Entsendungsvereinbarung (Secondment Agreement) Deutschland
Entsendungsvereinbarung
ENTSENDUNGSVEREINBARUNG
zwischen dem entsendenden Unternehmen: [Entsendendes Unternehmen] [Entsendendes Anschrift] — nachfolgend "Entsender" — und dem aufnehmenden Unternehmen: [Aufnehmes Unternehmen] [Aufnehmes Anschrift] — nachfolgend "Aufnehmer" — betreffend den Arbeitnehmer: [Arbeitnehmer Name] (Staatsangehörigkeit: [Arbeitnehmer Staatsangehoerigkeit])
§1 Entsendung
§1 ENTSENDUNG Der Entsender entsendet [Arbeitnehmer Name] vorübergehend als [Taetigkeit] zum Aufnehmer in [Einsatzland]. Einsatzort: [Einsatzort] Entsendungsbeginn: [Entsendungsbeginn] Voraussichtliches Ende: [Entsendungsende] Das Arbeitsverhältnis mit dem Entsender bleibt während der gesamten Entsendungsdauer bestehen.
§2 Vergütung
§2 VERGÜTUNG Grundgehalt: [Grundgehalt] EUR brutto/Monat Auslandszulage: [Auslandszulage] EUR/Monat Unterkunftszuschuss: [Unterkunftszuschuss] EUR/Monat Heimflüge: [Heimfluege] Flüge/Jahr (Economy Class, zu erstattende Route: Einsatzort ↔ Deutschland)
§3 Sozialversicherung und Steuern
§3 SOZIALVERSICHERUNG UND STEUERN Sozialversicherungszuständigkeit: [Sozialversicherungsland] Steuerliche Regelung: [Steuerregelung] Anwendbares Doppelbesteuerungsabkommen: [Anwendbares D B A] Datenschutz-Übermittlungsgrundlage: [Datenschutz Hinweis]
§4 Rückkehr
§4 RÜCKKEHR Rückkehrgarantie (gleichwertige Stelle): [Rueckkehr Garantie] Frist für vorzeitigen Rückruf durch Entsender: [Kuendigungsfrist Entsendung]
Unterschriften
Ort, Datum: ________________________ Für den Entsender: __________________________ [Entsendendes Unternehmen] Für den Aufnehmer: __________________________ [Aufnehmes Unternehmen] Arbeitnehmer (Kenntnisnahme): __________________________ [Arbeitnehmer Name]
Entsendendes Unternehmen
________________
Signature
Aufnehmendes Unternehmen
________________
Signature
Arbeitnehmer
________________
Signature
Was ist Entsendungsvereinbarung (Secondment Agreement) Deutschland?
Das Arbeitsverhältnis mit dem entsendenden deutschen Arbeitgeber bleibt während der gesamten Entsendungsdauer aufrechterhalten — der entsendende Arbeitgeber bleibt vertragsrechtlicher Arbeitgeber, auch wenn das aufnehmende Unternehmen arbeitsorganisatorische Weisungen erteilt (geteiltes Direktionsrecht). Das Bundesarbeitsgericht (BAG 5 AZR 158/20) hat klargestellt, dass das Direktionsrecht nach §106 GewO grundsätzlich beim vertraglichen Arbeitgeber verbleibt, soweit die Entsendungsvereinbarung keine abweichende Regelung enthält.
Bei EU-Entsendungen von bis zu 24 Monaten bleibt die deutsche Sozialversicherungspflicht nach Art. 12 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 erhalten — der Arbeitnehmer verbleibt in der deutschen Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Voraussetzung ist die rechtzeitige Beantragung der A1-Bescheinigung (Bescheinigung über anwendbare Rechtsvorschriften) bei der zuständigen deutschen Krankenkasse vor Beginn der Entsendung. Wird die A1-Bescheinigung nicht beantragt oder liegt keine Entsendung im Sinne der VO (EG) 883/2004 vor, greift das Sozialversicherungsrecht des Tätigkeitslands (Ausstrahlungsprinzip nach §4 SGB IV versus Einstrahlung nach §5 SGB IV).
Das Steuerrecht folgt bei Entsendungen dem Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen Deutschland und dem Tätigkeitsstaat. Deutschland hat mit über 90 Staaten DBA abgeschlossen (Bundesministerium der Finanzen — BMF). Das in der Entsendungsvereinbarung anzugebende DBA (z.B. DBA Deutschland–Frankreich vom 21. Juli 1959, BGBl. II 1961 S. 397) bestimmt, welchem Staat das Besteuerungsrecht für den Arbeitslohn zusteht — in der Regel dem Tätigkeitsstaat nach dem 183-Tage-Kriterium (OECD-Musterabkommen Art. 15). Der Arbeitgeber ist nach §38 EStG auch für im Ausland tätige Arbeitnehmer zur Lohnsteuereinbehaltung verpflichtet, soweit Deutschland das Besteuerungsrecht behält.
Die DSGVO-Anforderungen (EU-Datenschutz-Grundverordnung Art. 44–49) sind bei der Übermittlung personenbezogener Daten des entsandten Arbeitnehmers an das aufnehmende ausländische Unternehmen zu beachten. Für EU-interne Entsendungen ist keine gesonderte Übermittlungsgrundlage erforderlich; bei Drittstaaten ohne Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO) müssen geeignete Garantien (EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO oder Binding Corporate Rules nach Art. 47 DSGVO) vorliegen.
Die Entsendungsvereinbarung ist rechtlich von der Versetzung (dauerhafte Änderung des Arbeitsorts durch Direktionsrecht nach §106 GewO) zu unterscheiden: Bei der Entsendung ist der Einsatz befristet, das Arbeitsverhältnis mit dem deutschen Arbeitgeber bleibt unberührt, und der Arbeitnehmer kehrt nach Ablauf zurück. Bei der Versetzung hingegen ändert sich der Arbeitsort dauerhaft — was bei konzerninternen Versetzungen ins Ausland eine Änderungskündigung oder einen Änderungsvertrag nach §2 KSchG erfordern kann. Diese Abgrenzung ist für die Anwendbarkeit des AEntG, der VO (EG) 883/2004 und der Entsenderichtlinie 96/71/EG von entscheidender Bedeutung.
Wann brauchen Sie Entsendungsvereinbarung (Secondment Agreement) Deutschland?
Eine Entsendungsvereinbarung nach §613 BGB und AEntG §1 wird in Deutschland in folgenden Situationen benötigt.
Konzerninterner Know-how-Transfer: Muttergesellschaften entsenden leitende Mitarbeiter oder Spezialisten in Tochtergesellschaften, um Unternehmenskultur, Prozesse oder Technologien zu übertragen (z.B. SAP-Implementierung, Qualitätsmanagementsysteme). Die Entsendungsvereinbarung regelt Vergütung, Sozialversicherung und steuerliche Behandlung — ohne sie entstehen erhebliche Haftungsrisiken für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Projektbezogene Auslandseinsätze: Unternehmen, die Projekte im Ausland durchführen (z.B. Anlagenbau in Osteuropa, Bauvorhaben in den Golfstaaten), entsenden Ingenieure, Projektleiter und Techniker temporär. Nach dem AEntG §1 müssen im Ausland tätige Arbeitnehmer mindestens die Arbeitsbedingungen des Tätigkeitslands erhalten (Mindestlohn, Urlaubsanspruch, Arbeitssicherheit) — eine klar formulierte Entsendungsvereinbarung dokumentiert die Einhaltung dieser Anforderungen.
EU-Entsendung mit A1-Bescheinigung: Bei Entsendungen innerhalb der EU/EWR und der Schweiz greift die Verordnung (EG) Nr. 883/2004. Für Entsendungen bis 24 Monate kann der Arbeitnehmer in der deutschen Sozialversicherung verbleiben (Art. 12 VO 883/2004) — die A1-Bescheinigung ist dafür Pflicht und muss vor Beginn der Entsendung bei der deutschen Krankenkasse beantragt werden. Ohne A1-Bescheinigung besteht das Risiko doppelter Sozialversicherungspflicht.
Compliance und Betrugsbekämpfungsrichtlinie: Seit der Änderungsrichtlinie 2018/957/EU (Entsenderichtlinie) haben EU-Mitgliedstaaten strengere Anforderungen an die Dokumentation von Entsendungen. Unternehmen müssen eine Meldung beim zuständigen Amt des Tätigkeitslands erstatten (z.B. SIPSI in Frankreich, Caisse des Dépôts, oder E-Portal in Österreich). Die Entsendungsvereinbarung bildet die Grundlage für diese Meldungen.
Steuerrechtliche Gestaltung bei Langzeitentsendungen: Bei Entsendungen über 183 Tage im Tätigkeitsstaat wechselt das Besteuerungsrecht typischerweise zum Tätigkeitsstaat (OECD-Musterabkommen Art. 15, umgesetzt in den jeweiligen DBA). Die Entsendungsvereinbarung legt fest, wer die Steuerlast trägt — entweder Arbeitnehmer (netto-gleich-brutto-Regelung) oder Arbeitgeber mittels Tax-Equalization-Klausel, die den Arbeitnehmer von steuerlichen Mehrbelastungen durch die Entsendung freistellt.
Rückkehranspruch und soziale Absicherung: Ohne Entsendungsvereinbarung mit ausdrücklicher Rückkehrgarantie riskiert der Arbeitnehmer nach Beendigung der Auslandsstation eine Unterbeschäftigung oder Kündigung im Heimatunternehmen. Das BAG (BAG 2 AZR 580/14) hat klargestellt, dass ohne Rückkehrzusage im Falle einer Kündigung nach Rückkehr die allgemeinen Kündigungsschutzregeln des KSchG gelten — eine Rückkehrgarantie in der Vereinbarung erhöht die Rechtssicherheit erheblich.
Was gehört in Ihr Entsendungsvereinbarung (Secondment Agreement) Deutschland?
Eine rechtssichere Entsendungsvereinbarung nach §613 BGB und AEntG §1 muss folgende Kernbestandteile enthalten.
Identifikation aller Parteien: Vollständige Firma des entsendenden deutschen Arbeitgebers (Handelsregisterbezeichnung), vollständige Bezeichnung des aufnehmenden Unternehmens im Tätigkeitsland (lokale Registerbezeichnung) und vollständige persönliche Daten des entsandten Arbeitnehmers (Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit — relevant für Visumspflicht und Arbeitserlaubnis). Die Staatsangehörigkeit ist für Drittstaatsangehörige besonders wichtig, da außerhalb der EU/EWR keine Freizügigkeit gilt und Arbeitsgenehmigungen erforderlich sein können.
Entsendungsdauer und Einsatzort: Präzise Angabe von Beginn und voraussichtlichem Ende der Entsendung (Format: TT.MM.JJJJ). Bei EU-Entsendungen: die 24-Monats-Grenze der VO (EG) 883/2004 für die A1-Bescheinigung im Blick behalten. Einsatzort mit vollständiger Adresse des aufnehmenden Unternehmens im Tätigkeitsland — relevant für arbeitsrechtliche Vorschriften des Tätigkeitslands (Mindestlohn, Arbeitsschutz) nach AEntG §1. Klausel zum vorzeitigen Rückruf durch den Arbeitgeber mit Fristangabe.
Funktion und Aufgaben: Genaue Beschreibung der Funktion (z.B. Projektleiter SAP-Implementierung, Qualitätsmanager, Geschäftsführer der Tochtergesellschaft) und der wesentlichen Aufgaben während der Entsendung. Diese Beschreibung ist für die korrekte steuerrechtliche Einordnung (Lohnsteuer im Tätigkeitsstaat versus Deutschland) und für sozialversicherungsrechtliche Meldungen erforderlich.
Vergütungspaket und Expatriate-Zulagen: Grundgehalt (bleibt typischerweise unverändert), Auslandszulage (Härteausgleich für höhere Lebenshaltungskosten, Trennungsgeldzahlungen), Unterkunftszuschuss (Mietübernahme oder -zuschuss am Einsatzort), Heimflüge (Anzahl und Klasse — steuerlich zu beachten nach §3 Nr. 16 EStG für Trennungsgelder und §9 Abs. 1 Nr. 5 EStG für doppelte Haushaltsführung), Schulkostenzuschüsse für Kinder des Arbeitnehmers. Das Grundgehalt muss mindestens dem Mindestlohn des Tätigkeitslands entsprechen (AEntG §1 in Verbindung mit jeweiliger EU-Entsenderichtlinie).
Sozialversicherungsrechtliche Regelungen: Angabe, welches Sozialversicherungssystem zuständig ist. Bei EU-Entsendungen bis 24 Monate: Deutschland bleibt zuständig nach Art. 12 VO (EG) 883/2004; A1-Bescheinigung muss vorliegen. Bei Entsendungen in Drittstaaten: Prüfung anwendbarer Sozialversicherungsabkommen (Deutschland hat mit ca. 20 Staaten Abkommen). Klausel zur Weiterentrichtung der deutschen Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge durch den Arbeitgeber. Nutzen Sie forms-legal.com für ergänzende Dokumente wie A1-Checklisten und sozialversicherungsrechtliche Meldeformulare.
Steuerrechtliche Regelungen: Angabe des anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommens (z.B. DBA Deutschland–Frankreich vom 21. Juli 1959) und der steuerlichen Zuständigkeit (Tätigkeitsstaat oder Deutschland nach 183-Tage-Regel). Tax-Equalization-Klausel (falls Arbeitgeber die steuerliche Gleichstellung gewährt): Arbeitnehmer wird so gestellt, als würde er in Deutschland arbeiten — der Arbeitgeber übernimmt Mehrsteuern im Tätigkeitsland.
Datenschutz und Datenübermittlung: Rechtsgrundlage für die Übermittlung personenbezogener Daten an das aufnehmende Unternehmen nach DSGVO Art. 44–49. Bei EU-internen Entsendungen: keine besondere Grundlage erforderlich. Bei Drittstaaten: EU-Standardvertragsklauseln (SCCs nach Kommissionsbeschluss 2021/914/EU) oder Binding Corporate Rules (BCRs nach Art. 47 DSGVO) als Übermittlungsgrundlage.
Rückkehrgarantie und Karriereschutz: Schriftliche Zusicherung einer gleichwertigen oder gleichartigen Stelle im Heimatunternehmen nach Rückkehr (wichtig für BAG 2 AZR 580/14 — Schutz vor Kündigung nach Entsendungsende). Regelungen zur Anrechnung der Entsendungszeit auf Betriebszugehörigkeit (Kündigungsschutz nach KSchG §1, betriebliche Altersversorgung nach BetrAVG).
Vorzeitiger Rückruf und Klausel: Klausel zum vorzeitigen Rückruf des Arbeitnehmers durch den entsendenden Arbeitgeber mit angemessener Ankündigungsfrist (empfohlen: 4 Wochen). Das BAG (BAG 2 AZR 580/14) hat anerkannt, dass bei außergewöhnlichen Umständen (z.B. Insolvenz des aufnehmenden Unternehmens, schwere Vertragsverletzung) ein vorzeitiger Rückruf auch ohne Frist zulässig sein kann. Die Vereinbarung sollte auch regeln, was bei Erkrankung des Arbeitnehmers im Ausland gilt — Entgeltfortzahlung nach §3 EntgFG, Repatriierung und Krankenversicherungsschutz im Ausland.
So füllen Sie Ihr Entsendungsvereinbarung (Secondment Agreement) Deutschland aus
Das Ausfüllen einer Entsendungsvereinbarung erfordert rechtzeitige Vorbereitung, da behördliche Genehmigungen und Meldungen vor Entsendungsbeginn erforderlich sind.
Erster Schritt — Parteien vollständig identifizieren: Tragen Sie die Handelsregisterbezeichnung des entsendenden deutschen Unternehmens ein (z.B. Müller GmbH, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts München unter HRB 12345). Für das aufnehmende Unternehmen: lokale Unternehmensbezeichnung und Registernummer im Tätigkeitsland. Für den Arbeitnehmer: vollständiger Name, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit (Passnummer für Visumsverfahren bereithalten).
Zweiter Schritt — Entsendungsdaten festlegen: Tragen Sie Beginn und voraussichtliches Ende der Entsendung ein (Format: TT.MM.JJJJ). Bei EU-Entsendungen: prüfen Sie, ob die Dauer 24 Monate überschreitet — dann ist eine Ausnahmevereinbarung nach Art. 16 VO (EG) 883/2004 erforderlich, die zwischen den Sozialversicherungsträgern beider Staaten beantragt werden muss. Entsendungsort: vollständige Adresse des aufnehmenden Unternehmens im Tätigkeitsland.
Dritter Schritt — A1-Bescheinigung beantragen (bei EU/EWR/Schweiz): Stellen Sie den A1-Antrag bei der zuständigen deutschen Krankenkasse des Arbeitnehmers mindestens 4 Wochen vor Entsendungsbeginn (Empfehlung: 8 Wochen bei Ländern mit langen Bearbeitungszeiten). Der Arbeitnehmer darf die Tätigkeit im EU-Ausland erst aufnehmen, wenn die A1-Bescheinigung vorliegt — andernfalls besteht Doppelversicherungspflicht und das Risiko von Sanktionen im Tätigkeitsland.
Vierter Schritt — Vergütungspaket festlegen: Tragen Sie Grundgehalt (Brutto/Monat), Auslandszulage (z.B. 20% des Grundgehalts für erhöhte Lebenshaltungskosten in Großstädten wie Paris, London, Singapur), Unterkunftszuschuss und Heimflüge ein. Dokumentieren Sie, ob es sich um steuerfreie Reisekostenerstattungen nach §3 Nr. 16 EStG (Dienstreise) oder steuerpflichtiges Arbeitsentgelt handelt — dies hängt vom Abordnungscharakter und der Dauer ab.
Fünfter Schritt — Sozialversicherung und DBA klären: Geben Sie an, welches Sozialversicherungsrecht gilt (Deutschland mit A1, Tätigkeitsland, oder Abkommen). Für Drittstaaten: prüfen Sie, ob Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen mit dem Tätigkeitsland hat (Verzeichnis beim BMAS). Tragen Sie das anwendbare DBA ein (z.B. DBA Deutschland–USA vom 3. April 1998, BGBl. II 1998 S. 1320) und ob die 183-Tage-Regel greift.
Sechster Schritt — Datenschutzzusatz aufnehmen: Bei EU-internen Entsendungen: Bezugnahme auf DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragserfüllung) als Rechtsgrundlage für Datenweitergabe an das aufnehmende Unternehmen. Bei Drittstaaten ohne Angemessenheitsbeschluss (z.B. USA, China, Indien): Anlage mit EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) nach Kommissionsbeschluss 2021/914/EU beifügen.
Siebter Schritt — Rückkehrzusage und Karriereschutz: Formulieren Sie eine klare Rückkehrgarantie: nach Beendigung der Entsendung wird dem Arbeitnehmer eine der bisherigen gleichwertige oder gleichartige Stelle im entsendenden Unternehmen angeboten. Halten Sie fest, wie die Entsendungszeit auf die Betriebszugehörigkeit angerechnet wird — relevant für Kündigungsfristen (§622 BGB), betriebliche Altersversorgung (BetrAVG) und Urlaubsansprüche.
Achter Schritt — Meldepflichten im Tätigkeitsland erfüllen: Je nach Tätigkeitsland sind Vorabmeldungen erforderlich (z.B. in Frankreich: SIPSI-Meldung nach Art. L.1262-2-1 Code du Travail; in Österreich: ZKO 3-Formular; in Belgien: LIMOSA-Meldung). Diese Meldungen müssen vor Entsendungsbeginn online erstattet werden; die Referenznummer aus der Meldung empfiehlt sich als Anlage zur Entsendungsvereinbarung.
Rechtliche Anforderungen für Entsendungsvereinbarung (Secondment Agreement) Deutschland
Die Entsendungsvereinbarung unterliegt in Deutschland einem komplexen Regelwerk aus deutschem Arbeitsrecht, europäischem Koordinierungsrecht und internationalem Steuerrecht.
A1-Bescheinigung nach Art. 12 VO (EG) 883/2004: Bei Entsendungen innerhalb der EU, des EWR (Norwegen, Island, Liechtenstein) und der Schweiz muss der Arbeitgeber vor Entsendungsbeginn eine A1-Bescheinigung bei der zuständigen deutschen Krankenkasse des Arbeitnehmers beantragen. Die A1-Bescheinigung belegt, dass der Arbeitnehmer weiterhin der deutschen Sozialversicherung unterliegt, und befreit ihn von der Versicherungspflicht im Tätigkeitsland für die Dauer der Entsendung. Ohne A1-Bescheinigung drohen im Tätigkeitsland Sozialversicherungsnachforderungen und Bußgelder; in Österreich und Frankreich kann dies zur Baustoppverfügung führen.
Meldepflichten nach Entsenderichtlinie 96/71/EG i.d.F. 2018/957/EU: Arbeitgeber, die Arbeitnehmer in EU-Mitgliedstaaten entsenden, müssen eine Vorabmeldung an die zuständige Behörde des Tätigkeitslands erstatten. In Deutschland gilt das AEntG §15a (Meldeverfahren) für eingehende Entsendungen; für ausgehende Entsendungen sind die nationalen Vorschriften des Tätigkeitslands maßgeblich. Bei Entsendungen nach Frankreich (SIPSI), Österreich (ZKO 3), Belgien (LIMOSA) und den Niederlanden (meldingsloket) müssen Online-Meldungen vor Entsendungsbeginn erstattet werden.
Arbeitnehmerüberlassung oder Entsendung — Abgrenzung nach AÜG §1: Eine Entsendung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer weiterhin in die betriebliche Organisation des entsendenden Unternehmens eingegliedert bleibt und die wirtschaftliche Tätigkeit des entsendenden Unternehmens fortsetzt. Handelt es sich tatsächlich um eine Arbeitnehmerüberlassung (der Arbeitnehmer wird vollständig in den Betrieb des aufnehmenden Unternehmens eingegliedert und steht unter dessen Direktionsrecht), gelten die strengen Anforderungen des AÜG — insbesondere die Erlaubnispflicht nach §1 AÜG und die Höchstüberlassungsdauer von 18 Monaten.
Steuerrechtliche Verpflichtungen nach §38 EStG: Der entsendende Arbeitgeber bleibt nach §38 EStG zur Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer verpflichtet, solange Deutschland das Besteuerungsrecht am Arbeitslohn behält (nach dem jeweiligen DBA). Wechselt das Besteuerungsrecht zum Tätigkeitsland (z.B. nach mehr als 183 Tagen im Tätigkeitsstaat), ist der Arbeitnehmer dort zur Einkommensteuerveranlagung verpflichtet. Die Lohnbuchhaltung muss das parallele Besteuerungsrecht korrekt abbilden.
Datenschutz nach DSGVO Art. 44–49: Die Weitergabe personenbezogener Daten des Arbeitnehmers an das aufnehmende ausländische Unternehmen ist eine Drittlandübermittlung (§1 Abs. 2 DSGVO). Für EU-interne Weitergaben: keine besonderen Garantien erforderlich. Für Drittstaaten ohne Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO): EU-Standardvertragsklauseln (SCCs, Beschluss 2021/914/EU) oder Binding Corporate Rules (BCRs, Art. 47 DSGVO) als Übermittlungsgrundlage erforderlich. Verstöße können Bußgelder nach Art. 83 DSGVO von bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes auslösen.
Häufige Fehler bei Ihrem Entsendungsvereinbarung (Secondment Agreement) Deutschland
Bei Entsendungsvereinbarungen in Deutschland treten folgende häufige Fehler auf, die zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen können.
A1-Bescheinigung nicht rechtzeitig beantragt: Der häufigste und teuerste Fehler bei EU-Entsendungen: Der Arbeitnehmer reist ins EU-Ausland, bevor die A1-Bescheinigung ausgestellt wurde. In Frankreich, Österreich und Belgien drohen dann Sozialversicherungsnachforderungen für den gesamten Entsendungszeitraum im Tätigkeitsland, obwohl bereits deutsche Beiträge gezahlt wurden — doppelte Sozialversicherungspflicht. Beantragen Sie die A1-Bescheinigung mindestens 4–8 Wochen vor Beginn der Entsendung bei der zuständigen deutschen Krankenkasse.
Meldepflichten im Tätigkeitsland vergessen: Jedes EU-Mitgliedsland hat eigene Vorabmeldepflichten für entsandte Arbeitnehmer. Frankreich (SIPSI), Österreich (ZKO 3), Belgien (LIMOSA) und andere Länder verlangen Online-Meldungen vor Entsendungsbeginn. Verstöße können Bußgelder von mehreren Tausend Euro je nicht gemeldeten Arbeitnehmer auslösen. Erstellen Sie eine länderspezifische Checkliste für die Meldepflichten vor jeder Entsendung.
Steuerliche Folgen unterschätzt: Viele Arbeitgeber vernachlässigen die steuerlichen Konsequenzen einer langen Entsendung. Nach mehr als 183 Tagen im Tätigkeitsstaat wechselt das Besteuerungsrecht nach den meisten DBA zum Tätigkeitsstaat. Ohne Tax-Equalization-Klausel in der Entsendungsvereinbarung kann der Arbeitnehmer erhebliche steuerliche Mehrbelastungen tragen — was zu Motivationsproblemen und Streitigkeiten über die Vergütung führt. Schalten Sie frühzeitig einen internationalen Steuerberater ein.
Keine Rückkehrgarantie vereinbart: Ohne ausdrückliche schriftliche Rückkehrgarantie in der Entsendungsvereinbarung hat der Arbeitnehmer nach Rückkehr möglicherweise keinen rechtlich gesicherten Anspruch auf eine gleichwertige Stelle. Das BAG (BAG 2 AZR 580/14) hat klargestellt, dass der allgemeine Kündigungsschutz des KSchG zwar greift, aber eine ausdrückliche Zusage mehr Rechtssicherheit schafft und das Risiko von Rückkehrkonflikten minimiert.
Entsendung und Arbeitnehmerüberlassung verwechselt: Wenn der Arbeitnehmer vollständig in die betriebliche Organisation des aufnehmenden Unternehmens eingegliedert wird und ausschließlich dessen Weisungen befolgt, liegt keine Entsendung, sondern eine Arbeitnehmerüberlassung nach AÜG §1 vor — mit allen Konsequenzen: Erlaubnispflicht, Höchstüberlassungsdauer 18 Monate, Equal-Pay-Pflicht nach §8 AÜG. Prüfen Sie sorgfältig die tatsächliche Eingliederung und das Direktionsrecht.
DSGVO-Verpflichtungen bei Drittlandsentsendungen übersehen: Bei Entsendungen in Drittstaaten (z.B. USA, China, Indien, Brasilien) wird die Übermittlung personenbezogener Daten des Arbeitnehmers an das aufnehmende Unternehmen oft als selbstverständlich betrachtet. Ohne gültige Übermittlungsgrundlage (EU-SCCs oder BCRs) nach DSGVO Art. 44–49 drohen Bußgelder nach Art. 83 DSGVO. Schließen Sie EU-Standardvertragsklauseln als Anlage zur Entsendungsvereinbarung ab.
Quellen und Zitate
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}Häufig gestellte Fragen
Bei der Entsendung bleibt das Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers ausschließlich mit dem entsendenden Unternehmen bestehen; das aufnehmende Unternehmen ist typischerweise eine Konzerngesellschaft, und die Entsendung dient dem konzerninternen Wissenstransfer oder der Projektumsetzung. Bei der gewerbsmäßigen Arbeitnehmerüberlassung nach AÜG §1 stellt ein Verleiher (Zeitarbeitsagentur oder konzernfremdes Unternehmen) einem Entleiher Arbeitnehmer gegen Entgelt zur Verfügung; der Verleiher benötigt dafür eine Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit. Sozialversicherungsrechtlich gilt bei der Entsendung nach Art. 12 VO (EG) 883/2004 das Ausstrahlungsprinzip (deutsche Sozialversicherung bleibt zuständig bis 24 Monate); bei der AÜG-Überlassung im Inland gilt dagegen grundsätzlich das Recht des Einsatzlands. Steuerlich ist bei der Entsendung das DBA des Tätigkeitslandes entscheidend; bei der gewerbsmäßigen Überlassung können besondere Zuweisungsregeln gelten. Das Bundesarbeitsgericht (BAG 5 AZR 349/21) hat betont, dass die Abgrenzung von echter Entsendung und verbotener Arbeitnehmerüberlassung ohne Erlaubnis im Einzelfall geprüft werden muss.
Die A1-Bescheinigung nach Art. 12 der EU-Verordnung (EG) 883/2004 bestätigt, dass der entsandte Arbeitnehmer weiterhin dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegt und im Tätigkeitsland keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen muss. Seit dem 1. Juli 2019 ist der Antrag elektronisch über das Meldeportal der DGUV oder über die Arbeitgebersoftware (Entgeltabrechnungsprogramm mit SV-Schnittstelle) zu stellen. Zuständig ist die gesetzliche Krankenkasse des Arbeitnehmers (für Pflichtversicherte) oder die Deutsche Rentenversicherung (DRV) für freiwillig Versicherte. Der Antrag muss vor Entsendungsbeginn gestellt werden; rückwirkende A1-Bescheinigungen werden in manchen EU-Ländern nicht anerkannt. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel ein bis drei Wochen. Für Entsendungen in Drittstaaten (außerhalb EU/EWR/Schweiz) wird statt der A1-Bescheinigung eine Entsendebescheinigung nach dem jeweils geltenden Sozialversicherungsabkommen (z.B. Formular USA/D 101 für Entsendungen in die USA) ausgestellt.
Eine Tax-Equalization-Klausel (Steuerausgleich) stellt sicher, dass der entsandte Arbeitnehmer durch die Entsendung steuerlich weder besser noch schlechter gestellt wird als bei Verbleib in Deutschland. Konkret: Der Arbeitgeber berechnet die hypothetische deutsche Steuerlast (sog. Hypothetical Tax) auf Basis des Grundgehalts in Deutschland. Zahlt der Arbeitnehmer im Ausland mehr Steuern als die hypothetische deutsche Steuer, trägt der Arbeitgeber die Differenz (Steuerausgleichszahlung). Zahlt der Arbeitnehmer weniger Steuern, verbleibt die Ersparnis beim Arbeitgeber (Steuerrückforderung). Die Tax-Equalization-Klausel ist in der Praxis für Entsendungen in Hochsteuerländer (z.B. Skandinavien, Schweiz für Kantone mit hohem Gemeindesteuersatz) und Niedrigsteuerländer (z.B. Vereinigte Arabische Emirate) gleichermaßen relevant. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und das Finanzamt am Wohnort des Arbeitnehmers sind für die Steuererklärung und etwaige Erstattungen zuständig. Bei Entsendungen in Länder ohne DBA mit Deutschland kann Doppelbesteuerung eintreten; dann sind Anrechnungsmethoden (§34c EStG — Einkommensteuergesetz) oder Freistellungsmethoden anzuwenden.
Unternehmen, die Arbeitnehmer aus EU-Mitgliedstaaten oder Drittstaaten nach Deutschland entsenden, unterliegen nach §18 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG) einer Meldepflicht beim Hauptzollamt. Die Meldung muss vor Beginn der Arbeit auf dem deutschen Meldeportal www.meldeportal-mindestlohn.de eingereicht werden und folgende Angaben enthalten: Arbeitgeber mit Sitz im Ausland (Name, Anschrift), inländischer Arbeitgeber oder Auftraggeber, entsandte Arbeitnehmer (Name, Staatsangehörigkeit, Beginn und voraussichtliche Dauer der Tätigkeit, Art der Tätigkeit), Einsatzort in Deutschland und ein inländischer Zustellungsbevollmächtigter. Die Meldepflicht gilt für Branchen, die in §2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) aufgeführt sind (Bau, Fleischverarbeitung, Gebäudereinigung, Gastronomie, Spedition, Schaustellergewerbe u.a.) sowie für alle Branchen mit allgemeinverbindlichen Tarifverträgen nach AEntG §4. Verstöße werden mit Bußgeldern bis zu 500.000 Euro (§23 AEntG) geahndet und durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Hauptzollamts kontrolliert.
Der Urlaubsanspruch des entsandten deutschen Arbeitnehmers bleibt grundsätzlich aus dem deutschen Arbeitsvertrag und dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG §3 Abs. 1: mindestens 20 Werktage bei Fünftagewoche) bestehen. In der Entsendungsvereinbarung wird häufig ein höherer Urlaubsanspruch vereinbart (z.B. 28–30 Tage), um die Attraktivität der Entsendung zu erhöhen. Wichtig: Im Tätigkeitsland gilt für nach Deutschland entsandte ausländische Arbeitnehmer der deutsche BUrlG-Mindesturlaubsanspruch (20 Werktage) nach §1 AEntG i.V.m. BUrlG §3 als Mindeststandard. Sind die lokalen Urlaubsansprüche des Tätigkeitslandes höher als der deutsche Mindeststandard (z.B. Österreich: 30 Arbeitstage nach ABGB), gilt der günstigere lokale Anspruch. Das Bundesarbeitsgericht (BAG 9 AZR 541/15) hat in Umsetzung des EuGH-Urteils Rs. C-619/16 (Kreuziger) klargestellt, dass Urlaubsansprüche nicht verfallen, wenn der Arbeitgeber keine klaren Hinweise auf den drohenden Verfall gegeben hat. Bei Rückkehr nach Deutschland nicht genommener Urlaub aus der Entsendungszeit kann in das neue Urlaubsjahr übertragen werden, sofern die Entsendungsvereinbarung dies vorsieht.
Grundsätzlich hängt die Pflicht zur Entsendung davon ab, ob der Arbeitsvertrag oder eine separate Vereinbarung eine Versetzungsklausel enthält, die auch Auslandsentsendungen umfasst. Fehlt eine solche Klausel, bedarf die Entsendung der Zustimmung des Arbeitnehmers; ein Arbeitnehmer kann die Entsendung ohne Zustimmung nicht einseitig erzwingen. Der Arbeitgeber darf das Direktionsrecht nach §106 GewO (Gewerbeordnung) nicht dazu nutzen, Arbeitnehmer ohne vertragliche Grundlage ins Ausland zu versetzen. Verweigert ein Arbeitnehmer eine vertraglich vorgesehene Entsendung ohne hinreichenden Grund, kann dies eine verhaltensbedingte Abmahnung und bei Wiederholung eine Kündigung rechtfertigen. Wichtige Ausnahmen: Bei kurzen Auslandsaufenthalten (wenige Tage bis wenige Wochen) kann das Direktionsrecht des Arbeitgebers ausreichend sein. Schwerbehinderte Arbeitnehmer (§164 SGB IX), Schwangere (§8 MuSchG) und Arbeitnehmer in Elternzeit (§18 BEEG) können besondere Schutzrechte geltend machen, die eine Ablehnung der Entsendung rechtfertigen. In diesen Fällen muss der Arbeitgeber nach zumutbaren Alternativen suchen.
Für Entsendungen in Drittstaaten außerhalb der EU/EWR/Schweiz greift nicht die EU-Verordnung (EG) 883/2004, sondern bilateral ausgehandelte Sozialversicherungsabkommen. Deutschland hat mit über 30 Ländern Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen, darunter USA, Japan, Kanada, Australien, Südkorea, Brasilien, China, Indien, Israel und die Türkei. Diese Abkommen regeln je nach Inhalt einzelne oder alle Sozialversicherungszweige und legen fest, welches Land beitragspflichtig ist. In Ländern ohne Sozialversicherungsabkommen droht Doppelverbeitragung: Der Arbeitnehmer zahlt in Deutschland und im Tätigkeitsland Beiträge. In solchen Fällen empfiehlt sich eine Klärung mit der zuständigen Deutschen Rentenversicherung (DRV) und der Krankenkasse. Das SGB IV §4 (Ausstrahlung) regelt, dass deutsches Sozialversicherungsrecht für vorübergehend ins Ausland entsandte Arbeitnehmer gilt, soweit kein Sozialversicherungsabkommen die Zuständigkeit dem Tätigkeitsstaat zuweist. Bei Ländern ohne Abkommen muss der Arbeitgeber ggf. Privatversicherungen (internationale Krankenversicherung, private Unfallversicherung) abschließen, um den Arbeitnehmer ausreichend abzusichern.
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