Nomeação de Representante Fiscal em Portugal

A Nomeação de Representante Fiscal é o requerimento ou peça apresentado em Portugal ao abrigo de Lei Geral Tributária (LGT — DL 398/98, de 17 de Dezembro) artigo 19.º.

O representante fiscal é a pessoa — singular ou coletiva — que fica juridicamente responsável, de forma solidária com o não residente, pelo cumprimento de todas as obrigações fiscais deste em Portugal: entrega de declarações de rendimentos (Modelo 3 do IRS ou Modelo 22 do IRC), comunicação de alterações de domicílio fiscal, receção de notificações, citações e quaisquer outras comunicações da AT, e pagamento de impostos quando não efectuado diretamente pelo representado. O domicílio fiscal do não residente em Portugal é, por definição legal, a morada do seu representante fiscal (Artigo 19.º nº 6 da LGT).

A Nomeação de Representante Fiscal reveste a forma de carta ou requerimento escrito, assinado pelo representado (não residente) e pelo representante (residente em Portugal), comunicado à AT através do Serviço de Finanças da área do domicílio do representante. O documento deve identificar o representado com o seu NIF português (ou conter o pedido de atribuição de NIF em simultâneo), a identificação completa do representante e a declaração expressa de aceitação do cargo por parte deste. A nomeação produz efeitos a partir da sua comunicação ao Serviço de Finanças competente e mantém-se em vigor até revogação expressa pelo representado ou pelo representante, com comunicação obrigatória à AT.

A figura do representante fiscal em Portugal é distinta da procuração fiscal — enquanto a procuração confere apenas poderes de representação em atos jurídicos específicos (assinar contratos, submeter declarações pontuais), o representante fiscal assume responsabilidade contínua e solidária por todas as obrigações tributárias do não residente em Portugal, tornando-o o interlocutor permanente do não residente com a AT. Por isso, a escolha do representante fiscal deve ser feita com critério: geralmente trata-se de advogado inscrito na Ordem dos Advogados, solicitador inscrito na Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução (OSAE), contabilista certificado inscrito na Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC), ou empresa especializada em serviços fiscais.

A Nomeação de Representante Fiscal em Portugal torna-se obrigatória ou necessária nos seguintes casos previstos no Artigo 19.º nº 6 da Lei Geral Tributária (LGT) e no Artigo 130.º do Código do IRS (CIRS).

Não residentes de países fora da UE/EEE/Suíça com obrigações fiscais em Portugal. Cidadãos do Reino Unido (após o Brexit com saída definitiva do Espaço Económico Europeu), dos Estados Unidos da América, do Brasil, de Países Africanos de Língua Oficial Portuguesa (PALOP), do Canadá, da Austrália, da China, do Japão ou de qualquer outro país fora da União Europeia e do EEE que possuam imóvel em Portugal, recebam rendimentos de arrendamento de imóvel português, recebam dividendos de sociedade portuguesa, realizem mais-valias imobiliárias em Portugal ou exerçam atividade económica em Portugal sem estabelecimento estável são obrigados a designar representante fiscal com morada em Portugal ao abrigo do Artigo 19.º nº 6 da LGT. A obrigação existe independentemente do montante dos rendimentos portugueses.

Não residentes de países da UE/EEE/Suíça que optam por designar representante fiscal. Embora os residentes na União Europeia, no Espaço Económico Europeu (EEE — Noruega, Islândia, Liechtenstein) e na Suíça não sejam legalmente obrigados a ter representante fiscal, muitos optam por designar um por razões práticas: facilitar o relacionamento com a AT, receber notificações em Portugal sem demora, submeter declarações eletrónicas através do Portal das Finanças sem necessidade de obtenção de senha pessoal, e garantir que os prazos fiscais portugueses — como o prazo de submissão do Modelo 3 do IRS (geralmente até 30 de Junho do ano seguinte) — são cumpridos mesmo na ausência do não residente em Portugal.

Sociedades estrangeiras com lucros ou ativos em Portugal. Empresas com sede fora de Portugal que possuam imóveis em Portugal, que recebam dividendos de participadas portuguesas ou que realizem obras em Portugal sujeitas a retenção na fonte ao abrigo de Convenção para Evitar a Dupla Tributação (CDT) têm obrigações de IRC em Portugal e devem designar representante para a AT ao abrigo do Artigo 126.º do Código do IRC (CIRC).

Pedido de NIF por não residente de país terceiro. A atribuição de NIF a não residente de país fora da UE/EEE/Suíça está condicionada à existência de representante fiscal com domicílio em Portugal, pelo que a Nomeação de Representante Fiscal é normalmente o primeiro passo — anterior ou simultâneo ao Pedido de Atribuição de NIF — no processo de regularização fiscal de não residente em Portugal.

A Nomeação de Representante Fiscal em Portugal deve conter os seguintes elementos para ser válida e processada pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) com base no Artigo 19.º da Lei Geral Tributária (LGT) e no Artigo 130.º do Código do IRS (CIRS).

Identificação completa do representado (não residente). Nome completo conforme consta do passaporte ou documento de identificação; data de nascimento; nacionalidade; tipo e número do documento de identificação; data de validade; NIF português (se já atribuído) ou indicação de que o NIF está a ser solicitado em simultâneo; morada no país de residência com código postal e país; e endereço eletrónico para comunicações.

Identificação completa do representante (residente em Portugal). Nome completo ou denominação social; NIF ou NIPC; tipo de representante (pessoa singular ou coletiva); morada em Portugal que será o domicílio fiscal do representado; número de telefone/telemóvel (+351); e endereço eletrónico. O representante deve ter domicílio fiscal em Portugal nos termos do Artigo 19.º nº 1 da LGT — a morada do representante é a que será comunicada à AT como domicílio fiscal do representado em Portugal.

Âmbito e duração da representação. O documento deve especificar os impostos abrangidos pela representação — IRS (rendimentos de fonte portuguesa), IRC (lucros de entidade coletiva com obrigações em Portugal), IVA (se aplicável por exercício de atividade económica), IMI (imposto municipal sobre imóveis detidos em Portugal), IMT (transmissões a realizar) — e a data de início da representação. A representação é por prazo indeterminado salvo indicação em contrário, podendo ser revogada por qualquer das partes com comunicação obrigatória à AT.

Declaração de aceitação pelo representante. O representante deve declarar expressamente que aceita o cargo de representante fiscal do representado em Portugal e que assume a responsabilidade solidária pelas obrigações tributárias do representado em Portugal, conforme Artigo 19.º nº 6 da LGT. Esta declaração deve ser assinada pelo representante com data.

Assinaturas e autenticação. O documento deve ser assinado pelo representado (não residente) e pelo representante (residente em Portugal). Se a assinatura do representado for aposta fora de Portugal, deve estar reconhecida presencialmente por notário do país de origem e apostilada ao abrigo da Convenção de Haia de 1961 (aprovada em Portugal pelo Decreto do Presidente da República nº 42/2011). Se o representado for cidadão europeu e a assinatura for aposta num Estado-Membro da UE, o reconhecimento notarial e apostila podem ser dispensados mediante a apresentação simultânea do documento de identificação original.

A forms-legal.com disponibiliza este modelo de Nomeação de Representante Fiscal como guia de preparação. O documento definitivo deve ser submetido ao Serviço de Finanças da área do domicílio fiscal do representante. Documentos relacionados disponíveis no catálogo: Pedido de Atribuição de NIF em Portugal e Procuração Fiscal.

O preenchimento da Nomeação de Representante Fiscal em Portugal segue o procedimento previsto no Artigo 19.º da Lei Geral Tributária (LGT) e nas instruções da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).

Primeiro passo: confirmar a obrigatoriedade ou oportunidade da designação. Para não residentes de países fora da UE/EEE/Suíça com qualquer obrigação fiscal em Portugal — imóvel, rendimentos, atividade económica —, a designação é obrigatória. Para residentes na UE/EEE/Suíça, a designação é facultativa mas recomendada para quem possui imóvel em Portugal e não tem disponibilidade para interagir regularmente com a AT.

Segundo passo: escolher o representante fiscal. O representante pode ser qualquer pessoa singular residente em Portugal com NIF português válido, ou entidade coletiva (empresa, associação) com NIPC português válido e domicílio em Portugal. Na prática, recomenda-se a escolha de profissional qualificado — advogado da Ordem dos Advogados, solicitador da OSAE, contabilista da OCC ou empresa de gestão fiscal — que conheça os prazos e as obrigações declarativas do sistema fiscal português e possa cumpri-las atempadamente. O representante deve aceitar o cargo por escrito antes da submissão da nomeação à AT.

Terceiro passo: preencher o documento de nomeação. Identifique o representado com nome completo, data de nascimento, nacionalidade, tipo e número do documento de identificação, NIF português (se existente) e morada no país de residência. Identifique o representante com nome completo, NIF, morada em Portugal. Indique os impostos abrangidos pela representação e a data de início. A declaração de aceitação do representante deve ser assinada pelo próprio.

Quarto passo: autenticar assinaturas. A assinatura do representado, se aposta fora de Portugal, deve ser reconhecida por notário do país de origem. Se o país de origem for signatário da Convenção da Apostilha de Haia de 1961, a apostila substitui a legalização consular. Para cidadãos europeus que assinem no seu Estado-Membro de residência, o reconhecimento notarial e apostila podem ser simplificados pela apresentação do documento de identificação original.

Quinto passo: submeter o documento ao Serviço de Finanças. A Nomeação de Representante Fiscal deve ser entregue presencialmente no Serviço de Finanças da área do domicílio fiscal do representante em Portugal, acompanhada de cópias dos documentos de identificação do representado e do representante. A nomeação produz efeitos imediatamente após o registo pela AT. O Serviço de Finanças emite confirmação do registo da nomeação, que deve ser guardada como prova da comunicação. Após o registo, o Portal das Finanças passa a reconhecer o domicílio fiscal do representado como a morada do representante em Portugal.

Os requisitos legais da Nomeação de Representante Fiscal em Portugal decorrem da Lei Geral Tributária (LGT, Decreto-Lei nº 398/98 de 17 de Dezembro) e dos Códigos dos principais impostos portugueses.

Obrigatoriedade para não residentes de países terceiros. O Artigo 19.º nº 6 da LGT (Art. 19.º LGT) estabelece de forma imperativa que os sujeitos passivos não residentes que não tenham domicílio, residência ou estabelecimento estável em Portugal e que sejam titulares de direitos ou obrigações em Portugal são obrigados a designar representante com domicílio em Portugal para efeitos de cumprimento das obrigações fiscais. O Artigo 130.º nº 1 do CIRS (Art. 130.º CIRS) repete a obrigação para não residentes com rendimentos de fonte portuguesa sujeitos a IRS. O Artigo 126.º nº 1 do CIRC (Art. 126.º CIRC) prevê a mesma obrigação para pessoas coletivas não residentes com obrigações de IRC em Portugal.

Responsabilidade solidária do representante fiscal. O Artigo 19.º nº 6 da LGT prevê que o representante fiscal assume responsabilidade solidária com o não residente pelo cumprimento das obrigações fiscais deste em Portugal. Esta responsabilidade solidária significa que a AT pode exigir o pagamento de impostos e coimas indistintamente ao representado e ao representante. Por isso, o representante fiscal pode solicitar ao representado garantias ou depósitos para cobertura do risco de incumprimento. A responsabilidade solidária cessa com a comunicação de cessação da representação à AT.

Obrigações do representante fiscal. O representante fiscal tem as seguintes obrigações legais específicas: (a) receção de todas as notificações e citações da AT em nome do representado, com efeito imediato como se fossem pessoalmente recebidas pelo representado; (b) comunicação à AT de qualquer alteração de domicílio fiscal no prazo de 15 dias (Artigo 19.º nº 3 da LGT); (c) entrega das declarações de rendimentos do representado (Modelo 3 do IRS até 30 de Junho do ano seguinte, Modelo 22 do IRC até 31 de Maio do ano seguinte, declarações periódicas de IVA se aplicável); (d) pagamento de impostos por conta do representado quando autorizado por procuração ou quando o representado não o faça diretamente.

Cessação da representação. A Nomeação de Representante Fiscal pode ser cessada a qualquer momento por comunicação escrita à AT, assinada pelo representado ou pelo representante. A cessação produz efeitos a partir da sua comunicação à AT — enquanto não comunicada, o representante permanece responsável pelas obrigações do representado que se vencessem antes da cessação. A substituição do representante fiscal — designação de novo representante por cessação do anterior — deve ser feita sem solução de continuidade para evitar falha no domicílio fiscal do representado em Portugal.

Os erros mais frequentes na Nomeação de Representante Fiscal em Portugal causam atrasos no registo, invalidação do domicílio fiscal do não residente ou responsabilidade fiscal indesejada do representante.

Designar representante sem obter a sua aceitação prévia. O representante fiscal deve aceitar expressamente o cargo antes da submissão da nomeação à AT. Designar unilateralmente uma pessoa como representante sem o seu conhecimento e acordo é inválido do ponto de vista da LGT e pode gerar litígios civis com o representante designado. A declaração de aceitação do representante deve sempre integrar o documento de nomeação.

Não apostilar o documento de nomeação assinado fora de Portugal. Se a assinatura do representado for aposta em país terceiro signatário da Convenção da Apostilha de Haia de 1961 (a que Portugal aderiu por Decreto do Presidente da República nº 42/2011), o documento deve ser apostilado antes de ser entregue ao Serviço de Finanças em Portugal. Sem apostila, o Serviço de Finanças pode recusar o documento por não reconhecer a autenticidade da assinatura do representado.

Não comunicar a cessação da representação atempadamente. Quando o representante fiscal cessa o cargo — por morte, incapacidade, renúncia ou substituição —, tanto o representante como o representado devem comunicar a cessação à AT de imediato. A ausência de comunicação mantém o representante anterior como responsável solidário pelas obrigações do representado, incluindo as que se vencem após a cessação efectiva da relação entre as partes.

Escolher representante sem competência ou disponibilidade para cumprir prazos fiscais portugueses. Designar um familiar ou amigo residente em Portugal que não conhece os prazos do sistema fiscal — submissão do Modelo 3 até 30 de Junho, declarações de IVA trimestrais ou mensais, comunicação de faturação — como representante fiscal pode resultar em incumprimento, coimas e juros compensatórios imputados solidariamente ao representante. Recomenda-se a escolha de profissional qualificado (advogado, solicitador, contabilista certificado) com experiência em clientes não residentes.

Não atualizar a morada do representante fiscal junto da AT. A morada do representante fiscal é o domicílio fiscal do representado em Portugal. Se o representante mudar de morada em Portugal e não comunicar a alteração à AT no prazo de 15 dias (Artigo 19.º nº 3 da LGT), as notificações da AT continuam a ser enviadas para a morada antiga — com risco de caducidade de direitos e prazos para o representado.