Formulario de Incorporación de Empleado (España)

El Formulario de Incorporación de Empleado es, en España, el formulario normalizado regulado por Estatuto de los Trabajadores (RDL 2/2015), art. 8, que se presenta ante la Administración competente.

El proceso de incorporación en España conlleva múltiples obligaciones legales que deben cumplirse antes o dentro de plazos estrictos. En primer lugar, conforme al Artículo 100 de la Ley General de la Seguridad Social (Real Decreto Legislativo 8/2015), el empresario debe dar de alta al nuevo trabajador (alta del trabajador) en la TGSS bajo el Código de Cuenta de Cotización (CCC) del empleador antes del primer día de trabajo. El alta tardía conlleva recargos de cuotas a la TGSS. En segundo lugar, el contrato de trabajo debe comunicarse al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) a través del sistema Contrat@ en el plazo de 10 días hábiles desde su firma. En tercer lugar, para determinar el tipo correcto de retención del IRPF, el trabajador debe cumplimentar el Modelo 145 (Comunicación de datos al pagador) conforme al Artículo 88 del Real Decreto 439/2007 (Reglamento IRPF), indicando sus circunstancias personales y familiares: estado civil, descendientes a cargo, grado de discapacidad e hipoteca de vivienda habitual.

El Artículo 19 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) impone al empresario la obligación de facilitar a los nuevos trabajadores formación e información sobre los riesgos laborales específicos de su puesto antes del inicio de la actividad, debiendo quedar documentada. El Artículo 8 del Real Decreto 39/1997 (Reglamento de los Servicios de Prevención) exige que la evaluación de riesgos inicial tenga en cuenta las vulnerabilidades particulares de los nuevos trabajadores. El formulario de incorporación recoge la conformidad del trabajador con haber recibido la información preventiva (ficha de acogida PRL).

El Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) exigen que los trabajadores sean informados sobre el tratamiento de sus datos personales desde el momento en que estos se recogen; el formulario de incorporación debe incluir una cláusula informativa del RGPD antes de recoger ningún dato personal. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha confirmado que la recogida de datos personales de los empleados en formularios de incorporación es lícita al amparo del Artículo 6.1(b) del RGPD (necesidad para la ejecución del contrato de trabajo) y del Artículo 6.1(c) del RGPD (cumplimiento de obligaciones legales en materia de seguridad social y tributaria).

En las empresas con Comité de Empresa, la implantación sistemática de un proceso de incorporación debe comunicarse al comité en el marco de sus derechos de consulta del Artículo 64 del ET, especialmente cuando el proceso incluya tratamiento automatizado de datos de los empleados mediante plataformas de RRHH, tratamiento que puede requerir una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) conforme al Artículo 35 del RGPD si conlleva la elaboración de perfiles de los nuevos trabajadores.

El Formulario de Incorporación de Empleado en España es necesario para cada nueva contratación —ya sea mediante Contrato Indefinido, contrato temporal o contrato de formación en alternancia— antes o el mismo día de incorporación, para cumplir simultáneamente con las obligaciones de alta previa en la TGSS, el Modelo 145 del IRPF y la acogida preventiva conforme a la LPRL.

El formulario es obligatorio cuando un empresario español contrata a un nuevo trabajador indefinido (Contrato Indefinido conforme a los artículos 15.1 y 49 del ET), a un trabajador temporal (contrato por circunstancias de la producción conforme al Artículo 15.2 del ET tras la Reforma Laboral de 2021) o a un trabajador en formación (contrato de formación en alternancia conforme al Real Decreto 1529/2012, modificado por el Real Decreto-Ley 32/2021).

Se necesita un formulario de incorporación cuando un trabajador pasa de una Empresa de Trabajo Temporal (ETT), regulada por la Ley 14/1994, a una relación laboral directa con la empresa usuaria, ya que la nueva relación laboral genera nuevas obligaciones de alta en la TGSS y de comunicación al SEPE.

El formulario es necesario cuando un nacional extranjero inicia una relación laboral en España con una autorización de trabajo y residencia expedida conforme a la Ley Orgánica 4/2000 de Extranjería: recoge el NIE, el número de la autorización de trabajo y su fecha de caducidad, permitiendo al empresario controlar las renovaciones y evitar tener empleados sin autorización de trabajo en vigor, lo que constituye una infracción muy grave conforme al Artículo 16.1 del Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS).

También se requiere un nuevo formulario de incorporación cuando un trabajador existente cambia de puesto de manera sustancial (movilidad funcional sustancial conforme al Artículo 39.2 del ET), puesto que el nuevo puesto genera nuevas obligaciones de formación preventiva conforme al Artículo 19 de la LPRL y la retención del IRPF puede variar si el nuevo puesto conlleva un salario diferente.

También se necesita un formulario de incorporación cuando se reanuda una relación laboral tras una excedencia prolongada, una baja médica de larga duración o un permiso no retribuido de más de seis meses, puesto que los datos bancarios, las retenciones del IRPF y las coberturas de riesgos laborales del trabajador deben actualizarse. En las empresas con Comité de Empresa o Delegados de Personal, el proceso de incorporación debe documentarse sistemáticamente para demostrar el cumplimiento de los derechos de información del Artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores. Forms-legal.com ofrece este Formulario de Incorporación de Empleado como herramienta para cumplir estas obligaciones de forma ordenada y conforme a derecho.

Un Formulario de Incorporación de Empleado válido en España conforme al Artículo 8 del Estatuto de los Trabajadores, la normativa de la TGSS y el Artículo 19 de la LPRL debe incluir los siguientes elementos clave.

Datos personales e identificativos: nombre y apellidos completos según el DNI (para españoles) o NIE/pasaporte (para extranjeros), fecha de nacimiento, nacionalidad y domicilio. Para nacionales extranjeros deben anotarse el número de autorización de trabajo, el organismo expedidor y la fecha de caducidad.

Datos de contacto: dirección de correo electrónico personal, número de teléfono móvil y contacto de emergencia —exigidos para las obligaciones preventivas del Artículo 19 de la LPRL y los procedimientos de emergencia del Plan de Emergencia de la empresa—.

Número de la Seguridad Social (NSS): el Número de Seguridad Social del trabajador asignado por la TGSS. Si el trabajador aún no dispone de NSS, el empresario debe iniciar el proceso de alta de oficio ante la TGSS antes de tramitar el alta.

Datos bancarios: IBAN para el abono de la nómina. Conforme al Artículo 29.1 del ET, el salario debe abonarse en la fecha acordada —los datos bancarios permiten la transferencia directa, el medio de pago más habitual en España—.

Información fiscal (datos del Modelo 145): circunstancias personales y familiares para el cálculo de la retención del IRPF: estado civil, número de hijos menores a cargo y edades, ascendientes mayores dependientes, grado de discapacidad (si es del 33% o superior, se aplican tipos de retención reducidos conforme al Artículo 80 de la Ley 35/2006 del IRPF) y si el trabajador tiene hipoteca sobre su vivienda habitual. Estos datos permiten al empresario cumplir la obligación del Artículo 88 del Real Decreto 439/2007.

Resumen del contrato de trabajo: referencia al contrato firmado: tipo de contrato, fecha de inicio, período de prueba, puesto, grupo profesional, centro de trabajo, salario, jornada y convenio colectivo aplicable.

Conformidad con la acogida preventiva PRL: confirmación de que el trabajador ha recibido la información preventiva exigida por la LPRL: la evaluación de riesgos de su puesto, los procedimientos de emergencia, la ubicación de salidas de emergencia, los procedimientos de primeros auxilios, los EPI entregados y el nombre del Delegado de Prevención. Exigido por el Artículo 19 de la LPRL.

Cláusula informativa de protección de datos (RGPD): cláusula informativa conforme al Artículo 13 del RGPD que identifica al responsable del tratamiento (el empleador), las bases jurídicas del tratamiento (artículos 6.1(b) y 6.1(c) del RGPD), los plazos de conservación y los derechos del trabajador ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en aepd.es.

Conformidad con la política de uso de medios informáticos: confirmación de haber recibido y comprendido la política de uso de medios informáticos de la empresa, de especial importancia a la luz del Artículo 87 de la LOPDGDD y el derecho a la intimidad digital.

Forms-legal.com proporciona este Formulario de Incorporación de Empleado como punto de partida práctico para los departamentos de recursos humanos. Todo proceso de incorporación debe ser revisado por un abogado laboralista cualificado y, cuando sea necesario, por el Delegado de Protección de Datos de la empresa, para confirmar el cumplimiento con la TGSS, el SEPE, el IRPF y la LPRL.

Forms-legal.com proporciona este Formulario de Incorporacion de Empleado en Espana como punto de partida practico para los departamentos de recursos humanos. Todo proceso de incorporacion debe ser revisado por un abogado laboralista cualificado y, cuando sea necesario, por el Delegado de Proteccion de Datos de la empresa, para confirmar el cumplimiento integral con la TGSS, el SEPE, el IRPF conforme al Real Decreto 439/2007, la LPRL y el RGPD. La correcta documentacion del proceso de acogida protege tanto al empleador frente a sanciones de la Inspeccion de Trabajo y Seguridad Social como al trabajador, garantizando que sus derechos laborales y sociales quedan acreditados desde el primer dia. La plataforma forms-legal.com ofrece esta plantilla adaptada a la legislación española vigente para facilitar la elaboración de este documento con todas las garantías legales.