Formulário eSocial de Admissão — Brasil

O Formulário eSocial de Admissão é o documento trabalhista utilizado no Brasil com base na Decreto 8.373/2014 Art. 2.

O eSocial foi criado para unificar a prestação das informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais referentes à relação de trabalho, substituindo obrigações acessórias como CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados — Lei 4.923/1965), SEFIP/GFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), RAIS (Relação Anual de Informações Sociais — Decreto 76.900/1975), CAT (Comunicação de Acidente do Trabalho — Lei 8.213/1991 Art. 22) e a anotação em Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS — CLT Art. 29, com redação da Lei 13.874/2019). Com o eSocial, a CTPS passou a ser digital (CTPS Digital), administrada pelo MTP, e a anotação de admissão na CTPS física foi substituída pelo registro eletrônico.

O formulário de admissão agrupa os dados exigidos pelo evento S-2200 do eSocial em seções estruturadas: dados de identificação do trabalhador (CPF, PIS/PASEP, data de nascimento, nome, sexo, estado civil, grau de instrução, endereço); dados do contrato de trabalho (data de admissão, tipo de regime previdenciário, categoria de trabalhador conforme Tabela 01 do eSocial, CBO — Código Brasileiro de Ocupações do MTE, natureza da atividade, tipo de jornada de trabalho); dados de remuneração (salário contratual, periodicidade e unidade de pagamento); dados de jornada (horário de trabalho, dias da semana, intervalo para refeição); e dados previdenciários (indicador de admissão em substituição, matrícula no empregador, indicador de trabalho por prazo determinado).

A obrigatoriedade do eSocial abrange todos os empregadores sujeitos à legislação trabalhista e previdenciária brasileira: empresas do Simples Nacional (LC 123/2006), empresas do Lucro Presumido e Lucro Real, Microempreendedores Individuais (MEI) com empregados, pessoas físicas empregadoras (domésticas — LC 150/2015; rurais — Lei 5.889/1973), órgãos públicos e entidades sem fins lucrativos. A não transmissão do evento S-2200 antes do início das atividades configura infração ao Art. 47 da CLT, com multa de R$ 3.000,00 por empregado não registrado (dobrada em caso de reincidência — CLT Art. 47, §1°), além de autuação pela Receita Federal do Brasil (RFB) por sonegação de contribuições previdenciárias (Lei 8.212/1991 Art. 95, b).

O Formulário eSocial de Admissão deve ser preenchido e o evento S-2200 transmitido ao eSocial obrigatoriamente antes do início das atividades de qualquer novo empregado, sem exceção.

A Portaria MTP 671/2021 e as Notas Técnicas da SIT confirmam que o prazo para transmissão do S-2200 é anterior ao início das atividades — não no mesmo dia, não no dia seguinte. O empregador que iniciar o trabalho do empregado sem a prévia transmissão do evento de admissão está sujeito às penalidades do Art. 47 da CLT e pode responder por manutenção de empregado não registrado, o que configura infração gravíssima na escala de multas trabalhistas.

O formulário de admissão deve ser utilizado para: contratação de empregados com vínculo celetista (CLT Art. 443) em regime de tempo integral ou parcial (CLT Art. 58-A); contratação de trabalhadores domésticos (LC 150/2015); admissão de trabalhadores rurais (Lei 5.889/1973); contratação de aprendizes (CLT Art. 428; Decreto 9.579/2018); admissão de estagiários com vínculo empregatício (diferente do estágio não obrigatório da Lei 11.788/2008, que não é registrado no eSocial como S-2200, mas como S-2300); e reintegração de empregados afastados (nesse caso, o evento específico é o S-2298 — Reintegração).

O formulário NÃO se aplica a: trabalhadores autônomos (prestadores de serviços sem vínculo empregatício — Código Civil Art. 593); estagiários não obrigatórios (Lei 11.788/2008), que são registrados no eSocial como S-2300 (Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Statutário); diretores não empregados; sócios administradores; e cooperados de cooperativas de trabalho (Lei 12.690/2012).

Em situações de urgência operacional, quando não é possível transmitir o S-2200 com antecedência, o empregador deve fazê-lo imediatamente antes de o empregado iniciar qualquer atividade — ainda que seja no mesmo dia, antes da hora de início. A Auditoria Fiscal do Trabalho (AFT) do MTP pode acessar o eSocial em tempo real para verificar a data e hora da transmissão do S-2200 em relação ao início das atividades.

Um Formulário eSocial de Admissão completo e válido no Brasil deve conter todos os dados exigidos pelo leiaute do evento S-2200, conforme o Manual de Orientação do eSocial (MOS) publicado pelo Comitê Gestor do eSocial.

Identificação do Trabalhador: CPF (obrigatório), PIS/PASEP/NIT (Número de Inscrição do Trabalhador — necessário para o INSS — Instituto Nacional do Seguro Social), data de nascimento, nome completo, nome social (se aplicável — conforme Decreto 8.727/2016), sexo, raça/cor (para fins estatísticos da RAIS), estado civil, grau de instrução (Tabela 29 do eSocial), endereço completo com CEP, e-mail e telefone de contato.

Dados do Contrato de Trabalho: Data de admissão (deve ser anterior ou igual à data da transmissão do S-2200); tipo de admissão (primeiro emprego, reemprego, transferência de empresa do mesmo grupo, transferência de empresa de grupo diferente, reintegração); tipo de regime trabalhista (CLT, Lei Orgânica, Estatuto); tipo de regime previdenciário (RGPS — Regime Geral de Previdência Social, RPPS — Regime Próprio, regime no exterior); categoria do trabalhador (Tabela 01 do eSocial — ex.: 101 para empregado geral, 102 para trabalhador doméstico, 103 para trabalhador rural); CBO do cargo (código obrigatório do Cadastro Brasileiro de Ocupações do MTE); natureza da atividade (trabalho urbano ou rural); tipo de jornada (36h, 40h, 44h semanais, jornada parcial do Art. 58-A da CLT, trabalho em turno ininterrupto de revezamento); CNAE — Classificação Nacional de Atividades Econômicas do empregador.

Remuneração: Salário contratual (em reais, com centavos); periodicidade do salário (mensal, quinzenal, semanal, diária, por tarefa, por peça); unidade de pagamento (valor mensal, valor diário, valor horário); indicação se recebe adicional de insalubridade ou periculosidade nos termos das NRs do MTP e da CLT Arts. 192 e 193.

Jornada de Trabalho: Horário de início e término; dias da semana trabalhados; intervalo intrajornada (conforme CLT Art. 71 — mínimo de 1 hora para jornadas superiores a 6 horas); indicador de trabalho noturno (CLT Art. 73 — adicional noturno de 20% para horário das 22h às 5h); indicador de trabalho em regime de escala.

Dados Complementares e Benefícios: Matrícula do empregado no empregador (código interno); indicador de trabalhador portador de deficiência (Lei 8.213/1991 Art. 93 — cota obrigatória); indicador de primeiro emprego (para fins do seguro-desemprego — Lei 7.998/1990); indicador de trabalho intermitente (CLT Art. 452-A, incluído pela Lei 13.467/2017); indicador de teletrabalho (CLT Art. 75-B).

O forms-legal.com disponibiliza este formulário como instrumento de coleta prévia dos dados do empregado antes da transmissão no Portal eSocial ou via API. O preenchimento cuidadoso reduz erros de transmissão e rejeições do validador do eSocial (código de erro E-xxxx).

Para preencher corretamente o Formulário eSocial de Admissão no Brasil, siga este passo a passo baseado no Manual de Orientação do eSocial (MOS) e nas regras do evento S-2200.

Passo 1 — Colete os Documentos do Novo Empregado: Antes do preenchimento, solicite ao empregado: CPF, PIS/PASEP/NIT (cartão do PIS ou extrato do INSS), RG ou CNH, comprovante de endereço atualizado (últimos 90 dias), comprovante de escolaridade, CTPS Digital (número e série, se possuir CTPS física anterior), título de eleitor (obrigatório para brasileiros acima de 18 anos), certidão de nascimento ou casamento, e exame médico admissional (conforme NR-7 — Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional — PCMSO).

Passo 2 — Verifique o CBO do Cargo: Consulte o Cadastro Brasileiro de Ocupações no site do MTE (empregabrasil.mte.gov.br) e identifique o código CBO correspondente ao cargo do empregado. O CBO deve corresponder às atividades efetivamente exercidas — o CBO incorreto pode gerar inconsistências na RAIS e no eSocial, além de problemas em benefícios do INSS que dependem do código da ocupação.

Passo 3 — Determine a Categoria do Trabalhador: Consulte a Tabela 01 do eSocial (disponível no Portal eSocial) e identifique a categoria correta: 101 (empregado — geral, inclusive o servidor público ocupante de cargo efetivo admitido mediante concurso público após 28/04/1995), 102 (trabalhador doméstico), 103 (trabalhador rural por pequeno prazo), 111 (aprendiz), dentre outras. A categoria determina as obrigações previdenciárias e trabalhistas aplicáveis.

Passo 4 — Defina o Salário e a Jornada: Registre o salário contratual exatamente como acordado e que constará na CTPS Digital. A jornada deve estar em conformidade com a CLT (máximo de 8 horas diárias e 44 horas semanais — CLT Art. 58, ou jornada reduzida do Art. 58-A para trabalho a tempo parcial). O intervalo intrajornada mínimo deve ser observado (CLT Art. 71).

Passo 5 — Transmita o S-2200 Antes do Início das Atividades: Com os dados do formulário em mãos, acesse o Portal eSocial (esocial.gov.br) com certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ — ICP-Brasil) ou conta Gov.br, e transmita o evento S-2200. Guarde o recibo de transmissão (número de protocolo) como comprovante do registro. O empregado poderá consultar sua admissão na CTPS Digital pelo aplicativo Carteira de Trabalho Digital (disponível nas lojas Google Play e App Store).

O Formulário eSocial de Admissão e o evento S-2200 estão sujeitos a requisitos legais específicos estabelecidos pelo Decreto 8.373/2014, pela CLT e pela legislação previdenciária e tributária brasileira.

Obrigatoriedade e Prazo: O Decreto 8.373/2014 Art. 2 institui o eSocial como instrumento de unificação das obrigações acessórias trabalhistas, previdenciárias e fiscais. O evento S-2200 deve ser transmitido antes do início das atividades do empregado — prazo peremptório sem exceção. A não observância sujeita o empregador à multa do Art. 47 da CLT (R$ 3.000,00 por empregado, dobrada em reincidência) e à autuação pela RFB por contribuições previdenciárias não recolhidas (Lei 8.212/1991 Art. 95).

Substituição da CTPS Física: A Lei 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica) alterou o Art. 29 da CLT para tornar a anotação na CTPS física facultativa quando o empregador registra a admissão no eSocial. O INSS passa a reconhecer o vínculo empregatício pelo registro no eSocial, sem necessidade de anotação física. A CTPS Digital é administrada pelo MTP e pode ser acessada pelo empregado pelo aplicativo Carteira de Trabalho Digital.

PIS/PASEP/NIT Obrigatório: O número PIS/PASEP/NIT é obrigatório para o registro no eSocial por ser a chave de identificação do trabalhador junto ao INSS e à Caixa Econômica Federal (FGTS). Trabalhadores sem PIS devem solicitá-lo na Caixa Econômica Federal (empregados do setor privado) ou no Banco do Brasil (servidores públicos) antes da transmissão do S-2200.

Exame Admissional Obrigatório: A NR-7 (Portaria MTE 3.214/1978, com atualizações) exige a realização de exame médico admissional pelo Médico do Trabalho do PCMSO antes do início das atividades. O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) admissional deve ser arquivado pelo empregador por no mínimo 20 anos após o desligamento do empregado (NR-7, item 7.4.5).

FGTS e INSS: O registro no eSocial por meio do S-2200 gera automaticamente a obrigação de recolhimento do FGTS (8% sobre a remuneração — LC 110/2001 e Lei 8.036/1990) e das contribuições previdenciárias (quota patronal de 20% sobre folha — Lei 8.212/1991 Art. 22; quota do empregado nas alíquotas progressivas de 7,5% a 14% conforme Lei 13.135/2015 e EC 103/2019), a partir do primeiro dia de trabalho.

Os erros mais frequentes no preenchimento e transmissão do evento S-2200 do eSocial de Admissão geram rejeições no validador, multas trabalhistas e problemas previdenciários para o empregado.

Erro 1 — Transmissão Após o Início das Atividades: O erro mais grave e mais comum: transmitir o S-2200 no mesmo dia ou após o início das atividades do empregado. A Auditoria Fiscal do Trabalho (AFT) verifica a data e hora da transmissão do S-2200 versus a data de admissão declarada. Qualquer transmissão após o início das atividades pode ser autuada como empregado não registrado (CLT Art. 47).

Erro 2 — CPF ou PIS/PASEP Incorretos: Transcrever o CPF ou PIS/PASEP com erros gera rejeição do evento pelo validador do eSocial (erro E-CPF ou E-NIT). Antes de transmitir, verifique o CPF no site da Receita Federal (receita.fazenda.gov.br) e o PIS/PASEP no Extrato do CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais — INSS) ou no aplicativo Meu INSS.

Erro 3 — CBO Incompatível com a Função Real: Utilizar o CBO de um cargo diferente do efetivamente exercido para reduzir encargos (ex.: registrar um técnico de segurança do trabalho como auxiliar administrativo). Essa prática é considerada fraude trabalhista e previdenciária, com riscos de autuação pela Auditoria Fiscal do Trabalho e pela RFB, além de prejuízos ao empregado no momento da aposentadoria (que pode depender do CBO registrado para enquadramento especial no INSS).

Erro 4 — Salário Inferior ao Piso da Categoria: Registrar salário abaixo do piso salarial estabelecido pela Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria ou abaixo do salário mínimo nacional (Lei 3.207/1957; CF/88 Art. 7, IV). O eSocial não impede a transmissão com salário abaixo do piso, mas o empregado pode reclamar a diferença nas Varas do Trabalho.

Erro 5 — Omissão do Indicador de Deficiência: Não informar que o empregado é pessoa com deficiência (PcD) quando é, impedindo o correto controle da cota obrigatória de PcD (Lei 8.213/1991 Art. 93) e dificultando o acesso do empregado a benefícios específicos do INSS. A empresa pode ser autuada por não cumprimento da cota de PcD pela Auditoria Fiscal do Trabalho.