Formulario de Entrevista de Salida (España)

El Formulario de Entrevista de Salida es, en España, el formulario normalizado regulado por Estatuto de los Trabajadores (RDL 2/2015), Art. 49; RGPD (UE) 2016/679, que se presenta ante la Administración competente.

El Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre — ET) regula la extinción del contrato de trabajo en España mediante el Artículo 49, que enumera todas las causas lícitas de extinción. El Artículo 49.2 ET exige al empresario entregar al trabajador el finiquito en el momento del cese. La entrevista de salida suele realizarse tras la firma del finiquito, para evitar cualquier indicio de que las respuestas del entrevistado puedan influir en la valoración empresarial de los términos de la extinción.

Desde la perspectiva de la protección de datos, la entrevista de salida implica el tratamiento de datos personales del trabajador saliente y, potencialmente, de opiniones sensibles sobre compañeros, responsables y condiciones laborales. El Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), Artículo 7, y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) exigen que estos datos se traten sobre una base jurídica válida. Para las entrevistas de salida, la base adecuada es el consentimiento (Artículo 6.1(a) RGPD), dado el carácter voluntario de la entrevista, o el interés legítimo (Artículo 6.1(f) RGPD) cuando el empresario puede acreditar un interés empresarial proporcionado en la mejora de las condiciones de trabajo. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha indicado que los datos de los empleados recabados en las entrevistas de salida deben respetar los principios del Artículo 5 del RGPD: minimización de datos, limitación de la finalidad y limitación del plazo de conservación.

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas, añade una dimensión relevante a las entrevistas de salida: las empresas con 50 o más trabajadores están obligadas a mantener canales internos de denuncia (canales de denuncias), y los datos recabados en la entrevista pueden revelar incumplimientos no comunicados que activen las obligaciones de protección de denunciantes. Los profesionales de RRHH que realicen entrevistas de salida deben cerciorarse de que los empleados salientes conocen estos canales y las protecciones que les otorgan la Ley 2/2023 y la LOI.

Muchas empresas españolas han integrado las entrevistas de salida en sus planes de igualdad obligatorios regulados por el Real Decreto 901/2020 para empresas con 50 o más trabajadores. Los datos de las entrevistas de salida sirven de base para el análisis de la brecha salarial de género (auditoría retributiva), la identificación de prácticas discriminatorias y la evaluación de las medidas de conciliación, elementos todos ellos exigidos por el Artículo 46 de la LOI y el Real Decreto 902/2020 sobre igualdad retributiva.

El Formulario de Entrevista de Salida en España es adecuado siempre que un empleado abandone la organización y el empresario desee recoger comentarios estructurados y documentados que puedan orientar las mejoras del sistema de gestión de recursos humanos, la elaboración de informes del plan de igualdad y las iniciativas de desarrollo organizativo y retención de talento.

La entrevista de salida aporta mayor valor cuando el empleado dimite voluntariamente — la decisión de abandono libre revela información genuina sobre las condiciones laborales, el clima organizativo, la calidad de la gestión directa, el desarrollo profesional percibido y la política retributiva, que el empresario puede utilizar para reducir la tasa de rotación voluntaria y sus costes asociados.

El formulario es especialmente útil cuando se produce la salida de un empleado con responsabilidades clave, conocimiento técnico especializado o acceso a información confidencial — la entrevista de salida permite identificar la causa real de su marcha, planificar la transferencia de conocimiento antes del cese efectivo, y activar las cláusulas de no competencia o confidencialidad pactadas en el contrato de trabajo.

Se recomienda utilizar el formulario en el contexto del plan de igualdad (obligatorio para empresas de más de cincuenta trabajadores conforme al Real Decreto 901/2020 y Real Decreto 902/2020) — los datos recogidos en las entrevistas de salida permiten identificar sesgos de género en la promoción interna, la retribución o las condiciones de trabajo, fundamentando las medidas correctoras del plan de igualdad y el registro retributivo exigido por el Artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores.

El formulario es necesario cuando la empresa está sujeta a certificación de empresa saludable conforme al estándar UNE-EN ISO 45001 o al modelo de empresa saludable de INSST — los resultados documentados de las entrevistas de salida constituyen evidencia para auditores y certificadoras sobre la gestión del bienestar y el compromiso organizacional.

La entrevista de salida es adecuada en procesos de despido colectivo ERE o bajas incentivadas para recoger el grado de satisfacción con las condiciones pactadas, cumpliendo los compromisos del acuerdo colectivo supervisado por la Autoridad Laboral conforme al Artículo 51 del Estatuto de los Trabajadores y facilitando el seguimiento post-ERE que algunas comisiones de seguimiento exigen. Las organizaciones que realizan entrevistas de salida sistemáticas obtienen información valiosa para mejorar la propuesta de valor al empleado y reducir los costes de rotación en España.

Un Formulario de Entrevista de Salida completo para su uso en España debe incluir los elementos siguientes, a fin de garantizar que la información recabada sea estructurada, jurídicamente conforme y prácticamente útil para los fines de RRHH y del plan de igualdad.

Información de protección de datos y consentimiento: Una cláusula informativa conforme al RGPD en la parte superior del formulario, que identifique al responsable del tratamiento, la base jurídica del tratamiento (consentimiento o interés legítimo), los fines para los que se utilizarán los datos de la entrevista de salida (mejora de RRHH, análisis del plan de igualdad, estrategia de retención), el plazo de conservación y los derechos del empleado saliente conforme a los artículos 15-22 del RGPD. Una casilla de verificación de consentimiento debe confirmar la participación voluntaria; las entrevistas de salida deben ser claramente voluntarias en virtud del Artículo 7 del RGPD. La AEPD recomienda obtener un consentimiento separado para cualquier uso de los datos de la entrevista de salida que vaya más allá del análisis estadístico interno agregado.

Información sobre el empleado y el puesto: Datos identificativos básicos: nombre del empleado, puesto de trabajo, grupo profesional, departamento, centro de trabajo, antigüedad y tipo de extinción contractual (dimisión, mutuo acuerdo, despido, jubilación). Esta información permite al departamento de RRHH analizar los patrones de las entrevistas de salida por puesto, antigüedad, sexo (a efectos del plan de igualdad) y tipo de extinción. En aplicación del principio de minimización de datos (Artículo 5.1(c) del RGPD), solo deben recabarse los datos identificativos estrictamente necesarios.

Motivo principal de la salida: Una pregunta estructurada —con selección de respuesta múltiple y campo de comentarios abierto— en la que el empleado saliente indica su motivo principal de salida entre las siguientes categorías: retribución y beneficios (salario y beneficios), oportunidades de desarrollo profesional (desarrollo profesional), conciliación (conciliación laboral y familiar), calidad de la gestión y el liderazgo (gestión y liderazgo), condiciones de trabajo (condiciones de trabajo), cultura organizativa (cultura organizacional), mejor oportunidad externa (mejor oportunidad externa), razones personales o familiares (razones personales o familiares), cambio de residencia (cambio de residencia) u otros. Los datos estructurados permiten el análisis estadístico de múltiples entrevistas de salida.

Valoración de las condiciones de trabajo: Una escala de valoración (1-5 o similar) sobre las dimensiones clave de la experiencia laboral: carga de trabajo y jornada, seguridad física y psicológica (con referencia a la Ley 31/1995, LPRL), acceso a la formación y el desarrollo profesional, claridad del rol y las responsabilidades, calidad del apoyo directivo, trabajo en equipo y colaboración, y aplicación de las medidas del plan de igualdad de la empresa. Las escalas de valoración generan datos comparables entre departamentos y períodos.

Gestión y prácticas de RRHH: Preguntas sobre la calidad de la gestión recibida: claridad de los objetivos, calidad del feedback, equidad en el trato y cumplimiento del convenio colectivo aplicable y de los procedimientos internos. Estas preguntas son sensibles y deben tratarse con confidencialidad; si se mencionan responsables concretos, los datos deben procesarse con especial cuidado conforme a los principios de minimización y confidencialidad del RGPD, para evitar un impacto negativo injustificado sobre personas identificadas.

Oportunidad de denuncia: Una sección que informe al empleado saliente del canal interno de denuncia de la empresa (canal de denuncias) conforme a la Ley 2/2023, y que pregunte si tiene conocimiento de posibles incumplimientos normativos o de la política interna que desee comunicar antes de marcharse. Esta sección debe indicar claramente que cualquier denuncia se tratará con confidencialidad en virtud de las protecciones de la Ley 2/2023 y no afectará al procesamiento del finiquito ni a las referencias profesionales del empleado.

Recomendación y Net Promoter Score: Una pregunta sobre si el empleado saliente recomendaría la empresa como empleador (con escala de «definitivamente sí» a «definitivamente no»), que proporciona un indicador sencillo de marca empleadora. Forms-legal.com ofrece esta plantilla de Entrevista de Salida como herramienta práctica de RRHH para empleadores españoles. Antes de su uso, se recomienda que la cláusula de protección de datos del formulario sea revisada por un Delegado de Protección de Datos (DPD) o asesor RGPD, especialmente en empresas sujetas a planes de igualdad obligatorios conforme al Real Decreto 901/2020. La plataforma forms-legal.com ofrece esta plantilla adaptada a la legislación española vigente para facilitar la elaboración de este documento con todas las garantías legales.