Commercial Space Handover Record Mexico (Acta de Entrega de Local Comercial)
ACTA DE ENTREGA DE LOCAL COMERCIAL
Código Civil Federal — Artículo 2412
I. PARTES INTERVINIENTES
ARRENDADOR:
Nombre / Razón Social: [Landlord Name]
RFC: [Landlord RFC]
ARRENDATARIO:
Nombre / Razón Social: [Tenant Name]
RFC: [Tenant RFC]
Tipo de Entrega: [Handover Type]
II. DESCRIPCIÓN DEL INMUEBLE
Domicilio del Local: [Property Address]
Número Catastral: [Cadastral Number]
Superficie Arrendada: [Leased Area]
Fecha y Hora de la Entrega: [Handover Date]
Las partes comparecen en el domicilio del local comercial arriba descrito a efecto de formalizar la presente entrega, de conformidad con el Artículo 2412 del Código Civil Federal, que obliga al arrendador a entregar el bien arrendado en condición apta para el uso convenido, y con el Artículo 2441 CCF, que responsabiliza al arrendatario por el deterioro o pérdida del bien más allá del desgaste ordinario.
III. ESTADO FÍSICO DEL LOCAL
Estado General: [General Condition]
Muros y Plafones: [Walls Condition]
Pisos: [Floors Condition]
Puertas y Ventanas: [Doors Windows Condition]
Vicios Preexistentes Divulgados (CCF art. 2431): [Preexisting Defects]
IV. LECTURAS DE MEDIDORES AL MOMENTO DE LA ENTREGA
Número de Medidor CFE: [Electric Meter Number]
Lectura del Medidor Eléctrico: [Electric Meter Reading]
Lectura del Medidor de Agua: [Water Meter Reading]
Lectura del Medidor de Gas: [Gas Meter Reading]
El arrendatario deberá tramitar el cambio de nombre en los contratos de suministro de energía eléctrica (CFE), agua, y gas dentro del plazo máximo de 10 días hábiles a partir de la presente entrega.
V. INSTALACIONES Y ENTREGA DE ACCESORIOS
Estado de Instalaciones Eléctricas e Hidráulicas: [Installations Condition]
Llaves y Dispositivos de Acceso Entregados: [Keys Delivered]
Inventario de Bienes Muebles del Arrendador: [Movable Inventory]
El arrendatario se obliga a conservar y devolver todos los bienes muebles inventariados en el presente instrumento en el estado en que los recibe, salvo el desgaste natural de uso ordinario, conforme al Artículo 2413 del Código Civil Federal.
VI. DECLARACIÓN DE CONFORMIDAD
Las partes declaran que el presente inventario refleja fielmente el estado del local comercial al momento de la entrega y que no existe inconformidad adicional respecto al estado del inmueble más allá de lo expresamente documentado en el presente instrumento. El arrendatario declara recibir el local en las condiciones descritas y se obliga a devolverlo en iguales condiciones al término del arrendamiento, sujeto únicamente al deterioro natural y prudente uso, conforme al Artículo 2441 CCF.
FIRMAS Y TESTIGOS
EL ARRENDADOR:
[Landlord Name]
Firma: _________________________ Fecha: _________________________
EL ARRENDATARIO:
[Tenant Name]
Firma: _________________________ Fecha: _________________________
TESTIGO 1: [Witness 1 Name]
Firma: _________________________ Identificación: _________________________
TESTIGO 2: [Witness 2 Name]
Firma: _________________________ Identificación: _________________________
Landlord (Arrendador)
________________
Signature
Tenant (Arrendatario)
________________
Signature
What Is a Commercial Space Handover Record Mexico (Acta de Entrega de Local Comercial)?
A Commercial Space Handover Record Mexico (Acta de Entrega de Local Comercial) is a formal written instrument that records the physical state of a commercial premises — including its structural elements, installed fixtures, utility meter readings, and accompanying inventory — at the precise moment the landlord (arrendador) delivers possession to the tenant (arrendatario) at the start of a commercial lease, or when the tenant returns possession to the landlord upon termination or expiry. The legal foundation rests principally in Article 2412 of the Código Civil Federal (CCF), which establishes the lessor's obligation to deliver the leased property in a usable condition suitable for the agreed commercial use, and in Article 2428 CCF, which requires the lessee to return the property in the same condition in which it was received, subject only to ordinary wear and tear (deterioro natural por el uso).
The Acta de Entrega is distinct from the lease contract (contrato de arrendamiento) itself: the lease defines the parties' rights and obligations during the tenancy, while the handover record creates the objective evidentiary baseline for assessing whether the tenant caused damage beyond normal wear — the critical distinction under Article 2441 CCF that determines whether the landlord may withhold the security deposit (depósito de garantía) or claim additional compensation. Without a detailed handover record, courts and Procuradurías have consistently held that the landlord cannot establish the pre-existing condition of the premises and therefore cannot prove that damage occurred during the tenancy.
For commercial premises in Mexico — including tiendas, oficinas, bodegas, naves industriales, and locales en centros comerciales — the handover record is particularly important because commercial tenancies frequently involve significant tenant improvements (obras y mejoras del arrendatario) under Articles 2444–2445 CCF, complex electrical, hydraulic, and HVAC installations, and specialized fixtures that affect the structural and financial value of the property. Documenting these improvements and their condition at the start of tenancy establishes the benchmark for resolving disputes about restoration obligations at termination.
The handover record also serves fiscal and regulatory functions in Mexico. For value-added tax (IVA) purposes under the Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA), commercial lease payments are subject to a 16% IVA — the signed handover record initiating the lease triggers the IVA collection obligation for the landlord under Article 17 LIVA. For properties subject to Impuesto Predial (local real estate tax) administered by the Tesorería Municipal, the handover record may be required to update cadastral records reflecting the commercial use of the property. In shared commercial developments (desarrollos comerciales mixtos), the handover record documenting common-area installations and exclusive-use boundaries is essential for condominium administration under the Ley General de Propiedad en Condominio de Inmuebles para el Distrito Federal or applicable state condominium statutes.
Notarial involvement in the Acta de Entrega is not legally required for most commercial leases under the CCF, but parties may opt for a notarial record (acta notarial de entrega) executed before a Notario Público under the Ley del Notariado applicable in the relevant state, which provides enhanced evidentiary weight (fe pública notarial) under Article 129 of the Código Federal de Procedimientos Civiles (CFPC). The signature of two independent witnesses (testigos) on the handover record is standard practice and strengthens the document's probative value in judicial or PROFECO dispute resolution proceedings.
When Do You Need a Commercial Space Handover Record Mexico (Acta de Entrega de Local Comercial)?
A Commercial Space Handover Record Mexico is required at two critical moments in every commercial tenancy governed by the Código Civil Federal: at delivery of possession (entrega de la posesión) at the commencement of the lease, and at restitution of possession (restitución de la posesión) at the termination or expiry.
The record is needed at lease commencement when the arrendador entrega un local comercial to the arrendatario and the parties need a definitive, signed inventory of the premises' condition that will serve as the baseline for the entire tenancy. Article 2412 CCF requires the lessor to deliver the property in a condition fit for the contracted use — the handover record proves compliance with this obligation and identifies any pre-existing defects (vicios ocultos) that the landlord has disclosed to the tenant under Article 2431 CCF, protecting the landlord against future claims that defects arose during the tenancy.
The document is equally needed at lease termination — whether by expiry of the agreed term, early termination by mutual agreement (convenio de terminación anticipada), or judicial rescission — to document the condition of the premises that the tenant returns. Under Article 2441 CCF, the tenant is liable for any deterioration or damage to the property beyond ordinary wear and tear during the tenancy. A comparison between the entry handover record and the exit handover record is the primary evidence used by courts and arbitrators to determine whether the landlord is entitled to retain all or part of the depósito de garantía, pursue the tenant for additional repair costs, or release the tenant without further liability.
For commercial leases in centros comerciales (shopping centres) governed by the Centro Comercial administration regulations and the applicable Reglamento Interior, the handover record is typically required by the developer as a condition precedent to receiving the llave de obra (construction key) and the llave de operación (operational key), and must be executed in the developer's standard form before the tenant can begin interior fit-out work. Many centro comercial developers require the record to be countersigned by the centro's facilities manager (gerente de instalaciones) to confirm utility meter readings and common-area interface conditions.
The record is also required when a tenant sublets the commercial space to a subtenant (subarrendatario) under Article 2480 CCF — the primary tenant executing the subarrendamiento must prepare a new handover record documenting the condition at the time of sublease delivery to establish the primary tenant's liability boundary between the obligations to the original landlord and those arising from the sub-tenancy.
What to Include in Your Commercial Space Handover Record Mexico (Acta de Entrega de Local Comercial)
A comprehensive Commercial Space Handover Record Mexico under CCF Article 2412 must contain the following elements to serve its evidentiary purpose in any subsequent dispute resolution process before a civil court (Juzgado Civil), PROFECO conciliation, or arbitration.
Identification of the Premises and Parties: Full legal description of the property — including address, cadastral registration number (número catastral), and where applicable the cadastral value (valor catastral) certified by the Tesorería Municipal — and the full names, RFC numbers, and domicile of both the arrendador and arrendatario (and their legal representatives with powers of attorney granted before a Notario Público if they are legal entities). For premises forming part of a condominium regime, the horizontal property unit number (unidad privativa) and the corresponding Escritura Pública folio must be stated.
Physical Condition Inventory (Inventario de Estado Físico): A room-by-room written description of walls (muros), floors (pisos), ceilings (plafones), doors (puertas), windows (ventanas), and their material finishes, noting pre-existing damage, staining, cracks (grietas), or incomplete work. Photographs or video recordings referenced in the record strengthen its evidentiary value. Under CCF Article 2432, pre-existing defects known to the landlord must be disclosed — their documentation in the handover record discharges the disclosure obligation and prevents the tenant from claiming constructive warranty (saneamiento por vicios ocultos) for documented deficiencies.
Fixtures and Built-In Installations (Instalaciones Fijas): Description and condition of all fixed installations — electrical panels (tableros eléctricos), breakers (interruptores), lighting systems, plumbing (instalaciones hidráulicas y sanitarias), gas installations (instalaciones de gas), HVAC systems (sistemas de climatización), fire suppression systems (rociadores contra incendio), security systems, and telecommunications infrastructure. Specifications of capacity and functional condition at handover protect both parties under the Norma Oficial Mexicana NOM-001-SEDE-2012 (electrical installations) and applicable municipal construction codes (reglamentos de construcción).
Utility Meter Readings (Lecturas de Medidores): Exact readings of the electrical meter (medidor CFE) registered with the Comisión Federal de Electricidad, water meter (medidor SACMEX or local water authority), and gas meter (medidor CENAGAS or private gas distributor) at the exact time and date of handover. These readings establish the baseline for billing disputes and are required for the arrendatario's utility account transfer (cambio de nombre en contratos de servicios) with the respective utility providers.
Inventory of Movable Property Provided by Landlord (Inventario de Bienes Muebles): If the landlord delivers the commercial space with furnishings, equipment, signage infrastructure, or other movable property, each item must be listed with description, brand, model, serial number where applicable, and condition rating. Under CCF Article 2413, the tenant's obligation to return the premises extends to all items inventoried in the handover record.
Accessory Deliveries (Entrega de Accesorios): Record of all keys (llaves), access cards (tarjetas de acceso), remote controls (controles remotos), parking permits (pases de estacionamiento), and instruction manuals for installed equipment delivered to the tenant, with counts. This section establishes the tenant's obligation under CCF Article 2439 to return all access devices at termination.
Signatures, Witnesses, and Date: Signatures of both parties (or authorized representatives with notarized power of attorney), the date, time, and place of handover, and the signatures of at least two witnesses with full name, address, and official ID number. Forms-legal.com provides this Commercial Space Handover Record Mexico template as a practical starting point. Parties executing commercial leases above $500,000 MXN annual rent or leases subject to sector-specific regulations should engage a Notario Público or licensed abogado especialista en derecho inmobiliario to review the handover record before execution.
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Forms Legal. (2026). Commercial Space Handover Record Mexico (Acta de Entrega de Local Comercial) (Mexico) [Legal document template]. Forms Legal. https://forms-legal.com/mexico/real-estate/commercial/commercial-space-handover-record-mexico
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}Frequently Asked Questions
El Código Civil Federal no exige expresamente un registro de entrega escrito separado como documento independiente — el Artículo 2412 del CCF requiere que el arrendador entregue el inmueble arrendado en condición utilizable pero no prescribe una forma documental específica para acreditar esa entrega. Sin embargo, el registro de entrega es prácticamente indispensable para la ejecución del arrendamiento en México. Bajo el Artículo 2441 del CCF, el arrendatario responde por el deterioro más allá del desgaste ordinario, y sin un registro de entrega de referencia, el arrendador no puede establecer el estado inicial necesario para probar que el daño ocurrió durante el arrendamiento. Los tribunales y los conciliadores de PROFECO sistemáticamente fallan en contra de los arrendadores que intentan retener depósitos de garantía sin evidencia documentada del estado del inmueble al inicio del arrendamiento. Para arrendamientos comerciales, la mayoría de los contratos estándar (contratos de arrendamiento) hacen expresamente de la ejecución del registro de entrega una condición contractual del inicio del arrendamiento. La cláusula modelo del contrato de arrendamiento comercial de la Cámara Nacional de Comercio (CANACO) exige un inventario firmado dentro de los cinco días hábiles siguientes a la entrega de llaves. El incumplimiento de ejecutar el registro dentro del plazo contractual es interpretado por los tribunales como aceptación del inmueble en buen estado (aceptación tácita del estado del inmueble), lo que efectivamente impide al arrendador reclamar responsabilidad por defectos previos a la entrega.
Bajo el Artículo 2441 del Código Civil Federal, el arrendatario es responsable por cualquier deterioro o pérdida del inmueble arrendado que ocurra durante el arrendamiento más allá del desgaste ordinario (deterioro natural y prudente uso). Cuando el arrendador cuenta con un registro de entrega al inicio que documenta el estado inicial, la comparación con el registro de entrega al término establece la base fáctica para la reclamación por daños. El arrendador puede retener el depósito de garantía en la medida de los daños documentados, conforme a la cláusula de retención de depósito del contrato de arrendamiento. Si los daños exceden el depósito, el arrendador puede interponer una demanda civil ante el Juzgado Civil competente por indemnización adicional bajo los Artículos 1910 y 2104 del CCF, reclamando el costo de reparaciones (costo de reparaciones), la pérdida de ingresos por renta durante la reparación (lucro cesante) y pérdidas consecuentes. Los tribunales aplican las reglas del Código Federal de Procedimientos Civiles (CFPC) sobre prueba pericial — típicamente nombrando a un perito valuador certificado para evaluar los costos de reparación. Si las partes no pueden acordar el alcance de los daños, la conciliación ante PROFECO bajo el Artículo 24 de la LFPC está disponible como paso previo al litigio no vinculante. Para locales en centros comerciales, el mecanismo interno de resolución de disputas del centro bajo el Reglamento Interior provee típicamente un primer remedio más rápido antes de escalar a los tribunales.
Las lecturas de medidores de servicios en un Acta de Entrega de Local Comercial en México deben documentarse con la lectura numérica exacta de cada medidor, el número de identificación del medidor (número de medidor) tal como está registrado ante la autoridad de servicio respectiva — CFE para electricidad, SACMEX (o la autoridad municipal local de agua) para agua, y CENAGAS o el distribuidor de gas aplicable para gas —, la fecha y hora de la lectura, y el nombre del empleado o contratista de la empresa de servicios que confirmó la lectura cuando esté disponible. El arrendador y el arrendatario deben estar físicamente presentes en la lectura del medidor para evitar disputas sobre la exactitud de las cifras registradas. Para el medidor eléctrico CFE, una fotografía de la pantalla digital que muestre la lectura, el número de serie del medidor y el sello CFE es práctica estándar y debe adjuntarse como anexo al registro de entrega. El nuevo arrendatario debe tramitar el cambio de nombre en el contrato de suministro CFE (contrato de suministro CFE) dentro del plazo permitido por las condiciones generales de servicio de CFE — el incumplimiento de la transferencia de la cuenta CFE deja al titular original de la cuenta (típicamente el arrendador) sujeto a cobros por el consumo del arrendatario. El SACMEX en la Ciudad de México y las empresas de agua equivalentes en otros estados tienen procedimientos de transferencia similares. Las lecturas documentadas de medidores previenen disputas de facturación bajo el Artículo 2440 del CCF, que exige al arrendatario pagar los cargos de servicios generados durante el arrendamiento.
La evidencia fotográfica y en video puede y debe adjuntarse al Acta de Entrega de Local Comercial en México como anexos referenciados. Bajo los Artículos 188 y 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles, los documentos electrónicos incluidas las fotografías y videos digitales son admisibles como evidencia en procedimientos civiles mexicanos siempre que satisfagan los requisitos de autenticación para evidencia electrónica. La mejor práctica es incluir en el registro de entrega una cláusula que señale que los anexos fotográficos (Anexo Fotográfico) forman parte integrante del documento, relacionando el número de fotografías o la duración del video, y que ambas partes rubricaron cada fotografía para confirmar que las imágenes representan fielmente el inmueble al momento de la entrega. Las fotografías deben capturar cada habitación desde múltiples ángulos, incluir primeros planos de daños o defectos existentes, y mostrar las pantallas de los medidores de servicios y sus números de serie. Las fotografías con fecha y hora con coordenadas GPS incorporadas (disponibles en la mayoría de los teléfonos inteligentes a través de la función de metadatos de la cámara) proporcionan autenticación adicional. Para arrendamientos comerciales de alto valor, algunos arrendadores contratan un reporte pericial de estado elaborado por un Perito Valuador Inmobiliario certificado por el Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales (INDAABIN) o el Colegio de Peritos Valuadores, que tiene mayor peso probatorio en procedimientos judiciales que fotografías informales.
Bajo el Código Civil Federal, el arrendador de un local comercial tiene varias obligaciones al momento de la entrega. El Artículo 2412 del CCF exige la entrega en condiciones aptas para el uso comercial convenido — lo que implica integridad estructural, instalaciones de servicios funcionales y ausencia de defectos que impidan la actividad contratada. El Artículo 2431 del CCF exige al arrendador revelar todos los vicios ocultos conocidos que el arrendatario no pudo detectar mediante una inspección ordinaria, y compensar al arrendatario por los daños causados por defectos no revelados que hagan el local inepto para el uso. Bajo el Artículo 2416 del CCF, el arrendador debe mantener el inmueble en condición utilizable durante todo el arrendamiento y es responsable de las reparaciones estructurales mayores (reparaciones necesarias) que no sean causadas por el uso del arrendatario. Al momento de la entrega, el arrendador también debe entregar todas las llaves, dispositivos de acceso y documentación necesaria para la ocupación del arrendatario (incluyendo datos de contacto de la administración del edificio, números de cuenta de servicios y el Reglamento Interior del Edificio o Reglamento de Condominio aplicable). Para locales comerciales que requieren una licencia de funcionamiento de la autoridad municipal, la documentación de entrega del arrendador debe incluir la constancia de uso de suelo que confirme que la actividad comercial pretendida está permitida en esa ubicación bajo el Programa de Desarrollo Urbano correspondiente.
El depósito de garantía (depósito de garantía o fianza arrendaticia) en los arrendamientos comerciales mexicanos se rige por los Artículos 2412 a 2448 del CCF y los términos contractuales específicos del arrendamiento. Al momento de la entrega inicial, el registro de entrega establece el estado de referencia contra el cual se medirá cualquier retención del depósito al término. La mayoría de los contratos de arrendamiento comercial exigen de uno a tres meses de renta como depósito de garantía. Al momento de la entrega al término, el registro documenta cualquier daño más allá del desgaste ordinario. Bajo el Artículo 2444 del CCF, la obligación del arrendatario de devolver el inmueble en su estado original (sujeto al deterioro natural) es el estándar legal para la retención del depósito. El arrendador puede retener el depósito para cubrir: costos de reparación documentados por daños que excedan el desgaste ordinario, renta o cargos de servicios no pagados, costos de limpieza profesional más allá del uso normal, y restauración de instalaciones proporcionadas por el arrendador que el arrendatario haya retirado. El arrendador debe devolver la porción no retenida del depósito dentro del plazo especificado en el contrato (típicamente 30 días después de que se firme el registro de entrega al término) o enfrentar una demanda civil por la devolución del depósito más intereses bajo el Artículo 2395 del CCF. Los registros de entrega al término firmados por ambas partes sin reserva de reclamaciones sobre el depósito son típicamente interpretados por los tribunales como liquidación completa de todas las disputas sobre el estado físico bajo las doctrinas de novación y finiquito.
Aunque ambos tipos de registros de entrega sirven el mismo propósito probatorio fundamental bajo el Código Civil Federal, los registros de entrega comerciales y residenciales difieren en alcance y complejidad. Los registros de entrega comerciales deben documentar instalaciones especializadas que típicamente no se encuentran en inmuebles residenciales: tableros eléctricos trifásicos y circuitos de capacidad industrial, sistemas comerciales de HVAC y refrigeración, sistemas comerciales de supresión y detección de incendios certificados bajo la NOM-002-STPS-2010, infraestructura de cocina comercial o laboratorio, sistemas de andén de carga y elevador de carga, infraestructura de cableado de telecomunicaciones y datos, y sistemas de señalización. Los registros comerciales también deben abordar el cumplimiento de uso de suelo (constancia de uso de suelo) y los permisos o licencias vinculados al espacio físico antes que al negocio del arrendatario. Los registros de entrega residenciales se rigen por el mismo marco del Artículo 2412 del CCF pero están sujetos a protecciones adicionales para el consumidor bajo la LFPC cuando el arrendador es un operador inmobiliario profesional — los arrendatarios residenciales tienen acceso a la conciliación ante PROFECO mientras los arrendatarios comerciales típicamente resuelven disputas mediante tribunales civiles o arbitraje. Los arrendamientos comerciales frecuentemente involucran obras de adecuación ejecutadas bajo licencias de construcción expedidas por la autoridad municipal — el registro de entrega comercial debe documentar el estado conforme a obra de estas mejoras y establecer si el arrendador las retiene al término bajo el Artículo 2445 del CCF o si el arrendatario debe retirarlas a su costo.
Un Acta de Entrega de Local Comercial en México no necesita protocolizarse ante Notario para ser jurídicamente válida y exigible bajo el Código Civil Federal. El documento es un instrumento privado (documento privado) que resulta vinculante al ser firmado por ambas partes y los dos testigos requeridos, bajo el Artículo 129 del CFPC. Sin embargo, las partes pueden optar por elevar el registro de entrega a instrumento público (documento público) otorgándolo ante Notario Público bajo la Ley del Notariado aplicable en el estado respectivo — lo que otorga al registro fe pública notarial, haciendo su contenido presuntivamente auténtico en procedimientos judiciales y eliminando la fase de impugnación de autenticidad (incidente de autenticidad) que puede surgir con documentos privados. El otorgamiento notarial es particularmente aconsejable para arrendamientos comerciales a largo plazo, para inmuebles de alto valor, para arrendamientos donde se anticipan obras de adecuación significativas, o cuando alguna de las partes es una entidad extranjera no familiarizada con los estándares de documentación mexicanos. En la Ciudad de México y la mayoría de los estados mexicanos, el Notario Público cobra un arancel notarial fijo por otorgar un acta notarial de entrega-recepción — este costo es típicamente compartido por las partes o asignado por el contrato de arrendamiento. Para locales en centros comerciales, el contrato de arrendamiento estándar del desarrollador típicamente exige que el registro de entrega se ejecute en la forma prescrita por el desarrollador, que puede o no requerir protocolización notarial según el paquete de documentación estándar del desarrollador.
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