Declaração de Débitos Tributários — Brasil

A Declaração de Débitos Tributários é a peça ou requerimento apresentado no Brasil com base na CTN Art. 150.

A declaração voluntária de débitos tributários é juridicamente relevante no sistema tributário brasileiro por diversas razões. Primeiramente, tributos sujeitos a lançamento por homologação (como o IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, IOF e contribuições previdenciárias ao INSS) são considerados definitivamente constituídos pelo próprio ato da declaração do contribuinte — a entrega da DCTF, da ECF ou do PGDAS com apuração de saldo devedor não pago constitui o crédito tributário, habilitando a RFB a inscrevê-lo imediatamente na Dívida Ativa da União sem necessidade de procedimento de lançamento de ofício (STJ — REsp 1.080.718; Súmula 436 do STJ: 'A entrega de declaração pelo contribuinte reconhecendo débito fiscal constitui o crédito tributário, dispensada qualquer outra providência por parte do Fazenda Nacional'). Segundo, a omissão ou prestação de declaração falsa pode constituir crime contra a ordem tributária (Lei 8.137/1990, Art. 1°, I, II e III).

No contexto de due diligence para aquisição de empresas, fusões e incorporações societárias, a Declaração de Débitos Tributários é um dos documentos centrais da análise de passivo tributário do target. Advogados e contadores especializados em due diligence fiscal analisam as obrigações acessórias entregues, os autos de infração em discussão, as execuções fiscais em andamento na Justiça Federal (pesquisadas pelo CNPJ no portal do Tribunal Regional Federal competente), os débitos parcelados (verificados nos portais RFB e PGFN) e as contingências fiscais estimadas conforme o Pronunciamento Técnico CPC 25 (Provisões, Passivos Contingentes e Ativos Contingentes), que classifica as contingências em provável, possível ou remota conforme a avaliação dos advogados responsáveis pela discussão.

Para fins de inventário (judicial e extrajudicial) e partilha de bens, o espólio deve identificar e declarar todos os débitos tributários do falecido e da herança antes da expedição do formal de partilha, incluindo IRPF sobre rendimentos não declarados, IRPF sobre ganhos de capital em vendas de imóveis e participações societárias, débitos de IPTU e IPVA, e o ITCMD estadual sobre a transmissão hereditária. A Declaração de Débitos Tributários formaliza esse levantamento e serve como base para o recolhimento dos tributos devidos e para a regularização fiscal do espólio perante a RFB, as SEFAZs estaduais e as Prefeituras Municipais.

A declaração também é utilizada em processos de recuperação judicial (Lei 11.101/2005) e falência — o devedor em recuperação judicial deve apresentar ao administrador judicial e ao Comitê de Credores demonstrativo dos débitos tributários federais, estaduais e municipais como parte do plano de recuperação, permitindo que os credores tributários apresentem suas habilitações de crédito dentro do prazo legal.

A Declaração de Débitos Tributários no Brasil é necessária ou recomendada em diversas situações que exigem a identificação formal e sistematizada dos débitos tributários de pessoa física ou jurídica, especialmente em operações de alto impacto financeiro e jurídico.

A primeira situação é a due diligence tributária em fusões, aquisições e incorporações societárias. Na compra de empresa ou participação societária, o adquirente contrata advogados tributaristas e contadores para realizar levantamento exaustivo do passivo tributário do target — débitos tributários federais (RFB e PGFN), estaduais (SEFAZs) e municipais (Prefeituras), autos de infração em discussão administrativa (perante o CARF — Conselho Administrativo de Recursos Fiscais e os TRTs estaduais), execuções fiscais em andamento na Justiça Federal e nas Varas de Fazenda Pública estaduais e municipais, e contingências tributárias estimadas. A Declaração de Débitos Tributários formaliza o resultado desse levantamento e é base para a negociação de ajuste de preço (earnout, escrow account, indemnification clause) no contrato de compra e venda de quotas ou ações.

A segunda situação é o inventário e a regularização tributária do espólio. O espólio (conjunto dos bens, direitos e obrigações do falecido) é responsável pelo pagamento de todos os débitos tributários do falecido existentes na data do óbito e dos que se constituírem durante o processo de inventário, incluindo IRPF sobre rendimentos recebidos pelo espólio (como aluguéis e dividendos de participações societárias), ganho de capital na venda de bens do espólio, ITCMD sobre a transmissão hereditária dos bens (tributo estadual) e IPTU dos imóveis do espólio. A Declaração de Débitos Tributários do espólio é instrumento de organização desses passivos para fins de pagamento ou parcelamento antes da expedição do formal de partilha.

A terceira hipótese é a regularização tributária voluntária prévia ao ingresso em programas de parcelamento ou Transação Tributária. Antes de aderir ao parcelamento ordinário da Lei 10.522/2002 ou à Transação Tributária da Lei 13.988/2020, o contribuinte deve mapear todos os débitos a serem incluídos no acordo — tributos apurados e não pagos, débitos de obrigações acessórias entregues com saldo devedor (DCTF, ECF, PGDAS, EFD-Contribuições), e passivos identificados em auditoria interna. A Declaração de Débitos Tributários formaliza esse mapeamento e serve de base para a decisão sobre quais débitos incluir no parcelamento e quais contestar administrativamente.

A quarta situação é a preparação para processos administrativos fiscais. Quando o contribuinte recebe auto de infração da RFB, da SEFAZ estadual ou da Prefeitura Municipal e precisa avaliar se paga, parcela ou contesta o débito autuado, a Declaração de Débitos Tributários sistematiza o passivo total — autuações em discussão, débitos já constituídos e pagos, contingências e probabilidade de êxito em cada discussão conforme a jurisprudência do CARF, do TRF competente e do STJ/STF. Essa sistematização é a base da estratégia tributária do contribuinte.

A quinta hipótese é a organização tributária pessoal para pessoas físicas de alta renda. Contribuintes com múltiplas fontes de renda (salários de múltiplos empregadores, rendimentos de aluguéis, ganhos de capital em operações de renda variável na B3 — Bolsa de Valores de São Paulo, dividendos de participações societárias no exterior — Resolução BCB 20/2022, renda de atividade rural — IN RFB 1.213/2011) devem declarar e organizar todos os débitos potenciais antes da entrega da DIRPF anual para evitar cair na 'malha fina' da RFB e ter débitos de IRPF lançados de ofício com multa de 75% (Art. 44, Lei 9.430/1996).

A sexta situação é a regularização de passivo tributário para IPO (Oferta Pública Inicial de Ações) ou emissão de debêntures. Empresas que pretendem acessar o mercado de capitais (B3, Bolsa do Brasil) devem apresentar ao BACEN (Banco Central do Brasil) e à CVM (Comissão de Valores Mobiliários) demonstrações financeiras auditadas com notas explicativas sobre contingências tributárias, conforme a IN CVM 480/2009 (substituída pela Resolução CVM 80/2022). A Declaração de Débitos Tributários é a base para a preparação dessas notas explicativas pelos auditores independentes.

Uma Declaração de Débitos Tributários corretamente elaborada no Brasil deve conter os seguintes elementos essenciais para que seja juridicamente válida e cumpra seu propósito de transparência fiscal.

Identificação Completa do Declarante: Nome completo ou razão social, CPF ou CNPJ, domicílio fiscal, atividade econômica principal (CNAE — Classificação Nacional de Atividades Econômicas para pessoa jurídica; tipo de renda principal para pessoa física), regime tributário da empresa (Lucro Real, Lucro Presumido, SIMPLES Nacional ou MEI), e qualificação do responsável pela declaração — contador responsável (com CRC — Conselho Regional de Contabilidade) ou advogado tributarista (com OAB — Ordem dos Advogados do Brasil) quando a declaração for elaborada por profissional habilitado.

Debitos com Exigibilidade Plena: Lista detalhada de todos os débitos tributários constituídos e exigíveis no momento da declaração — identificando o tributo (código de receita RFB, denominação e exercício), o valor do principal, a multa de mora (20% após 30 dias), os juros SELIC calculados até a data da declaração, e a situação (em cobrança administrativa na RFB, inscrito na DAU pela PGFN, em execução fiscal na Justiça Federal, parcelado). Para débitos de exercícios anteriores não declarados, informar a competência, o tributo, o valor estimado e o motivo pelo qual não foram declarados nas obrigações acessórias correspondentes.

Debitos em Discussão Administrativa: Identificação de todos os autos de infração lavrados pela RFB ou pelas autoridades fiscais estaduais e municipais que estejam sendo contestados perante o CARF (Conselho Administrativo de Recursos Fiscais), os TRTs estaduais (Tribunais Regionais Tributários) ou os TITs municipais (Tribunais de Impostos e Taxas), com: número do processo administrativo fiscal (PAF), tributo autuado, competência, valor da autuação, fase processual atual e avaliação de risco (provável, possível ou remoto) conforme o Pronunciamento CPC 25.

Parcelamentos Ativos: Identificação de todos os parcelamentos de tributos federais, estaduais e municipais em andamento, com: órgão credor (RFB, PGFN, SEFAZ, Prefeitura), modalidade do parcelamento (ordinário — Lei 10.522/2002; PERT — Lei 13.496/2017; Transação Tributária — Lei 13.988/2020; parcelamento estadual; parcelamento municipal), número de protocolo ou processo do parcelamento, número de parcelas totais e pagas, saldo devedor atualizado e situação (ativo, rescindido, quitado).

Créditos Tributários e Saldos Negativos: Identificação de créditos tributários apurados pelo contribuinte — saldo negativo de IRPJ e CSLL apurado na ECF (valores a restituir ou a compensar com tributos futuros), saldo credor de PIS/COFINS não cumulativo apurado no EFD-Contribuições, créditos de ICMS não aproveitados registrados no SPED Fiscal EFD ICMS/IPI. Os créditos tributários podem ser utilizados como forma de pagamento em programas de Transação Tributária ou compensados com débitos vencidos nos termos do Art. 74 da Lei 9.430/1996.

Contingências Fiscais Estimadas: Estimativa de valores correspondentes a contingências fiscais — passivos tributários prováveis não constituídos na contabilidade, mas com probabilidade de exigibilidade futura baseada em autuações em análise, teses tributárias desfavoráveis em discussão, ou planejamentos tributários em risco de ser desconsiderados pela RFB. A classificação como provável, possível ou remota segue o Pronunciamento CPC 25 e influencia diretamente a exigência de provisão contábil nas demonstrações financeiras auditadas.

Declaração de Responsabilidade: Afirmação expressa do declarante de que as informações prestadas são verdadeiras, completas e atualizadas até a data da declaração, com ciência de que a prestação de informações falsas pode configurar crime tributário (Lei 8.137/1990) e responsabilidade civil pelos prejuízos causados ao credor ou adquirente que confiar na declaração. O forms-legal.com disponibiliza este modelo como instrumento de organização tributária — recomenda-se a elaboração da declaração por contador registrado no CRC ou por advogado tributarista membro da OAB, com base nas obrigações acessórias entregues e nos documentos fiscais arquivados.

Assinatura, Data e Identificação do Profissional: Data de emissão, cidade e estado, assinatura do declarante e do profissional responsável pela elaboração (contador ou advogado) com seu número de registro profissional. Para declarações destinadas a processos de M&A ou IPO, é recomendável a chancela de empresa de auditoria independente registrada na CVM (B3, Deloitte, PwC, KPMG, EY ou equivalente) para conferir maior credibilidade ao documento.

O preenchimento da Declaração de Débitos Tributários no Brasil requer a compilação sistemática das informações tributárias do declarante a partir de suas obrigações acessórias e dos registros contábeis, em conformidade com o Art. 113 do CTN (Lei 5.172/1966), que regula as obrigações acessórias, e o Art. 150 do CTN, que rege o lançamento por homologação.

Passo 1 — Compilação das Obrigações Acessórias: Reúna todas as obrigações acessórias entregues no período declarado — DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais — mensal para pessoa jurídica, nos termos da IN RFB 2.005/2021 e Art. 5° da MP 2.158-35/2001), ECF (Escrituração Contábil Fiscal — anual para IRPJ/CSLL, conforme IN RFB 2.004/2021), EFD-Contribuições (mensal para PIS/COFINS não cumulativo, conforme IN RFB 1.252/2012), SPED Fiscal EFD ICMS/IPI (mensal para ICMS/IPI, regulado pelo Decreto 6.022/2007), DIRPF (anual para pessoa física, com base no Art. 1° da Lei 7.713/1988), PGDAS (mensal para Simples Nacional — LC 123/2006, Art. 18) e GIA (mensal para ICMS estadual). As obrigações acessórias são a principal fonte de informação sobre débitos declarados pelo contribuinte.

Passo 2 — Consulta ao Extrato da RFB e PGFN: Acesse o portal e-CAC da Receita Federal do Brasil (receita.economia.gov.br) com o CPF/CNPJ e certificado digital ICP-Brasil e consulte a Situação Fiscal completa — débitos em cobrança administrativa, parcelamentos ativos (regulados pelo Art. 10 da Lei 10.522/2002), compensações pendentes (Art. 74 da Lei 9.430/1996) e créditos tributários. Em seguida, acesse o portal Regularize da PGFN (regularize.pgfn.gov.br) e consulte os débitos inscritos na Dívida Ativa da União (Art. 39 da Lei 4.320/1964 e Art. 2° da Lei 6.830/1980) e as execuções fiscais em andamento.

Passo 3 — Verificação das Execuções Fiscais: Pesquise o CNPJ ou CPF nos portais dos Tribunais Regionais Federais (TRFs) competentes para verificar execuções fiscais ajuizadas pela PGFN e pela RFB na Justiça Federal — TRF1 (Brasília, Norte e Centro-Oeste), TRF2 (Rio de Janeiro — RJ e ES), TRF3 (São Paulo — SP e MS), TRF4 (Porto Alegre — RS, SC e PR), TRF5 (Recife — AL, BA, CE, PB, PE e SE), TRF6 (Minas Gerais). O Art. 1° da Lei 6.830/1980 (LEF) regula as execuções fiscais na Justiça Federal.

Passo 4 — Levantamento das Autuações em Discussão: Consulte o portal e-CAC da RFB na aba e-Processo para verificar os autos de infração lavrados pela RFB (Art. 149 do CTN — lançamento de ofício) e a situação dos recursos administrativos. Para autos no CARF (Conselho Administrativo de Recursos Fiscais), consulte carf.fazenda.gov.br. Identifique todos os processos em andamento na DRJ, no CARF ou na Câmara Superior de Recursos Fiscais (CSRF).

Passo 5 — Análise de Contingências conforme CPC 25: Classifique as contingências conforme o Pronunciamento CPC 25 (Resolução CFC 1.180/2009) — provável (mais de 50% de chance de desfecho desfavorável, exige provisão contábil), possível (entre 25% e 50%) ou remota (menos de 25%). A classificação deve ser feita pelos advogados tributaristas responsáveis pela defesa dos processos.

Passo 6 — Preenchimento da Declaração: Organize as informações em seções claras — débitos exigíveis, parcelamentos ativos, créditos tributários (compensáveis nos termos do Art. 74 da Lei 9.430/1996 e Art. 170 do CTN), discussões administrativas e judiciais, e contingências estimadas. Para cada débito, informe o tributo, a competência, o valor original, os acréscimos (multa de mora — Art. 61 da Lei 9.430/1996 — e juros SELIC) e a situação atual.

Passo 7 — Revisão por Profissional Habilitado: A Declaração de Débitos Tributários deve ser revisada e assinada por contador registrado no CRC (Lei 9.295/1996, Art. 12) ou por advogado tributarista membro da OAB (Lei 8.906/1994, Art. 1°) antes de ser entregue a terceiros.

Passo 8 — Preservação da Documentação de Suporte: Todos os documentos que embasam a declaração devem ser arquivados por pelo menos cinco anos, em conformidade com o prazo decadencial (CTN, Art. 173) e prescricional (CTN, Art. 174). Em processos de M&A, a documentação de suporte deve ser mantida pelo período de garantia contratual previsto no contrato de compra e venda.

A Declaração de Débitos Tributários está sujeita a requisitos legais do Código Tributário Nacional, da legislação das obrigações acessórias e das normas de responsabilidade tributária do declarante no sistema tributário brasileiro.

Lançamento por Homologação: O Art. 150 do CTN regula o lançamento por homologação — modalidade em que o contribuinte apura e paga o tributo independentemente de ação prévia da autoridade fiscal. A declaração espontânea do débito (pela DCTF, ECF, PGDAS etc.) constitui o crédito tributário imediatamente (Súmula 436 do STJ), dispensando qualquer ato administrativo adicional pela RFB para a cobrança do tributo declarado e não pago. O prazo para a RFB homologar expressamente o lançamento é de cinco anos contados da data do fato gerador (CTN, Art. 150, § 4°) — após esse prazo, a homologação é tácita e o fisco não pode mais lançar de ofício por erros na apuração.

Obrigações Acessórias: O Art. 113, § 2°, do CTN prevê que a obrigação tributária acessória tem por objeto as prestações positivas ou negativas previstas no interesse da arrecadação ou da fiscalização tributária. As obrigações acessórias federais são regulamentadas por Instruções Normativas da RFB — DCTF (IN RFB 2.005/2021), ECF (IN RFB 2.004/2021), EFD-Contribuições (IN RFB 1.252/2012), SPED (Decreto 6.022/2007 e IN RFB específicas). O descumprimento das obrigações acessórias sujeita o contribuinte a multas automáticas fixadas por lei (DCTF não entregue: R$ 500 por mês de atraso — Art. 7° da MP 2.158-35/2001) e pode resultar em lançamento de ofício dos tributos correspondentes com multa de 75%.

Responsabilidade por Declaração Falsa: A prestação de declaração falsa ou fraudulenta à autoridade fiscal pode configurar crime contra a ordem tributária nos termos do Art. 1°, incisos I a IV, da Lei 8.137/1990, com penas de reclusão de 2 a 5 anos, ou crime de sonegação fiscal (Art. 2° da mesma lei, com penas de detenção de 6 meses a 2 anos). A declaração falsa em documento que produz efeitos perante terceiros (due diligence, inventário, recuperação judicial) pode também configurar estelionato (CP, Art. 171) e responsabilidade civil por perdas e danos causados ao credor ou adquirente que confiou na declaração.

Prescrição e Decadência: A Declaração de Débitos Tributários deve cobrir pelo menos os últimos cinco anos de competências tributárias — o prazo decadencial para o fisco constituir o crédito tributário por lançamento de ofício é de cinco anos (CTN, Art. 173, I) e o prazo prescricional para cobrança de crédito já constituído é de cinco anos (CTN, Art. 174). Débitos anteriores ao prazo de cinco anos já extintos pela prescrição ou decadência podem ser excluídos da declaração, mas é recomendável identificá-los como 'extintos pela prescrição' para transparência.

Evitar erros na elaboração da Declaração de Débitos Tributários no Brasil é fundamental para garantir a precisão das informações prestadas e prevenir responsabilidades legais do declarante, nos termos do Art. 150 do CTN e da Lei 8.137/1990.

Erro 1 — Omitir débitos declarados em obrigações acessórias e não pagos: Muitos contribuintes confundem débito não pago com débito não existente. Um débito de IRPJ declarado na ECF com saldo devedor e não pago existe juridicamente — está constituído pela própria declaração do contribuinte (Súmula 436 do STJ). A Súmula confirma o Art. 150, parágrafo 1°, do CTN: o pagamento antecipado extingue o crédito sob condição resolutória de homologação. Omitir esses débitos configura declaração falsa e expõe o declarante a responsabilidade civil e criminal.

Erro 2 — Não verificar débitos previdenciários junto à RFB: Desde 2007 (Lei 11.457/2007, Art. 2°), as contribuições previdenciárias patronais ao INSS são administradas pela RFB e não pelo INSS diretamente. Muitos contribuintes esquecem de verificar no portal e-CAC da RFB os débitos de INSS patronal e contribuições ao FGTS. A omissão desses débitos pode gerar responsabilidade pessoal dos administradores nos termos do Art. 135 do CTN.

Erro 3 — Não classificar corretamente as contingências tributárias conforme o CPC 25: Declarar todos os débitos em discussão como possíveis (sem exigência de provisão contábil) para evitar o reconhecimento do passivo nas demonstrações financeiras pode configurar manipulação de demonstrações contábeis. A classificação deve ser fundamentada na avaliação jurídica dos advogados responsáveis, conforme os critérios do Pronunciamento CPC 25 (Resolução CFC 1.180/2009).

Erro 4 — Ignorar tributos estaduais e municipais na due diligence: Processos de due diligence tributária frequentemente subestimam o passivo estadual (ICMS — Art. 155, II, da CF/1988; IPVA — Art. 155, III, da CF/1988; ITCMD — Art. 155, I, da CF/1988) e municipal (ISS — Art. 156, III, da CF/1988 e LC 116/2003, Art. 1°; IPTU — Art. 156, I, da CF/1988). Em empresas com grande volume de operações sujeitas ao ICMS, o passivo estadual pode superar o federal.

Erro 5 — Não atualizar a declaração antes da utilização: A situação fiscal do contribuinte muda mensalmente. Em processos de M&A, a declaração deve ser atualizada imediatamente antes do fechamento do negócio (closing), com os dados mais recentes do e-CAC da RFB e do portal Regularize da PGFN, para refletir a situação fiscal na data de transferência das participações societárias (conforme o Art. 133 do CTN sobre responsabilidade do adquirente).

Erro 6 — Elaborar a declaração sem profissional habilitado: A complexidade do sistema tributário brasileiro — com mais de 90 tributos e mais de 3.000 normas tributárias editadas por ano segundo o IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação) — exige que a Declaração de Débitos Tributários seja elaborada por contador com registro ativo no CRC (Lei 9.295/1996, Art. 12) ou por advogado tributarista com registro na OAB (Lei 8.906/1994, Art. 3°), que possam ser responsabilizados profissionalmente pela exatidão das informações prestadas.