Acuerdo de Gastos de Teletrabajo México

El Acuerdo de Gastos de Teletrabajo en México es un documento legal bajo para México conforme al Artículo 330-H de la Ley Federal del Trabajo, que documenta la obligación del patrón de pagar o reembolsar los costos proporcionales de electricidad, internet y otros servicios del home office del teletrabajador.

El Artículo 330-D, Fracción II LFT establece la obligación principal del patrón: pagar o reembolsar al trabajador los costos proporcionales de los servicios de telecomunicaciones (incluyendo internet) y de energía eléctrica consumidos con fines laborales en el home office. El Artículo 330-H LFT especifica adicionalmente que el acuerdo de teletrabajo debe incluir los mecanismos y montos para el pago de dichos gastos, convirtiendo el Acuerdo de Gastos de Teletrabajo en un componente obligatorio de todo arreglo de teletrabajo conforme en México.

La base constitucional de esta obligación de reembolso deriva del Artículo 123, Apartado A, Fracción VII de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, que garantiza que los trabajadores reciban el pago de todos los costos relacionados con el trabajo y que el patrón soporte los costos de producción. El Artículo 8 LFT refuerza que la remuneración debe ser suficiente para cubrir las necesidades ordinarias del trabajador, y el Artículo 84 LFT establece que el salario incluye no solo el sueldo base sino todas las prestaciones en efectivo y en especie recibidas como contraprestación del trabajo, lo que significa que los gastos de home office no reembolsados reducen efectivamente la remuneración real del trabajador.

La NOM-037-STPS-2023 (Teletrabajo — Condiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo), publicada en el DOF el 8 de junio de 2023, también aborda las obligaciones del patrón en materia de equipo y gastos, requiriendo que el Acuerdo de Gastos de Teletrabajo se ejecute antes del inicio del arreglo de teletrabajo y se actualice cuando se sustituya equipo o cuando la configuración del home office cambie de manera sustancial. La NOM especifica adicionalmente que el patrón conserva la propiedad de todo el equipo proporcionado y que el acuerdo debe documentar el inventario de equipos entregados al trabajador.

El SAT aplica los criterios del Artículo 28, Fracción V LISR y la Miscelánea Fiscal complementaria para determinar la deducibilidad de los reembolsos de gastos de teletrabajo como gastos de negocio. Los reembolsos documentados con comprobantes y pagados contra costos reales se tratan como reembolso de gastos de trabajo no sujetos a ISR, distinción con implicaciones fiscales significativas tanto para el patrón como para el trabajador bajo la Ley del Impuesto sobre la Renta. El documento debe formalizarse conforme a la legislación federal mexicana vigente y cumplir con los requisitos establecidos por las autoridades competentes para su plena validez jurídica ante terceros. Este instrumento jurídico se rige por las disposiciones del Código Civil Federal y las leyes estatales aplicables según la jurisdicción donde se celebre.

El Acuerdo de Gastos de Teletrabajo México es obligatorio bajo los Artículos 330-D y 330-H de la Ley Federal del Trabajo para todo arreglo de teletrabajo en el que el trabajador realice más del 40% de su jornada laboral total fuera de las instalaciones del patrón, ya que la obligación legal de reembolsar los costos de conectividad y electricidad es de orden público y no puede renunciarse por ninguna de las partes bajo el Artículo 5 LFT, que nulifica cualquier disposición contractual que elimine derechos del trabajador establecidos en la LFT.

El acuerdo es necesario cuando un patrón formaliza por primera vez un arreglo de teletrabajo con un empleado existente que transita del trabajo presencial al remoto o híbrido por encima del umbral del 40%. En este caso, el Acuerdo de Gastos de Teletrabajo debe ejecutarse simultáneamente con el Acuerdo de Teletrabajo (el addendum formal al contrato individual de trabajo) y debe especificar los gastos que el patrón cubrirá desde la fecha de inicio del arreglo de trabajo remoto.

El documento también se requiere cuando se contrata a un trabajador específicamente para un puesto remoto. El acuerdo de reembolso de gastos debe incluirse en la documentación de incorporación junto con el contrato individual de trabajo y, en su caso, el contrato colectivo de trabajo (CCT) registrado ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral (CFCRL). Los paquetes de documentación para nuevas contrataciones remotas deben demostrar el cumplimiento con los Artículos 330-A a 330-K LFT desde el primer día de empleo.

Un Acuerdo de Gastos de Teletrabajo es necesario cuando se regularizan arreglos informales existentes, como pagos mensuales fijos sin documento formal o reembolsos ad hoc procesados mediante reportes de gastos, para cumplir con la reforma LFT de 2021. Las empresas que tenían políticas de facto de teletrabajo antes de 2021 sin ejecutar acuerdos formales enfrentan riesgo de inspección de la STPS y reclamaciones de trabajadores por reembolsos de gastos no pagados desde el 12 de enero de 2021.

El acuerdo también es necesario para el cumplimiento con el SAT. El SAT exige que los reembolsos pagados a teletrabajadores estén documentados con: el Acuerdo de Gastos de Teletrabajo firmado que especifique los montos acordados; recibos de electricidad CFE o facturas del proveedor de internet que respalden los montos reembolsados; y los registros internos de solicitud y aprobación de reembolso del patrón. Sin esta documentación, el SAT puede reclasificar los reembolsos como ingreso por salario sujeto a retención de ISR bajo el Artículo 94 LISR.

El Acuerdo de Gastos de Teletrabajo México válido bajo los Artículos 330-D y 330-H de la Ley Federal del Trabajo y la NOM-037-STPS-2023 debe contener los siguientes elementos esenciales.

Identificación de las Partes: Nombre completo, RFC (Registro Federal de Contribuyentes asignado por el SAT) y domicilio fiscal del patrón; y nombre completo, RFC, CURP (Clave Única de Registro de Población emitida por el RENAPO), NSS (Número de Seguridad Social asignado por el IMSS), puesto y departamento del teletrabajador. El acuerdo debe hacer referencia cruzada al contrato individual de trabajo del trabajador y a la Política de Teletrabajo de la empresa.

Domicilio del Home Office: Dirección completa del lugar de teletrabajo donde se realizará el trabajo, incluyendo calle, colonia, municipio o alcaldía, estado y código postal. La NOM-037-STPS-2023 exige que la dirección del home office quede registrada en el alta patronal del IMSS. Si el trabajador utiliza más de un lugar de trabajo remoto, cada uno debe listarse.

Inventario de Equipos: Lista detallada e itemizada de todos los equipos proporcionados por el patrón, incluyendo: marca, modelo y número de serie de cada dispositivo; fecha de entrega al trabajador; condición al momento de entrega; valor asignado para efectos de seguro; y la obligación del trabajador de devolver el equipo en condición equivalente al término del arreglo de teletrabajo o de la relación laboral. El equipo es propiedad del patrón en todo momento.

Reembolso de Electricidad: El método acordado para calcular y pagar el reembolso del costo de electricidad bajo el Artículo 330-D, Fracción II LFT. Las opciones incluyen: un pago mensual fijo calculado con base en el consumo eléctrico estimado del equipo de trabajo; un reembolso variable con base en el recibo de luz CFE del trabajador con el patrón cubriendo la porción proporcional laboral según la fórmula especificada en el acuerdo; o un enfoque mixto. El acuerdo debe especificar la fecha de pago y la documentación que el trabajador debe aportar.

Reembolso de Conectividad a Internet: El método acordado para reembolsar el costo proporcional del servicio de internet del trabajador en el home office bajo el Artículo 330-D, Fracción II LFT. El acuerdo debe indicar el monto mensual acordado o la fórmula para calcular la porción laboral proporcional del costo de la suscripción de internet, la documentación requerida (factura del proveedor), el plazo para presentar la documentación y el calendario de pago.

Gastos Adicionales de Home Office: Cualquier otro costo laboral que el patrón haya acordado reembolsar, como: accesorios ergonómicos no incluidos en la provisión inicial de equipo; costos de línea telefónica si el puesto lo requiere; tinta y papel de impresora si el trabajador debe imprimir documentos para el trabajo; y suscripciones a servicios profesionales requeridos para el puesto que no sean proporcionados directamente por el patrón mediante cuentas empresariales.

Mecánica de Pago y Cumplimiento SAT: El calendario de pago (mensual, bimestral) y el método (transferencia bancaria SPEI a la CLABE interbancaria del trabajador, o integración en nómina), el tratamiento fiscal de cada tipo de reembolso, y las obligaciones de conservación de registros de ambas partes para efectos de auditoría SAT bajo el Artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF). El acuerdo debe especificar que el patrón emitirá el CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) correspondiente por cada pago de reembolso.

Vigencia y Modificación: La fecha de inicio del acuerdo, su duración (típicamente coterminosa con el arreglo de teletrabajo) y el proceso de modificación. Los cambios en montos de reembolso, listas de equipos o domicilio del home office requieren un convenio modificatorio escrito firmado por ambas partes. Cualquiera de las partes puede iniciar una revisión de los montos si existe un cambio material en los costos, como un aumento significativo en las tarifas CFE o un cambio en el plan de internet del trabajador.

Forms-legal.com ofrece esta plantilla de Acuerdo de Gastos de Teletrabajo México como punto de partida práctico. Los patrones deben consultar a un abogado laboralista y a un asesor fiscal (contador público certificado — CPC) para confirmar el tratamiento ISR y SAT de cada categoría de reembolso y alinear el acuerdo con la Política de Teletrabajo de la empresa y las disposiciones del CCT aplicable antes de su firma.