Ficha de Entrega de EPI — Brasil

A Ficha de Entrega de EPI é o documento trabalhista utilizado no Brasil com base na NR-6 Item 6.6.1 (Portaria MTE 3.214/1978).

O EPI é definido pelo Item 6.1 da NR-6 como todo dispositivo ou produto de uso individual utilizado pelo trabalhador, destinado à proteção de riscos suscetíveis de ameaçar a segurança e a saúde no trabalho. A obrigatoriedade do EPI decorre da análise de riscos realizada no Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR — NR-1 Item 1.5.3) e no Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO — NR-7 Item 7.1.1), documentos que identificam os agentes nocivos e definem as medidas de controle, incluindo EPIs.

O Certificado de Aprovação (CA) é o documento emitido pelo MTE que atesta que o EPI atende às normas técnicas brasileiras da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) e às exigências da NR-6. O CA é obrigatório para todos os EPIs adquiridos, conforme o Item 6.6.1, alínea 'c', da NR-6 — e a Ficha de Entrega deve registrar o número do CA de cada equipamento entregue. O sistema de Cadastro de Equipamentos de Proteção Individual do MTE mantém a base de dados dos CAs válidos e pode ser consultado no portal do Ministério do Trabalho e Emprego (equipamentos.mte.gov.br).

A fiscalização do cumprimento da NR-6 é realizada pelos Auditores Fiscais do Trabalho (AFT) do MTE, vinculados às Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego (SRTE). A ausência da Ficha de Entrega de EPI caracteriza infração ao Art. 201 da CLT, com multa administrativa, e pode embasar ações de indenização por acidente de trabalho quando a falta de EPI for apontada como causa ou concausa do acidente, nos termos do Art. 7°, XXVIII, da Constituição Federal de 1988. A Lei 6.514/1977 (que alterou o Capítulo V da CLT sobre Segurança e Medicina do Trabalho) é o marco normativo que conferiu às Normas Regulamentadoras (NRs) força de lei, tornando a NR-6 e a Ficha de Entrega de EPI instrumentos com respaldo legal pleno. O eSocial (Decreto 8.373/2014) vinculou definitivamente a gestão de EPIs ao sistema previdenciário: o evento S-2240 exige que cada agente nocivo declarado tenha o EPI correspondente informado com CA válido, criando consistência rastreável entre a Ficha física e os registros digitais da Receita Federal e do INSS. A Portaria MTE 3.214/1978, que consolidou as Normas Regulamentadoras, e a Lei 6.514/1977 formam o arcabouço normativo que torna obrigatória a emissão e guarda da Ficha de Entrega de EPI em cada estabelecimento sujeito ao regime da CLT. O forms-legal.com disponibiliza este modelo gratuitamente para preencher e baixar em PDF ou Word.

A Ficha de Entrega de EPI no Brasil é obrigatória sempre que o empregador fornecer qualquer Equipamento de Proteção Individual ao trabalhador — seja na admissão, na substituição por desgaste ou dano, na devolução por desligamento ou no fornecimento de EPI adicional para nova função ou risco identificado.

Os setores com maior exigência de registro de EPI incluem: construção civil (NR-18), que exige capacete, cinto de segurança, luvas, óculos de proteção e calçados de segurança; indústrias químicas e petroquímicas (NR-15) com agentes químicos nocivos que demandam respiradores, macacões e luvas especiais; hospitais e estabelecimentos de saúde (NR-32), onde médicos, enfermeiros, técnicos de laboratório e auxiliares necessitam de máscaras PFF2/N95, luvas, óculos e aventais de proteção biológica; agropecuária e setor rural, que exige proteção contra agrotóxicos (NR-31) — macacão, luvas de PVC, respiradores com filtro orgânico e óculos; e atividades com ruído ocupacional acima de 85 dB(A) — Limite de Exposição da NR-15 Anexo 1 —, que exigem protetor auricular com CA válido e alto Nível de Redução de Ruído (NRR-SF).

Além das situações de entrega, a Ficha também deve registrar: troca de EPI danificado ou com CA vencido; devolução de EPI pelo trabalhador ao término do contrato (necessária para controle de estoque e comprovação de recebimento do acervo de proteção); e recusa do trabalhador em usar o EPI fornecido — hipótese em que o empregado deve assinar a Ficha atestando ter recebido o EPI e ter sido orientado quanto ao uso, o que protege o empregador em caso de acidente derivado do não uso pelo próprio trabalhador (responsabilidade por culpa exclusiva da vítima — CC Art. 945). Trabalhadores avulsos portuários — regidos pela Lei 12.815/2013 e pelo Órgão Gestor de Mão de Obra (OGMO) — também têm direito a EPI e à respectiva Ficha de Entrega, de responsabilidade do operador portuário tomador dos serviços nos termos da NR-29 (Segurança e Saúde no Trabalho Portuário). Prestadores de serviço de empresas terceirizadas que laboram em dependências de tomadores de serviço devem receber EPI do seu empregador real (empresa prestadora), ficando o tomador de serviço com a obrigação de garantir que o EPI adequado seja efetivamente fornecido (NR-4 e NR-6).

Uma Ficha de Entrega de EPI juridicamente válida e em conformidade com a NR-6 no Brasil deve conter os seguintes elementos obrigatórios.

Identificação da Empresa e do Estabelecimento: Razão social, CNPJ, endereço do estabelecimento onde o trabalhador exerce suas atividades, CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas — IBGE) e Grau de Risco (NR-4 Tabela I). O CNAE e o Grau de Risco determinam a obrigatoriedade de SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho — NR-4) e CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes — NR-5), que são os responsáveis pela indicação dos EPIs adequados a cada função.

Identificação do Trabalhador: Nome completo, CPF, função/cargo (com código CBO — Classificação Brasileira de Ocupações do MTE), número de matrícula ou registro de empregado, setor de atuação e data de admissão. Dados completos são necessários para vincular a Ficha ao prontuário do trabalhador e ao eSocial (evento S-2240 — Condições Ambientais do Trabalho).

Identificação do EPI: Para cada EPI entregue, a Ficha deve registrar: descrição completa do equipamento (ex.: capacete de segurança classe B, cor amarela); número do Certificado de Aprovação (CA) emitido pelo MTE; validade do CA (verificável no portal do MTE); nome do fabricante ou importador; referência ou código do produto; tamanho ou numeração (quando aplicável).

Registro de Entrega e Recebimento: Data de entrega de cada EPI; quantidade entregue; estado do EPI (novo ou recondicionado/higienizado); assinatura do trabalhador e do responsável pela entrega (técnico de segurança do trabalho do SESMT, membro da CIPA ou responsável de RH designado); e declaração de que o trabalhador foi orientado sobre o uso correto, guarda e conservação do EPI, conforme Item 6.6.1 da NR-6.

Registro de Substituição e Devolução: Campos para registro de substituição por desgaste, dano ou vencimento do CA, com data e assinatura; e campo para devolução do EPI ao término do contrato ou transferência de função. A NR-6 Item 6.6.1 obriga o empregador a substituir imediatamente o EPI quando danificado ou extraviado. O controle de estoque de EPIs deve estar sincronizado com as Fichas de Entrega para evitar discrepâncias detectáveis na fiscalização do MTE pela SIT (Secretaria de Inspeção do Trabalho).

Declaração de Treinamento: Comprovação de que o trabalhador recebeu treinamento sobre o uso adequado do EPI (NR-6 Item 6.6.1, alínea 'e') — tipo de treinamento realizado, data e assinatura do instrutor do SESMT ou do Técnico de Segurança do Trabalho. A NR-1 (Portaria SEPRT 6.730/2020) exige que os resultados dos treinamentos integrem o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), sendo a Ficha de Entrega de EPI um dos registros obrigatórios da gestão de SST.

Compatibilidade de EPIs: Quando o trabalhador usa simultaneamente múltiplos EPIs — ex.: capacete + protetor auricular tipo concha + óculos de segurança —, a Ficha deve registrar a combinação e o responsável técnico do SESMT deve verificar que os EPIs são compatíveis entre si (não interferem mutuamente na proteção) e com o posto de trabalho, conforme orientação do Item 6.6.1 da NR-6 e da ABNT NBR 16083:2012 (EPIs — requisitos de desempenho). O forms-legal.com disponibiliza esta Ficha como modelo base; para validade plena, o documento deve ser adaptado pelo SESMT ou por Técnico de Segurança do Trabalho (TST) habilitado conforme NR-4. Quando o trabalhador for temporário (Lei 6.019/1974), a empresa tomadora de serviços é corresponsável pelo fornecimento e registro dos EPIs, devendo exigir cópia da Ficha da empresa prestadora para fins de fiscalização pelo MTE.

Para preencher corretamente a Ficha de Entrega de EPI no Brasil, siga estas instruções práticas alinhadas à NR-6.

Passo 1 — Identifique os EPIs Necessários: Antes de preencher a Ficha, consulte o PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos — NR-1) e o PCMSO (NR-7) da empresa para identificar os EPIs obrigatórios para cada função e risco. O SESMT ou o Técnico de Segurança do Trabalho (TST) deve indicar, com base na análise de riscos, quais EPIs são adequados para cada agente nocivo (físico, químico, biológico, ergonômico ou de acidente).

Passo 2 — Verifique o Certificado de Aprovação (CA): Antes de entregar o EPI ao trabalhador, verifique se o CA está válido no sistema do MTE (disponível no portal do Ministério do Trabalho e Emprego). O CA vencido torna o EPI irregular para uso, e o empregador que fornece EPI sem CA válido está em desconformidade com a NR-6 e sujeito a autuação pelos Auditores Fiscais do Trabalho (AFT).

Passo 3 — Preencha os Dados do Trabalhador: Registre nome completo, CPF, função, setor e data de admissão conforme o eSocial (evento S-2200 — Cadastramento Inicial do Vínculo). Mantenha a Ficha atualizada caso o trabalhador mude de função ou setor, pois EPIs diferentes podem ser necessários.

Passo 4 — Registre Cada EPI Individualmente: Crie uma linha ou bloco para cada tipo de EPI entregue, com descrição, número do CA, data de entrega e quantidade. Não agrupe EPIs diferentes em um único campo — o registro individual facilita o controle de validade dos CAs e a substituição periódica.

Passo 5 — Colete Assinatura e Arquive: O trabalhador deve assinar a Ficha no ato do recebimento, confirmando que recebeu o EPI e foi orientado sobre seu uso. Arquive a Ficha no prontuário do trabalhador pelo período mínimo de 20 anos (prazo de prescrição de ações por doença ocupacional — STJ Súmula 278 e CC Art. 206, §3°, V). Para trabalhadores expostos a agentes cancerígenos (amianto — NR-15 Anexo 12; benzeno — NR-15 Anexo 13-A), o arquivo deve ser permanente. Sistemas digitais de gestão de EPIs que geram Ficha eletrônica com assinatura digital qualificada (ICP-Brasil) são aceitos pelo MTE em fiscalizações, conforme MP 2.200-2/2001.

A Ficha de Entrega de EPI está sujeita a obrigações legais estabelecidas por normas trabalhistas e previdenciárias brasileiras.

NR-6 (Portaria MTE 3.214/1978 e atualizações — Lei 6.514/1977): A Norma Regulamentadora NR-6 é a principal referência legal para EPIs no Brasil. O Item 6.6.1 lista as obrigações do empregador, entre as quais: adquirir EPI adequado ao risco (alínea 'a'); exigir seu uso (alínea 'b'); fornecer apenas EPI com CA válido (alínea 'c'); orientar e treinar (alínea 'e'); substituir imediatamente quando danificado (alínea 'f'); responsabilizar-se pela higienização e manutenção (alínea 'g'); e comunicar ao MTE qualquer irregularidade observada (alínea 'h').

CLT Art. 166 e Art. 201: O Art. 166 da CLT obriga o empregador a fornecer gratuitamente EPIs ao empregado que trabalha em condições de risco. O Art. 201, §1°, da CLT prevê multas administrativas pelo descumprimento das normas de segurança, aplicadas pelo MTE por meio dos Auditores Fiscais do Trabalho. O Art. 167 da CLT determina que os EPIs devem ser aprovados pelo DTST (Departamento de Segurança e Saúde no Trabalho — MTE).

eSocial — Evento S-2240: O eSocial (Decreto 8.373/2014) exige que o empregador declare, no evento S-2240 (Condições Ambientais do Trabalho — Agentes Nocivos), os EPIs utilizados por cada trabalhador em cada fator de risco, com o número do CA correspondente. A consistência entre a Ficha de Entrega de EPI e o eSocial é verificada pelos Auditores Fiscais do Trabalho e pela Previdência Social (INSS) em fiscalizações.

Nexo Técnico Previdenciário (NTEP): O INSS utiliza o Nexo Técnico Previdenciário (Decreto 6.042/2007 e Instrução Normativa INSS/PRES 31/2008) para vincular doenças ao trabalho com base no CNAE do empregador e no CID do trabalhador. A comprovação de que o empregador forneceu o EPI adequado e que o trabalhador foi treinado para seu uso correto pode afastar ou reduzir a responsabilidade do empregador na concessão de benefícios acidentários pelo INSS e no Fator Acidentário de Prevenção (FAP).

Os erros mais comuns na gestão e registro de EPI geram autuações do MTE, ações de indenização por acidentes e aumento do FAP (Fator Acidentário de Prevenção).

Erro 1 — EPI sem Certificado de Aprovação (CA) Válido: Fornecer EPI sem CA ou com CA vencido é uma das infrações mais frequentes autuadas pelos Auditores Fiscais do Trabalho (AFT). O empregador deve verificar periodicamente a validade dos CAs no sistema do MTE e renovar o estoque de EPIs antes do vencimento. EPI sem CA não tem comprovação de que atende às normas da ABNT e às exigências da NR-6.

Erro 2 — Ficha sem Assinatura do Trabalhador: Distribuir EPIs sem coletar a assinatura do trabalhador na Ficha de Entrega. Sem a assinatura, o empregador não tem prova de que entregou o EPI ao trabalhador — o que pode ser decisivo em ações por acidente de trabalho, onde o trabalhador alega não ter recebido o equipamento adequado.

Erro 3 — Não Registrar Substituições: Manter na Ficha apenas o registro da entrega inicial, sem registrar as substituições por desgaste, dano ou vencimento do CA. O registro de substituições é exigido pela NR-6 e comprova o fornecimento contínuo de EPI em condições adequadas de uso.

Erro 4 — Prazo Inadequado de Arquivamento: Descartar a Ficha de Entrega de EPI após 5 anos (prazo prescricional trabalhista) sem considerar o prazo de 20 anos para ações de indenização por doença ocupacional. Doenças ocupacionais podem ter longa latência — ex.: pneumoconioses (doenças pulmonares por poeira mineral) podem se manifestar 10 a 20 anos após a exposição —, e a Ficha é prova essencial para defesa do empregador.

Erro 5 — Inconsistência com o eSocial: Declarar no eSocial (evento S-2240) que o trabalhador usa determinado EPI sem ter a Ficha de Entrega correspondente. A inconsistência entre o eSocial e os registros físicos é detectada em fiscalizações do MTE e da Previdência Social, gerando autuações e questionamentos sobre a veracidade das informações declaradas.