Poder de Representación Legal — Colombia

La autenticación notarial es obligatoria para poderes que se utilizarán en transacciones que requieren forma notarial, como transferencias inmobiliarias, constitución de hipotecas o formación de ciertas sociedades comerciales. Bajo el Decreto Ley 960 de 1970 (Estatuto del Notariado), las notarías colombianas (supervisadas por la Superintendencia de Notariado y Registro) autentican poderes verificando la identidad del poderdante, registrando el instrumento en el protocolo notarial y expidiendo copias certificadas. Para representación judicial ante juzgados colombianos bajo la Ley 1564 de 2012 (Código General del Proceso), basta un poder especial con simple reconocimiento de firma ante notario; la protocolización notarial completa generalmente no se exige salvo que el juzgado lo requiera. Para actos mercantiles que no involucren inmuebles ni contratos de forma notarial, un poder escrito firmado por el poderdante y autenticado ante notario o presentado con documentos corporativos de respaldo suele ser suficiente para la Cámara de Comercio y la DIAN.

Sí. La ley colombiana distingue entre representación judicial y extrajudicial. Para asuntos comerciales extrajudiciales —suscribir contratos, comparecer ante la Cámara de Comercio, realizar operaciones bancarias, registrar documentos en el Registro Mercantil o gestionar actuaciones administrativas ante la DIAN que no impliquen litigio— cualquier persona natural con plena capacidad legal puede actuar como apoderado bajo el artículo 2142 del Código Civil. Sin embargo, para representación judicial ante cualquier tribunal colombiano (Juzgados Civiles, Tribunales Superiores, Consejo de Estado o arbitraje bajo la Ley 1563 de 2012), el artículo 74 de la Ley 1564 de 2012 exige que el apoderado ostente tarjeta profesional vigente expedida por el Consejo Superior de la Judicatura. Otorgar poderes judiciales a personas no tituladas invalida sus actuaciones y puede exponer al poderdante a sanciones procesales bajo el Código General del Proceso.

Los poderes otorgados fuera de Colombia deben cumplir las formalidades tanto del país de origen como del derecho colombiano. Dado que Colombia es signataria del Convenio de La Haya sobre Apostilla (Ley 455 de 1998), los poderes otorgados en estados miembros del Convenio requieren apostilla de la autoridad competente de ese país en lugar de legalización consular completa. Los poderes de estados no miembros del Convenio deben legalizarse a través del consulado colombiano en el país de origen y luego autenticarse ante el Ministerio de Relaciones Exteriores en Bogotá. Todos los documentos en idioma extranjero deben traducirse al español por un traductor oficial inscrito ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. Una vez apostillado y traducido, el poder puede utilizarse directamente ante notarías colombianas, la Cámara de Comercio, la DIAN, la SFC y los juzgados, sujeto a requisitos adicionales de la autoridad o tipo de transacción específica.

El otorgamiento de un poder en sí mismo no genera obligaciones de impuesto de renta, IVA o impuesto de timbre en Colombia. Sin embargo, cuando el apoderado realiza actos a nombre del poderdante que generan hechos imponibles —como firmar contratos de compraventa, ejecutar transferencias inmobiliarias registradas ante la ORIP o cobrar pagos— las obligaciones tributarias recaen sobre el poderdante, no sobre el apoderado. Bajo el Estatuto Tributario (Decreto 624 de 1989) y la Resolución DIAN 139 de 2012 sobre facturación electrónica, el apoderado que actúa por una empresa debe usar el NIT y las credenciales de facturación electrónica de la empresa, no los propios. Los honorarios de notarización cobrados por las notarías (arancel notarial) se rigen por el Decreto 188 de 2013 y son pagados por quien solicita la autenticación. Para poderes que otorgan facultades sobre bienes inmuebles, el Impuesto de Registro (Ordenanza departamental + Ley 223 de 1995) aplica al registro ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

Según los artículos 2189–2196 del Código Civil, un poder en Colombia termina por: (a) revocación del poderdante; (b) renuncia del apoderado; (c) muerte o incapacidad de cualquiera de las partes; (d) vencimiento del plazo; o (e) conclusión del acto autorizado. La revocación requiere notificación escrita al apoderado y, para terceros que hayan actuado con el agente confiando en el poder, publicación o comunicación directa para ponerlos en conocimiento. Para poderes mercantiles inscritos en el Registro Mercantil, la revocación debe radicarse ante la Cámara de Comercio y es oponible a terceros desde la fecha de inscripción bajo el artículo 28 del Código de Comercio. Para revocar un poder protocolizado en notaría, el poderdante debe otorgar escritura pública de revocación ante notario, tras lo cual la notaría anota la revocación en el protocolo original. Los poderes radicados ante la DIAN pueden revocarse presentando el Formulario 2253 (Solicitud de revocación de poder) ante la dirección seccional de la DIAN correspondiente.

Conforme al artículo 836 del Código de Comercio y el artículo 2156 del Código Civil, el poder general autoriza al apoderado para realizar todos los actos de administración y gestión comercial ordinaria en nombre del poderdante sin especificar cada acto individual. El poder especial, por el contrario, limita al agente a uno o más actos o transacciones específicamente enumerados. Los juzgados colombianos, incluida la Corte Suprema de Justicia (Sala Civil), han sostenido de manera reiterada que los actos que exceden el alcance de un poder especial son inoponibles al poderdante salvo ratificación. Para transacciones corporativas de magnitud inusual —como ventas de inmuebles, transferencias de acciones, acuerdos de fusión o préstamos que superen las operaciones ordinarias de la empresa— el Código de Comercio exige poder especial que autorice expresamente el tipo específico de transacción. La Circular 220-000003 de 2020 de la Superintendencia de Sociedades refuerza que los representantes corporativos que ejecuten actos extraordinarios sin poder especial adecuado pueden incurrir en responsabilidad bajo los artículos 200 y 25 de la Ley 222 de 1995.

Para actos mercantiles ordinarios dentro del ámbito de autoridad del representante legal, una SAS (Sociedad por Acciones Simplificada) bajo la Ley 1258 de 2008 puede otorgar un poder a través de su representante legal sin resolución formal de junta, ya que el artículo 26 de la Ley 1258 concentra la autoridad de gestión en el representante legal salvo que los estatutos sociales lo restrinjan. Sin embargo, cuando el poder autoriza actos fuera de la administración ordinaria —por ejemplo, disposición de bienes, compromisos financieros significativos, o litigios por montos que activan la jurisdicción de asuntos reservados de la junta directiva bajo los estatutos— se requiere autorización previa de la Asamblea de Accionistas o Junta Directiva (si está constituida bajo el artículo 25 de la Ley 1258). La resolución debe constar en el acta corporativa correspondiente e inscribirse en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio si modifica el alcance de la autoridad del representante legal. La falta de autorización corporativa requerida no invalida el poder frente a un tercero de buena fe que actúe confiando en él, pero puede generar responsabilidad interna del representante firmante bajo el artículo 200 de la Ley 222 de 1995.