el representante legal debe ser razonablemente accesible para las funciones de gobierno. Para efectos tributarios, si el representante legal es no residente, la empresa debe designar igualmente a una persona responsable de los trámites ante la DIAN — frecuentemente el suplente o un contador público. Los bancos pueden exigir comparecencia personal del representante legal para la apertura de cuentas, requiriendo al menos presencia temporal en Colombia.
Operar sin un representante legal debidamente inscrito genera consecuencias jurídicas y prácticas significativas para una empresa colombiana. Conforme al artículo 196 del Código de Comercio, el representante legal es la persona autorizada para obligar a la empresa — sin él, la empresa no puede celebrar contratos legalmente, participar en procesos judiciales conforme al Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012) ni realizar actos administrativos ante entidades gubernamentales. La Cámara de Comercio registrará la ausencia en el Certificado de Existencia y Representación Legal, impidiendo efectivamente que la empresa realice negocios que requieran este certificado. Los bancos bloquearán las cuentas corporativas hasta que se inscriba un nuevo representante legal y se presente la documentación actualizada. La DIAN puede imponer sanciones por no actualizar la información del RUT conforme al artículo 658-3 del Estatuto Tributario. La Superintendencia de Sociedades puede iniciar procedimientos administrativos en ejercicio de sus facultades de vigilancia y control establecidas en los artículos 83 a 86 de la Ley 222 de 1995, que pueden incluir multas e incluso órdenes de disolución administrativa. El representante legal anterior permanece responsable por los actos realizados durante su período y puede seguir siendo responsabilizado hasta que un reemplazo sea debidamente inscrito. Los accionistas que no nombren un reemplazo dentro de un plazo razonable pueden enfrentar responsabilidad personal conforme al deber general de cuidado hacia la empresa del artículo 24 de la Ley 222 de 1995.
El derecho societario colombiano distingue entre el Representante Legal Principal y el Representante Legal Suplente como roles de administración complementarios. El representante legal principal es el funcionario primario autorizado para actuar en nombre de la empresa conforme al artículo 196 del Código de Comercio, con plenas facultades para suscribir contratos, representar a la empresa en procesos judiciales y administrativos y realizar todos los actos relacionados con el objeto social. El suplente (alternativo o sustituto) es un representante secundario que asume las funciones del principal durante ausencias temporales o permanentes — vacaciones, enfermedad, viajes, renuncia, remoción o fallecimiento — conforme al artículo 198 del Código de Comercio. Tanto el principal como el suplente deben estar inscritos en la Cámara de Comercio y aparecer en el Certificado de Existencia y Representación Legal. Para las SAS, el artículo 25 de la Ley 1258 de 2008 exige al menos un representante legal pero no obliga a designar suplente — sin embargo, la Superintendencia de Sociedades recomienda nombrarlo para garantizar la continuidad del gobierno. El suplente tiene idéntica autoridad que el principal cuando actúa en su lugar, y los terceros que contraten con el suplente de buena fe están protegidos por el principio de fe pública del registro mercantil. Ambos funcionarios tienen los mismos deberes fiduciarios conforme al artículo 23 de la Ley 222 de 1995 cuando ejercen sus funciones.
La autoridad del representante legal puede limitarse en Colombia, pero la oponibilidad de estas limitaciones depende de la inscripción adecuada. Conforme al artículo 196 del Código de Comercio, el representante legal tiene autoridad inherente para realizar todos los actos directamente relacionados con el objeto social — este es el poder base que existe independientemente de los estatutos. Las limitaciones pueden establecerse en los estatutos de la empresa e incluyen típicamente: topes monetarios para la celebración de contratos (por ejemplo, exigir aprobación de la junta para operaciones que superen determinado monto en COP); prohibición de enajenar o gravar bienes inmuebles sin aprobación de los accionistas; restricción para otorgar garantías (avales, fianzas) sin autorización de la junta; y limitación de facultades judiciales que requieran autorización especial para determinados procesos. Conforme al inciso segundo del artículo 196 del Código de Comercio, estas limitaciones solo son oponibles a terceros cuando se inscriben en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio. Las limitaciones no inscritas solo protegen la relación interna entre la empresa y su representante legal — un tercero que contrate con el representante legal de buena fe está protegido aunque el representante haya excedido límites internos no reflejados en el registro. Para las SAS, el artículo 25 de la Ley 1258 de 2008 confirma este marco, y la Circular Externa 100-006 de 2008 de la Superintendencia de Sociedades orienta sobre las estructuras de limitación aceptables.
This template is provided for informational purposes only and does not constitute legal advice. Laws vary by jurisdiction and change over time. Consult a qualified attorney for advice specific to your situation.Full disclaimer
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