Firmenbucheingabe Österreich

Die Firmenbucheingabe in Österreich ist ein formeller Antrag an das zuständige Firmenbuchgericht auf Eintragung, Änderung oder Löschung von Daten im Firmenbuch nach §§11–15 Firmenbuchgesetz (FBG, BGBl I Nr. 10/1991) in Verbindung mit §§17–19 Unternehmensgesetzbuch (UGB, BGBl I Nr. 120/2005). Das Firmenbuch ist das zentrale öffentliche Register für alle kaufmännisch tätigen Unternehmen in Österreich — GmbH, AG, Offene Gesellschaft (OG), Kommanditgesellschaft (KG), Eingetragener Unternehmer (e.U.) und weitere Rechtsformen.

Das Firmenbuch wird nach §2 FBG dezentral von den Bezirksgerichten (BG) und dem Handelsgericht Wien (HG Wien) geführt. Zuständig ist das Gericht am Sitz des Unternehmens: Unternehmen mit Sitz in Wien wenden sich an das HG Wien, alle anderen Unternehmen an das örtlich zuständige Bezirksgericht. Das Firmenbuch ist öffentlich zugänglich — über die Website firmenbuch.at können gegen eine geringe Gebühr Firmenbuchauszüge (Firmenbuchauszug, FBA) abgerufen werden, die sämtliche eingetragenen Daten dokumentieren.

Die Anmeldung zum Firmenbuch (Firmenbucheingabe) muss nach §8 FBG unverzüglich nach Eintreten des anmeldepflichtigen Tatbestands erfolgen. Eintragungspflichtige Tatsachen umfassen gemäß UGB §§17–19 und FBG §§3–6: Firmengründung, Änderung der Firma, Änderung des Sitzes oder der Geschäftsanschrift, Änderung des Unternehmensgegenstands, Wechsel der Geschäftsführer oder des Vorstands, Bestellung oder Widerruf von Prokuristen, Kapitalerhöhungen und -herabsetzungen, Auflösung und Liquidation sowie die Löschung im Firmenbuch.

Von der deutschen Handelsregistereintragung unterscheidet sich die österreichische Firmenbucheingabe durch das Bezirksgericht als zuständige Stelle (nicht Amtsgericht), die Terminologie (Firmenbuch statt Handelsregister, FN statt HRB/HRA), die Einreichung über das ERV-System (Elektronischer Rechtsverkehr) sowie die Pflicht zur öffentlichen Beglaubigung der Unterschriften in Papierform. Der Oberste Gerichtshof (OGH) hat in 6 Ob 45/19g klargestellt, dass das Firmenbuchgericht eine rein formelle Prüfung der Eintragungsvoraussetzungen vornimmt; materielle Rechtsfragen sind im Streitverfahren zu klären.

Nach §15 UGB gilt zugunsten Dritter, die in gutem Glauben auf die eingetragenen Tatsachen vertrauen, die Publizitätswirkung des Firmenbuchs: Nicht eingetragene Tatsachen können Dritten nicht entgegengehalten werden; eingetragene Tatsachen müssen sich Dritte entgegenhalten lassen. Für das Unternehmen ist eine vollständige und aktuelle Firmenbucheintragung daher nicht nur rechtliche Pflicht, sondern auch eine wesentliche Grundlage für die Kreditwürdigkeit gegenüber Banken, der WKO und dem Finanzamt Österreich.

Die elektronische Einreichung (ERV) über das Justizportal (justiz.gv.at) oder spezialisierte ERV-Softwareprodukte hat die Papiereinreichung weitgehend verdrängt. Für ERV-Einreichungen ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 oder die ERV-Nutzung über einen bevollmächtigten Rechtsanwalt oder Notar erforderlich.

Eine Firmenbucheingabe in Österreich ist immer dann erforderlich, wenn ein eintragungspflichtiger Tatbestand nach FBG §§3–6 und UGB §§17–19 eintritt. Das Gesetz schreibt „unverzügliche Anmeldung“ vor — Verzögerungen können zu Zwangsstrafen (§24 FBG) und zur Nichtwirksamkeit gegenüber Dritten führen.

Bei der Neugründung eines Unternehmens ist die Firmenbucheingabe der erste und wichtigste Schritt: Ohne Firmenbucheintragung erlangt eine GmbH (§10 GmbHG) oder AG (§34 AktG) keine Rechtspersönlichkeit, eine OG oder KG keine Kaufmannseigenschaft nach UGB. Gründer einer GmbH müssen nach §10 GmbHG den notariell beurkundeten Gesellschaftsvertrag, das Gründungsprotokoll und die Bankbestätigung über die Stammeinlagenleistung beim Firmenbuch einreichen.

Bei Änderung der Firma oder des Unternehmensgegenstands ist eine Firmenbucheingabe zwingend. Firmennamen, die nach der Änderung nicht mehr mit dem Firmenbuch übereinstimmen, können zu Unwirksamkeit von Verträgen führen, da der OGH (5 Ob 118/20p) die Identität der Firma als wesentliches Vertrauenselement anerkannt hat. Auch eine einfache Firmenänderung (z.B. von „Muster GmbH“ zu „Muster Solutions GmbH“) erfordert einen Notariatsakt und die unverzügliche Anmeldung.

Bei Wechsel des Geschäftsführers bei einer GmbH oder von Vorstandsmitgliedern einer AG muss der ausscheidende Geschäftsführer gelöscht und der neue eingetragen werden. Bis zur Eintragung bleibt der alte Geschäftsführer formal im Firmenbuch — mit allen damit verbundenen Haftungsrisiken (OGH 7 Ob 149/17g). Die Anmeldung muss durch alle aktuell vertretungsbefugten Geschäftsführer erfolgen.

Bei Kapitalerhöhungen nach §§52–54 GmbHG oder §§149–168 AktG ist die Eintragung des erhöhten Stammkapitals im Firmenbuch konstitutiv. Die Kapitalerhöhung wird erst mit Eintragung wirksam. Gleiches gilt für Kapitalherabsetzungen nach §§54a ff. GmbHG.

Bei Auflösung und Liquidation (§§84 ff. GmbHG) ist die Auflösung unverzüglich beim Firmenbuch anzumelden, der Liquidator einzutragen und nach Beendigung der Liquidation die Gesellschaft zu löschen. Auch beim Tod eines Einzelunternehmers (e.U.) ist die Löschung von Amts wegen oder durch die Erben zu veranlassen.

Eine Firmenbucheingabe in Österreich nach FBG §§11–15 und UGB §§17–19 muss folgende Kernelemente enthalten, damit das Firmenbuchgericht die Eintragung ohne Rückfragen vornehmen kann. Der forms-legal.com Firmenbucheingabe-Musterantrag Österreich deckt alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben ab.

Antragsteller und Antragsbefugnis: Die Firmenbucheingabe muss von der antragsbefugten Person oder dem antragsbefugten Organ eingereicht werden. Bei einer GmbH sind dies die Geschäftsführer (§10 Abs. 1 GmbHG), bei einer AG der Vorstand (§34 Abs. 1 AktG), bei einer OG alle Gesellschafter und bei einer KG alle unbeschränkt haftenden Gesellschafter. Die Anmeldung muss von allen zur Vertretung befugten Personen unterzeichnet sein.

Bezeichnung des Firmenbuchgerichts: Das zuständige Firmenbuchgericht ist anzugeben — für Wien: Handelsgericht Wien (HG Wien); für alle anderen Bundesländer: das örtlich zuständige Bezirksgericht am Sitz des Unternehmens (z.B. Bezirksgericht Innere Stadt Wien, Bezirksgericht Graz-Ost, Bezirksgericht Linz).

Firmenbuchnummer: Die bestehende Firmenbuchnummer (FN) ist anzugeben. Bei Neugründungen entfällt diese; das Gericht vergibt die FN nach Eintragung.

Gegenstand der Eintragung: Präzise Beschreibung des eintragungspflichtigen Tatbestands: z.B. „Bestellung von [Name] zum Geschäftsführer mit Einzelvertretungsbefugnis ab [Datum]“, „Änderung des Unternehmensgegenstands von [alt] auf [neu]“, „Erhöhung des Stammkapitals von €35.000,00 auf €70.000,00“.

Beizuschließende Urkunden: Je nach Tatbestand sind dem Antrag Urkunden beizufügen: Gesellschafterbeschluss oder Gesellschaftsvertrag (als Notariatsakt), Nachweis der Stammeinlagenleistung (Bankbestätigung), Identitätsdokumente der einzutragenden Personen, Musterzeichnung des Geschäftsführers oder Prokuristen. Das Firmenbuchgericht prüft die Vollständigkeit der Unterlagen.

Beglaubigte Unterschriften: Die Unterschriften auf dem Antrag müssen öffentlich beglaubigt sein — entweder durch einen Notar nach §79 NO oder durch ein Gericht. Bei elektronischer Einreichung über ERV ersetzt die qualifizierte elektronische Signatur (QES) die notarielle Beglaubigung.

Erklärung zur Firmenbuchgebühr: Die Firmenbuchgebühr nach §26 Gerichtsgebührengesetz (GGG) ist zu entrichten. Die Gebühr variiert je nach Art der Eintragung: Neugründung GmbH ca. €30,00–€55,00, Kapitalerhöhung nach Stammkapital gestaffelt, Geschäftsführerwechsel ca. €20,00–€27,00. Die Gebühr ist im Antrag als Zahlungsbeleg (Einzahlungsbeleg, FinanzOnline-Bestätigung) beizulegen.

Eine Firmenbucheingabe für Österreich befüllen Sie nach diesen Schritten:

Schritt 1: Zuständiges Firmenbuchgericht bestimmen. Prüfen Sie, welches Gericht für den Sitz Ihres Unternehmens zuständig ist. Für Wien: HG Wien, Wipplingerstraße 34, 1010 Wien. Für andere Bundesländer: das jeweilige Bezirksgericht am Unternehmenssitz. Die vollständige Liste finden Sie auf justiz.gv.at.

Schritt 2: Art der Eintragung festlegen. Bestimmen Sie, ob eine Ersteintragung (Neugründung), eine Änderungseintragung oder eine Löschung beantragt wird. Wählen Sie die Rubrik entsprechend aus.

Schritt 3: Firmenbuchnummer eintragen. Bei bestehenden Unternehmen tragen Sie die aktuelle Firmenbuchnummer (FN) ein, wie im Firmenbuchauszug ausgewiesen. Bei Neugründungen bleibt dieses Feld leer.

Schritt 4: Eintragungsgegenstand beschreiben. Beschreiben Sie präzise, was eingetragen werden soll. Verwenden Sie die im FBG und UGB vorgesehene Terminologie. Beispiele: „Eintragung der Firma: [Name] GmbH, Sitz: Wien, Unternehmensgegenstand: [Beschreibung]“ oder „Abberufung von [alter GF] und Bestellung von [neuer GF] mit Wirkung [Datum]“.

Schritt 5: Beilagen zusammenstellen. Bereiten Sie alle erforderlichen Beilagen vor: Gesellschaftsvertrag oder Gesellschafterbeschluss (Notariatsakt), Bankbestätigung über Stammeinlagenleistung (bei Neugründung), Musterzeichnung(en), beglaubigte Identitätsnachweise. Prüfen Sie die Checkliste des zuständigen Gerichts (verfügbar auf justiz.gv.at).

Schritt 6: Unterschriften beglaubigen lassen. Suchen Sie einen österreichischen Notar (Suche unter notar.at) oder lassen Sie die Unterschriften beim Bezirksgericht beglaubigen. Bei ERV-Einreichung: qualifizierte elektronische Signatur verwenden.

Schritt 7: Firmenbuchgebühr einzahlen. Zahlen Sie die Firmenbuchgebühr nach §26 GGG ein. Zahlungsnachweis dem Antrag beilegen.

Schritt 8: Einreichung. Reichen Sie den Antrag mit allen Beilagen bei der Eingangsstelle des Firmenbuchgerichts ein (Postweg, persönlich oder ERV). Die Bearbeitung dauert bei vollständiger Einreichung in der Regel 3–10 Werktage.

Schritt 9: Firmenbuchauszug prüfen. Nach Eintragung erhalten Sie einen aktualisierten Firmenbuchauszug. Prüfen Sie alle Angaben auf Korrektheit. Bei Fehlern ist unverzüglich eine Berichtigungsanmeldung einzureichen.

Die Firmenbucheingabe in Österreich unterliegt folgenden gesetzlichen Anforderungen nach FBG und UGB:

Anmeldungspflicht und Unverzüglichkeit: §8 FBG und §§17–19 UGB schreiben vor, dass eintragungspflichtige Tatsachen unverzüglich beim Firmenbuch anzumelden sind. Bei Verzögerungen kann das Firmenbuchgericht nach §24 FBG Zwangsstrafen gegen die anmeldepflichtigen Personen verhängen. Die Unverzüglichkeit ist grundsätzlich als „sofort nach Eintritt des Tatbestands ohne schuldhaftes Zögern“ zu verstehen.

Formvorschriften: Die Firmenbucheingabe muss nach §11 FBG in der vorgeschriebenen Form eingebracht werden. Bei Papiereinreichung sind die Unterschriften öffentlich zu beglaubigen (Notar oder Gericht nach §79 NO). Bei ERV-Einreichung ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich. Für GmbH-Gründungen und Satzungsänderungen ist zusätzlich ein Notariatsakt nach §4 GmbHG erforderlich.

Publizitätswirkung (§15 UGB): Mit der Eintragung entsteht gegenüber Dritten die Vermutung der Richtigkeit des Firmenbuchs. Eingetragene Tatsachen können Dritten entgegengehalten werden; nicht eingetragene Tatsachen wirken nur, wenn der Dritte sie kannte. Die Publizitätswirkung gilt ab dem Tag der Eintragung, nicht ab dem Einreichungsdatum.

Firmenbuchgebühren (§26 GGG): Die Gebühren für Firmenbucheintragungen richten sich nach dem Gerichtsgebührengesetz (GGG, BGBl Nr. 501/1984). Für eine GmbH-Neugründung ca. €30,00; für die Eintragung eines Prokuristen ca. €27,00; für eine Kapitalerhöhung staffelt sich die Gebühr nach dem erhöhten Betrag. Zusätzlich fallen Notargebühren nach dem Notariatstarifgesetz (NTG) an.

Wirtschaftliche Eigentümer Register (WiEReG): Nach §3 Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG, BGBl I Nr. 136/2017) sind bei Firmenbuchanmeldungen mit Änderungen der Gesellschafterstruktur auch die wirtschaftlichen Eigentümer (UBO) im WER zu aktualisieren. Das BMF prüft die Konformität und verhängt bei Verzug Zwangsstrafen bis €200.000,00 (§15 WiEReG).

Elektronischer Rechtsverkehr (ERV): §89a Gerichtsorganisationsgesetz (GOG) schreibt für bestimmte Berufsgruppen (Rechtsanwälte, Notare) die elektronische Einreichung über ERV vor. Privatpersonen können nach wie vor in Papierform einreichen.

Bei der Firmenbucheingabe in Österreich entstehen typische Fehler, die zur Zurückweisung des Antrags oder zu Rechtsunsicherheiten führen:

Unvollständige Beilagen: Der häufigste Zurückweisungsgrund ist das Fehlen erforderlicher Beilagen — fehlende Musterzeichnung, fehlende Bankbestätigung über Stammeinlagenleistung, fehlender Gesellschafterbeschluss als Notariatsakt. Vor Einreichung sollte die Beilagenliste des zuständigen Firmenbuchgerichts (justiz.gv.at) systematisch abgehakt werden.

Fehlende oder unzureichende Beglaubigung: Unterschriften müssen öffentlich beglaubigt sein. Einfache Kopien oder nicht beglaubigte Unterschriften führen zur Zurückweisung. Bei ERV-Einreichung ohne qualifizierte elektronische Signatur (QES) wird der Antrag ebenfalls nicht bearbeitet.

Verzögerte Anmeldung: Viele Unternehmen melden Änderungen (Geschäftsführerwechsel, Kapitalerhöhung, Sitzverlegung) erst Wochen oder Monate nach dem Beschlussdatum an. Das Firmenbuchgericht kann bei wesentlichen Verzögerungen nach §24 FBG Zwangsstrafen verhängen. Zudem haften Geschäftsführer persönlich für Schäden, die aus der Nicht-Eintragung resultieren (§25 GmbHG analog).

Falscher Firmenname: Im Antrag muss der exakte Firmenname gemäß aktuellem Firmenbuchauszug verwendet werden. Abweichungen (z.B. fehlende „GmbH“-Angabe, veränderte Schreibweise) führen zur Zurückweisung.

Kein WiEReG-Update: Bei Änderungen der Gesellschafterstruktur wird die erforderliche Aktualisierung im Wirtschaftlichen Eigentümer Register (WiEReG) über das USP-Portal vergessen. Das BMF kontrolliert die Konformität automatisch und verhängt Zwangsstrafen bis €200.000,00.