Solicitud de Vacaciones en Colombia — Código Sustantivo del Trabajo art. 186

La Solicitud de Vacaciones en Colombia es la petición formal regulada por Código Sustantivo del Trabajo (CST) art. 186 y Ley 50/1990 art. 5 con la que el interesado pone en marcha el trámite ante la autoridad colombiana competente.

La Constitución Política de 1991 fundamenta el derecho a las vacaciones en el artículo 53, que consagra el descanso como principio fundamental de las relaciones laborales. El artículo 25 protege el trabajo en condiciones de dignidad, y la Corte Constitucional ha reiterado que las vacaciones cumplen una doble finalidad: proteger la salud física y mental del trabajador y preservar su capacidad productiva en beneficio de ambas partes y de la sociedad. El Convenio 132 de la OIT sobre las vacaciones pagadas, ratificado por Colombia mediante la Ley 995 de 2005, refuerza el carácter obligatorio del descanso anual.

El artículo 187 del CST otorga al empleador la facultad de fijar la época de vacaciones, considerando las preferencias del trabajador y las necesidades operativas de la empresa. Sin embargo, el empleador debe conceder las vacaciones dentro del año siguiente al momento en que se causó el derecho. El artículo 190 del CST permite que el empleador y el trabajador acuerden por escrito la acumulación de vacaciones hasta por dos años consecutivos, pero las del tercer año deben tomarse en todo caso. El Ministerio del Trabajo, a través de las inspecciones territoriales del trabajo, vigila el cumplimiento de la programación de vacaciones conforme a los artículos 485 a 487 del CST.

El artículo 5 de la Ley 50 de 1990 introdujo la posibilidad de fraccionar las vacaciones en dos períodos: el trabajador debe tomar al menos seis (6) días hábiles consecutivos, y los nueve (9) días restantes pueden disfrutarse en fecha diferente dentro del mismo año vacacional. El artículo 189 del CST permite compensar en dinero hasta la mitad de las vacaciones —máximo siete días y medio hábiles—, debiendo el trabajador tomar la otra mitad como descanso efectivo. La Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha señalado que el descanso obligatorio no puede sustituirse en su totalidad por compensación económica durante la vigencia del contrato de trabajo.

La remuneración vacacional se calcula sobre el salario ordinario del trabajador conforme al artículo 192 del CST; se excluye el auxilio de transporte porque compensa el costo del desplazamiento al trabajo, gasto que no se genera durante las vacaciones. Para trabajadores con remuneración variable (comisiones, bonificaciones por producción o trabajo a destajo), las vacaciones se liquidan sobre el promedio de lo devengado en los doce meses anteriores al inicio del período. Los trabajadores con salario integral conforme al artículo 132 del CST reciben la remuneración vacacional sobre el 70% de su salario mensual total, correspondiente al componente salarial excluido el factor prestacional.

El empleador debe llevar el registro de vacaciones de cada trabajador conforme al artículo 264 del CST, registrando la fecha de ingreso, el período al que corresponden las vacaciones, las fechas en que se disfrutaron y los valores pagados. El Ministerio del Trabajo puede solicitar este registro durante las inspecciones laborales. Conforme al Decreto 1072 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo), no conceder vacaciones dentro del plazo legal puede dar lugar a sanciones administrativas.

Para los servidores públicos, las vacaciones se rigen por el Decreto 1045 de 1978, que reconoce quince (15) días hábiles por año de servicio. La Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC) y el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) supervisan el cumplimiento de los derechos vacacionales del sector público conforme a la Ley 909 de 2004.

La Solicitud de Vacaciones en Colombia es necesaria siempre que el trabajador desee ejercer el derecho a las vacaciones remuneradas causadas conforme al artículo 186 del Código Sustantivo del Trabajo. Aunque el CST otorga al empleador discrecionalidad sobre la programación en el artículo 187, la solicitud escrita formaliza el proceso, crea un registro de la preferencia del trabajador y satisface los requisitos documentales del Decreto 1072 de 2015 para el registro de vacaciones del empleador bajo el artículo 264 del CST.

El formulario se necesita cuando el trabajador ha completado un año completo de servicio continuo y solicita los quince (15) días hábiles de vacaciones remuneradas. Conforme al artículo 186 del CST, el derecho se causa automáticamente al cumplir cada año de servicio; el trabajador no requiere negociarlo. El empleador debe programar las vacaciones dentro del año siguiente a su causación, y la solicitud escrita del trabajador inicia el proceso de programación que equilibra sus preferencias con las necesidades operativas conforme al artículo 187 del CST.

Se requiere la Solicitud de Vacaciones cuando el trabajador y el empleador acuerdan fraccionar el descanso conforme al artículo 5 de la Ley 50 de 1990. La solicitud debe indicar las fechas deseadas para cada segmento: el primer período de al menos seis (6) días hábiles consecutivos y los nueve (9) días restantes a tomar en fecha separada. La documentación escrita del fraccionamiento protege a ambas partes ante eventuales controversias sobre la programación o el cálculo de la compensación.

El formulario es necesario cuando el trabajador solicita compensación económica parcial por vacaciones no disfrutadas conforme al artículo 189 del CST: el trabajador puede acordar con el empleador el pago de hasta la mitad de las vacaciones (7,5 días hábiles) tomando en descanso efectivo la otra mitad. La solicitud escrita y la autorización del empleador deben quedar documentadas en la hoja de vida del trabajador conforme al Decreto 1072 de 2015.

Se requiere la solicitud de vacaciones cuando el trabajador busca acumular vacaciones hasta por dos años consecutivos conforme al artículo 190 del CST. El acuerdo escrito de acumulación debe especificar los años de servicio que se acumulan y las fechas previstas para disfrutar el descanso combinado, con un máximo de treinta (30) días hábiles consecutivos. La acumulación por más de dos años está prohibida y el Ministerio del Trabajo puede sancionar a los empleadores que permitan acumulaciones de tres o más años.

El documento es necesario para trabajadores próximos a pensionarse o al vencimiento del contrato que prefieren disfrutar las vacaciones causadas en lugar de recibirlas compensadas económicamente. Conforme al artículo 189 del CST, al terminar el contrato, el empleador debe pagar la compensación por todos los días de vacaciones causados y no disfrutados a la tarifa del salario ordinario. Sin embargo, muchos trabajadores prefieren el descanso efectivo antes de su salida, y la solicitud escrita establece si las vacaciones se disfrutan o se compensan.

Una Solicitud de Vacaciones válida en Colombia debe contener los elementos específicos que exigen el Código Sustantivo del Trabajo y las obligaciones del registro de vacaciones del empleador conforme al artículo 264 del CST y el Decreto 1072 de 2015.

Identificación del Trabajador: Nombre completo del trabajador solicitante, tipo y número de documento de identidad —cédula de ciudadanía para colombianos o cédula de extranjería para residentes extranjeros conforme al Decreto 1067 de 2015—, cargo actual y área o departamento al que pertenece. Los datos deben coincidir con los registros de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) para efectos de seguridad social.

Identificación del Empleador: Razón social completa de la entidad empleadora, NIT asignado por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), y nombre y cargo del jefe inmediato o del funcionario de Recursos Humanos a quien se dirige la solicitud. Conforme al Decreto 1072 de 2015, el empleador debe designar un responsable del manejo del registro de vacaciones.

Periodo de Servicio: El año de servicio específico por el cual se solicitan las vacaciones, por ejemplo del DD/MM/AAAA al DD/MM/AAAA. Conforme al artículo 186 del CST, el derecho vacacional se causa al completar cada año de servicio continuo. La solicitud debe especificar a qué año de causación corresponden las vacaciones, especialmente para trabajadores con vacaciones acumuladas de años anteriores bajo el artículo 190 del CST.

Fechas de Vacaciones Solicitadas: Fecha de inicio y fecha de reintegro propuestas. Conforme al artículo 186 del CST, la prestación estándar es quince (15) días hábiles consecutivos; la solicitud debe indicar fechas calendario, teniendo en cuenta que los sábados, domingos y festivos establecidos por la Ley 51 de 1983 no se computan como días de vacaciones. Si el trabajador solicita fraccionamiento conforme al artículo 5 de la Ley 50 de 1990, ambos segmentos deben especificarse con sus respectivas fechas.

Modalidad de las Vacaciones: Indicación de cómo se tomarán las vacaciones: quince (15) días hábiles consecutivos completos; fraccionadas en dos períodos conforme al artículo 5 de la Ley 50 de 1990 (mínimo seis días hábiles consecutivos más los nueve días restantes); o compensación económica de hasta la mitad conforme al artículo 189 del CST más descanso efectivo por el resto. La modalidad elegida debe cumplir los requisitos legales; la sustitución íntegra del período vacacional por dinero está prohibida durante la vigencia del contrato conforme al artículo 189 del CST.

Declaración de Acumulación: Cuando se soliciten vacaciones acumuladas conforme al artículo 190 del CST, la solicitud debe especificar los años de servicio que se combinan y confirmar que la acumulación no supera dos años consecutivos. El Ministerio del Trabajo hace cumplir la prohibición de acumular tres o más años de vacaciones, y el empleador puede enfrentar sanciones administrativas conforme a los artículos 485 a 487 del CST.

Base de Liquidación de las Vacaciones: Referencia al salario base para el cálculo de la remuneración vacacional. Conforme al artículo 192 del CST, las vacaciones se remunera al salario ordinario, excluido el auxilio de transporte. Para trabajadores con remuneración variable, el cálculo usa el promedio de lo devengado en los doce meses anteriores al inicio. Los trabajadores con salario integral conforme al artículo 132 del CST y la Ley 50 de 1990 reciben la remuneración vacacional sobre el 70% del salario mensual total.

Contacto Durante las Vacaciones: Número de teléfono y lugar donde puede ubicarse el trabajador durante el período. Aunque no es exigido por la ley, muchos empleadores colombianos lo solicitan para mantener continuidad operativa y comunicación en caso de emergencia.

Sección de Aprobación: Espacio para que el representante autorizado del empleador —generalmente el jefe inmediato y el área de Recursos Humanos— apruebe o niegue la solicitud con justificación escrita. Conforme al artículo 187 del CST, el empleador conserva la facultad de programación y puede proponer fechas alternativas por necesidades operativas, pero debe conceder las vacaciones dentro del año siguiente a su causación. La sección debe incluir líneas de firma, fechas y observaciones sobre ajustes en la programación.

forms-legal.com ofrece este modelo de Solicitud de Vacaciones para Colombia como herramienta práctica para los trabajadores que ejercen sus derechos vacacionales conforme al artículo 186 del CST y la Ley 50 de 1990. Tanto empleadores como trabajadores deben verificar que la programación y la compensación de vacaciones cumplan las disposiciones de las convenciones colectivas de trabajo (artículos 467 a 480 del CST) y del Reglamento Interno de Trabajo (artículos 104 a 125 del CST), que pueden establecer procedimientos adicionales o beneficios superiores al mínimo legal.