État des Lieux d'Entrée

L'État des Lieux d'Entrée est, en droit français, un procès-verbal d'état des lieux d'entrée à établir contradictoirement à la remise des clés du logement loué. Il est régi par Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 art. 3-2.

L'État des Lieux d'Entrée s'applique à tout bail d'habitation principale en France, qu'il s'agisse du bail nu de 3 ans (bailleur particulier) ou 6 ans (bailleur personne morale) régi par les articles 1 à 25 de la loi du 6 juillet 1989, du bail meublé classique de 1 an régi par les articles 25-3 à 25-11, du bail étudiant de 9 mois régi par l'article 25-7 alinéa 2, ou du bail mobilité de 1 à 10 mois créé par l'article 25-12 de la loi ELAN n°2018-1021 du 23 novembre 2018. Pour les logements meublés, l'état des lieux d'entrée doit être accompagné de l'inventaire détaillé du mobilier conforme au décret n°2015-981 du 31 juillet 2015 fixant les 11 catégories d'éléments mobiliers obligatoires (literie, occultation, plaques de cuisson, four ou micro-ondes, réfrigérateur, vaisselle, ustensiles, table et sièges, étagères, luminaires, matériel d'entretien).

Le contenu minimal de l'État des Lieux d'Entrée en France est strictement défini par le décret n°2016-382 du 30 mars 2016 et comprend les éléments suivants : type d'état des lieux (entrée), date d'établissement, identité des parties (bailleur, locataire, mandataires éventuels), adresse complète du logement, nom et adresse du mandataire chargé d'établir l'état des lieux le cas échéant (commissaire de justice, agent immobilier mandaté), relevés des compteurs individuels (électricité ENEDIS avec numéro Linky et index HP/HC, gaz GRDF avec numéro Gazpar et index m³, eau froide et chaude), nombre de clés et accès remis (porte d'entrée, cave, garage, boîte aux lettres, badges, télécommandes), description pièce par pièce de l'état des revêtements et équipements, observations particulières du locataire, signatures des parties précédées de la mention manuscrite « Lu et approuvé ».

L'État des Lieux d'Entrée peut être établi soit à l'amiable directement entre le bailleur (ou son mandataire) et le locataire, soit par un commissaire de justice (ex-huissier de justice depuis la réforme du 1er juillet 2022 fusionnant les deux professions en application de l'ordonnance n°2016-728 du 2 juin 2016), dont les frais sont partagés par moitié entre les parties sauf accord contraire conformément à l'article 3-2 de la loi 89-462. Le tarif réglementé du commissaire de justice est fixé par le décret n°2016-230 du 26 février 2016 : 132 € HT pour les logements jusqu'à 50 m², 220 € HT pour 51-150 m², 308 € HT pour 151-230 m², 396 € HT au-delà. Le recours au commissaire de justice est fortement recommandé en cas de désaccord entre les parties, de refus de l'une d'elles de se présenter, ou pour les logements meublés de valeur avec inventaire complexe.

À défaut d'État des Lieux d'Entrée contradictoire, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état d'usage et de réparations conformément à l'article 1731 du Code civil français, ce qui constitue un risque majeur pour le locataire qui ne pourra pas s'opposer aux retenues sur le dépôt de garantie à la sortie. Cette présomption peut être renversée par la production de preuves contraires crédibles (photographies datées avec métadonnées EXIF, témoignages, factures de plombier ou peintre), conformément à la jurisprudence constante de la Cour de cassation (3e chambre civile). Le bailleur qui refuse d'établir l'état des lieux peut être saisi devant le Tribunal judiciaire qui ordonnera la désignation d'un expert (commissaire de justice, géomètre) aux frais du bailleur défaillant. La loi ALUR a introduit deux délais spécifiques de complément : 10 jours pour les éléments généraux, et le premier mois de la période de chauffe pour les éléments de chauffage non décelables lors de l'établissement initial. Pour la documentation complète, consulter également l'État des Lieux de Sortie, le Bail d'Habitation Non-Meublé, le Bail Meublé et la Quittance de Loyer disponibles sur forms-legal.com.

Un État des Lieux d'Entrée en France est nécessaire dans toutes les situations où un bail d'habitation principale est conclu et que le locataire prend possession du logement, à l'exclusion des locations saisonnières touristiques inférieures à 90 jours (meublés de tourisme régis par le Code du tourisme), des baux commerciaux (régis par les articles L145-1 et suivants du Code de commerce), et des baux professionnels (régis par l'article 1709 du Code civil).

Remise des clés d'un appartement vide à un nouveau locataire : pour tout bail d'habitation principale signé en France (bail nu 3 ans ou 6 ans, bail meublé 1 an, bail étudiant 9 mois, bail mobilité 1-10 mois), l'état des lieux d'entrée doit être établi à la remise des clés ou au plus tard dans le premier mois suivant l'entrée dans les lieux (article 3-2 de la loi 89-462). Cette obligation s'applique aux particuliers bailleurs, aux SCI familiales et patrimoniales, aux sociétés (SARL, SAS, SCI non familiale), aux foncières institutionnelles et aux organismes HLM.

Location meublée nécessitant l'inventaire mobilier : pour les baux meublés (article 25-5 de la loi 89-462), l'état des lieux d'entrée doit être accompagné de l'inventaire détaillé du mobilier conforme au décret n°2015-981 du 31 juillet 2015 (11 catégories obligatoires). L'inventaire mentionne pour chaque élément le nombre, la marque, le modèle et l'état, et constitue la base de l'état des lieux de sortie. L'absence ou l'inventaire incomplet expose à la requalification judiciaire du bail meublé en bail nu.

Location par une agence immobilière (FNAIM, UNIS, SNPI) : les agences immobilières mandatées pour la gestion locative organisent systématiquement un rendez-vous contradictoire d'état des lieux d'entrée à la remise des clés, généralement dans le cadre du mandat de gestion conclu avec le bailleur. Les agents immobiliers professionnels disposent d'outils dédiés (applications mobiles avec photographies datées géolocalisées, modèles standardisés conformes au décret n°2016-382) pour optimiser la qualité du document. Les frais d'établissement sont à la charge du bailleur dans le cadre de la convention de gestion.

Remise d'un logement HLM par un bailleur social : les Offices Publics de l'Habitat (OPH), les Sociétés Anonymes d'HLM (SA HLM) et les Sociétés Coopératives d'HLM utilisent des contrats-types et des procédures normalisées pour l'état des lieux d'entrée, intégrant les spécificités du logement social (encadrement strict des loyers selon le décret n°2002-1547 du 30 décembre 2002, plafonds de ressources, droit au maintien dans les lieux).

Location par une SCI familiale ou patrimoniale : les SCI dont les associés sont uniquement parents jusqu'au 4e degré bénéficient du régime du bailleur particulier (durée 3 ans pour le bail nu) tandis que les SCI non familiales appliquent le régime des personnes morales (durée 6 ans). L'état des lieux d'entrée est obligatoire dans tous les cas et signé par le gérant de la SCI ou son mandataire dûment habilité par procuration spéciale.

Location à un cadre expatrié ou en mission internationale : les groupes internationaux (industrie automobile à Toulouse-Blagnac, aéronautique, pharmaceutique à Lyon, finance à Paris-La Défense) qui louent des appartements pour leurs cadres expatriés font systématiquement appel à des commissaires de justice (ex-huissiers) pour établir l'état des lieux d'entrée avec force probante renforcée, compte tenu de la valeur des logements (résidences haut de gamme avec mobilier coûteux) et de la complexité des inventaires.

Renouvellement de bail avec changement de locataire : à l'échéance d'un bail expirant (3 ans, 6 ans, 9 mois étudiant, 1 an meublé), le bailleur qui reloue à un nouveau locataire doit organiser un état des lieux d'entrée avec le nouveau locataire à la remise des clés, indépendamment de l'état des lieux de sortie du précédent locataire. Les deux procès-verbaux sont conservés séparément.

Reprise d'un bail en cours par un nouvel acquéreur de l'immeuble : lorsqu'un immeuble loué est vendu, le bail en cours se poursuit avec l'acquéreur qui devient le nouveau bailleur (article 1743 du Code civil et article 5 de la loi 89-462). L'acquéreur n'a pas l'obligation d'établir un nouvel état des lieux avec le locataire en cours, mais peut le faire à titre conservatoire pour constater l'état du bien à la date de l'acquisition et limiter les contestations futures sur les dégradations.

Colocation entre plusieurs locataires : pour les colocations entre étudiants, jeunes actifs ou retraités, l'état des lieux d'entrée doit être signé par tous les colocataires signataires du bail conjoint (article 8-1 de la loi 89-462) ou par chaque colocataire titulaire d'un bail individuel (résidences étudiantes Studea, Kley, ARPEJ, Suitétudes avec baux par chambre). L'état des lieux décrit l'état des parties privatives (chambres individuelles) et des parties communes (cuisine, salon, salle de bain, WC, balcon).

L'État des Lieux d'Entrée conforme au droit français doit contenir plusieurs éléments essentiels fixés par le décret n°2016-382 du 30 mars 2016 et l'article 3-2 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989. Le modèle disponible sur forms-legal.com est structuré selon le contenu minimal réglementaire et intègre les bonnes pratiques recommandées par l'ADIL (Agence Départementale d'Information sur le Logement) et la Chambre Nationale des Commissaires de Justice.

Identification du bail de référence : indiquer la date du bail signé, le type de bail (bail nu 3 ans, bail nu 6 ans, bail meublé 1 an, bail étudiant 9 mois, bail mobilité 1-10 mois), et les références éventuelles (numéro d'enregistrement le cas échéant pour les agences). Cette mention permet de rattacher sans ambiguïté le procès-verbal d'état des lieux au contrat de bail correspondant.

Identification des parties présentes : nom et adresse du bailleur ou de son mandataire (agent immobilier, gestionnaire locatif), nom et adresse du locataire avec adresse de provenance, et le cas échéant identité de l'expert présent (commissaire de justice ex-huissier de justice depuis la réforme du 1er juillet 2022, géomètre-expert, architecte). La présence simultanée des deux parties est essentielle pour le caractère contradictoire de l'état des lieux, exigence fondamentale de l'article 3-2 de la loi 89-462.

Identification du logement : adresse complète (numéro, rue, code postal, commune, bâtiment, étage, porte, lot de copropriété le cas échéant), type de bien (appartement, maison, studio, T1, T2, T3, T4+), surface habitable mesurée selon la loi Boutin (article R111-2 du Code de la construction et de l'habitation), et caractère meublé ou nu du logement. Pour les logements meublés, mention que l'inventaire du mobilier est annexé conformément à l'article 25-5 de la loi 89-462 et au décret n°2015-981.

Date et conditions d'établissement : date précise d'établissement au format JJ/MM/AAAA, conditions d'éclairage (lumière du jour, lumière artificielle, conditions mixtes selon les pièces), et conditions météorologiques le cas échéant (utile pour apprécier ultérieurement les défauts d'étanchéité). La pratique recommandée est d'établir l'état des lieux le jour de la remise des clés en lumière du jour pour permettre une observation optimale.

Description pièce par pièce de l'état des revêtements et équipements : pour chaque pièce (entrée/couloir/dégagement, séjour/salon, cuisine, salle de bain/salle d'eau/WC, chambres, annexes comme cave/parking/balcon/jardin), description précise de l'état des sols (carrelage, parquet, moquette, lino, vinyle), des murs (peinture, papier peint, lambris, faïence), des plafonds (peinture, plâtre, faux plafond), des équipements (chauffage radiateur ou plancher chauffant, eau chaude chauffe-eau ou chaudière, sanitaires baignoire/douche/lavabo/WC, électricité interrupteurs/prises/luminaires, cuisine évier/plaques/four/hotte/réfrigérateur), et des éléments de fermeture (portes intérieures et d'entrée avec serrure, fenêtres avec simple ou double vitrage, volets battants ou roulants, store, persienne).

Relevés des compteurs à la prise d'effet (élément critique pour les charges) : compteur électricité avec numéro de série Linky (compteur communicant déployé par ENEDIS depuis 2015) et index HP (heures pleines) et HC (heures creuses) en kWh, compteur gaz avec numéro de série Gazpar (compteur communicant déployé par GRDF depuis 2017) et index en m³, compteur eau froide avec numéro de série et index en m³ (distribution Veolia, Suez, SEDIF, ou régies publiques selon la commune), compteur eau chaude individuel le cas échéant. Ces relevés permettent au locataire de souscrire ses abonnements aux fournisseurs (EDF, Engie, TotalEnergies, Eni, ekWateur, etc.) à partir d'un point de départ précis et d'éviter les contestations sur les consommations.

Remise des clés et accès : nombre exact de clés porte d'entrée remises au locataire (généralement 3), autres clés et accès remis (clé cave, clé garage, télécommande portail, badge accès parties communes, badge interphone Vigik, clés boîte aux lettres). Le locataire reconnaît avoir reçu l'ensemble des clés et s'engage à les restituer en bon état à la fin du bail. La perte d'une clé peut entraîner le remplacement du barillet aux frais du locataire (200 à 600 € selon le type de serrure).

Observations particulières et réserves du locataire : toute remarque du locataire sur les défauts constatés (moisissures, traces d'humidité, peinture écaillée, radiateur défectueux, robinet qui fuit, volet roulant bloqué, fenêtre étanche) doit être consignée pour éviter d'être tenu responsable de ces défauts à la sortie. Le bailleur peut s'engager à intervenir dans un délai déterminé (généralement 15 à 30 jours) pour les défauts mentionnés.

Mention des délais de complément : conformément à l'article 3-2 de la loi 89-462 modifié par la loi ALUR n°2014-366, le locataire peut compléter l'état des lieux dans les 10 jours suivant l'établissement pour les éléments généraux, et dans le premier mois de la période de chauffe pour les éléments de chauffage non décelables lors de l'établissement initial. À défaut, l'état des lieux est réputé définitif et opposable au locataire en l'état.

Signatures des parties précédées de la mention manuscrite « Lu et approuvé » : signature du bailleur (ou de son mandataire), signature du locataire (et de tous les colocataires en cas de bail conjoint), et signature de l'expert le cas échéant. Le procès-verbal est établi en deux exemplaires originaux (un pour chaque partie), avec les éventuelles photographies datées annexées numérotées et identifiées par pièce. Pour le bail meublé, l'inventaire détaillé conforme au décret n°2015-981 est joint en annexe. Pour la documentation complète, voir également l'État des Lieux de Sortie disponible sur forms-legal.com.

Remplir un État des Lieux d'Entrée en France suppose de respecter une méthodologie précise et de couvrir l'intégralité des éléments du logement pour éviter les contestations ultérieures sur le dépôt de garantie. Voici la marche à suivre détaillée pour utiliser le modèle de forms-legal.com.

Étape 1 — Préparation du rendez-vous : organisez le rendez-vous d'état des lieux le jour de la remise des clés, idéalement en lumière du jour pour permettre une observation optimale des sols, murs, plafonds et équipements. Prévoyez au minimum 1 à 2 heures pour un studio, 2 à 3 heures pour un T2-T3, 3 à 5 heures pour une maison. Apportez le matériel nécessaire : modèle d'état des lieux pré-rempli, stylo, lampe torche, mètre, niveau à bulle, smartphone pour photographies datées, jeu de clés à remettre. Prévenez si vous souhaitez la présence d'un commissaire de justice (ex-huissier de justice) pour renforcer la force probante du document ; les frais sont partagés par moitié sauf accord contraire (article 3-2 de la loi 89-462).

Étape 2 — Identification du bail et des parties : complétez le bloc référence du bail avec la date de signature et le type (bail nu 3 ans, bail nu 6 ans, bail meublé 1 an, bail étudiant 9 mois, bail mobilité 1-10 mois). Indiquez l'identité du bailleur (ou de son mandataire) et du locataire, avec leurs adresses respectives. Si un expert est présent (commissaire de justice, géomètre, architecte), notez son identité et sa qualité. Pour les colocations, tous les colocataires signataires doivent être identifiés et présents.

Étape 3 — Description du logement : reproduisez l'adresse exacte avec étage, porte et bâtiment. Mentionnez le type (studio, T1, T2, etc.) et la surface habitable Boutin. Indiquez le caractère meublé ou nu. Si meublé, l'inventaire détaillé du mobilier conforme au décret n°2015-981 (11 catégories obligatoires) doit être annexé.

Étape 4 — Date et conditions d'établissement : inscrivez la date précise (par exemple 01/06/2026) et précisez les conditions d'éclairage (lumière du jour optimale, lumière artificielle si visite en soirée, conditions mixtes selon les pièces). Notez également les conditions météorologiques le cas échéant.

Étape 5 — Description pièce par pièce (étape critique, demande temps et minutie) : parcourez méthodiquement chaque pièce du logement dans l'ordre logique (entrée, séjour, cuisine, salle de bain, WC, chambres, annexes) et décrivez précisément l'état de chaque élément. Pour les SOLS, mentionnez la nature (carrelage gris, parquet flottant chêne, lino vinyle imitation bois, moquette beige), l'état général (neuf, bon état, état d'usage, dégradé), et les défauts spécifiques (rayures, taches, carreaux fendus, joints à reprendre, lames soulevées). Pour les MURS, mentionnez le revêtement (peinture blanche mate, papier peint motifs floraux, lambris bois, faïence pour cuisine et salle de bain), l'état (bon état, traces, salissures, fissures), et les défauts (traces de clous, traînées noires près interrupteurs, écaillage peinture, papier peint décollé). Pour les PLAFONDS, mentionnez le revêtement (peinture mate, plâtre, faux plafond suspendu), l'état (bon état, traces humidité, fissures, peinture écaillée), et la présence d'éclairage (plafonnier, spots, applique). Pour les ÉQUIPEMENTS, vérifiez systématiquement le fonctionnement (chauffage radiateurs ou plancher chauffant, eau chaude chauffe-eau ou chaudière, sanitaires baignoire douche lavabo WC, électricité interrupteurs prises, cuisine évier plaques four hotte réfrigérateur si meublé). Pour les FERMETURES, vérifiez portes intérieures et d'entrée (serrure, charnières, joints), fenêtres (simple ou double vitrage, ouverture et fermeture, joints d'étanchéité), volets (battants ou roulants, mécanisme).

Étape 6 — Relevés des compteurs : relevez précisément les index des compteurs électricité (Linky avec numéro de série, index HP heures pleines et HC heures creuses en kWh), gaz (Gazpar avec numéro de série, index en m³), eau froide (numéro de série, index en m³), eau chaude individuelle le cas échéant. Les compteurs sont généralement situés dans le couloir d'entrée, la cuisine, la cave ou les parties communes. Les relevés constituent le point de départ pour la souscription des abonnements aux fournisseurs (EDF, Engie, TotalEnergies, Eni, ekWateur pour l'électricité et le gaz ; Veolia, Suez, SEDIF, régies publiques pour l'eau).

Étape 7 — Remise des clés et accès : comptez précisément le nombre de clés porte d'entrée remises au locataire (généralement 3 minimum). Listez les autres clés et accès : clé cave numérotée, télécommande garage, badge accès parties communes, badge Vigik interphone, clés boîte aux lettres, clé locale poubelle, etc. Le locataire reconnaît avoir reçu l'ensemble. Pour la perte d'une clé, le remplacement du barillet (200 à 600 €) est à la charge du locataire.

Étape 8 — Observations particulières : encouragez le locataire à formuler toutes ses réserves sur les défauts constatés. Une observation typique : « Le locataire signale la présence de moisissures dans le coin droit de la salle de bain et demande l'intervention du bailleur. Le bailleur s'engage à intervenir dans les 15 jours. Le radiateur de la chambre 1 ne chauffe pas correctement, vérification à prévoir en début de saison de chauffe. » Les observations doivent être précises et idéalement accompagnées de photographies datées.

Étape 9 — Photographies datées (recommandation forte) : prenez des photographies datées et numérotées de chaque pièce et de chaque défaut constaté. Les smartphones modernes intègrent automatiquement les métadonnées EXIF (date, heure, géolocalisation) qui renforcent la valeur probante. Les photographies sont annexées au procès-verbal avec une liste numérotée référençant chaque image (par exemple « Photo n°5 — Séjour, mur droit, traces clous »).

Étape 10 — Signatures et conservation : le procès-verbal est signé par les deux parties précédées de la mention manuscrite « Lu et approuvé », en deux exemplaires originaux (un pour chaque partie). L'expert le cas échéant signe également. Conservez votre exemplaire pendant toute la durée du bail et 5 ans après son extinction (prescription des actions en récupération sur le dépôt de garantie). Rappelez au locataire qu'il dispose de 10 jours pour transmettre des observations complémentaires sur les éléments généraux, et du premier mois de la période de chauffe pour les éléments de chauffage. Voir l'État des Lieux de Sortie sur forms-legal.com pour la procédure de fin de bail.

L'État des Lieux d'Entrée en France est soumis à un cadre juridique précis défini par l'article 3-2 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 modifié par la loi ALUR n°2014-366 du 24 mars 2014 et le décret n°2016-382 du 30 mars 2016 fixant le contenu minimal. Les exigences légales suivantes doivent être respectées sous peine d'inopposabilité du document, de présomption défavorable au locataire ou au bailleur, et de difficultés probatoires en cas de contestation devant le Tribunal judiciaire.

Obligation d'établissement (article 3-2 de la loi 89-462) : l'état des lieux d'entrée doit être établi pour tout bail d'habitation principale (bail nu 3 ans ou 6 ans, bail meublé 1 an, bail étudiant 9 mois, bail mobilité 1-10 mois). L'établissement intervient contradictoirement à la remise des clés ou au plus tard dans le premier mois suivant l'entrée dans les lieux.

Caractère contradictoire : la présence simultanée du bailleur (ou de son mandataire dûment habilité) et du locataire est essentielle. À défaut, l'état des lieux n'est pas opposable à la partie absente, sauf à recourir à un commissaire de justice (ex-huissier de justice) qui constate le refus et établit unilatéralement le procès-verbal avec force probante renforcée.

Contenu minimal réglementaire (décret n°2016-382 du 30 mars 2016) : type d'état des lieux (entrée ou sortie), date d'établissement, identité des parties et mandataires éventuels, adresse du logement, relevés des compteurs individuels, nombre de clés et accès remis, description pièce par pièce de l'état des revêtements et équipements, signatures des parties.

Mode d'établissement (article 3-2) : à l'amiable directement entre les parties (gratuit) ou par commissaire de justice (frais partagés par moitié sauf accord contraire, tarif réglementé par le décret n°2016-230 du 26 février 2016 : 132 € HT pour ≤50 m², 220 € HT pour 51-150 m², 308 € HT pour 151-230 m², 396 € HT au-delà).

Inventaire mobilier obligatoire pour les baux meublés (article 25-5 et décret n°2015-981 du 31 juillet 2015) : pour les baux meublés (classique 1 an, étudiant 9 mois, mobilité 1-10 mois), l'état des lieux doit être accompagné de l'inventaire détaillé du mobilier conforme aux 11 catégories obligatoires : literie complète, dispositif d'occultation des fenêtres dans les chambres, plaques de cuisson, four ou micro-ondes, réfrigérateur avec freezer, vaisselle, ustensiles de cuisine, table et sièges, étagères de rangement, luminaires, matériel d'entretien ménager. L'absence ou l'inventaire incomplet expose à la requalification du bail meublé en bail nu par le Tribunal judiciaire.

Relevés des compteurs : les relevés des compteurs individuels d'eau (eau froide et chaude le cas échéant), d'électricité (Linky avec numéro de série et index HP/HC), et de gaz (Gazpar avec numéro de série et index m³) sont obligatoires. Ils servent de point de départ pour la souscription des abonnements aux fournisseurs et la facturation des consommations. Distribution électrique par ENEDIS (gestionnaire de réseau), distribution gaz par GRDF, distribution eau par Veolia, Suez, SEDIF ou régies publiques selon la commune. Fournisseurs au choix du locataire (EDF, Engie, TotalEnergies, Eni, ekWateur, Mint Énergie, etc.).

Délai de complément pour le locataire (article 3-2 modifié par la loi ALUR) : pour les éléments généraux (sols, murs, plafonds, équipements, mobilier), le locataire dispose de 10 jours à compter de l'établissement pour transmettre ses observations complémentaires au bailleur par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour les éléments de chauffage (radiateurs, chaudière, plancher chauffant, climatisation réversible), le délai s'étend au premier mois de la période de chauffe pour tenir compte des défauts non décelables hors saison.

Conséquences de l'absence d'état des lieux (article 1731 du Code civil) : à défaut d'état des lieux contradictoire, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état d'usage et de réparations. Cette présomption peut être renversée par la production de preuves contraires (photographies datées avec métadonnées EXIF, témoignages, factures de travaux). La jurisprudence constante de la Cour de cassation (3e chambre civile) admet largement les preuves contraires.

Force probante : l'état des lieux établi par commissaire de justice fait foi jusqu'à inscription de faux (procédure pénale rare), tandis que l'état des lieux amiable peut être contesté par toute preuve contraire. Pour les logements de valeur ou les inventaires complexes, le recours au commissaire de justice est fortement recommandé.

Photographies annexées : les photographies datées et numérotées pièce par pièce sont fortement recommandées pour renforcer la valeur probante du document. Les métadonnées EXIF des smartphones modernes (date, heure, géolocalisation) constituent des preuves complémentaires recevables devant le Tribunal judiciaire.

Conservation et archivage : le procès-verbal est conservé en deux exemplaires originaux (un pour chaque partie) pendant toute la durée du bail et 5 ans après son extinction (prescription quinquennale des actions en récupération sur le dépôt de garantie selon l'article 2224 du Code civil).

Compétence judiciaire : les litiges relatifs à l'état des lieux relèvent de la compétence exclusive du Tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble (article R211-3-26 du Code de l'organisation judiciaire). Pour les litiges < 5 000 €, conciliateur de justice obligatoire (loi n°2019-222 du 23 mars 2019). La Commission Départementale de Conciliation (CDC) est compétente gratuitement pour les litiges sur le dépôt de garantie liés à l'état des lieux.

Sanctions pour le bailleur défaillant : le bailleur qui refuse d'établir l'état des lieux contradictoire peut être saisi devant le Tribunal judiciaire qui ordonnera la désignation d'un expert (commissaire de justice, géomètre) aux frais du bailleur défaillant. Le locataire peut également demander la résiliation du bail aux torts du bailleur pour manquement à ses obligations de délivrance conforme.

Plusieurs erreurs récurrentes sont commises par les bailleurs et locataires lors de l'établissement de l'État des Lieux d'Entrée en France, susceptibles d'entraîner des présomptions défavorables, des contestations devant le Tribunal judiciaire ou des retenues abusives sur le dépôt de garantie. Connaître ces pièges permet de sécuriser le document dès la remise des clés.

Erreur 1 — Ne pas établir d'état des lieux d'entrée : la pratique consistant à ne pas établir d'état des lieux d'entrée (par négligence, méconnaissance ou prétendue confiance entre les parties) est extrêmement préjudiciable au locataire. À défaut d'état des lieux contradictoire, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état d'usage et de réparations conformément à l'article 1731 du Code civil français, ce qui peut justifier des retenues importantes sur le dépôt de garantie à la sortie. La solution consiste à toujours exiger un état des lieux contradictoire à la remise des clés, soit à l'amiable avec photographies datées, soit par commissaire de justice si désaccord ou refus.

Erreur 2 — Établir l'état des lieux en lumière artificielle ou conditions dégradées : effectuer l'état des lieux en soirée à la lumière artificielle, ou par temps de pluie sans éclairage suffisant, empêche l'observation précise des sols, murs, plafonds et défauts. Les rayures sur le parquet, les taches sur les murs, les fissures au plafond sont difficiles à constater sans lumière du jour. La solution consiste à organiser le rendez-vous en milieu de journée par temps clair, avec une lampe torche puissante pour les zones sombres (placards, caves, garages).

Erreur 3 — Description vague ou imprécise : utiliser des formules vagues comme « bon état général », « quelques défauts », « usage normal » sans détailler les défauts spécifiques pièce par pièce expose à des contestations à la sortie. La solution consiste à décrire avec précision chaque pièce et chaque élément : nature du revêtement (carrelage gris bon état, parquet flottant chêne avec 2 rayures de 10 cm près de la fenêtre), nature des défauts (traces clous mur droit, peinture écaillée sur 5 cm près interrupteur, joint silicone à refaire), localisation exacte (chambre 1, mur sud, hauteur 1,50 m). Les formulaires standardisés avec cases à cocher (bon, moyen, mauvais) doivent être complétés par des observations textuelles détaillées.

Erreur 4 — Omettre les relevés des compteurs : ne pas relever les compteurs électricité, gaz et eau à la remise des clés expose à des contestations sur les consommations facturées au locataire. Sans relevé initial, le locataire peut se voir attribuer la consommation du précédent occupant ou une consommation forfaitaire arbitraire. La solution consiste à relever précisément les numéros de série Linky (électricité) et Gazpar (gaz) ainsi que les index HP/HC en kWh et m³, et à les consigner au procès-verbal. Pour l'eau, relever le numéro de série du compteur et l'index en m³.

Erreur 5 — Omettre l'inventaire mobilier pour le bail meublé : pour les baux meublés (classique 1 an, étudiant 9 mois, mobilité 1-10 mois), l'absence ou l'inventaire incomplet du mobilier expose à la requalification judiciaire en bail nu par le Tribunal judiciaire. Les conséquences sont lourdes : durée passée à 3 ans, dépôt plafonné à 1 mois au lieu de 2, préavis du locataire passé à 3 mois, perte du régime fiscal LMNP avec redressement DGFiP. La solution consiste à dresser un inventaire détaillé conforme aux 11 catégories obligatoires du décret n°2015-981 (literie, occultation, plaques de cuisson, four ou micro-ondes, réfrigérateur, vaisselle, ustensiles, table et sièges, étagères, luminaires, matériel d'entretien) et à le joindre en annexe.

Erreur 6 — Ne pas annexer de photographies datées : se contenter d'une description textuelle sans photographies expose à des contestations sur l'interprétation des termes utilisés. La solution consiste à prendre systématiquement des photographies datées et numérotées de chaque pièce et de chaque défaut constaté. Les smartphones modernes intègrent les métadonnées EXIF (date, heure, géolocalisation) qui renforcent la valeur probante. Les photographies sont annexées au procès-verbal avec une liste numérotée référençant chaque image.

Erreur 7 — Refuser de prendre en compte les observations du locataire : le bailleur qui refuse de consigner les observations du locataire (présence de moisissures, traces d'humidité, équipement défectueux) au moment de l'état des lieux, ou dans les 10 jours suivants pour les éléments généraux ou le premier mois de la période de chauffe pour les éléments de chauffage, expose à une contestation devant la Commission Départementale de Conciliation (CDC) ou le Tribunal judiciaire. Le locataire pourra prouver l'antériorité des défauts par tout moyen (photographies datées, témoignages, factures). La solution consiste à accepter et consigner systématiquement les observations du locataire, quitte à les contester ultérieurement par expertise contradictoire.

Erreur 8 — Confondre vétusté et dégradations imputables au locataire : la vétusté (usure normale du temps et de l'usage) ne peut être imputée au locataire et doit être supportée par le bailleur, tandis que les dégradations dues à un mauvais entretien, à un usage abusif ou à un fait du locataire ou de ses invités peuvent justifier des retenues sur le dépôt de garantie. La distinction est délicate et donne lieu à de nombreux contentieux. La solution consiste à joindre à l'état des lieux d'entrée une grille de vétusté (recommandée par l'arrêté du 28 octobre 2016 mais facultative) qui définit les durées de vie théoriques des revêtements (peinture 7 ans, papier peint 5 ans, moquette 7 ans, parquet 20 ans) et permet de calculer la décote applicable. Voir l'État des Lieux de Sortie sur forms-legal.com pour la procédure complète.