Política de Teletrabajo en México (Reforma LFT 2021)

La Política de Teletrabajo en México es un documento formal de aplicación general en la empresa que establece las reglas, los derechos, las obligaciones y los procedimientos que rigen los arreglos de teletrabajo de los trabajadores empleados conforme a la Ley Federal del Trabajo (LFT). La política se fundamenta en los artículos 330-A a 330-K de la LFT, introducidos por el Decreto por el que se adicionan y reforman diversas disposiciones de la Ley Federal del Trabajo en materia de Teletrabajo, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de enero de 2021, que convirtió a México en uno de los primeros países de América Latina en establecer un marco legal dedicado al teletrabajo en el sector privado.

La reforma de teletrabajo define el teletrabajo (artículo 330-A de la LFT) como una forma de organización laboral subordinada en la que el trabajador desempeña sus actividades en un lugar distinto del establecimiento del patrón, usando principalmente las tecnologías de la información y comunicación (TIC). La reforma aplica solo cuando el trabajador desempeña más del 40% de su jornada total de manera remota en un lugar fijo; los arreglos que involucran menos del 40% de trabajo remoto quedan fuera del régimen formal de teletrabajo y se tratan como trabajo ordinario con componentes de movilidad conforme a las disposiciones generales de la LFT.

La Política de Teletrabajo traduce las obligaciones legales de los artículos 330-A a 330-K en reglas operativas de la empresa. El artículo 330-D de la LFT impone al patrón una lista completa de obligaciones, que incluyen: proporcionar, instalar y mantener el equipo necesario para el trabajo (equipos, herramientas y materiales de trabajo, incluidos computadoras, sillas, impresoras y periféricos relacionados); pagar o reembolsar los costos proporcionales de los servicios que el trabajador consume en casa, incluidos la electricidad y el servicio de internet; asegurar condiciones ergonómicas adecuadas (condiciones de seguridad y salud en el trabajo) en el lugar de trabajo remoto conforme a las Normas Oficiales Mexicanas aplicables a la seguridad en el trabajo, en particular la NOM-035-STPS-2018 (factores de riesgo psicosocial); proporcionar capacitación sobre prácticas seguras de teletrabajo; registrar el acuerdo de teletrabajo en el registro patronal del IMSS del patrón; y respetar el derecho a la desconexión del trabajador fuera de las horas de trabajo pactadas, que el artículo 330-G de la LFT define como el derecho del trabajador de desconectarse de las herramientas digitales de trabajo y no responder a las comunicaciones fuera del horario laboral programado sin consecuencias laborales adversas.

La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) publicó la NOM-037-STPS-2023 (Teletrabajo. Condiciones de seguridad y salud en el trabajo), publicada en el DOF el 8 de junio de 2023, que establece los requisitos técnicos detallados del lugar de trabajo remoto, incluidos las dimensiones mínimas del espacio de trabajo, los niveles de iluminación (mínimo 300 lux), los límites de ruido, los estándares de mobiliario ergonómico, los procedimientos de evacuación de emergencia aplicables a las oficinas en casa y los derechos de inspección del patrón (sujetos al consentimiento del trabajador y a sus derechos de privacidad) para verificar el cumplimiento de la NOM. Los patrones con teletrabajadores deben cumplir la NOM-037-STPS-2023 dentro de los plazos establecidos en ella y deben documentar el cumplimiento en sus sistemas de gestión de seguridad en el trabajo.

La Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) y el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) han emitido orientación relevante para la protección de datos en el trabajo remoto, en la que enfatizan que los patrones deben establecer protocolos que rijan la seguridad de los datos de la empresa a los que se accede desde las redes domésticas conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) publicada en el DOF el 5 de julio de 2010.

Una Política de Teletrabajo también es esencial para gestionar la reversibilidad de los arreglos de teletrabajo conforme al artículo 330-E de la LFT, que otorga tanto al patrón como al trabajador el derecho de solicitar el regreso al trabajo presencial (el patrón por razones organizativas y el trabajador por razones personales, incluidas las necesidades de cuidado de personas dependientes), sujeto a un aviso razonable y a los términos establecidos en el acuerdo de teletrabajo y en esta política. La política aporta el marco dentro del cual operan los Acuerdos de Teletrabajo individuales y los Acuerdos de Gastos de Teletrabajo (acuerdos de reembolso de gastos).

La Política de Teletrabajo en México se requiere conforme al artículo 330-D de la Ley Federal del Trabajo siempre que un patrón mexicano tiene trabajadores que desempeñan más del 40% de su jornada total en un lugar fijo fuera del establecimiento del patrón usando las tecnologías de la información y comunicación. La política debe adoptarse antes o de manera simultánea con la firma de los acuerdos de teletrabajo individuales con los trabajadores afectados, ya que las obligaciones legales de los artículos 330-A a 330-K de la LFT aplican desde el momento en que inicia el arreglo de teletrabajo.

La política se necesita cuando una empresa institucionaliza de manera formal el trabajo remoto tras la era de la pandemia de COVID-19, durante la cual muchos patrones operaron bajo arreglos informales de teletrabajo que no cumplían la reforma de teletrabajo de la LFT de 2021. Cualquier empresa que mantuvo arreglos de trabajo remoto después de la fecha de entrada en vigor de la reforma, el 12 de enero de 2021, sin implementar una política conforme a derecho y acuerdos individuales estaba en violación técnica de los artículos 330-C y 330-D de la LFT y quedaba expuesta a los hallazgos de inspección de la STPS y a las multas conforme al artículo 992 de la LFT.

Una Política de Teletrabajo también se necesita cuando una empresa contrata nuevos trabajadores específicamente para puestos remotos, una práctica común en los sectores de tecnología, servicios financieros, atención al cliente y servicios profesionales. En estos casos, la política establece los criterios de elegibilidad, los procedimientos de provisión de equipo, los métodos de cálculo del reembolso de gastos y los protocolos del derecho a la desconexión que deben comunicarse al trabajador antes de que inicie la relación de trabajo.

La política es necesaria cuando una empresa opera en varias entidades de México, ya que las inspectorías del trabajo estatales tienen competencia para hacer cumplir la LFT dentro de sus territorios y las empresas con plantillas remotas en varias entidades deben demostrar una política de teletrabajo unificada y consistente que satisfaga tanto las obligaciones federales de la LFT como cualquier estándar laboral estatal aplicable. La STPS realiza inspecciones coordinadas con las secretarías del trabajo estatales conforme a acuerdos de coordinación.

Los patrones sujetos a contratos colectivos de trabajo (CCT) registrados ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral (CFCRL) en el marco de la reforma laboral posterior a 2019 también deben alinear la política de teletrabajo con las disposiciones del CCT aplicable, ya que los sindicatos que representan a los trabajadores de los sectores con CCT vigentes pueden negociar condiciones de teletrabajo superiores a las establecidas en la LFT conforme al principio de la norma más favorable al trabajador reconocido en el artículo 57 de la LFT. La STPS y el CFCRL han publicado orientación sobre la integración de las disposiciones de teletrabajo en las negociaciones de los CCT.

La política también se requiere para efectos del cumplimiento ante el IMSS: el artículo 330-D, fracción VIII, de la LFT exige al patrón registrar el arreglo de teletrabajo ante el IMSS para que la cobertura de seguridad social del trabajador (incluida la cobertura de riesgos de trabajo conforme al artículo 41 de la Ley del Seguro Social) se clasifique de manera adecuada como aplicable a la ubicación de la oficina en casa. No actualizar el registro ante el IMSS de los teletrabajadores puede exponer al patrón a la responsabilidad por los accidentes de trabajo que ocurran en la oficina en casa y que el IMSS no cubra porque la ubicación no estaba registrada.

Una Política de Teletrabajo en México conforme a los artículos 330-A a 330-K de la Ley Federal del Trabajo y a la NOM-037-STPS-2023 debe atender los siguientes elementos esenciales para satisfacer las obligaciones legales y proteger tanto al patrón como al trabajador.

Ámbito de aplicación y elegibilidad: la definición clara de qué puestos, departamentos o categorías de trabajadores son elegibles para el teletrabajo conforme a la política, los porcentajes mínimo y máximo de trabajo remoto permitidos (señalando que el régimen pleno de teletrabajo de los artículos 330-A a 330-K aplica solo por encima del 40% del tiempo de trabajo remoto) y los criterios usados para determinar la elegibilidad, como la naturaleza de las funciones, el nivel del puesto, la antigüedad, el historial de desempeño y los requisitos operativos. La política debe especificar si el teletrabajo está disponible de manera permanente, en un esquema híbrido rotativo o caso por caso a discreción del patrón.

Proceso de solicitud y de acuerdo: el procedimiento para que los trabajadores soliciten el teletrabajo, la información que debe proporcionarse en la solicitud, el plazo de respuesta del patrón y el requisito de que todo arreglo de teletrabajo se formalice mediante un Acuerdo de Teletrabajo por escrito que complemente el contrato de trabajo conforme al artículo 330-C de la LFT. La política debe hacer referencia a la plantilla de Acuerdo de Gastos de Teletrabajo de la empresa, usada para documentar la provisión de equipo y el reembolso de gastos.

Provisión de equipo y materiales: las reglas detalladas que implementan el artículo 330-D, fracción I, de la LFT (la obligación del patrón de proporcionar, instalar y mantener el equipo y las herramientas necesarias para el trabajo). La política debe especificar qué dispositivos (laptop, monitor, teclado, ratón, diadema, impresora) y qué mobiliario (silla ergonómica, escritorio) proporciona el patrón, el procedimiento de entrega y devolución del equipo proporcionado por el patrón, las obligaciones del trabajador respecto del cuidado y el mantenimiento y las consecuencias del daño o la pérdida del equipo. No se puede exigir a los trabajadores usar equipo personal sin un acuerdo voluntario y una compensación adecuada.

Conectividad y reembolso de gastos: las reglas que implementan el artículo 330-D, fracción II, de la LFT (la obligación del patrón de pagar o reembolsar los costos proporcionales de los servicios de electricidad e internet consumidos para fines de trabajo). La política debe señalar el método de cálculo del reembolso (por ejemplo, un apoyo mensual fijo conforme al Acuerdo de Gastos de Teletrabajo, o un cálculo proporcional con base en el consumo verificado), el calendario de pago (mensual, bimestral) y los requisitos de documentación (recibos, facturas del proveedor de electricidad CFE y del proveedor de internet).

Derecho a la desconexión: las reglas que implementan el artículo 330-G de la LFT (el derecho del trabajador de desconectarse de las herramientas digitales de trabajo fuera del horario de trabajo pactado sin consecuencias adversas). La política debe especificar el horario de trabajo pactado del trabajador, los canales y las expectativas de tiempo de respuesta de las comunicaciones digitales, la prohibición de las prácticas de gestión que extiendan de hecho la jornada a través de las comunicaciones digitales fuera del horario y las consecuencias para los supervisores que violen el estándar del derecho a la desconexión. La STPS ha enfatizado que las violaciones al derecho a la desconexión constituyen factores de riesgo psicosocial conforme a la NOM-035-STPS-2018.

Seguridad y salud en el trabajo: las reglas que implementan el artículo 330-D, fracción IV, de la LFT y la NOM-037-STPS-2023 (los requisitos del lugar de trabajo de la oficina en casa del trabajador, incluidos el espacio mínimo, la iluminación, mínimo 300 lux, la configuración ergonómica, la seguridad eléctrica y la ausencia de peligros físicos). La política debe describir el checklist de condiciones de seguridad que los trabajadores deben completar al establecer su espacio de trabajo en casa, el derecho del patrón de realizar inspecciones virtuales o presenciales del lugar de trabajo con aviso previo y consentimiento del trabajador y el procedimiento de reporte de los accidentes de trabajo que ocurran en la oficina en casa, que deben reportarse al IMSS conforme al artículo 51 de la Ley del Seguro Social.

Seguridad de los datos y confidencialidad: los protocolos para asegurar los datos, los sistemas y la propiedad intelectual de la empresa a los que se accede de manera remota, incluidos los requisitos del uso de VPN, la gestión de contraseñas, el cifrado de los dispositivos de almacenamiento portátiles, la prohibición de usar redes wifi públicas no seguras para fines de trabajo y el cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP). Los trabajadores que manejan datos personales de clientes o de terceros deben cumplir el aviso de privacidad del patrón y cualquier acuerdo de transferencia de datos aplicable conforme a las guías del INAI.

Reversibilidad: las reglas que implementan el artículo 330-E de la LFT (el derecho de cualquiera de las partes de solicitar el regreso al trabajo presencial). La política debe especificar el periodo de aviso requerido, el proceso de revisión, las circunstancias bajo las cuales el patrón puede exigir el regreso al trabajo presencial (necesidades operativas, problemas de desempeño, reestructuración organizativa) y las circunstancias bajo las cuales el trabajador puede solicitar la reversión (necesidades personales o de cuidado familiar, razones de salud, cambios de vivienda). La política debe dejar claro que la negativa del trabajador a regresar no puede constituir causa de despido injustificado sin una justificación operativa legítima.

Forms-legal.com proporciona esta plantilla de Política de Teletrabajo en México para ayudar a los patrones a establecer marcos de teletrabajo conformes a derecho. Dados los requisitos técnicos de la NOM-037-STPS-2023 y la interacción con el registro ante el IMSS, las obligaciones del CCT y los requisitos de protección de datos de la LFPDPPP, los patrones deben hacer revisar esta política por un abogado laboralista y un especialista en seguridad en el trabajo antes de su implementación.