GmbH Gründungsprotokoll Österreich

Das GmbH Gründungsprotokoll in Österreich ist das notariell beurkundete Errichtungsprotokoll, das gemeinsam mit dem Gesellschaftsvertrag (§4 GmbHG) bei der Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) erstellt wird und gemäß §11 GmbH-Gesetz (GmbHG, RGBl Nr. 58/1906) zwingend vorgeschrieben ist. Das Gründungsprotokoll dokumentiert alle konstitutiven Gründungshandlungen: die Übernahme der Stammeinlagen durch die Gesellschafter, die Bestellung der ersten Geschäftsführer, etwaige Sacheinlagen sowie Gründungskostenregelungen nach §11 Z 7 GmbHG.

Das Gründungsprotokoll unterscheidet sich vom Gesellschaftsvertrag dadurch, dass es ein einmaliges Dokument mit rein konstitutivem Charakter bei der Errichtung der GmbH ist, während der Gesellschaftsvertrag die dauerhaft gültige Satzung der Gesellschaft darstellt. Beide Dokumente werden in der Praxis als einheitlicher Notariatsakt gemäß §§52–90 Notariatsordnung (NO, RGBl Nr. 75/1871) errichtet und gemeinsam beim Firmenbuch (FB) eingereicht. Das Firmenbuch — geführt von den zuständigen Bezirksgerichten und dem Handelsgericht Wien (HG Wien) nach dem Firmenbuchgesetz (FBG, BGBl I Nr. 10/1991) — trägt die GmbH erst nach Prüfung aller eingereichten Unterlagen ein.

Der Inhalt des Gründungsprotokolls ist in §11 GmbHG gesetzlich geregelt und umfasst zwingende Pflichtangaben: Name, Wohnort und Geburtsdatum jedes Gesellschafters, Betrag der von jedem Gesellschafter übernommenen Stammeinlage, Gesamtbetrag des Stammkapitals, Name und Wohnort des oder der bestellten Geschäftsführer sowie Angaben zu Sacheinlagen mit deren Gegenstand, Wert und dem Gesellschafter, der sie leistet. Ergänzend werden Gründungskosten festgehalten, die zulasten der Gesellschaft gehen dürfen (nach §11 Z 7 GmbHG in angemessenem Rahmen, den die Gesellschafter ausdrücklich billigen müssen).

Nach der Eintragung der GmbH im Firmenbuch verliert das Gründungsprotokoll seine konstitutive Funktion; es bleibt aber ein bedeutsames Beweisstück, insbesondere im Falle von späteren Gesellschafterstreitigkeiten vor dem zuständigen Landesgericht (LG), Anfechtungsverfahren nach dem Außerstreitgesetz (AußStrG, BGBl I Nr. 111/2003) oder bei Insolvenzeröffnungen nach der Insolvenzordnung (IO, RGBl Nr. 337/1914), wenn die noch nicht eingezahlten Stammeinlagen vom Masseverwalter eingefordert werden.

Die Rechtsprechung des Obersten Gerichtshofs (OGH 6 Ob 132/15y) stellt klar, dass das Gründungsprotokoll und der Gesellschaftsvertrag als einheitliches Rechtsgeschäft zu betrachten sind: Ist ein Teil formnichtig, erfasst die Nichtigkeit in der Regel das gesamte Gründungsakt. Deshalb legen österreichische Notare besondere Sorgfalt auf die vollständige und richtige Ausfüllung beider Dokumente, um eine reibungslose Eintragung im Firmenbuch sicherzustellen. Der Österreichische Notariatsrat (ONK) empfiehlt, Gründungsprotokoll und Gesellschaftsvertrag stets im selben Beurkundungstermin zu fertigen.

Von besonderer Bedeutung ist auch der Unterschied zum deutschen Recht: In Deutschland werden Gesellschaftsvertrag und Gründungsprotokoll häufig als einziges Dokument errichtet, das als 'Gesellschaftsvertrag' bezeichnet wird und alle Gründungshandlungen beinhaltet. Das österreichische Recht trennt die beiden Elemente konzeptionell, lässt aber eine gemeinsame Beurkundung in einem Notariatsakt zu. Die österreichische Praxis der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) sieht vor, dass beide Dokumente regelmäßig gemeinsam in einem Notariatsakt errichtet werden, um Kosten zu sparen und die Einreichung beim Firmenbuch zu vereinfachen.

Seit dem Gesellschaftsrechts-Änderungsgesetz 2023 (GesRÄG 2023, BGBl I Nr. 179/2023, in Kraft seit 1. Jänner 2024) beträgt das Mindeststammkapital nach §6 Abs. 1 GmbHG einheitlich EUR 10.000,00; die Mindesteinzahlung bei Bargründung liegt bei EUR 5.000,00 (§10 Abs. 1 GmbHG). Mit dieser dauerhaften Herabsetzung von zuvor EUR 35.000,00 auf EUR 10.000,00 wurde die frühere Gründungsprivilegierung nach §10b GmbHG ersatzlos abgeschafft — das reduzierte Kapital steht nun allen GmbHs unbefristet zur Verfügung, sodass weder ein gesondertes Ausschüttungsverbot noch eine spätere Pflicht zur Kapitalerhöhung auf EUR 35.000,00 besteht. Das Gründungsprotokoll bleibt davon unberührt und ist für jede GmbH-Gründung weiterhin zwingend erforderlich; es weist das übernommene Stammkapital und die geleisteten Einzahlungen aus.

Das GmbH Gründungsprotokoll in Österreich wird bei jeder Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung benötigt — gleichgültig, ob es sich um eine Einpersonen-GmbH (§1 Abs. 1 GmbHG) oder eine Mehrpersonengesellschaft handelt. Ohne ordnungsgemäßes Gründungsprotokoll ist die Firmenbucheintragung nicht möglich.

Bei der erstmaligen Errichtung einer GmbH durch Bareinlage ist das Gründungsprotokoll das Standarddokument: Alle Gesellschafter erscheinen vor dem Notar, unterzeichnen gemeinsam Gesellschaftsvertrag und Gründungsprotokoll als Notariatsakt, und der Notar reicht alles beim Firmenbuch ein. Die Bankbestätigung über die geleisteten Einlagen (mindestens EUR 5.000,00 Mindesteinzahlung bei einer Bargründung mit dem Mindeststammkapital von EUR 10.000,00 nach dem GesRÄG 2023) muss dem Notar vor der Einreichung vorgelegt werden.

Bei der Gründung mit Sacheinlagen ist das Gründungsprotokoll besonders wichtig: Wenn ein Gesellschafter statt einer Bareinlage Vermögenswerte (Maschinen, Fahrzeuge, Immobilien, Patente oder Forderungen) einbringt, muss das Gründungsprotokoll nach §11 Z 5 GmbHG den Gegenstand der Sacheinlage, ihren Wert und den einlegenden Gesellschafter ausweisen. Ein Sachgründungsbericht mit Wertgutachten eines unabhängigen Sachverständigen ist dem Firmenbuch zusammen mit dem Gründungsprotokoll vorzulegen.

Für GmbHs, die ab dem 1. Jänner 2024 gegründet werden, entfällt die frühere Gründungsprivilegierung: Mit dem GesRÄG 2023 wurde das ordentliche Mindeststammkapital dauerhaft auf EUR 10.000,00 herabgesetzt und §10b GmbHG ersatzlos abgeschafft. Das Gründungsprotokoll weist daher schlicht das Stammkapital von mindestens EUR 10.000,00 und die geleistete Bareinzahlung von mindestens EUR 5.000,00 aus, ohne einen Privilegierungsvermerk und ohne das frühere Ausschüttungsverbot. Nur vor dem 1. Jänner 2024 gegründungsprivilegierte GmbHs führen den entsprechenden Firmenbuchvermerk aus Übergangsgründen noch weiter.

Bei Simultangründung mit sofortiger Geschäftstätigkeit ermöglicht das Gründungsprotokoll gemeinsam mit dem Gesellschaftsvertrag die unverzügliche Eintragung und damit den Beginn der Rechtspersönlichkeit nach §2 GmbHG. Vor der Eintragung handelnde Personen haften persönlich nach §2 Abs. 2 GmbHG für die dabei eingegangenen Verbindlichkeiten.

Bei Umgründungen nach dem Umwandlungsgesetz (UmwG, BGBl I Nr. 304/1996) — wenn ein Einzelunternehmen (e.U.) oder eine Personengesellschaft (OG oder KG) in eine GmbH umgewandelt wird — ist ebenfalls ein Gründungsprotokoll als Teil des Notariatsakts erforderlich, das die Übernahme des eingebrachten Vermögens als Sacheinlage dokumentiert und bewertet.

Bei der Gründung durch ausländische Gesellschafter oder Gesellschaften müssen ausländische natürliche Personen ihre Identität durch Pass oder Personalausweis nachweisen; ausländische juristische Personen benötigen einen beglaubigten Handelsregisterauszug des Heimatlandes. Das Gründungsprotokoll hält dies fest und erleichtert die spätere Überprüfung durch das Firmenbuchgericht oder bei Kontrollen nach dem WiEReG.

Das GmbH Gründungsprotokoll in Österreich enthält nach §11 GmbHG bestimmte Pflichtangaben und wird in der Praxis durch ergänzende Regelungen des Österreichischen Notariatsrats (ÖNK) und der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) angereichert. Der forms-legal.com GmbH Gründungsprotokoll Österreich umfasst alle gesetzlich erforderlichen und praxisrelevanten Punkte.

Parteienangaben: Vollständiger Name (Vorname, Familienname, bei natürlichen Personen Geburtsdatum und Hauptwohnsitz; bei juristischen Personen Firma, Firmenbuchnummer, eingetragener Sitz und Name des Vertretungsorgans), Staatsangehörigkeit und Angaben zum amtlichen Lichtbildausweis aller Gesellschafter. Erscheinen Gesellschafter durch Bevollmächtigte, muss eine notariell beglaubigte Vollmacht vorliegen.

Gesellschaftsangaben: Firma (mit Rechtsformzusatz 'GmbH' nach §19 UGB), Sitz (Gemeinde in Österreich), eingetragene Geschäftsadresse und Unternehmensgegenstand gemäß §4 GmbHG. Diese Angaben müssen exakt mit dem Gesellschaftsvertrag übereinstimmen.

Stammeinlagenübernahmen: Für jeden Gesellschafter werden der Nennbetrag der übernommenen Stammeinlage in Euro, der prozentuale Anteil am Stammkapital und die Art der Leistung (Bareinlage oder Sacheinlage) festgehalten. Die Mindesteinlage je Gesellschafter beträgt nach §6 Abs. 1 GmbHG EUR 70,00. Bei Bareinlagen ist die geleistete Mindesteinzahlung zu dokumentieren.

Sacheinlagen (falls vorhanden): Genaue Bezeichnung des einzubringenden Gegenstands (z.B. Grundstück mit Grundstücksnummer und Einlagezahl aus dem Grundbuch, Maschinen mit Seriennummer, Patente mit Registernummer beim Österreichischen Patentamt), Wertansatz auf Basis eines anerkannten Bewertungsverfahrens und Bestätigung, dass der Wert die übernommene Stammeinlage nicht übersteigt. Ein Sachgründungsbericht nach §11 Z 5 GmbHG ist dem Firmenbuch beizufügen.

Geschäftsführerbestellung: Name, Geburtsdatum und Wohnsitz aller bei Gründung bestellten Geschäftsführer. Legt fest, ob Einzel- oder Gesamtvertretung nach §20 GmbHG gilt. Die Musterzeichnung des Geschäftsführers ist separat zu erstellen und dem Firmenbuch vorzulegen.

Gründungskostenregelung: Nach §11 Z 7 GmbHG können Gründungskosten (Notargebühren, Firmenbuchgebühren, Rechtsberatungskosten, Bankgebühren) in angemessenem Rahmen zulasten der Gesellschaft vereinbart werden. Die Gesamtsumme der Gründungskosten muss im Protokoll betragsmäßig begrenzt werden, um eine spätere Überprüfung durch das Firmenbuchgericht zu ermöglichen. Üblicherweise werden Gründungskosten bis EUR 5.000,00 zu Lasten der GmbH vereinbart.

Stammkapital nach dem GesRÄG 2023: Angabe des Stammkapitals von mindestens EUR 10.000,00 (Mindeststammkapital nach §6 Abs. 1 GmbHG seit 1. Jänner 2024) und der bei Bargründung geleisteten Mindesteinzahlung von mindestens EUR 5.000,00 (§10 Abs. 1 GmbHG). Ein gesonderter Privilegierungsvermerk entfällt, da die frühere Gründungsprivilegierung nach §10b GmbHG mit dem GesRÄG 2023 abgeschafft wurde und das herabgesetzte Mindeststammkapital nun dauerhaft für alle GmbHs gilt; ein Ausschüttungsverbot oder eine spätere Pflicht zur Erhöhung auf EUR 35.000,00 besteht nicht mehr.

Bankbestätigung: Der Notar prüft vor der Einreichung beim Firmenbuch, ob eine Bankbestätigung über die tatsächlich geleistete Mindesteinzahlung vorliegt. Die Bestätigung muss den Betrag, den Einzahler und die Kontonummer der GmbH (vor Eintragung als 'GmbH in Gründung' bezeichnet) ausweisen.

ERV-Einreichung: Der Notar reicht alle Unterlagen elektronisch über das ERV-System (Elektronischer Rechtsverkehr, §89a GOG) beim zuständigen Firmenbuchgericht ein. Das Firmenbuchgericht prüft die formellen Voraussetzungen und trägt die GmbH nach Freigabe ein; der Firmenbuchauszug ist öffentlich auf firmenbuch.at abrufbar.

Das GmbH Gründungsprotokoll in Österreich wird in enger Abstimmung mit der Notarin oder dem Notar ausgefüllt und gemeinsam mit dem Gesellschaftsvertrag als Notariatsakt beurkundet. Folgende Schritte helfen Gründern, sich optimal vorzubereiten:

Schritt 1: Gesellschafterdaten zusammenstellen. Bereiten Sie für jeden Gesellschafter vor: gültiger amtlicher Lichtbildausweis (Reisepass oder Personalausweis), Geburtsdatum und Hauptwohnsitz. Juristische Personen als Gesellschafter legen einen beglaubigten Firmenbuchauszug oder vergleichbaren Registerauszug (bei ausländischen Gesellschaften gegebenenfalls mit Apostille) vor. Falls ein Gesellschafter durch einen Bevollmächtigten vertreten wird, muss eine notariell beglaubigte Vollmacht vorliegen.

Schritt 2: Stammkapital und Einlagenverteilung festlegen. Bestimmen Sie das Stammkapital (Mindeststammkapital EUR 10.000,00 nach §6 Abs. 1 GmbHG seit dem GesRÄG 2023; die früher mögliche Gründungsprivilegierung nach §10b GmbHG entfällt, da das herabgesetzte Kapital nun dauerhaft gilt) und verteilen Sie die Stammeinlagen auf die Gesellschafter. Stellen Sie sicher, dass die Summe aller Einlagen dem Stammkapital entspricht. Notieren Sie für jeden Gesellschafter den Eurobetrag und den prozentualen Anteil.

Schritt 3: Art der Einlagen bestimmen. Bei Bareinlagen: Eröffnen Sie bei einer österreichischen Bank (z.B. Erste Bank, Raiffeisen, UniCredit Bank Austria, BAWAG) ein Gründungskonto auf den Namen der GmbH in Gründung und zahlen Sie die Mindesteinzahlung ein. Die Bank stellt eine Bestätigung aus, die dem Notar vor Einreichung beim Firmenbuch vorzulegen ist. Bei Sacheinlagen: Bereiten Sie eine Beschreibung und Bewertung durch einen anerkannten Sachverständigen vor.

Schritt 4: Geschäftsführer benennen. Legen Sie fest, wer zum ersten Geschäftsführer bestellt werden soll. Der oder die Geschäftsführer müssen handlungsfähig sein (§15 Abs. 1 GmbHG). Sie werden im Gründungsprotokoll formell bestellt und unterschreiben beim Notar die Musterzeichnung als Nachweis ihrer Unterschriftenleiste.

Schritt 5: Gründungskosten schätzen und begrenzen. Schätzen Sie alle anfallenden Gründungskosten ab: Notargebühren nach dem Notariatstarifgesetz (NTG), Firmenbuchgebühren nach §26 GGG, Rechtsberatung, Bankgebühren. Legen Sie im Gründungsprotokoll einen Höchstbetrag fest, den die GmbH für Gründungskosten übernehmen darf (§11 Z 7 GmbHG).

Schritt 6: Mindeststammkapital nach aktueller Rechtslage prüfen. Seit dem GesRÄG 2023 (in Kraft seit 1. Jänner 2024) beträgt das Mindeststammkapital einheitlich EUR 10.000,00; die frühere Gründungsprivilegierung nach §10b GmbHG ist abgeschafft. Sie müssen daher keine Privilegierung mehr wählen oder beantragen — das Gründungsprotokoll weist schlicht das Stammkapital von mindestens EUR 10.000,00 und die Bareinzahlung von mindestens EUR 5.000,00 aus.

Schritt 7: Notartermin wahrnehmen. Alle Gesellschafter erscheinen persönlich beim Notar. Der Notar liest den gesamten Text von Gesellschaftsvertrag und Gründungsprotokoll vor, beurkundet beide Dokumente als einheitlichen Notariatsakt und reicht die Unterlagen elektronisch via ERV beim Firmenbuchgericht ein.

Schritt 8: Firmenbuchauszug und weitere Anmeldungen. Nach Eintragung der GmbH erhalten Sie einen Firmenbuchauszug (FBauszug). Damit melden Sie die GmbH beim Finanzamt Österreich (Fragebogen Verf24 über FinanzOnline), bei der WKO, bei der ÖGK (ELDA-Portal) bei Einstellung von Dienstnehmern und erledigen die WiEReG-Meldung über das USP-Portal.

Das GmbH Gründungsprotokoll in Österreich unterliegt denselben strengen Formvorschriften wie der Gesellschaftsvertrag: Es muss als Notariatsakt nach §4 GmbHG in Verbindung mit §§52–90 Notariatsordnung (NO, RGBl Nr. 75/1871) errichtet werden. Formfehler führen zur Nichtigkeit der gesamten Gründungshandlung.

Inhaltliche Pflichtangaben nach §11 GmbHG: Das Gründungsprotokoll muss mindestens enthalten: (1) Namen und Wohnorte der Gesellschafter; (2) Betrag der von jedem Gesellschafter übernommenen Stammeinlage; (3) Gesamtbetrag des Stammkapitals; (4) Namen und Wohnorte der Geschäftsführer; (5) bei Sacheinlagen Gegenstand, Wert und einlegender Gesellschafter; (6) Höchstbetrag der von der Gesellschaft zu tragenden Gründungskosten. Seit dem GesRÄG 2023 (in Kraft seit 1. Jänner 2024) beträgt das Mindeststammkapital nach §6 Abs. 1 GmbHG einheitlich EUR 10.000,00; die frühere Gründungsprivilegierung nach §10b GmbHG wurde abgeschafft, sodass keine gesonderte Privilegierungserklärung mehr erforderlich ist.

Bankbestätigung: Vor Einreichung beim Firmenbuch muss eine Bestätigung der österreichischen Hausbank vorliegen, dass die Mindesteinzahlung auf das Stammkapital auf einem Sperrkonto der GmbH in Gründung eingelangt ist. Die Bestätigung darf nicht älter als 3 Monate sein. Ohne Bankbestätigung verweigert das Firmenbuchgericht nach §10 GmbHG die Eintragung.

Sachgründungsbericht: Bei Sacheinlagen ist dem Firmenbuch ein Sachgründungsbericht vorzulegen, der den Gegenstand der Einlage beschreibt und bewertet. Der Bericht ist von einer zur Gründung nicht befugten sachverständigen Person (z.B. Wirtschaftsprüfer, gerichtlich beeideter Sachverständiger) zu erstellen. Das Firmenbuchgericht prüft die Angemessenheit des Wertansatzes.

WiEReG-Meldung nach Eintragung: Innerhalb von vier Wochen nach Firmenbucheintragung müssen die wirtschaftlichen Eigentümer im Wirtschaftliche-Eigentümer-Register (WER) nach §3 WiEReG (BGBl I Nr. 136/2017) gemeldet werden. Die Meldung erfolgt kostenlos über das USP-Portal. Versäumnis führt zu Zwangsstrafen nach §15 WiEReG bis EUR 200.000,00.

Anmeldepflichten nach Eintragung: Innerhalb bestimmter Fristen nach Firmenbucheintragung sind anzumelden: Finanzamt Österreich (Steuernummer und UID-Nummer via FinanzOnline); ÖGK über ELDA-Portal bei Einstellung von Dienstnehmern; SVS für selbständige Gesellschafter-Geschäftsführer mit mehr als 25 % Anteil nach §2 GSVG.

Beim GmbH Gründungsprotokoll in Österreich passieren häufig Fehler, die eine Firmenbucheintragung verzögern oder unmöglich machen und zu zusätzlichen Notarkosten führen.

Nicht fristgerecht vorgelegte Bankbestätigung: Ein häufiges Problem ist, dass die Bankbestätigung über die Mindesteinzahlung nicht rechtzeitig vorliegt oder abgelaufen ist (mehr als 3 Monate alt). Österreichische Banken brauchen oft 1 bis 2 Wochen für die Ausstellung, und manche Banken verlangen zuerst einen Notariatsentwurf als Nachweis der ernsthaften Gründungsabsicht. Gründer sollten das Bankkonto und die Bestätigung parallel zum Notartermin organisieren und ausreichend Vorlaufzeit einplanen.

Fehlerhafte Sacheinlagenbewertung: Bei Sacheinlagen wird der Wert oft zu optimistisch angesetzt. Das Firmenbuchgericht prüft die Angemessenheit und kann die Eintragung verweigern, wenn der Wertansatz nicht durch ein anerkanntes Sachverständigengutachten belegt ist. Sacheinlagen sollten konservativ bewertet werden; der Wert darf die übernommene Stammeinlage nicht übersteigen, da sonst eine Rückzahlungspflicht entsteht.

Ausländische Gesellschafter ohne beglaubigte Dokumente: Ausländische Staatsangehörige oder ausländische Gesellschaften als Gesellschafter müssen ihre Identität und Rechtsfähigkeit durch apostillierte beziehungsweise beglaubigte Dokumente nachweisen. Fehlende oder unbeglaubigte Dokumente führen zur Ablehnung durch den Notar oder das Firmenbuchgericht.

Vergessene WiEReG-Meldung nach der Gründung: Viele Gründer vergessen die Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer im WER innerhalb von vier Wochen nach Eintragung (§3 WiEReG). Ohne WiEReG-Meldung drohen Zwangsstrafen nach §15 WiEReG bis EUR 200.000,00. Seit 2022 überprüft das Finanzamt Österreich die WiEReG-Compliance bei Steuerprüfungen.

Gründungskostenoberschreitung ohne Genehmigung: Werden die im Gründungsprotokoll als Höchstbetrag angegebenen Gründungskosten überschritten, muss eine nachträgliche Gesellschafterversammlung die Mehrkosten genehmigen. Andernfalls müssen die Gründer die Mehrkosten persönlich tragen. Gründer sollten den Höchstbetrag stets großzügig, aber realistisch ansetzen und alle erwarteten Kosten im Vorfeld mit dem Notar besprechen.