Relatório de Despesas de Viagem de Trabalho — Brasil

O Relatório de Despesas de Viagem de Trabalho é o documento trabalhista utilizado no Brasil com base na CLT Art. 457 §2.

A natureza jurídica não salarial do reembolso de despesas de viagem está fundamentada no §2° do Art. 457 da CLT (com redação da Lei 13.467/2017) e na jurisprudência do Tribunal Superior do Trabalho (TST), que diferencia: (a) reembolso de despesas — valores pagos ao empregado para cobrir gastos efetivamente comprovados em benefício da empresa, que não integram o salário; e (b) diárias para viagem — valores pagos ao empregado para cobrir despesas de deslocamento a serviço, que não integram o salário quando não excedente a 50% do salário percebido pelo empregado (Súmula 101 do TST). Valores pagos a título de diárias que excedam 50% do salário podem ser considerados salário pelo TST, com reflexos em FGTS (Lei 8.036/1990), INSS (Lei 8.212/1991), 13° salário e férias.

Do ponto de vista fiscal, o Regulamento do Imposto de Renda (RIR 2018 — Decreto 9.580/2018) estabelece que as despesas de viagem comprovadas por documentos fiscais idôneos (Notas Fiscais, NFC-e, recibos com CPF/CNPJ) são dedutíveis para a pessoa jurídica empregadora como despesas operacionais, desde que relacionadas à atividade da empresa. Reembolsos realizados sem comprovação documental adequada podem ser questionados pela Receita Federal do Brasil (RFB) como rendimento tributável do empregado, sujeito ao IRRF, ou como despesa não dedutível para a empresa.

O eSocial (Decreto 8.373/2014) exige que os valores pagos ao empregado a título de diárias de viagem sejam informados no evento S-1200 (remuneração) com a rubrica de natureza adequada — natureza 1501 (diárias de viagem até 50% do salário) para valores não salariais, ou natureza 1000 (remuneração — incidência plena) para diárias habituais que excedam 50% do salário. O Relatório de Despesas serve como o controle interno que suporta o correto lançamento dessas rubricas no eSocial e a dedutibilidade fiscal das despesas para a empresa. Empresas com folha mensal superior a R$ 78.000,00 que tiveram suas obrigações migradas ao eSocial desde 2018 (conforme os cronogramas do Comitê Gestor do eSocial — grupos 1, 2 e 3) devem garantir a consistência entre os Relatórios de Despesas aprovados internamente e as rubricas informadas no eSocial, pois o cruzamento de dados entre a Receita Federal do Brasil (RFB) e a Caixa Econômica Federal (CEF) identifica divergências que podem resultar em notificação fiscal.

A Lei 6.321/1976 (PAT — Programa de Alimentação do Trabalhador) e as portarias do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) complementam o arcabouço legal ao permitir que despesas com alimentação durante viagem de trabalho sejam tratadas de forma fiscalmente favorável, desde que dentro de limites estabelecidos pela Instrução Normativa RFB nº 1.700/2017. O Programa de Alimentação do Trabalhador não cobre despesas de viagem além da alimentação habitual, mas o relatório de despesas deve distinguir a alimentação de viagem da alimentação cotidiana coberta pelo PAT, para evitar questionamentos da Receita Federal do Brasil durante auditorias fiscais da pessoa jurídica.

O Relatório de Despesas de Viagem de Trabalho é necessário nas seguintes situações do ambiente corporativo brasileiro.

Viagens Nacionais a Trabalho: Toda viagem realizada pelo empregado em serviço da empresa dentro do território brasileiro, que envolva deslocamento para cidade diferente da sede de trabalho habitual, com pernoite ou com duração superior ao turno normal de trabalho. O relatório consolida as despesas de: passagem aérea ou rodoviária (Latam, Gol, Azul, ou empresas rodoviárias como Comfortbus, Buser); hospedagem (hotéis, pousadas, plataformas como Booking.com); alimentação (refeições não cobertas pelo vale-refeição/alimentação habitual); e outros gastos necessários (táxi, Uber, 99 para deslocamentos locais; estacionamento; pedágios).

Viagens Internacionais a Trabalho: Deslocamentos ao exterior a serviço da empresa, que envolvem despesas em moeda estrangeira sujeitas à conversão pela taxa de câmbio do Banco Central do Brasil (BCB) na data do pagamento (PTAX ou câmbio comercial). O relatório deve identificar claramente a moeda de cada despesa e o câmbio aplicado para conversão em reais, com as respectivas taxas de conversão e documentos fiscais estrangeiros. O Regulamento do Imposto de Renda (RIR 2018, Art. 407) permite a dedutibilidade de despesas incorridas no exterior quando relacionadas à atividade da empresa.

Prestação de Contas de Adiantamento: Quando o empregado recebe adiantamento de valores para cobrir despesas da viagem antes de realizá-la, o relatório serve para prestar contas dos gastos efetivos — comprovando a utilização correta do adiantamento, devolvendo eventuais saldos não utilizados e solicitando reembolso adicional se os gastos excederam o adiantamento. O prazo padrão de mercado para prestação de contas é de 5 a 10 dias úteis após o retorno da viagem.

Viagens Recorrentes de Equipes de Campo ou Vendas: Para profissionais que realizam viagens frequentes (representantes comerciais, técnicos de campo, consultores de implementação), o relatório mensal consolida todas as viagens do período, simplificando o processo de aprovação e reembolso. O relatório mensal facilita também o controle de custos por centro de custo, projeto ou cliente.

O relatório NÃO é necessário para: despesas cobertas por cartão corporativo com fatura direta à empresa (sem necessidade de reembolso); despesas de combustível ou pedagio cobertas por vale-combustível fornecido pela empresa; e refeições cobertas pelo vale-refeição/alimentação habitual do empregado, salvo excedentes em viagem.

Um Relatório de Despesas de Viagem de Trabalho completo e fiscalmente adequado no Brasil deve conter os seguintes elementos essenciais.

Identificação da Viagem: Nome do empregado, matrícula no eSocial, cargo, departamento e centro de custo; destino(s) da viagem, data de partida e data de retorno; objetivo/finalidade da viagem (ex.: "visita a cliente [nome], negociação de contrato", "treinamento técnico [produto] em [cidade]", "congresso/evento [nome] em [cidade]"); nome do aprovador/gestor responsável e da área requisitante.

Detalhamento das Despesas por Categoria: Cada despesa deve ser registrada individualmente com: (a) data; (b) tipo de despesa (passagem aérea, hospedagem, alimentação, transporte local, pedágio, estacionamento, outros); (c) fornecedor/prestador (nome e CNPJ); (d) número do documento fiscal (NF-e, NFC-e, cupom fiscal, recibo — para despesas no exterior, o documento equivalente local); (e) valor em reais (ou moeda estrangeira com conversão para reais); (f) centro de custo ou código de projeto para rateio. O forms-legal.com disponibiliza este modelo padronizado; recomenda-se a anexação dos documentos fiscais originais ou cópias digitais autenticadas.

Documentação Comprobatória (Comprovantes Fiscais): Para cada despesa, deve-se anexar o comprovante fiscal correspondente: Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) ou Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) para hospedagem; NFC-e, Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) ou nota do restaurante com CNPJ para alimentação; bilhetes aéreos ou rodoviários (e-ticket ou bilhete físico) para passagens; recibos com CNPJ ou CPF para serviços de transporte local. A RFB, em fiscalizações do IRPF e do IRPJ, aceita como prova de despesa apenas documentos fiscais idôneos — recibos informais ou extratos de cartão sem NF são insuficientes para dedutibilidade fiscal.

Cálculo do Total e do Saldo: Soma total das despesas comprovadas; valor do adiantamento eventualmente recebido antes da viagem; saldo a reembolsar ao empregado (despesas > adiantamento) ou a restituir à empresa (adiantamento > despesas). O relatório deve ser matematicamente preciso e totalmente verificável.

Declaração de Veracidade e Assinatura: O empregado assina declarando que todas as despesas foram realizadas exclusivamente a serviço da empresa, que os documentos fiscais são autênticos e que eventuais saldos de adiantamento foram ou serão devolvidos. Assinatura do gestor aprovador e carimbo/assinatura do setor de Contas a Pagar ou Financeiro com a data de aprovação do reembolso.

Controle de Centros de Custo e Projetos: Nas empresas com estrutura de centros de custo ou gestão por projetos, cada despesa do relatório deve ser alocada ao código de centro de custo ou código de projeto correspondente. Essa alocação é necessária para que o setor financeiro lance as despesas corretamente no sistema ERP (SAP, TOTVS Protheus, Oracle Fusion ou sistema próprio) e para que a contabilidade da empresa apure o custo real de cada projeto ou departamento. A Resolução CFC nº 1.374/2011 (Normas Brasileiras de Contabilidade — NBC TG) exige que as despesas operacionais sejam atribuídas às unidades que as originaram para fins de demonstrações financeiras auditáveis. Em empresas com auditoria externa pela PricewaterhouseCoopers (PwC), Deloitte, KPMG, EY ou Grant Thornton, a rastreabilidade das despesas de viagem até o centro de custo e o comprovante fiscal é verificada sistematicamente durante os trabalhos de auditoria das contas a pagar. A Norma Brasileira de Contabilidade NBC TG 20 (Custos de Empréstimos) e o Pronunciamento CPC 17 (Contratos de Construção) exigem, para empresas de construção civil e engenharia, o detalhamento das despesas de deslocamento por obra ou contrato — o Relatório de Despesas é o instrumento que alimenta esse rateio contábil. O Conselho Federal de Contabilidade (CFC), por meio das Normas Brasileiras de Contabilidade, orienta que os relatórios de despesas sejam arquivados junto com os respectivos comprovantes fiscais como parte do arquivo contábil digital da empresa, exigido pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED — Decreto 6.022/2007).

Para preencher corretamente o Relatório de Despesas de Viagem de Trabalho no Brasil, siga estas orientações práticas conforme o Art. 457, §2° da CLT e as exigências da RFB.

Passo 1 — Reúna os Comprovantes durante a Viagem: Durante a viagem, guarde todos os documentos fiscais (NF-e, NFC-e, cupons fiscais, bilhetes) organizados por data. Para despesas em estabelecimentos que não emitem NF automaticamente (restaurantes informais, táxi), solicite o recibo com CPF ou CNPJ do prestador. Fotografe os recibos físicos para backup digital imediato.

Passo 2 — Preencha os Dados da Viagem: Informe nome, matrícula, cargo e departamento; destino(s) completo(s); datas de partida e retorno; objetivo da viagem com informações suficientes para justificar as despesas perante a RFB (ex.: "visita técnica a cliente XYZ para implementação do sistema ABC, São Paulo — SP"). O objetivo deve ser específico e verificável.

Passo 3 — Registre Cada Despesa na Tabela: Para cada gasto, preencha todos os campos: data, tipo de despesa, fornecedor com CNPJ, número do documento fiscal, valor. Agrupe por categoria (transporte, hospedagem, alimentação, outros) para facilitar a análise de custos. Para despesas no exterior, informe a moeda original e o câmbio aplicado (PTAX do BCB na data da despesa).

Passo 4 — Calcule o Total e o Saldo: Some todas as despesas aprovadas, subtraia o adiantamento recebido e determine o saldo. Se houver saldo a restituir à empresa, inclua o prazo e a forma de devolução (desconto em folha no próximo mês, transferência bancária, etc.).

Passo 5 — Assine e Entregue com os Comprovantes: Assine o relatório, anexe todos os documentos fiscais originais (ou PDFs das NF-e/NFC-e) e entregue ao gestor para aprovação dentro do prazo definido pela política de viagens da empresa (geralmente até 5 dias úteis após o retorno). Após aprovação pelo gestor, o setor financeiro processa o reembolso na próxima folha de pagamento ou em transferência bancária separada, conforme a política interna.

Passo 6 — Guarde o Relatório por 5 Anos: O prazo prescricional tributário (Código Tributário Nacional — CTN, Art. 173) e o prazo de guarda de documentos trabalhistas exigem que os relatórios de despesas e seus comprovantes fiscais sejam arquivados por no mínimo 5 anos. Empresas sujeitas à auditoria externa ou com contrato com a administração pública devem observar prazos ainda maiores, conforme exigência contratual ou edital de licitação (Lei 8.666/1993 ou Lei 14.133/2021 — Nova Lei de Licitações). A digitalização dos relatórios e comprovantes fiscais em PDF/A, com certificação de autenticidade digital, é aceita pela Receita Federal do Brasil (Instrução Normativa RFB nº 1.782/2018) como meio de arquivamento fiscal substitutivo do papel.

O Relatório de Despesas de Viagem de Trabalho no Brasil está sujeito aos seguintes requisitos legais, tributários e trabalhistas.

Natureza Não Salarial (CLT Art. 457, §2°): O §2° do Art. 457 da CLT (com redação da Lei 13.467/2017) determina que as ajudas de custo, os auxílios para moradia, as despesas de viagem, as refeições e os diárias para viagem não integram a remuneração do empregado. O TST (Súmula 101) esclarece que diárias para viagem não integram o salário quando o valor não exceder 50% do salário do empregado. Valores de diárias que excedam esse limite têm natureza salarial e incidência de INSS, FGTS, 13° salário e férias.

Dedutibilidade Fiscal (RIR 2018 — Decreto 9.580/2018): O Art. 311 do RIR 2018 permite a dedução de despesas operacionais necessárias à atividade da empresa, incluindo despesas de viagem com documentação fiscal idônea. Despesas sem comprovação documental adequada são despesas não dedutíveis, com adição ao IRPJ e CSLL da empresa. Para o empregado, os reembolsos de despesas comprovadas não são renda tributável para fins do IRPF.

eSocial (Decreto 8.373/2014): Diárias para viagem devem ser informadas no evento S-1200 com rubrica de natureza 1501 (diárias não salariais — até 50% do salário) ou natureza 1000 (se excederem 50% do salário e tiverem natureza salarial). Reembolsos de despesas efetivamente comprovadas por NF podem ser lançados como rubrica de natureza não salarial (9999 — outras verbas não salariais) sem incidência de INSS e FGTS.

LGPD (Lei 13.709/2018): O relatório de despesas contém dados pessoais do empregado (nome, CPF, deslocamentos) que devem ser tratados em conformidade com a LGPD, com finalidade específica (gestão de reembolso de despesas), prazo de retenção definido (5 anos — prazo prescricional tributário/trabalhista) e acesso restrito ao RH e à área financeira.

Lei 6.321/1976 (PAT) e Portaria MTP nº 672/2021: Empresas participantes do Programa de Alimentação do Trabalhador devem distinguir, nos relatórios de despesas e nos lançamentos contábeis, as despesas de alimentação em viagem das despesas de alimentação cotidiana cobertas pelo PAT. A confusão entre as duas categorias pode resultar em glosa fiscal pelo auditor da Receita Federal durante fiscalização do IRPJ e da CSLL da empresa, comprometendo o benefício fiscal do PAT. A Portaria MTP nº 672/2021, que regulamentou o PAT após a Reforma Trabalhista, manteve a distinção entre as modalidades de alimentação para fins de dedutibilidade.

Os erros mais frequentes no Relatório de Despesas de Viagem de Trabalho geram questionamentos fiscais e trabalhistas.

Erro 1 — Despesas sem Comprovante Fiscal Idôneo: Incluir no relatório despesas sem Nota Fiscal ou com recibos informais sem CNPJ ou CPF do prestador. A RFB questiona despesas sem documentação fiscal durante auditorias do IRPJ e CSLL da empresa, e pode interpretar os reembolsos como rendimento tributável do empregado.

Erro 2 — Diárias Habituais que Excedem 50% do Salário: Pagar diárias para viagem que, pela habitualidade e pelo valor, excedam 50% do salário do empregado (Súmula 101 do TST). O TST considera o excedente de natureza salarial, gerando retroativo de FGTS (8%), INSS e reflexos em 13° salário e férias acumulados durante todo o período em que as diárias foram pagas acima do limite.

Erro 3 — Não Distinguir Reembolso de Diária: Confundir no eSocial o reembolso de despesas efetivamente comprovadas (rubrica não salarial) com o pagamento de diárias fixas (rubrica 1501 ou salarial). A distinção é essencial: despesas comprovadas por NF = não salarial; diárias fixas por dia de viagem sem comprovação = Súmula 101 do TST se exceder 50% do salário.

Erro 4 — Atraso na Prestação de Contas: Empregado que recebe adiantamento e não presta contas dentro do prazo da política interna da empresa. Adiantamentos não quitados podem ser descontados em folha (CLT Art. 462), mas exigem autorização formal do empregado se não houver previsão contratual prévia. O atraso crônico na prestação de contas pode ser enquadrado como indisciplina (CLT Art. 482, "e").

Erro 5 — Inclusão de Despesas Pessoais: Incluir no relatório despesas pessoais do empregado (alimentação de acompanhante, entretenimento pessoal, compras pessoais) como despesas de viagem a trabalho. Essa prática configura enriquecimento ilícito às custas da empresa e, se descoberta, pode fundamentar dispensa por justa causa (CLT Art. 482, alíneas "a" — improbidade, ou "c" — mau procedimento).