Consentement à la vérification des antécédents (Québec)

Un formulaire de consentement a la verification des antecedents au Quebec est un document juridique par lequel un individu autorise un employeur, une organisation ou une institution a mener une enquete sur ses antecedents personnels, y compris les casiers judiciaires, l'historique d'emploi, les titres de formation, le dossier de credit et les references professionnelles. Au Quebec, les verifications des antecedents impliquent la collecte de renseignements personnels sensibles et sont regies par un cadre juridique complet qui comprend la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur prive (Loi 25, RLRQ, c. P-39.1), la Loi canadienne sur les droits de la personne (L.R.C., 1985, c. H-6), la Charte des droits et libertes de la personne du Quebec (RLRQ, c. C-12) et la Loi sur le casier judiciaire (L.R.C., 1985, c. C-47).

Les verifications des antecedents au Quebec doivent etre strictement proportionnelles aux exigences du poste ou du contexte pour lequel elles sont menees. L'article 18.2 de la Charte quebecoise interdit la discrimination fondee sur une condamnation criminelle pour laquelle une suspension de casier a ete accordee. Cela signifie que les employeurs ne peuvent pas refuser un emploi a une personne parce qu'elle a ete condamnee pour une infraction criminelle si elle a obtenu une suspension de casier (anciennement appelee pardon) en vertu de la Loi sur le casier judiciaire. La Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (CDPDJ) fait respecter cette interdiction.

La collecte d'informations sur le casier judiciaire d'un candidat, meme avec son consentement, doit se limiter aux informations pertinentes et necessaires pour le poste. Par exemple, une institution financiere qui embauche quelqu'un dans un role fiduciaire peut legitiment s'informer sur les condamnations liees a la fraude, tandis qu'un fabricant qui embauche un magasinier peut ne pas avoir de base legitime pour collecter des antecedents criminels detailles au-dela de ce qui est requis a des fins de licence statutaire.

En vertu de la Loi 25, toute organisation collectant des renseignements personnels a des fins de verification des antecedents doit identifier les fins specifiques de la collecte, conserver les informations uniquement aussi longtemps que necessaire a ces fins, et les proteger contre tout acces, utilisation ou divulgation non autorises. Le candidat a le droit d'acceder aux informations collectees a son sujet, le droit de corriger les informations inexactes, et le droit de savoir quelles informations ont ete communiquees a des tiers. Les organisations doivent egalement designer une personne responsable de la protection des renseignements personnels et documenter leurs pratiques de gestion des donnees.

Les verifications de credit dans le cadre d'une enquete sur les antecedents necessitent un consentement ecrit specifique en vertu de la Loi 25 et doivent etre directement liees au poste ou a l'activite. La Loi federale sur les renseignements sur les consommateurs (L.R.C., 1985, c. C-35) reglemente egalement le credit et les renseignements personnels obtenus aupres des agences d'evaluation du credit des consommateurs. La Loi sur la protection du consommateur du Quebec (RLRQ, c. P-40.1) et les dispositions de la Loi 25 etablissent ensemble des protections pour les consommateurs dont les informations de credit sont consultees a des fins d'emploi. Les verifications de references professionnelles, de verification des titres de formation et d'historique d'emploi necessitent egalement le consentement en vertu de la Loi 25. Les resultats de la verification des antecedents doivent etre stockes de maniere securisee, avec un acces limite aux personnes ayant un besoin legitime de les connaitre. Les organisations doivent egalement mettre en oeuvre des mesures de protection appropriees contre l'acces non autorise, la divulgation ou l'utilisation abusive des renseignements personnels sensibles obtenus par le biais du processus de filtrage. Les candidats a qui un emploi est refuse, en tout ou en partie sur la base des resultats de la verification des antecedents, ont le droit d'etre informes de ce fait et de contester l'exactitude des informations aupres de la Commission d'acces a l'information ou de la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse, selon la nature du differend. Les organisations doivent etre conscientes que la collecte excessive ou non proportionnelle de renseignements personnels dans le cadre d'une verification des antecedents peut constituer une violation de la Loi 25 et exposer l'organisation a des penalites administratives importantes.

Un formulaire de consentement a la verification des antecedents est requis au Quebec chaque fois qu'un employeur ou une organisation souhaite acceder a des renseignements personnels sur le passe d'un individu dans le cadre d'un processus d'embauche, de contrat ou de filtrage. Les situations suivantes representent les contextes les plus courants dans lesquels le consentement ecrit a la verification des antecedents est legalement requis.

La verification des antecedents a l'embauche est l'utilisation la plus courante des formulaires de consentement. Les employeurs effectuant un filtrage prealable a l'emploi au Quebec doivent obtenir un consentement ecrit et specifique des candidats avant de proceder a toute recherche dans le casier judiciaire, a une verification de credit, a une verification de formation ou a une verification de references. Le consentement doit decrire precisement les verifications qui seront effectuees, les informations qui seront collectees, comment elles seront utilisees et combien de temps elles seront conservees.

Le recrutement dans le secteur financier et les secteurs reglementes necessite un consentement de verification des antecedents particulierement rigoureux. Les banques, les caisses populaires, les courtiers en valeurs mobilieres, les compagnies d'assurance et autres entites reglementees doivent examiner les employes potentiels en vertu de leurs obligations reglementaires, y compris les lignes directrices du CANAFE et les exigences de l'Autorite des marches financiers (AMF). Un consentement ecrit documentant la portee du filtrage est essentiel pour proteger a la fois l'employeur et le candidat dans ces contextes reglementes.

Les organisations benevoles travaillant avec des populations vulnerables, y compris les enfants, les personnes agees et les personnes handicapees, sont tenues d'effectuer des verifications du casier judiciaire pour tous les benevoles et le personnel remunere en vertu de la Loi sur les services de garde educatifs a l'enfance du Quebec et d'autres lois protectrices. Les formulaires de consentement a la verification des antecedents doivent etre obtenus de tous les benevoles potentiels avant toute verification.

Les organisations de sante et de services sociaux embauchant des professionnels qui auront un contact direct avec des patients ou des clients vulnerables doivent effectuer des verifications du casier judiciaire et de l'enregistrement professionnel. Les infirmieres, les medecins, les travailleurs sociaux et autres professionnels de la sante reglementes doivent etre verifies aupres des registres de leur college professionnel.

Les societes de transport et de logistique qui embauchent des conducteurs doivent effectuer des verifications du dossier de conduite aupres de la Societe de l'assurance automobile du Quebec (SAAQ), ce qui necessite le consentement ecrit de la personne dont le dossier est consulte. Les gestionnaires immobiliers et les proprietaires qui effectuent des verifications de credit des locataires potentiels doivent egalement obtenir un consentement ecrit explicite avant d'acceder au rapport de credit d'un locataire potentiel en vertu de la Loi 25. Les verifications internationales des antecedents pour les candidats qui ont vecu a l'etranger impliquent des transferts de donnees transfrontaliers soumis a l'article 17 de la Loi 25, qui exige une evaluation des facteurs relatifs a la vie privee. Les etablissements universitaires et les ecoles professionnelles qui examinent les candidats pour des programmes en droit, medecine, travail social, education ou d'autres professions reglementees peuvent effectuer des verifications des antecedents lorsque l'organisme de reglementation de la profession exige des evaluations de personnalite appropriee. Les etablissements d'enseignement postsecondaire doivent obtenir un consentement ecrit conforme a la Loi 25 avant d'acceder aux antecedents criminels ou disciplinaires d'un etudiant potentiel, et doivent limiter leurs demandes aux informations pertinentes pour les competences professionnelles specifiques evaluees. Les organisations doivent conserver des registres documentes de tous les consentements obtenus et de toutes les verifications effectuees, afin de pouvoir demontrer leur conformite en cas d'enquete de la Commission d'acces a l'information ou d'autre organisme de reglementation.

Un formulaire de consentement a la verification des antecedents complet et juridiquement valide au Quebec doit inclure les elements cles suivants pour etre executable et conforme a la Loi 25 (RLRQ, c. P-39.1), a la Charte quebecoise et a la legislation federale applicable :

**Identite de l'organisation demanderesse :** Nom legal complet, adresse et coordonnees de l'organisation demandant la verification des antecedents, y compris le nom et les coordonnees de la personne responsable de la protection des renseignements personnels en vertu de l'article 3.1 de la Loi 25. Le candidat doit savoir clairement qui collecte ses informations et qui contacter pour les preoccupations relatives a la vie privee.

**Identite du candidat :** Nom legal complet, date de naissance, adresse actuelle et tout ancien nom ou alias de la personne faisant l'objet du filtrage. Ces informations sont necessaires pour identifier avec precision le sujet de la verification des antecedents et le distinguer d'autres personnes qui pourraient partager des noms similaires.

**Verifications specifiques autorisees :** Une liste detaillee et specifique des verifications des antecedents autorisees, telles que la recherche dans le casier judiciaire (recherche nationale de la GRC, verification du casier judiciaire local, verification d'informations policières amelioree), le rapport d'historique de credit, la verification des titres de formation, la verification de l'historique d'emploi, la verification des licences professionnelles, la verification du dossier de conduite (SAAQ) et les verifications de references.

**Tiers impliques :** Identification des agences tierces specifiques, bases de donnees ou institutions qui seront contactees pour effectuer les verifications, telles que la Gendarmerie royale du Canada (GRC), Equifax Canada, Trans-Union, la SAAQ, les bureaux des registraires universitaires ou les colleges de reglementation professionnelle. Les demandes de donnees transfrontieres doivent egalement etre divulguees.

**Objet de la verification des antecedents :** Un enonce precis de l'objet pour lequel la verification des antecedents est effectuee, tel que le filtrage prealable a l'emploi pour un poste impliquant l'acces aux dossiers financiers, ou l'evaluation de l'aptitude au travail pour un role dans la garde d'enfants. L'objet doit etre directement lie aux verifications autorisees.

**Periode de conservation :** La periode specifique pendant laquelle les resultats de la verification des antecedents seront conserves. La plupart des organisations conservent ces resultats pendant la duree de l'emploi plus une periode post-emploi definie. Les resultats de la verification des antecedents des candidats rejetes doivent generalement etre detruits dans un court delai apres la decision d'embauche.

**Droits du candidat :** Un enonce clair des droits du candidat en vertu de la Loi 25, y compris le droit d'acceder aux resultats de la verification des antecedents, le droit de contester les informations inexactes, le droit de savoir si les resultats de la verification ont influence toute decision d'embauche, et le droit de retirer son consentement.

**Limitations relatives au casier judiciaire :** Une reconnaissance expresse que les informations du casier judiciaire ne seront utilisees qu'en conformite avec l'article 18.2 de la Charte quebecoise et la Loi sur le casier judiciaire, et que les condamnations avec suspension de casier ne seront pas prises en compte. Seuls les antecedents criminels pertinents seront evalues.

**Clause de bonne foi :** Une obligation mutuelle de bonne foi (art. 1375 CCQ) par laquelle l'organisation s'engage a utiliser les resultats de la verification des antecedents de maniere equitable, proportionnelle et uniquement aux fins declarees, et le candidat confirme l'exactitude de toutes les informations fournies.