NIF (Tax ID) Request Portugal (Pedido de Atribuição de NIF)

O Pedido de Atribuição de NIF é o requerimento ou peça apresentado em Portugal ao abrigo de Decreto-Lei nº 14/2013, de 28 de Janeiro (Regime do NIF).

O Número de Identificação Fiscal (NIF) é o número de 9 dígitos que identifica de forma única cada contribuinte perante a AT e o sistema fiscal português. Para pessoas singulares de nacionalidade portuguesa, o NIF é automaticamente atribuído no ato do registo de nascimento e incorporado no Cartão de Cidadão emitido pelo Instituto dos Registos e do Notariado (IRN) ao abrigo do Decreto-Lei nº 7/2007 de 5 de Fevereiro. Para entidades coletivas portuguesas, o NIF coincide com o Número de Identificação de Pessoa Coletiva (NIPC) atribuído pelo Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC) aquando da constituição da entidade. O NIF serve como número único de identificação transversal a todos os impostos administrados pela AT — IRS, IRC, IVA, IMI, IMT, Imposto do Selo — e é exigido em todas as declarações fiscais, faturas, contratos e registos prediais e comerciais.

O NIF de cidadãos estrangeiros não residentes começa tipicamente pela sequência «2» seguida de 8 algarismos, o que permite identificar imediatamente que se trata de não residente. A partir do NIF, a AT pode determinar o domicílio fiscal do contribuinte — em Portugal, a morada do representante fiscal obrigatório para não residentes nos termos do artigo 19.º nº 6 da LGT. Para cidadãos de países terceiros (não UE/EEE) que solicitem o NIF sem se estabelecerem em Portugal, a nomeação de um representante fiscal com morada em Portugal é obrigatória nos termos do artigo 19.º nº 6 da LGT, condição que está regulada de forma autónoma pelo regime da Nomeação de Representante Fiscal em Portugal ao abrigo da LGT.

Os casos de utilização do NIF por não residentes são variados e crescentes. Cidadãos europeus e não europeus que adquirem imóvel em Portugal (com pagamento de IMT e registo predial), que abrem conta bancária em banco português (obrigação de identificação fiscal ao abrigo da Diretiva 2014/107/UE — CRS e da Diretiva 2018/822/UE — DAC6), que recebem rendimentos de fonte portuguesa (arrendamento, dividendos, juros, royalties sujeitos a retenção na fonte), que herdam bens situados em Portugal, ou que exercem atividade económica em Portugal como não estabelecidos necessitam de NIF para todas estas operações. A Diretiva de Poupança da UE e o Acordo FATCA com os Estados Unidos da América tornaram a identificação fiscal de não residentes um elemento obrigatório do sistema bancário e financeiro português, reforçando a importância do NIF como documento de identificação fiscal transfronteiriço.

O Pedido de Atribuição de NIF em Portugal torna-se necessário em todas as situações em que um cidadão estrangeiro ou uma entidade estrangeira pretende realizar em Portugal atos ou negócios jurídicos com relevância fiscal, e não possui ainda número de identificação fiscal português.

A compra de imóvel em Portugal por cidadão estrangeiro é o cenário mais frequente e mais imediato de necessidade de NIF. O notário ou advogado que outorga a escritura pública de compra e venda ou o Documento Particular Autenticado (DPA) exige obrigatoriamente o NIF de todas as partes intervenientes. Adicionalmente, o pagamento do Imposto Municipal sobre as Transmissões Onerosas de Imóveis (IMT) e do Imposto do Selo (0,8%) antes da escritura requer o NIF do comprador. O registo na Conservatória do Registo Predial exige igualmente o NIF de todos os titulares. Por isso, qualquer cidadão estrangeiro que pretenda adquirir imóvel em Portugal deve obter o NIF com antecedência mínima de uma semana relativamente à data prevista da escritura.

A abertura de conta bancária em instituição de crédito estabelecida em Portugal — para depósito de poupanças, para pagamento de despesas correntes ou como conta ordenado — está sujeita à identificação fiscal do titular ao abrigo das regras de combate ao branqueamento de capitais (Lei nº 83/2017 de 18 de Agosto) e de troca automática de informações (CRS). Cidadãos estrangeiros residentes ou não residentes em Portugal precisam de NIF para abrir conta bancária em qualquer banco português.

A obtenção de visto de residência D7 (rendimentos passivos), D2 (empreendedor/trabalhador independente), D8 (nómada digital) ou Autorização de Residência por Investimento (ex-Golden Visa, agora com rotas não imobiliárias nos termos da Lei nº 56/2023 de 6 de Outubro) implica a existência prévia de NIF, pois a maioria dos atos subjacentes ao pedido — compra de imóvel, investimento em fundo, abertura de conta —, exigem NIF antes do visto. O SEF — Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (atualmente AIMA — Agência para a Integração, Migrações e Asilo, nos termos do DL 31/2023 de 8 de Maio) exige igualmente o NIF nos processos de autorização de residência.

A receção de herança de bens situados em Portugal — imóvel, participações sociais em sociedade portuguesa, créditos sobre devedores portugueses — exige o NIF dos herdeiros estrangeiros para efeitos do Modelo 1 do Imposto do Selo (sucessões) que deve ser entregue à AT no prazo de 3 meses a contar do mês do óbito. A emissão de declaração de rendimentos em Portugal (arrendamentos, dividendos de sociedades portuguesas, mais-valias imobiliárias) exige igualmente NIF. Todos estes casos devem ser tratados com antecipação para evitar atrasos em processos com prazos fiscais perentórios.

O Pedido de Atribuição de NIF em Portugal deve conter os seguintes elementos para ser validamente processado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) e resultar na atribuição do número de 9 dígitos pelo Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC) ou pelos Serviços de Finanças competentes.

Identificação do requerente. Para pessoas singulares estrangeiras: nome completo conforme consta do passaporte ou documento de identificação do país de origem; data de nascimento; naturalidade e nacionalidade; número do documento de identificação (passaporte, cartão de identidade europeu ou título de residência); data de emissão e validade do documento de identificação; morada no país de residência com código postal; e endereço de correio eletrónico para comunicações da AT. Para entidades coletivas estrangeiras: denominação social completa, forma jurídica, país e lei de constituição, número de registo na autoridade de registo do país de origem, endereço da sede e representante legal com poderes de vinculação.

Morada em Portugal do representante fiscal. Para cidadãos de países terceiros (não UE/EEE/Suíça), o artigo 19.º nº 6 da LGT exige a designação de representante fiscal com domicílio fiscal em Portugal como condição para a atribuição do NIF. O representante fiscal é responsável pelo cumprimento das obrigações fiscais do não residente em Portugal — declarações de IRS, comunicação de alterações de morada — e pela receção de notificações da AT. A morada do representante fiscal é o domicílio fiscal do requerente em Portugal. A designação do representante fiscal pode ser feita simultaneamente com o pedido de NIF, através da Nomeação de Representante Fiscal prevista no artigo 19.º da LGT e no artigo 130.º do CIRS.

Documentos a apresentar. Para pessoas singulares estrangeiras: cópia autenticada do passaporte válido ou documento de identidade emitido por Estado da União Europeia, do Espaço Económico Europeu (EEE) ou da Suíça; procuração com reconhecimento presencial de assinatura ou apostilada para o caso de a pessoa não se deslocar presencialmente ao serviço de finanças; e declaração do representante fiscal aceitando o cargo (quando exigível). Para entidades coletivas estrangeiras: certidão de existência e boa situação legal emitida pela autoridade registral do país de constituição (com tradução juramentada e apostila da Convenção de Haia de 1961, se o documento for emitido em país não lusófono).

Forma de submissão. O Pedido de NIF pode ser apresentado: (a) presencialmente em qualquer Serviço de Finanças, Loja do Cidadão ou Loja da Empresa, pelo próprio requerente com o documento de identificação original; (b) por mandatário com procuração com reconhecimento presencial de assinatura; (c) online através do Portal das Finanças para cidadãos europeus com número de identificação de outro Estado-Membro da UE. O NIF é atribuído imediatamente no ato de apresentação quando o pedido é feito presencialmente sem irregularidades. A taxa de emissão é fixada por portaria ministerial.

A forms-legal.com disponibiliza este modelo de Pedido de Atribuição de NIF como guia de preparação para cidadãos estrangeiros que necessitam de número de identificação fiscal português. Dado que o processo pode exigir a presença física ou procuração específica, a consulta a advogado inscrito na Ordem dos Advogados ou solicitador inscrito na OSAE com experiência em transações internacionais é recomendada. Documentos relacionados disponíveis no catálogo: Nomeação de Representante Fiscal em Portugal e Procuração Fiscal.

O preenchimento do Pedido de Atribuição de NIF em Portugal exige a recolha prévia dos documentos de identificação do requerente e, quando aplicável, do seu representante fiscal, seguindo o procedimento previsto no Decreto-Lei nº 14/2013 de 28 de Janeiro e nas instruções da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).

Primeiro passo: determinar se é necessário representante fiscal. Para cidadãos de países membros da União Europeia (UE), do Espaço Económico Europeu (EEE — Noruega, Islândia, Liechtenstein) ou da Suíça, a designação de representante fiscal não é obrigatória desde a liberalização determinada pelo TJUE nos processos C-388/98 e C-269/00 — estes cidadãos podem obter NIF sem representante, apresentando a sua morada no país de origem. Para cidadãos de países terceiros, o artigo 19.º nº 6 da LGT exige representante fiscal com domicílio em Portugal, pelo que o pedido de NIF deve ser acompanhado ou precedido da Nomeação de Representante Fiscal.

Segundo passo: preparar os documentos de identificação. Reúna: passaporte válido com pelo menos 6 meses de validade; para cidadãos europeus, pode ser apresentado o Bilhete de Identidade ou Cartão Nacional de Identidade do Estado-Membro, desde que incluía o número de identificação nacional. Para entidades coletivas estrangeiras, reúna certidão de existência emitida pela autoridade registral do país de constituição emitida há menos de 6 meses, com apostila da Convenção da Apostilha de Haia de 1961 (Decreto-Lei nº 42/2011 de 25 de Março que aprova o modelo de apostilha português), e tradução juramentada para português se o documento estiver em língua não oficial da UE.

Terceiro passo: redigir e assinar o pedido. O formulário de pedido de NIF está disponível em qualquer Serviço de Finanças e na secção de formulários do Portal das Finanças. O requerente deve preencher todos os campos com dados correspondentes aos do documento de identificação apresentado. A assinatura deve ser a mesma que consta do documento de identificação. Para pedidos em nome de entidade coletiva, a assinatura deve ser de representante legal com poderes de vinculação confirmados na certidão de existência.

Quarto passo: apresentar o pedido. O pedido pode ser apresentado presencialmente em qualquer Serviço de Finanças de Portugal — o NIF é atribuído de imediato — ou enviado por correio registado com cópia autenticada dos documentos de identificação (com apostila se emitidos por autoridade de país terceiro). Para quem não se pode deslocar a Portugal, a apresentação por procurador com procuração apostilada ou por agente fiscal autorizado é a alternativa mais eficiente. Nos Espaços do Cidadão e nas Lojas do Cidadão geridos pela AMA — Agência para a Modernização Administrativa, também é possível solicitar o NIF.

Quinto passo: confirmar o NIF no Portal das Finanças. Após atribuição do NIF, confirme os seus dados no Portal das Finanças e atualize o domicílio fiscal se necessário. O acesso inicial ao Portal das Finanças para não residentes pode requerer o pedido de senha de acesso pelo correio ou pessoalmente no Serviço de Finanças. Com o NIF ativo, o contribuinte pode aceder a todos os serviços eletronicos da AT, incluindo a submissão de declarações de rendimentos, consulta de situação tributária e pedido de certidão de não dívida.

Os requisitos legais do Pedido de Atribuição de NIF em Portugal decorrem essencialmente do Decreto-Lei nº 14/2013 de 28 de Janeiro (regime geral do NIF), da Lei Geral Tributária (LGT, Decreto-Lei nº 398/98 de 17 de Dezembro), nomeadamente o seu artigo 19.º sobre o domicílio fiscal, e da Portaria nº 358/2013 de 13 de Dezembro que regulamenta o procedimento de atribuição.

Obrigatoriedade de NIF. O artigo 19.º nº 1 da LGT estabelece que o domicílio fiscal do sujeito passivo determina a competência das repartições de finanças e o endereço para notificações. O artigo 22.º da LGT impõe a exibição do NIF em todos os atos e contratos com relevância fiscal. O artigo 35.º-A do CIVA exige o NIF do adquirente de imóvel sujeito a IVA. O artigo 77.º-A do CIRS exige o NIF de todos os rendimentos reportados. A falta de NIF impede a realização de escrituras imobiliárias, registos prediais, aberturas de contas bancárias e operações de banca de investimento sujeitas à Diretiva CRS (Common Reporting Standard) transposta pelo Decreto-Lei nº 64/2016 de 11 de Outubro.

Representante fiscal obrigatório para não residentes de países terceiros. O artigo 19.º nº 6 da LGT estabelece que os não residentes que sejam sujeitos passivos de impostos em Portugal e que não tenham domicílio, residência ou estabelecimento estável em Portugal são obrigados a designar representante fiscal com domicílio em Portugal para efeitos de cumprimento das obrigações fiscais em Portugal. O representante fiscal tem responsabilidade solidária com o não residente pelo cumprimento das obrigações fiscais deste em Portugal, designadamente a entrega de declarações de rendimentos, a comunicação de alterações de domicílio à AT no prazo de 15 dias, e a receção de notificações da AT. O não residente que não designar representante fiscal fica sujeito à cominação prevista no artigo 127.º do CIRS e do artigo 130.º nº 2 do mesmo código.

Apostilha e autenticação de documentos estrangeiros. Para documentos de identificação emitidos por autoridades de países terceiros — passaportes, certidões de nascimento, certidões de registo comercial —, a sua utilização em Portugal para efeitos de atos jurídicos e administrativos requer apostila da Convenção da Apostilha de Haia de 1961 (para países signatários) ou legalização consular (para países não signatários), seguida de tradução juramentada para língua portuguesa quando o documento não esteja redigido em língua portuguesa. A apostila é o elemento de autenticação que equipara o documento estrangeiro a um documento nacional para efeitos probatórios.

Sigilo fiscal. O NIF atribuído é informação fiscal sujeita ao sigilo tributário previsto no artigo 64.º da LGT. A AT não pode divulgar o NIF de um contribuinte a terceiros sem autorização do próprio, salvo nos casos expressos de derrogação do sigilo fiscal previstos nos artigos 63.º-A a 63.º-C da LGT (entidades bancárias, administrações fiscais de outros países ao abrigo de convenção de dupla tributação ou troca automática de informação, Ministério Público).

Os erros mais frequentes no Pedido de Atribuição de NIF em Portugal determinam atrasos no processo, rejeição do pedido ou problemas subsequentes na utilização do NIF em transações imobiliárias, bancárias e fiscais.

Apresentar documentos de identificação vencidos ou sem apostila. O Serviço de Finanças rejeita pedidos de NIF instruídos com passaportes vencidos, com prazo de validade inferior a 3 meses, ou com documentos emitidos por autoridades estrangeiras sem apostila ou tradução juramentada quando exigíveis. A preparação atempada dos documentos — especialmente a obtenção de apostila que pode demorar semanas em determinados países —, é essencial para não atrasar transações imobiliárias ou bancárias planeadas.

Não nomear representante fiscal quando obrigatório. Cidadãos de países fora da UE/EEE/Suíça que solicitam NIF sem nomear representante fiscal têm o pedido rejeitado pela AT ao abrigo do artigo 19.º nº 6 da LGT. A designação do representante fiscal deve ser feita simultaneamente com o pedido de NIF ou previamente. A procuração para o representante fiscal deve estar apostilada se assinada fora de Portugal.

Utilizar NIF de terceiro em escritura imobiliária. Utilizar o NIF de um familiar, amigo ou intermediário como se fosse o do comprador real constitui falsidade em documento nos termos do artigo 256.º do Código Penal e pode gerar responsabilidade fiscal solidária entre o titular do NIF e o verdadeiro adquirente. Cada comprador deve ter o seu próprio NIF.

Não atualizar a morada fiscal após mudança de país de residência. Não residentes que mudam de país de residência após a atribuição do NIF devem comunicar a nova morada à AT nos 15 dias previstos no artigo 19.º nº 3 da LGT, atualizando igualmente o representante fiscal se a designação anterior era pessoal e vinculada à morada anterior. A manutenção de morada desatualizada pode resultar em notificações fiscais que não chegam ao contribuinte, com perda de prazos e acumulação de coimas.

Confundir NIF com NIPC. O NIF de pessoa singular e o NIPC de pessoa coletiva são geridos pelo mesmo sistema mas têm estruturas diferentes e campos de aplicação distintos. Sócios de uma empresa portuguesa têm NIF individual (pessoas singulares) e a empresa tem NIPC. Confundir os dois números em escrituras, contratos ou declarações fiscais gera inconsistências no registo da AT que são difíceis de corrigir retroativamente.