Company Technology Use Policy Chile

A Company Technology Use Policy Chile (Política de Uso de Tecnología de la Empresa) is an internal corporate instrument — typically forming part of the Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad or issued as a standalone policy annexed to it — that establishes the rules governing how employees may use corporate information technology assets, including computers, mobile devices, software systems, internal networks, corporate email accounts, and internet connections provided by the employer. The policy derives its primary statutory authority from Article 154 No. 5 of the Código del Trabajo (DFL No. 1/2003), which authorises employers to include in the Reglamento Interno the obligations and prohibitions applicable to workers in relation to their duties, conduct, and permanence in the workplace — a provision consistently interpreted by the Dirección del Trabajo as extending to the use of technology assets provided by the employer.

Data protection obligations under Ley 19.628 of 28 August 1999 (Ley sobre Protección de la Vida Privada), substantially reformed by Ley 21.719 of 2024 which created the Agencia de Protección de Datos Personales (ANDP), make a formal technology use policy an essential component of the employer's data governance framework. Employees who handle personal data of clients, colleagues, or third parties through corporate IT systems act as data processors (encargados de tratamiento) under Ley 21.719 — meaning the employer must implement adequate technical and organisational measures to ensure lawful data processing, and a formal technology use policy is a core organisational measure demonstrating compliance.

Chilean constitutional law adds an important dimension: Article 19 No. 5 of the Constitución Política de 1980 protects the inviolability of all forms of private communication, and Article 19 No. 4 protects personal privacy (respeto y protección a la vida privada). The Dirección del Trabajo has addressed employer monitoring of corporate IT systems through multiple dictámenes — including Ord. No. 260/19 (2002) and subsequent guidance — establishing that employers may implement reasonable controls on the use of corporate technology assets but may not conduct blanket surveillance of employee communications in a manner that disproportionately invades personal privacy. Monitoring must be proportionate, purpose-limited, and disclosed to workers in advance — requirements that a properly drafted technology use policy addresses directly.

Cybersecurity obligations under the Chilean National Cybersecurity Policy (Política Nacional de Ciberseguridad 2017–2022, updated 2023) and the Ley Marco de Ciberseguridad (Ley 21.663 enacted 2024) impose security requirements on operators of critical infrastructure and other entities, making formal documentation of employee technology use obligations an organisational compliance requirement. The CISO (Chief Information Security Officer) function and the employer's responsibility to train workers on cybersecurity risks — now reinforced by Ley 21.663 — are directly supported by a comprehensive technology use policy.

The Superintendencia de Banca e Instituciones Financieras (SBIF, now absorbed by the Comisión para el Mercado Financiero — CMF) has issued circulars requiring financial institutions regulated under the Ley General de Bancos (DFL No. 3/1997) to maintain formal IT use policies for all employees with access to banking systems and customer financial data. Similar requirements apply to insurance companies regulated by the CMF and to health insurers (ISAPREs) regulated by the Superintendencia de Salud.

A Company Technology Use Policy Chile is needed by every Chilean employer that provides employees with corporate IT assets — computers, mobile phones, tablets, software systems, email accounts, or internet access — because the legal obligations under the Código del Trabajo, Ley 19.628, Ley 21.719, and Ley 21.663 create affirmative duties that only a formal written policy can satisfy.

Financial sector employers regulated by the Comisión para el Mercado Financiero (CMF) under the Ley General de Bancos (DFL No. 3/1997), Ley 18.045 (Ley de Mercado de Valores), and Ley 20.555 (consumer financial protection) must implement formal IT use policies as part of their operational risk management frameworks. CMF Circular No. 3.592 and subsequent cybersecurity guidelines require banks and financial institutions to maintain documented IT governance policies covering all employees with system access.

Healthcare employers — hospitals, clínicas, ISAPREs, and Mutuales de Seguridad including ACHS (Asociación Chilena de Seguridad), IST (Instituto de Seguridad del Trabajo), and Mutual de Seguridad CChC — must comply with Ley 20.584 of 2012 (Derechos y Deberes del Paciente) and Ley 19.628 when employees handle electronic medical records (fichas médicas electrónicas). A formal technology use policy restricting access to and transmission of patient data is mandatory for compliance with the Superintendencia de Salud's information security requirements.

Public sector employers — ministries, municipalities (municipalidades), and public services (servicios públicos) operating under the Estatuto Administrativo (Ley 18.834) — must comply with the Ley 19.799 of 2002 (Ley sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación) and the regulations of the División de Gobierno Digital under the Ministerio de Ciencia, Tecnología, Conocimiento e Innovación, which require formal IT use policies for all public servants.

Companies with remote workers (teletrabajo) operating under the regulatory framework of Ley 21.220 of 2020 (Ley de Teletrabajo, which modified the Código del Trabajo by adding Articles 152 quáter G to 152 quáter O) must address technology use, cybersecurity, data protection, and equipment provision in their remote work policies — a technology use policy is the natural complement to a teletrabajo agreement. The employer's obligation under Article 152 quáter L to provide and maintain the equipment necessary for remote work also requires documentation of acceptable use standards.

A comprehensive Company Technology Use Policy Chile must address the following elements to satisfy the requirements of the Código del Trabajo, Ley 19.628, Ley 21.719, and Ley 21.663 and to withstand scrutiny from the Dirección del Trabajo and the ANDP.

Scope and Covered Assets: A complete inventory of the technology assets covered by the policy — corporate computers (desktops and laptops), smartphones and tablets provided by the employer, corporate email accounts, internal network systems (LAN, VPN), cloud-based platforms and SaaS applications, and any personal devices authorised for BYOD (Bring Your Own Device) use under the BYOD policy. Each category should specify whether personal use is prohibited, restricted, or permitted within defined limits.

Acceptable and Prohibited Use: An exhaustive list of permitted uses (accessing corporate systems for work purposes, using corporate email for business communications, accessing approved websites and cloud services) and prohibited uses (accessing competitor systems without authorisation, downloading unlicensed software, engaging in cryptocurrency mining on corporate devices, storing personal data of third parties outside authorised systems, accessing pornographic, gambling, or illegal content). Prohibited uses must be proportionate and clearly communicated to satisfy the specificity requirements of Article 154 No. 5 of the Código del Trabajo.

Monitoring and Privacy: A transparent disclosure of the employer's monitoring practices — specifying what is monitored (email headers, website access logs, application usage, file transfers), how it is monitored (automated logging, periodic manual review), who has access to monitoring data (IT department, CISO, HR, legal counsel), and how long monitoring records are retained. The policy must acknowledge the constitutional protection of private communications under Article 19 No. 5 of the Constitución Política and commit to proportionate monitoring that does not surveil personal email accounts or private communications on personal devices, consistent with Dirección del Trabajo Ord. No. 260/19 doctrine.

Data Protection Obligations: Employee-specific obligations under Ley 21.719 — including classification of data by sensitivity level (public, internal, confidential, restricted), data handling procedures, requirements for encrypting sensitive data in transmission and storage, prohibition on transferring personal data to unauthorised third parties or abroad without the employer's authorisation, and the obligation to immediately notify the IT security team of suspected data breaches (with the employer's obligation to notify the ANDP within 72 hours under Ley 21.719).

Password and Access Control: Requirements for password complexity, rotation periods, multi-factor authentication (MFA) on sensitive systems, prohibition on sharing credentials, and the procedure for requesting, modifying, and revoking system access rights when an employee changes roles or terminates employment.

Incident Reporting: Clear instructions for reporting cybersecurity incidents, including the contact details for the employer's IT security team, the Dirección del Trabajo's Departamento de Informática, and the ANDP's breach notification portal. The policy should reference the employer's incident response plan (plan de respuesta a incidentes) developed under Ley 21.663.

Consequences of Policy Violation: An explicit statement that violations of the technology use policy constitute disciplinary offences under the Reglamento Interno, potentially actionable under Article 160 No. 7 of the Código del Trabajo (grave breach of contractual obligations) for serious violations, and may trigger civil liability under Código Civil Articles 1556–1558 and criminal liability under the Ley 19.223 of 1993 (Ley sobre Delitos Informáticos, amended by Ley 21.459 of 2022).

Forms-legal.com provides this Company Technology Use Policy Chile template as a practical compliance starting point. Every policy should be reviewed by a licensed Abogado with expertise in technology law and data protection to ensure full alignment with current CMF, Superintendencia de Salud, ANDP, and Dirección del Trabajo requirements. Los usuarios de forms-legal.com pueden descargar este documento de forma gratuita en formato PDF o DOCX, completar los campos del formulario guiado y obtener un documento listo para firma.

Para completar correctamente la Política de Uso de Tecnología de la Empresa en Chile, siga los siguientes pasos en orden:

**Paso 1: Identificación de la empresa.** En el encabezado del documento, ingrese la razón social completa de la empresa, su RUT en formato XX.XXX.XXX-X (por ejemplo, 76.543.210-5), el domicilio comercial con calle, número, comuna y ciudad, y los datos de contacto del área de Tecnología o Recursos Humanos responsable de administrar la política.

**Paso 2: Fecha de entrada en vigencia.** Indique la fecha en formato DD/MM/AAAA (por ejemplo, 01/04/2025) a partir de la cual la política entra en vigor. Si reemplaza una versión anterior, indique también el número de versión (v2.0, v3.0, etc.) para mantener control documental y facilitar las auditorías internas.

**Paso 3: Definición del ámbito de aplicación.** Seleccione o redacte quiénes quedan sujetos a la política: sólo trabajadores con contrato de trabajo, también trabajadores a honorarios, proveedores con acceso a sistemas internos, o cualquier persona con acceso físico o remoto a la infraestructura tecnológica de la empresa. Sea específico para evitar ambigüedades.

**Paso 4: Listado de recursos tecnológicos.** Complete la sección de inventario tecnológico marcando o describiendo los equipos y sistemas regulados: computadores de escritorio y portátiles, teléfonos corporativos, sistemas de correo electrónico, plataformas ERP/CRM, repositorios de código, herramientas de colaboración y redes WiFi corporativas. Incluya las marcas o nombres de los sistemas si son relevantes para la comprensión del documento (por ejemplo, «correo Microsoft 365» o «sistema SAP»).

**Paso 5: Reglas de uso.** Complete las secciones de usos permitidos y prohibidos. Sea concreto y evite generalidades. En lugar de «se prohíbe el mal uso de internet», escriba «se prohíbe el acceso a sitios de apuestas en línea, contenido adulto o redes sociales no autorizadas durante la jornada laboral desde la red corporativa». La especificidad de las prohibiciones es clave para sustentar medidas disciplinarias ante la Inspección del Trabajo o los Juzgados del Trabajo.

**Paso 6: Cláusula de monitoreo.** Complete esta sección indicando qué tipo de actividad puede ser monitoreada (navegación web, correo corporativo, registro de accesos a sistemas), quién tiene acceso a los registros (Gerencia de TI, Gerencia General, área de RRHH) y con qué finalidad (control de productividad, seguridad de la información, investigación de incidentes). Recuerde que la Dirección del Trabajo, mediante el Ordinario N° 260/19, exige que el trabajador sea informado previamente de esta posibilidad.

**Paso 7: Firma y distribución.** Una vez redactada, la política debe ser aprobada por la Gerencia General o el directorio según el nivel de gobierno corporativo de la empresa. Cada trabajador debe firmar un acuse de recibo en formato DD/MM/AAAA indicando que recibió, leyó y entendió el documento. El original firmado debe conservarse en la carpeta personal del trabajador y una copia en el área de RRHH o TI. Para teletrabajadores, la firma electrónica avanzada o simple conforme a la Ley N° 19.799 es válida.

La Política de Uso de Tecnología de la Empresa en Chile debe cumplir con los siguientes requisitos legales para tener validez y eficacia ante los trabajadores, la Inspección del Trabajo y los tribunales:

**Incorporación al Reglamento Interno.** Conforme al artículo 153 del Código del Trabajo, las empresas con cinco o más trabajadores están obligadas a contar con un Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad. La política tecnológica puede incorporarse como capítulo de dicho reglamento o como anexo independiente que forma parte integrante del mismo. En ambos casos, debe ser depositada en la Dirección del Trabajo e informada a la Seremi de Salud de la región correspondiente, y una copia debe entregarse gratuitamente a cada trabajador.

**Notificación previa al trabajador.** La Dirección del Trabajo, mediante el Ordinario N° 260/19 de 2002, estableció que el empleador puede monitorear el uso de equipos tecnológicos de su propiedad, pero sólo si informa previamente al trabajador de esta facultad. Esta notificación previa es un requisito de validez para que las pruebas obtenidas mediante monitoreo sean admisibles en un procedimiento disciplinario o judicial. Sin esta notificación documentada, la evidencia puede ser considerada obtenida con vulneración de derechos fundamentales conforme al artículo 485 del Código del Trabajo.

**Respeto a los derechos fundamentales.** El artículo 5 del Código del Trabajo establece que el ejercicio de las facultades del empleador tiene como límite el respeto a la dignidad del trabajador, el derecho a la intimidad y la vida privada, y la no discriminación. La política tecnológica no puede autorizar monitoreos indiscriminados del contenido de comunicaciones personales del trabajador, incluso si son realizadas desde equipos corporativos. El Tribunal Constitucional y los Juzgados del Trabajo han declarado la nulidad de cláusulas que vulneran estos derechos fundamentales.

**Cumplimiento de la Ley N° 19.628.** Si la empresa trata datos personales de clientes, proveedores o terceros a través de sus sistemas tecnológicos, la política debe indicar las medidas de seguridad adoptadas para proteger dichos datos, conforme a las disposiciones de la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada. Con la eventual aprobación del proyecto de ley de protección de datos personales que moderniza esta ley, los requisitos de seguridad serán más exigentes.

**Ley N° 21.220 sobre teletrabajo.** Las empresas que implementen teletrabajo deben adaptar su política tecnológica a los requisitos del artículo 152 quáter O del Código del Trabajo, que exige acordar por escrito las condiciones del trabajo a distancia, incluyendo los medios tecnológicos que provee el empleador y las normas de uso aplicables. El contrato de teletrabajo y la política tecnológica deben ser documentos coherentes entre sí.

Al redactar e implementar la Política de Uso de Tecnología de la Empresa en Chile, las organizaciones cometen con frecuencia los siguientes errores que reducen su eficacia jurídica:

**Error 1: No depositar la política en la Dirección del Trabajo.** El Reglamento Interno —y sus anexos, incluyendo la política tecnológica— debe depositarse en la Inspección del Trabajo de la jurisdicción correspondiente dentro de los cinco días siguientes a su entrada en vigencia, conforme al artículo 156 del Código del Trabajo. Sin este depósito, el documento no es oponible a los trabajadores en procedimientos disciplinarios ante la Inspección del Trabajo.

**Error 2: No notificar individualmente a cada trabajador.** Muchas empresas redactan la política pero no la entregan formalmente ni obtienen el acuse de recibo firmado por cada trabajador. Sin evidencia documental de que el trabajador recibió y leyó el documento, la empresa no puede sustentar un despido por infracción a la política ante los Juzgados del Trabajo, ya que el trabajador puede alegar desconocimiento de las normas infringidas.

**Error 3: Redactar prohibiciones demasiado genéricas.** Frases como «queda prohibido el mal uso de los recursos tecnológicos» carecen de la especificidad necesaria para fundar una medida disciplinaria. Los Juzgados del Trabajo exigen que la conducta sancionada sea descrita con precisión suficiente para que el trabajador pueda conocer de antemano cuáles son las conductas prohibidas, aplicando el principio de tipicidad en materia disciplinaria laboral.

**Error 4: No actualizar la política tras cambios tecnológicos o legales.** Una política redactada en 2018 que no menciona el teletrabajo, las plataformas de colaboración en la nube ni la Ley N° 21.220 pierde relevancia práctica y puede generar lagunas normativas que el trabajador aproveche para argumentar que su conducta no estaba regulada. La política debe revisarse al menos una vez al año y actualizarse ante cambios normativos relevantes.

**Error 5: Autorizar monitoreos excesivos que vulneran derechos fundamentales.** Algunas políticas incluyen cláusulas que autorizan al empleador a revisar el contenido de correos electrónicos personales enviados desde equipos corporativos, interceptar comunicaciones privadas o instalar software espía en dispositivos personales. Estas cláusulas son nulas por vulnerar el artículo 5 del Código del Trabajo y el artículo 19 N° 4 de la Constitución Política, y su aplicación puede dar lugar a acciones por tutela laboral ante los Juzgados del Trabajo.

**Error 6: No distinguir entre equipos corporativos y dispositivos personales en modalidad BYOD.** Con el teletrabajo generalizado, muchas empresas permiten el uso de dispositivos personales sin regular claramente las condiciones de este uso. Esto genera disputas sobre si el monitoreo del dispositivo personal es lícito, quién es responsable por la pérdida de información corporativa almacenada en un equipo personal, y si la empresa puede borrar remotamente datos del dispositivo del trabajador.