Formulario de Solicitud de Empleo (España)

El Formulario de Solicitud de Empleo es, en España, el formulario normalizado regulado por Estatuto de los Trabajadores (RDL 2/2015), art. 14; Ley Orgánica 3/2007 (LOI), que se presenta ante la Administración competente.

El Artículo 14 del Estatuto de los Trabajadores reconoce el derecho de los trabajadores a no ser discriminados en el empleo, prohibiendo la discriminación directa o indirecta por razón de sexo, estado civil, edad, origen racial o étnico, condición social, religión o convicciones, ideas políticas, orientación sexual, afiliación sindical, discapacidad o lengua. Estas protecciones son aplicables desde la fase de preempleo, incluidos los procesos de solicitud, selección y contratación. El Tribunal Constitucional ha declarado reiteradamente que las prácticas de selección discriminatorias vulneran el Artículo 14 de la Constitución Española de 1978.

La Ley Orgánica 3/2007 (LOI) exige a los empresarios garantizar la igualdad entre mujeres y hombres a lo largo de todo el proceso de selección. El Artículo 46 de la LOI obliga a las empresas con 50 o más trabajadores a elaborar un plan de igualdad que debe abordar el proceso de selección y contratación. Las empresas con 250 o más trabajadores deben inscribir su plan de igualdad en el Registro de Planes de Igualdad de las Empresas gestionado por la Dirección General de Trabajo.

Desde el punto de vista de la protección de datos, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado una guía detallada (Guía de Protección de Datos en las Relaciones Laborales, 2021) sobre el tratamiento lícito de los datos de los candidatos durante la selección. La base jurídica para recoger los datos de la solicitud de empleo son las medidas precontractuales a instancia del interesado conforme al Artículo 6.1(b) del RGPD. Los empresarios pueden conservar los CV y solicitudes de candidatos no seleccionados durante un máximo de 6 meses tras la finalización del proceso de selección, transcurrido el cual deben eliminarse o anonimizarse salvo que el candidato consienta su conservación durante un período más largo.

El formulario de solicitud de empleo no debe solicitar nunca información sobre embarazo, discapacidad, estado de salud, intención de tener hijos, afiliación política o sindical ni religión —tales preguntas constituyen una indagación preempleo discriminatoria y un tratamiento de categorías especiales de datos conforme al Artículo 9 del RGPD sin base jurídica válida—. La AEPD ha sancionado a empresarios españoles por utilizar cuestionarios de selección con preguntas prohibidas sobre el estado de salud y los planes de maternidad de los candidatos.

La Ley Organica 3/2018 de Proteccion de Datos Personales y Garantia de los Derechos Digitales (LOPDGDD) y el Reglamento General de Proteccion de Datos (RGPD — Reglamento UE 2016/679) imponen obligaciones especificas a los empleadores que recopilan datos personales de los candidatos en los formularios de solicitud de empleo: la base juridica para el tratamiento es el interes legitimo del empleador en evaluar candidatos (articulo 6.1.f RGPD) o el consentimiento del candidato; los datos solo pueden conservarse durante el tiempo necesario para el proceso de seleccion; y el candidato tiene derechos de acceso, rectificacion, supresion y limitacion del tratamiento conforme a los articulos 15 a 22 RGPD, ejercitables ante la Agencia Espanola de Proteccion de Datos (AEPD).

El Servicio Publico de Empleo Estatal (SEPE), organismo autonomo del Ministerio de Trabajo y Economia Social, gestiona el Registro de Demandantes de Empleo y coordina los portales publicos de empleo. Las empresas con mas de 50 empleados estan obligadas por la Ley Organica 3/2007 de Igualdad efectiva entre mujeres y hombres a contar con un plan de igualdad que incluya medidas de acceso al empleo sin discriminacion por razon de sexo — los procesos de seleccion documentados mediante formularios estandarizados son un elemento clave de compliance en los planes de igualdad supervisados por el Instituto de la Mujer y la Inspeccion de Trabajo.

El Formulario de Solicitud de Empleo en España es necesario siempre que un empresario español inicie un proceso de selección para cubrir un puesto —ya sea indefinido (Contrato Indefinido), temporal (contrato temporal) o de formación en alternancia— y desee recoger la información de los candidatos de manera estandarizada y conforme al RGPD.

El formulario es necesario cuando un empresario publica una oferta de trabajo a través del portal de empleo del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), a través de portales privados de empleo como InfoJobs, LinkedIn o Indeed, o a través del sitio web de la propia empresa. Cuando los candidatos presentan CV y cartas de presentación, el formulario de solicitud complementa el CV recogiendo información estandarizada que permite la comparación objetiva entre candidatos, lo cual es especialmente importante para las empresas obligadas a contar con un plan de igualdad conforme al Artículo 46 de la Ley Orgánica 3/2007.

Se necesita un Formulario de Solicitud de Empleo cuando un empresario recurre a una Empresa de Trabajo Temporal (ETT) regulada por la Ley 14/1994 para cubrir puestos temporales: la ETT realiza la selección inicial, pero el formulario de la empresa cliente garantiza una recogida de datos coherente y documenta los criterios de selección no discriminatorios aplicados.

El formulario es necesario cuando el proceso de selección incluye un tribunal de selección o una entrevista en panel: el formulario estandarizado confirma que todos los candidatos son valorados con los mismos criterios, reduciendo el riesgo de discriminación conforme a la Ley Orgánica 3/2007 y el Artículo 14 del ET, y proporciona un registro documental de la selección si un candidato rechazado impugna la decisión ante el Juzgado de lo Social.

En la Administración Pública, la selección de funcionarios de carrera mediante oposición y la del personal laboral temporal se rigen por el Estatuto Básico del Empleado Público (Real Decreto Legislativo 5/2015 — TREBEP) y deben utilizar formularios normalizados publicados en el Boletín Oficial del Estado (BOE) o en el Boletín Oficial de la Comunidad Autónoma correspondiente.

El formulario de solicitud de empleo es necesario cuando una empresa inicia un proceso de seleccion para cubrir una vacante y desea recopilar informacion estandarizada y comparable de todos los candidatos, facilitando la evaluacion objetiva y documentando el cumplimiento de los principios de igualdad y no discriminacion del articulo 17 ET y la Ley Organica 3/2007.

Tambien se requiere cuando la empresa desea crear una bolsa de trabajo o reserva de candidatos para futuras vacantes — en este caso, el formulario debe incluir una clausula de consentimiento especifica del candidato para conservar sus datos durante un periodo determinado, conforme al articulo 6.1.a del RGPD y al articulo 13 RGPD sobre informacion al interesado.

Un Formulario de Solicitud de Empleo válido en España conforme al Artículo 14 del Estatuto de los Trabajadores, la Ley Orgánica 3/2007 (LOI) y el RGPD debe incluir los siguientes elementos clave, excluyendo estrictamente cualquier pregunta prohibida.

Identificación personal: nombre y apellidos completos, DNI/NIE o pasaporte, domicilio, correo electrónico y teléfono. La fecha de nacimiento puede recogerse para requisitos legales relacionados con la edad (edad mínima laboral de 16 años conforme al Artículo 6 del ET) pero no debe utilizarse como criterio de selección. La nacionalidad puede exigirse para verificar el derecho a trabajar en España conforme a la Ley Orgánica 4/2000 de Extranjería, pero no debe emplearse como criterio discriminatorio.

Puesto solicitado: denominación del puesto, referencia de la oferta de trabajo y canal de empleo a través del cual el candidato tuvo conocimiento de la vacante. Vincula la solicitud a la vacante documentada.

Formación y titulaciones: titulaciones académicas pertinentes para el puesto —grado universitario, formación profesional (FP Grado Medio o Superior), certificados de profesionalidad expedidos por el SEPE—. Certificaciones de idiomas (Escuela Oficial de Idiomas, Cambridge, DELE) y títulos habilitantes (colegiación profesional: p. ej. Ilustre Colegio de Abogados de Madrid para abogados, Colegio de Médicos para médicos) cuando sean exigibles para el puesto.

Experiencia laboral: historial de empleo anterior —nombre de la empresa, puesto, fechas de prestación de servicios y funciones principales— en orden cronológico inverso. Las preguntas sobre experiencia laboral deben ser pertinentes para el puesto y aplicarse de forma uniforme a todos los candidatos.

Habilidades y disponibilidad: aptitudes técnicas pertinentes para el puesto, nivel de idiomas, situación laboral actual, preaviso en la empresa actual (habitualmente 15 días conforme al Artículo 49.1(d) del ET), fecha de disponibilidad más próxima y pretensiones económicas.

Preguntas prohibidas: el formulario no debe solicitar nunca información sobre embarazo o planes de maternidad, estado de salud o discapacidad, religión, opiniones políticas, afiliación sindical, orientación sexual ni antecedentes penales (salvo que el puesto lo exija legalmente, como los puestos con menores, que requieren certificado negativo de delitos de naturaleza sexual del Ministerio de Justicia conforme a la Ley Orgánica 1/1996).

Cláusula informativa de protección de datos (Artículo 13 del RGPD): cláusula informativa completa y conforme al RGPD con la identidad del responsable del tratamiento, la base jurídica (Artículo 6.1(b) del RGPD), el plazo de conservación (habitualmente 6 meses tras la finalización del proceso), los destinatarios de los datos, los derechos del candidato y el derecho a reclamar ante la AEPD.

Forms-legal.com proporciona este Formulario de Solicitud de Empleo como punto de partida práctico para los departamentos de recursos humanos. Todo proceso de selección debe ser revisado por un abogado laboralista cualificado y, cuando sea aplicable, por la comisión del plan de igualdad de la empresa, para confirmar el cumplimiento del Artículo 14 del ET, la Ley Orgánica 3/2007 y el RGPD tal como lo aplica la AEPD.

Clausula de proteccion de datos RGPD: Informacion clara al candidato sobre el responsable del tratamiento (la empresa empleadora), la finalidad del tratamiento (proceso de seleccion), la base juridica (interes legitimo o consentimiento), el plazo de conservacion de los datos, y los derechos del candidato conforme a los articulos 15 a 22 RGPD, ejercitables ante la Agencia Espanola de Proteccion de Datos (AEPD). La ausencia de esta clausula puede dar lugar a sanciones de hasta 10 millones de euros o el 2% de la facturacion global conforme al articulo 83.4 RGPD.

Forms-legal.com proporciona este modelo de Formulario de Solicitud de Empleo Espana como referencia practica. El formulario debe ser revisado por el Delegado de Proteccion de Datos (DPO) de la empresa y por el departamento legal para garantizar el cumplimiento del RGPD, la LOPDGDD y la normativa antidiscriminatoria antes de su uso en procesos de seleccion. La plataforma forms-legal.com ofrece esta plantilla adaptada a la legislación española vigente para facilitar la elaboración de este documento con todas las garantías legales.