Regular Deposit Agreement Colombia (Contrato de Depósito Regular)
Código Civil Arts. 2236–2282 — Código de Comercio Arts. 1170–1175
CONTRATO DE DEPÓSITO REGULAR
Código Civil colombiano — Artículos 2236 a 2282
Celebrado en [Ciudad], el [Fecha Contrato].
I. PARTES CONTRATANTES
DEPOSITANTE: [Depositante], identificado(a) con [NIT/CC Depositante], domiciliado(a) en [Dirección Depositante].
DEPOSITARIO: [Depositario], identificado(a) con [NIT/CC Depositario], domiciliado(a) en [Dirección Depositario].
Las partes acuerdan celebrar el presente Contrato de Depósito Regular, que se regirá por los Artículos 2236 a 2282 del Código Civil colombiano y, en lo pertinente a la naturaleza mercantil de los bienes, por los Artículos 1170 a 1175 del Código de Comercio.
II. OBJETO DEL CONTRATO
El DEPOSITANTE entrega al DEPOSITARIO los siguientes bienes muebles corporales, para su guarda y custodia exclusiva, sin que el DEPOSITARIO adquiera la propiedad ni el uso de los mismos, conforme al Artículo 2236 del Código Civil:
[Descripción de Bienes]
Valor declarado de los bienes: [Valor Bienes].
Estado de conservación al momento de la entrega: [Estado de Conservación].
Condiciones especiales de almacenamiento: [Condiciones Especiales].
III. OBLIGACIONES DEL DEPOSITARIO
El DEPOSITARIO se obliga a:
a) Conservar los bienes depositados con el estándar de diligencia de [Nivel de Responsabilidad], conforme al Artículo 2241 del Código Civil.
b) Abstenerse de usar los bienes depositados para su propio beneficio sin autorización expresa y escrita del DEPOSITANTE, conforme al Artículo 2243 del Código Civil.
c) No trasladar los bienes a un lugar diferente de [Dirección Depositario] sin autorización previa del DEPOSITANTE, salvo necesidad urgente debidamente notificada conforme al Artículo 2247 del Código Civil.
d) Restituir los bienes en su identidad al DEPOSITANTE o a quien este designe, en el mismo estado recibido salvo deterioro natural, cuando le sean requeridos conforme al Artículo 2246 del Código Civil.
e) Cumplir con la obligación de seguro: [Obligación de Seguro].
f) Notificar inmediatamente al DEPOSITANTE de cualquier riesgo, deterioro, pérdida o situación que afecte los bienes depositados.
IV. PLAZO Y REMUNERACIÓN
El depósito inicia el [Fecha Inicio] y tiene vigencia hasta [Fecha Fin].
Remuneración del depositario: [Remuneración].
Forma y periodicidad de pago: [Forma de Pago].
El DEPOSITARIO tiene derecho de retención sobre los bienes hasta el pago de los gastos necesarios de conservación, conforme al Artículo 2271 del Código Civil, pero no puede apropiarse de los bienes retenidos.
V. RESPONSABILIDAD
El DEPOSITARIO responde por la pérdida, hurto, destrucción o deterioro de los bienes depositados conforme al estándar de [Nivel de Responsabilidad]. La responsabilidad máxima del DEPOSITARIO es de [Límite de Responsabilidad].
En caso de pérdida o deterioro imputable al DEPOSITARIO, este deberá indemnizar el valor comercial de los bienes en la fecha de la pérdida, conforme al Artículo 2249 del Código Civil y la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia — Sala de Casación Civil.
El DEPOSITARIO no responde por pérdidas causadas por fuerza mayor o caso fortuito debidamente acreditados, conforme al Artículo 64 del Código Civil, salvo que hubiera podido evitar el perjuicio empleando la diligencia debida.
VI. RESTITUCIÓN DE LOS BIENES
Al vencimiento del plazo, o cuando el DEPOSITANTE lo solicite, el DEPOSITARIO entregará los bienes en el lugar de custodia [Dirección Depositario] o en el lugar que las partes acuerden. La restitución se documentará mediante acta de entrega suscrita por ambas partes, que describa el estado de los bienes al momento de la devolución.
Solo podrá reclamar los bienes el DEPOSITANTE o la persona que este designe por escrito con antelación. El DEPOSITARIO exigirá la identificación del reclamante antes de la entrega.
VII. DISPOSICIONES FINALES
El presente contrato se rige por las leyes de la República de Colombia, en especial los Artículos 2236 a 2282 del Código Civil y los Artículos 1170 a 1175 del Código de Comercio. Cualquier controversia que surja de este contrato se resolverá por la justicia civil ordinaria del domicilio del DEPOSITARIO, sin perjuicio del derecho de las partes a acordar mecanismos alternativos de solución de conflictos conforme a la Ley 1563 de 2012.
Este contrato se firma en dos (2) ejemplares del mismo tenor y valor.
En [Ciudad], el [Fecha Contrato].
Depositante
[Depositante]
Signature
Depositario
[Depositario]
Signature
What Is a Regular Deposit Agreement Colombia (Contrato de Depósito Regular)?
El Contrato de Depósito Regular Colombia es un contrato regulado por Código Civil colombiano Arts. 2236–2282 y Código de Comercio Arts. 1170–1175 que vincula a las partes obligándolas a cumplir las prestaciones pactadas conforme a la ley colombiana.
El Codigo Civil colombiano (Articulos 1170 a 1200) y el Codigo de Comercio (Articulos 1171 a 1193) regulan el deposito desde perspectivas complementarias: el primero para depositos entre particulares de caracter civil, el segundo para depositos mercantiles entre comerciantes o en el contexto de actividades empresariales. El deposito mercantil regulado por el Codigo de Comercio se presume oneroso —es decir, el depositario tiene derecho a remuneracion por la custodia— mientras que el deposito civil del Codigo Civil es esencialmente gratuito aunque puede pactarse remuneracion. Esta distincion es relevante para determinar la normativa aplicable, el estandar de diligencia exigible al depositario, y las consecuencias del incumplimiento.
La responsabilidad del depositario en el contrato de deposito regular es uno de los aspectos mas desarrollados por la jurisprudencia colombiana. El Articulo 1183 del Codigo Civil establece que el depositario debe emplear en la custodia del deposito la misma diligencia que en las cosas propias. Sin embargo, la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casacion Civil, ha matizado este estandar en funcion de si el deposito es remunerado o gratuito, de la naturaleza de los bienes depositados, y de si el depositario tiene la calidad de depositario profesional (almacenes generales de deposito, empresas de transporte que actuan como depositarios durante el transporte, empresas de mudanzas, bodegas comerciales). Los depositarios profesionales que hacen del deposito su actividad principal o habitual responden por culpa leve y deben adoptar medidas de seguridad adicionales para la custodia.
Los Almacenes Generales de Deposito (AGD) son entidades especializadas en el deposito mercantil de mercancias, reguladas por la Superintendencia Financiera de Colombia bajo el Decreto 663 de 1993 y autorizadas para expedir Certificados de Deposito de Mercancias y Bonos de Prenda. Estos documentos son titulos valores negociables que permiten al depositante financiarse cediendo el bono de prenda a un acreedor sin necesidad de desplazar fisicamente las mercancias. Los AGD en Colombia incluyen a ALMACAFE (cafe), ALMAGRARIO (sector agropecuario) y diversas almacenadoras privadas autorizadas por la SFC. La perdida o dano de mercancias en un AGD genera responsabilidad directa del AGD conforme a las normas del Codigo de Comercio y las condiciones de su reglamento de deposito, con independencia de que el depositante tenga o no un seguro propio sobre las mercancias.
La Ley 1581 de 2012 sobre habeas data y proteccion de datos personales es aplicable cuando el depositante es una persona natural y los bienes depositados contienen informacion personal (expedientes fisicos, documentos con datos personales). En estos casos, el depositario debe adoptar las medidas de seguridad apropiadas para evitar el acceso no autorizado a dicha informacion y debe tratar los datos conforme a los principios de la ley. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a traves de la Delegatura para la Proteccion de Datos Personales, puede sancionar al depositario que permita el acceso no autorizado a informacion personal contenida en bienes depositados.
When Do You Need a Regular Deposit Agreement Colombia (Contrato de Depósito Regular)?
El Contrato de Deposito Regular resulta el instrumento juridico idoneo en los siguientes contextos practicos del mercado colombiano:
Deposito de mercancias en comercio exterior: Los importadores y exportadores colombianos que necesitan almacenar temporalmente sus mercancias mientras gestionan los tramites aduaneros ante la DIAN utilizan el deposito mercantil en Depositos Habilitados de Almacenamiento (DHA) autorizados por la DIAN, o en Almacenes Generales de Deposito (AGD) vigilados por la SFC. La Resolucion 41 de 2016 de la DIAN regula los depositos habilitados y establece los requisitos de habilitacion, las mercancias que pueden almacenarse y los plazos maximos de permanencia en deposito antes de la declaracion de importacion o abandono a favor de la Nacion.
Custodia de obras de arte, joyas y bienes de alto valor: Coleccionistas, galeristas y particulares con colecciones de arte, joyas o bienes patrimoniales de alto valor que requieren custodia especializada utilizan contratos de deposito regular con empresas de seguridad fisica especializadas o con bancos que ofrecen el servicio de cajas de seguridad. El avaluo de los bienes por una firma inscrita en el Registro Abierto de Avaluadores (RAA) de la SFC es fundamental para determinar la responsabilidad maxima del depositario en caso de perdida o dano.
Deposito judicial o extrajudicial de bienes en disputa: Cuando existe un litigio sobre la titularidad o posesion de bienes muebles, el juez puede ordenar el deposito de los bienes en poder de un tercero (secuestre) hasta la resolucion del conflicto conforme al Articulo 599 del Codigo General del Proceso (CGP). El secuestre designado por el juzgado asume las obligaciones del depositario regular y debe rendir cuentas periodicas de su gestion al juez y a las partes.
Empresas de mudanzas y transporte con custodia: Las empresas de mudanzas y transporte terrestre de mercancias actuan como depositarios de los bienes durante el transporte. El Decreto 1079 de 2015 (Decreto Unico del Sector Transporte) regula la responsabilidad del transportador por perdida o dano de las mercancias transportadas, que puede complementarse con un contrato de deposito cuando los bienes son almacenados en las instalaciones de la empresa antes o despues del transporte.
What to Include in Your Regular Deposit Agreement Colombia (Contrato de Depósito Regular)
El Contrato de Deposito Regular en Colombia debe incluir los siguientes elementos esenciales para garantizar la claridad de las obligaciones de las partes y la proteccion efectiva de los bienes confiados:
**Partes del contrato:** Nombre o razon social, cedula o NIT, domicilio y representante legal de depositante y depositario. Si el depositario es una empresa especializada (almacenadora, empresa de seguridad, AGD), debe indicarse su numero de autorizacion de la SFC o DIAN segun corresponda. La capacidad legal para contratar del depositario persona natural (mayor de edad, no incapacitado) y la representacion legal del depositario persona juridica son requisitos de validez del contrato.
**Descripcion detallada de los bienes depositados:** Inventario pormenorizado de los bienes con descripcion de cada uno (marca, modelo, serial, color, medidas, estado de conservacion), valor comercial declarado por el depositante, y acta de entrega firmada por ambas partes que sirva como prueba del estado de los bienes al inicio del deposito. Las fotografias o videos del estado inicial de los bienes, adjuntos al contrato, son prueba crucial en caso de disputa sobre danos ocurridos durante el deposito.
**Lugar de custodia:** Direccion exacta del lugar donde se custodiaran los bienes, descripcion de las instalaciones y medidas de seguridad (vigilancia 24 horas, CCTV, control de acceso biometrico, cajas fuertes certificadas). Si el depositario puede trasladar los bienes de lugar sin autorizacion previa del depositante, debe decirse expresamente con las condiciones de traslado.
**Plazo del deposito:** Fecha de inicio y fecha de terminacion del deposito, o condicion que determina su terminacion. El Articulo 1186 del Codigo Civil establece que el depositante puede pedir la restitucion en cualquier momento aunque se haya pactado un plazo, lo que es una norma de orden publico protectora del depositante que no puede modificarse en su perjuicio. Si el depositario necesita un plazo minimo por razones operativas, debe pactarse la indemnizacion que corresponde al depositante por retiro anticipado.
**Remuneracion del depositario:** Valor de la tarifa de custodia (diaria, mensual, o por evento), forma y momento de pago, IVA aplicable (19% sobre servicios de almacenamiento prestados por responsables del regimen comun), y consecuencias del no pago de la tarifa (derecho de retencion del depositario sobre los bienes depositados conforme al Articulo 1196 del Codigo Civil hasta el pago de lo adeudado). Para depositos en AGD, la tarifa se rige por las tarifas registradas ante la SFC.
**Responsabilidad del depositario:** Estandar de diligencia (culpa leve para deposito remunerado, culpa grave para deposito gratuito conforme a la jurisprudencia de la Corte Suprema), causales de exoneracion (fuerza mayor o caso fortuito demostrado), limite maximo de responsabilidad (equivalente al valor declarado por el depositante o al avaluo comercial de los bienes), y procedimiento de reclamacion por perdida o dano (notificacion inmediata, inspeccion conjunta, presentacion de reclamacion dentro de un plazo perentorio).
**Seguro sobre los bienes:** Quien contrata y paga el seguro sobre los bienes durante el deposito (depositante o depositario), aseguradora, cobertura minima, y designacion del beneficiario. Si el depositario tiene seguro de responsabilidad civil que cubre los bienes bajo su custodia, debe informar al depositante el numero de poliza y sus condiciones. Si el depositante contrata su propio seguro de bienes bajo custodia de terceros, debe verificar que la poliza cubra expresamente la modalidad de deposito.
**Prohibicion de uso de los bienes:** Clausula expresa que prohíbe al depositario usar los bienes depositados para su propio provecho o para el de terceros, bajo pena de incurrir en el delito de abuso de confianza del Articulo 249 del Codigo Penal colombiano. Esta clausula distingue el deposito regular del irregular y es esencial para caracterizar correctamente el contrato. Las empresas que gestionan multiples contratos de deposito pueden utilizar las plantillas disponibles en forms-legal.com para estandarizar sus contratos de custodia conforme a la regulacion colombiana vigente.
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La diferencia fundamental entre depósito regular e irregular en Colombia radica en la propiedad y uso de la cosa depositada. En el depósito regular (Artículo 2236 del Código Civil), el depositario guarda exactamente la misma cosa recibida y debe devolverla en su identidad al depositante: no adquiere propiedad ni puede usar el bien. El Artículo 2243 del Código Civil prohíbe expresamente al depositario regular servirse de la cosa sin permiso. En el depósito irregular, el depositario recibe cosas fungibles (generalmente dinero o bienes consumibles) y adquiere la propiedad de lo depositado con la obligación de devolver otro tanto del mismo género y calidad. El depósito bancario es el ejemplo más común de depósito irregular: cuando deposita dinero en un banco colombiano, el banco adquiere la propiedad del dinero y le debe a usted una suma equivalente. La distinción tiene consecuencias jurídicas importantes: en el regular el depositario responde como custodio con obligación de restitución en especie; en el irregular responde como deudor con obligación de dar un equivalente. El riesgo de pérdida de la cosa también se distribuye diferente: en el regular el riesgo permanece en el depositante (res perit domino), mientras en el irregular pasa al depositario que se volvió propietario.
El depositario regular en Colombia asume un conjunto preciso de obligaciones conforme a los Artículos 2241 a 2253 del Código Civil. La obligación principal es conservar la cosa depositada con la diligencia debida: si el depósito es gratuito, se exige la misma diligencia que el depositario emplea en sus propios asuntos (culpa grave); si es remunerado, se eleva al estándar del buen padre de familia (culpa leve). El depositario debe abstenerse de usar la cosa para su propio beneficio sin autorización expresa del depositante (Artículo 2243 del Código Civil). Tiene prohibición de revelar el contenido del depósito si el depositante lo requirió confidencial (Artículo 2244 del Código Civil). Debe restituir la misma cosa depositada al depositante o a quien este designe, con todos sus frutos y accesorios, cuando sea requerido conforme al Artículo 2246 del Código Civil. Si el bien depositado está en riesgo de perderse por un hecho de tercero o de la naturaleza, debe notificarlo inmediatamente al depositante. Ante la imposibilidad de continuar la custodia, debe restituir el bien aunque el plazo no haya vencido. La Corte Suprema de Justicia — Sala de Casación Civil — ha precisado que el incumplimiento de estas obligaciones genera responsabilidad civil contractual con la carga de la prueba de la diligencia en cabeza del depositario.
El Código Civil colombiano no exige formalidad solemne para la validez del contrato de depósito regular: técnicamente puede ser verbal. Sin embargo, para efectos de prueba el Artículo 2252 del Código Civil establece que no se admite la prueba testimonial cuando el depósito excede el límite previsto para la prueba por testigos en obligaciones civiles (históricamente fijado en función del salario mínimo). En la práctica del comercio colombiano y en cumplimiento de las exigencias del Artículo 784 del Código de Comercio sobre prueba de los contratos mercantiles, el depósito regular siempre debe constar por escrito cuando involucre bienes de valor significativo. Para almacenes generales de depósito regulados por la Superintendencia Financiera, el Decreto 2085 de 1947 exige la emisión de bonos de prenda y certificados de depósito como títulos valores. Para depósitos judiciales, el Código General del Proceso (CGP — Ley 1564 de 2012) exige que la designación del depositario y la entrega de los bienes consten en acta suscrita por el secretario del juzgado. En cualquier caso, celebrar el contrato por escrito con un inventario detallado es la única forma de proteger adecuadamente tanto al depositante como al depositario ante eventuales controversias.
Sí. El Artículo 2271 del Código Civil colombiano reconoce expresamente al depositario el derecho de retención (ius retentionis) sobre la cosa depositada hasta que el depositante le pague los gastos necesarios y extraordinarios en que incurrió para la conservación de los bienes, y las indemnizaciones que le correspondan por los daños causados por la cosa depositada. Sin embargo, este derecho de retención tiene límites precisos: (1) Solo cubre gastos necesarios de conservación, no la remuneración acordada por el depósito que tiene su propio mecanismo de cobro; (2) El depositario no puede apropiarse de los bienes retenidos — la retención es provisional hasta que el juez decida; (3) No puede deteriorar ni destruir los bienes retenidos. Si el depositante incumple el pago y el depositario ejerce la retención, el depositante puede acudir al Juez Civil Municipal o del Circuito (según la cuantía) en proceso verbal sumario conforme al CGP para discutir si los gastos reclamados son procedentes. La remuneración por el servicio de depósito es un crédito ordinario que se cobra por acción ejecutiva si consta en documento que preste mérito ejecutivo conforme al Artículo 422 del CGP.
El contrato de depósito regular en Colombia tiene las siguientes implicaciones tributarias. El servicio de custodia y almacenamiento prestado por personas jurídicas o personas naturales comerciantes está gravado con IVA del 19% conforme al Artículo 420 del Estatuto Tributario colombiano, pues constituye un servicio gravado dentro del territorio nacional. La tarifa de custodia debe discriminar el IVA en la factura electrónica según la Resolución DIAN 000042 de 2020 y sus modificaciones. Si la operación de depósito forma parte de una operación de comercio exterior — importación o exportación de mercancías — puede generarse también una tarifa de almacenamiento en zona franca o en depósito aduanero habilitado por la DIAN conforme al Decreto 2659 de 2015. El contrato de depósito como documento no causa impuesto de timbre desde que la Ley 1111 de 2006 eliminó el impuesto de timbre nacional para la mayoría de contratos. En Bogotá y algunos municipios, el servicio de almacenamiento causa el impuesto de industria y comercio (ICA) del depositario como actividad de servicios. El depositante que paga custodia puede deducir el gasto en renta si el servicio tiene nexo causal con su actividad productora de renta conforme al Artículo 107 del Estatuto Tributario.
Cuando el depositario regular dana o pierde los bienes confiados, el depositante tiene las siguientes vias de proteccion. Primero, puede interponer demanda de responsabilidad civil contractual ante el Juzgado Civil Municipal o del Circuito (segun la cuantia) exigiendo la indemnizacion del valor comercial de los bienes al momento de la perdida mas los perjuicios adicionales (dano emergente y lucro cesante). La carga de la prueba de la diligencia debida recae sobre el depositario conforme a la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia. Segundo, si el depositario actuo con dolo —oculto la perdida o uso los bienes sin autorizacion apropiandose de ellos— puede configurarse el delito de abuso de confianza del Articulo 249 del Codigo Penal colombiano. Tercero, si el contrato exigia al depositario mantener un seguro sobre los bienes, el depositante puede reclamar directamente a la aseguradora en calidad de beneficiario conforme al Articulo 1133 del Codigo de Comercio. La prueba del estado de los bienes al momento de la entrega mediante acta de inventario y fotografias es fundamental para cuantificar perjuicios.
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