Solicitud de Licencia de Maternidad — Ley Colombiana

La Solicitud de Licencia de Maternidad Colombia es la petición formal regulada por Código Sustantivo del Trabajo (CST) art. 236 y Ley 1468/2011 con la que el interesado pone en marcha el trámite ante la autoridad colombiana competente.

El fundamento constitucional de la licencia de maternidad en Colombia descansa en el Artículo 43 de la Constitución Política de 1991, que establece que la mujer recibirá especial asistencia y protección del Estado durante el embarazo y después del parto, y que el Estado apoyará especialmente a la mujer cabeza de familia. El Artículo 44 consagra los derechos fundamentales de los niños, y la Corte Constitucional ha vinculado de manera reiterada las protecciones de la licencia de maternidad al interés superior del menor y al derecho de la madre a la salud y al trabajo en condiciones dignas bajo los Artículos 25 y 49.

Bajo el CST Artículo 236 modificado por la Ley 1468 de 2011, la licencia de maternidad de dieciocho semanas comienza una (1) semana antes de la fecha probable de parto y continúa por diecisiete (17) semanas después del nacimiento. La trabajadora puede solicitar una distribución diferente — comenzando hasta dos (2) semanas antes de la fecha probable de parto y tomando las dieciséis (16) semanas restantes después del parto — siempre que presente certificación médica del médico tratante de la EPS (Entidad Promotora de Salud). La Corte Constitucional en la Sentencia C-543 de 2010 confirmó que el período de licencia de maternidad es un mínimo — los convenios colectivos bajo los Artículos 467 a 480 del CST pueden establecer períodos más largos.

La remuneración de la licencia de maternidad se paga al 100% del salario de la trabajadora por la EPS a través del Sistema General de Seguridad Social en Salud bajo la Ley 100 de 1993. El empleador paga el salario de la trabajadora durante el período de licencia y luego solicita el reembolso a la EPS a través del sistema de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) bajo el Decreto 1406 de 1999. Para que la EPS procese el reembolso, el empleador debe haber realizado aportes oportunos a seguridad social durante todo el período de gestación — el Decreto 780 de 2016 (Decreto Único Reglamentario del Sector Salud) establece los requisitos específicos. La UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) audita los pagos de licencia de maternidad y puede imponer sanciones a los empleadores o entidades EPS que incumplan.

El fuero de maternidad bajo el CST Artículo 239, reforzado por la Corte Constitucional a través de la Sentencia SU-070 de 2013, proporciona protección laboral absoluta. El empleador no puede despedir a una trabajadora embarazada o en licencia de maternidad sin autorización previa del Ministerio del Trabajo (MinTrabajo) — la terminación sin tal autorización es nula de pleno derecho independientemente de si existe justa causa bajo el CST Artículo 62. El fuero se extiende desde el inicio del embarazo durante el período de licencia de maternidad y un período adicional tras el reintegro de la trabajadora, según lo establecido por la jurisprudencia. Bajo el CST Artículo 239 numeral 3, el empleador que despida a una trabajadora durante el período protegido sin autorización del MinTrabajo debe pagar una indemnización especial equivalente a sesenta (60) días de salario, adicional a la indemnización ordinaria bajo el CST Artículo 64.

La Ley 2114 de 2021 introdujo la licencia parental compartida, que permite a los padres compartir hasta seis (6) de las últimas doce (12) semanas de la licencia de maternidad con el padre o la pareja, siempre que la madre haya tomado las primeras seis (6) semanas obligatorias de descanso postparto. La licencia compartida debe ser acordada por escrito entre los padres y aprobada por la EPS y los empleadores de ambos. La misma ley estableció la licencia parental flexible, que permite a la madre trabajar a tiempo parcial durante las últimas doce (12) semanas y prorrogar la duración de la licencia proporcionalmente.

Para los casos de adopción, el CST Artículo 236 otorga a la madre adoptiva el mismo derecho a dieciocho semanas de licencia, contadas desde la fecha en que el niño es entregado a la familia adoptiva por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) o por la entidad autorizada de adopción bajo la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia). Los partos prematuros otorgan a la madre semanas adicionales de licencia correspondientes a la diferencia entre la edad gestacional real al nacer y las treinta y siete (37) semanas, bajo la Ley 1822 de 2017 que modificó el CST Artículo 236.

El Ministerio del Trabajo a través de la Resolución 2423 de 2018 estableció los lineamientos operativos para el trámite de la licencia de maternidad, incluyendo requisitos documentales, procedimientos de reembolso por la EPS y obligaciones del empleador. Las inspecciones territoriales del trabajo atienden las quejas relacionadas con violaciones a la licencia de maternidad bajo los Artículos 485 a 487 del CST.

La Solicitud de Licencia de Maternidad Colombia es obligatoria cada vez que una trabajadora embarazada necesita notificar formalmente a su empleador el próximo período de licencia de maternidad e iniciar el trámite administrativo para el pago financiado por la EPS. El Artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo modificado por la Ley 1468 de 2011 ordena dieciocho (18) semanas de licencia remunerada, y la notificación escrita activa las obligaciones del empleador respecto a la programación, los ajustes de nómina y el reporte a seguridad social a través del sistema de PILA.

La solicitud es necesaria cuando la trabajadora embarazada obtiene la certificación médica del médico tratante de la EPS (Entidad Promotora de Salud) que confirma la fecha probable de parto. Bajo el CST Artículo 236 numeral 4, la trabajadora debe presentar esta certificación al empleador antes de iniciar la licencia — el certificado establece la fecha oficial de inicio y la duración esperada del período de licencia. La certificación médica debe ser expedida por el médico autorizado por la EPS bajo los estándares de la Ley 100 de 1993 y el Decreto 780 de 2016.

La Solicitud de Licencia de Maternidad se requiere cuando la trabajadora desea modificar la distribución estándar de la licencia. Aunque el período predeterminado bajo el CST Artículo 236 es una (1) semana antes del parto y diecisiete (17) semanas después, la trabajadora puede solicitar hasta dos (2) semanas antes de la fecha probable de parto con la correspondiente reducción del período postparto. La certificación médica debe respaldar la distribución solicitada, y la solicitud escrita documenta el arreglo preferido de la trabajadora.

La solicitud es necesaria cuando la trabajadora pretende ejercer la licencia parental compartida bajo la Ley 2114 de 2021. Ambos padres deben presentar solicitudes escritas a sus respectivos empleadores, respaldadas por una declaración conjunta y la autorización de la EPS. La licencia compartida cubre hasta seis (6) de las últimas doce (12) semanas del período de licencia de maternidad, después de que la madre haya completado las primeras seis (6) semanas obligatorias de descanso postparto.

El documento se requiere para las madres adoptivas que reclaman las dieciocho semanas de licencia bajo el CST Artículo 236. La solicitud debe estar acompañada de la documentación oficial del ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar) o de la entidad de adopción autorizada bajo la Ley 1098 de 2006, que confirme la fecha en que el niño fue entregado a la familia adoptiva.

La solicitud de licencia de maternidad también es necesaria en casos de parto prematuro. Bajo la Ley 1822 de 2017, la madre tiene derecho a semanas adicionales de licencia correspondientes a la diferencia entre la edad gestacional real al nacer y las treinta y siete (37) semanas — la solicitud debe incluir la certificación médica que documente el parto prematuro y la edad gestacional.

La solicitud escrita cumple propósitos probatorios fundamentales para la protección del fuero de maternidad bajo el CST Artículo 239. Al notificar formalmente al empleador del embarazo y la fecha probable de parto, la trabajadora establece el cronograma del período protegido — cualquier despido durante este período sin autorización previa del MinTrabajo es nulo de pleno derecho bajo el estándar de protección absoluta establecido por la Corte Constitucional en la Sentencia SU-070 de 2013.

Una Solicitud de Licencia de Maternidad Colombia válida debe contener elementos específicos para satisfacer los requisitos del Artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo modificado por la Ley 1468 de 2011, respaldar el proceso de reembolso de la EPS bajo la Ley 100 de 1993 y establecer el cronograma de la protección del fuero de maternidad bajo el CST Artículo 239.

Identificación de la Trabajadora: Nombre legal completo de la trabajadora embarazada, tipo y número del documento de identidad — cédula de ciudadanía para nacionales colombianas o cédula de extranjería para residentes extranjeras bajo el Decreto 1067 de 2015 — cargo actual, área o departamento funcional y fecha de ingreso. La identificación debe coincidir con los registros en el sistema de PILA para facilitar el proceso de reembolso de la EPS.

Identificación del Empleador: Nombre legal completo (razón social) de la entidad empleadora, NIT asignado por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), y el nombre y cargo del supervisor directo o del funcionario de recursos humanos a quien se dirige la solicitud. Bajo el Decreto 1072 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo), el empleador debe tramitar las solicitudes de licencia de maternidad a través del funcionario de RRHH designado.

Certificación Médica: Referencia a la certificación médica expedida por el médico tratante de la EPS (Entidad Promotora de Salud) de la trabajadora, que confirme el embarazo y la fecha probable de parto. Bajo el CST Artículo 236 numeral 4, este certificado es el documento de soporte esencial para la solicitud de licencia. Debe ser expedido por un médico autorizado bajo los estándares de la Ley 100 de 1993 y la Resolución 2423 de 2018 del Ministerio del Trabajo.

Fecha Probable de Parto: La fecha probable de parto determinada por el médico autorizado por la EPS. Bajo el CST Artículo 236, la distribución estándar de la licencia de maternidad comienza una (1) semana antes de esta fecha y continúa por diecisiete (17) semanas después del parto. La fecha probable de parto es el punto de referencia para calcular todas las fechas de la licencia y determinar el período de reembolso por la EPS.

Distribución Solicitada de la Licencia: Especificación de cómo la trabajadora solicita que se distribuya la licencia — distribución estándar (una semana preparto, diecisiete semanas postparto); distribución modificada (hasta dos semanas preparto, semanas restantes postparto, respaldada por certificación médica); licencia parental compartida bajo la Ley 2114 de 2021 (especificando el número de semanas a compartir con el padre/pareja); o licencia parental flexible bajo la Ley 2114 de 2021 (especificando el arreglo de trabajo a tiempo parcial y la duración extendida de la licencia). La distribución elegida debe cumplir con los requisitos legales y las recomendaciones médicas.

Fechas de Inicio y Fin de la Licencia: La fecha propuesta de inicio de la licencia y la fecha anticipada de reintegro. Bajo el CST Artículo 236, el período total de licencia es de dieciocho (18) semanas para embarazos a término. Para partos prematuros bajo la Ley 1822 de 2017, se añaden semanas adicionales según la diferencia entre la edad gestacional real y las treinta y siete (37) semanas.

Información de Afiliación a la EPS: El nombre de la EPS de la trabajadora y el número de afiliación para tramitar el pago de la licencia de maternidad. Bajo la Ley 100 de 1993 y el Decreto 780 de 2016, la EPS reembolsa al empleador el 100% del salario pagado durante el período de licencia de maternidad, siempre que el empleador haya mantenido pagos de cotización oportunos durante todo el período de gestación. La UGPP audita estos pagos y puede imponer sanciones por incumplimiento.

Aviso del Fuero de Maternidad: Mención de la protección laboral especial (fuero de maternidad) bajo el CST Artículo 239 según la interpretación de la Corte Constitucional en la Sentencia SU-070 de 2013. La solicitud pone formalmente al empleador en conocimiento del estado de protección de la trabajadora — cualquier despido durante el embarazo, la licencia de maternidad o el período de protección posterior al reintegro sin autorización previa del Ministerio del Trabajo es nulo de pleno derecho y activa la indemnización especial de sesenta (60) días de salario bajo el CST Artículo 239 numeral 3.

Referencia a los Descansos de Lactancia: Bajo el CST Artículo 238, la trabajadora tiene derecho a dos (2) descansos diarios de treinta (30) minutos cada uno para lactancia durante los primeros seis (6) meses siguientes al fin de la licencia de maternidad. Aunque no forma parte de la solicitud de licencia en sí, la referencia a este derecho recuerda al empleador la obligación posterior al reintegro y facilita la planificación anticipada.

Documentación de Soporte: Lista de documentos adjuntos a la solicitud — la certificación médica de la EPS, el informe de ecografía que confirme la edad gestacional y, para los casos de adopción, la documentación del ICBF bajo la Ley 1098 de 2006. Para la licencia parental compartida o flexible bajo la Ley 2114 de 2021, deben incluirse la declaración conjunta de los padres y la autorización del empleador de la pareja.

Forms-legal.com ofrece este modelo de Solicitud de Licencia de Maternidad Colombia como herramienta práctica para que las trabajadoras ejerzan sus derechos legales bajo el CST Artículo 236 y la Ley 1468 de 2011. Las trabajadoras deben verificar que sus cotizaciones a la EPS estén al día y consultar directamente con la EPS los plazos de reembolso y los requisitos documentales bajo el Decreto 780 de 2016. Los empleadores deben consultar con un abogado laboralista habilitado sobre las obligaciones y prohibiciones específicas del fuero de maternidad aplicado por el MinTrabajo y los juzgados laborales.