Solicitud de Adaptación del Puesto de Trabajo (España)

La Solicitud de Adaptación del Puesto de Trabajo es, en España, el escrito dirigido al organismo o autoridad competente regulado por Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL, Ley 31/1995), art. 25, mediante el que el interesado insta la tramitación de un procedimiento.

La adaptación razonable del puesto de trabajo es una obligación legal del empresario hacia los trabajadores con discapacidad reconocida (grado igual o superior al 33% según el IMSERSO o el organismo autonómico competente) y hacia los trabajadores con especial sensibilidad conforme al Artículo 25 LPRL — incluidas trabajadoras embarazadas y trabajadores con enfermedades crónicas que incrementen su vulnerabilidad a determinados riesgos laborales. La obligación de adaptación razonable tiene límites: el Artículo 2.d de la Directiva 2000/78/CE (transpuesta en España por la Ley 62/2003) permite al empresario denegar la adaptación si supone una carga excesiva (desproporcionada) teniendo en cuenta los costes, la capacidad financiera de la empresa y la disponibilidad de ayudas públicas.

Las adaptaciones más habituales en el mercado laboral español incluyen: modificación del horario de trabajo (jornada reducida o flexible conforme al Artículo 37 ET), cambio de turno o de centro de trabajo, adaptación ergonómica del puesto (silla ortopédica, monitor elevado, teclado adaptado), teletrabajo parcial o total conforme al Real Decreto-ley 28/2020 y la Ley 10/2021 de trabajo a distancia, reubicación en un puesto de trabajo compatible con las limitaciones funcionales del trabajador, o exención de determinadas tareas que ponen en riesgo la salud del trabajador. El Servicio de Prevención Propio o Ajeno de la empresa (conforme al Artículo 31 LPRL) emite un informe de aptitud o de restricciones funcionales que orienta las adaptaciones necesarias.

Desde la perspectiva de la igualdad y no discriminación, la denegación injustificada de una adaptación razonable solicitada por un trabajador con discapacidad puede constituir discriminación directa o indirecta por razón de discapacidad conforme al Artículo 63 LGDPD, sancionable con multa de hasta 1.000.000 euros en los supuestos más graves del Artículo 96 LGDPD. El trabajador puede ejercer las acciones antidiscriminatorias ante el Juzgado de lo Social conforme al Artículo 177 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social (LRJS, Ley 36/2011) o denunciar la situación ante la Inspección de Trabajo e Inmigración, que puede iniciar procedimiento sancionador conforme a la LISOS.

El Plan de Igualdad — obligatorio para empresas con 50 o más trabajadores conforme al Real Decreto 901/2020 — debe incluir medidas específicas de adaptación de puestos para trabajadores con discapacidad y para trabajadores con responsabilidades familiares. El incumplimiento de la obligación de adaptación razonable puede constituir discriminación directa por razón de discapacidad conforme al Artículo 63 LGDPD, sancionable con multa de hasta 1.000.000 euros en los supuestos más graves del Artículo 96 LGDPD, además de responsabilidad civil por daños morales y materiales reclamable ante el Juzgado de lo Social conforme al Artículo 177 LRJS. El Fondo Social Europeo (FSE+) y el Programa de Empleo e Innovación Social (EaSI) cofinancian programas de adaptación de puestos para trabajadores con discapacidad gestionados por el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) y las Consejerías de Empleo autonómicas, que pueden financiar hasta el 75% del coste de la adaptación ergonómica del puesto conforme a las bases reguladoras de cada convocatoria.

La Solicitud de Adaptación del Puesto de Trabajo es necesaria cuando una persona trabajadora desarrolla una condición de salud, obtiene un reconocimiento de discapacidad del IMSERSO o del organismo autonómico competente, queda embarazada o experimenta un cambio significativo en su estado físico o psicológico que le impide desempeñar su puesto en las condiciones habituales.

La solicitud es necesaria cuando un trabajador recibe la calificación de discapacidad con grado igual o superior al 33% por el Instituto de Mayores y Servicios Sociales (IMSERSO) o el organismo autonómico equivalente, y requiere modificaciones en su puesto para cumplir con las recomendaciones del médico especialista o del servicio de prevención de riesgos laborales de la empresa conforme al Artículo 25 LPRL y al Artículo 40 LGDPD.

El documento es necesario cuando una trabajadora embarazada solicita la adaptación de su puesto o, en su caso, el cambio a un puesto compatible con su estado, por presentar riesgos para su salud o la del feto derivados de las condiciones del trabajo habitual. El Artículo 26 LPRL establece el procedimiento de protección de la maternidad, que comienza con la solicitud de adaptación y, si no es posible, continúa con el cambio de puesto y, subsidiariamente, con la suspensión del contrato por riesgo durante el embarazo, prestación abonada por la Mutua colaboradora de la Seguridad Social.

La solicitud es necesaria cuando un trabajador sufre una enfermedad profesional o accidente de trabajo reconocido por la Mutua colaboradora o por el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) y el médico del trabajo o el equipo de valoración de incapacidades emite un informe con restricciones funcionales que exigen la adaptación del puesto para posibilitar la reincorporación laboral. La adaptación del puesto en estos casos previene la recaída y la agravación de la contingencia profesional.

El formulario es necesario cuando un trabajador solicita acogerse a las medidas de conciliación de la vida laboral y familiar del Artículo 34.8 ET —introducido por el Real Decreto-ley 6/2019 de medidas urgentes para la igualdad de trato — que reconoce el derecho a la adaptación de la jornada y del horario de trabajo por razones de conciliación, con preferencia por los acuerdos negociados y, en su defecto, con resolución de la empresa motivada en necesidades organizativas o productivas. La solicitud escrita activa el plazo de respuesta de la empresa y documenta el proceso de negociación exigido por el precepto legal.

Una Solicitud de Adaptación del Puesto de Trabajo válida en España conforme al Artículo 25 de la LPRL (Ley 31/1995) y al Artículo 40 de la LGDPD debe contener los siguientes elementos para garantizar su eficacia y el inicio del procedimiento de adaptación.

Identificación de la persona trabajadora: Nombre completo, DNI/NIE, puesto de trabajo, grupo profesional conforme al convenio colectivo aplicable, centro de trabajo, departamento y fecha de inicio en la empresa. Esta información permite a la empresa identificar el puesto, las condiciones del contrato y el convenio colectivo aplicable.

Descripción de la condición que motiva la solicitud: Descripción objetiva — sin necesidad de revelar el diagnóstico médico completo — de las limitaciones funcionales que justifican la solicitud: dificultad para el trabajo de pie prolongado, limitación en el levantamiento de cargas, necesidad de evitar determinadas sustancias químicas, etc. El trabajador puede adjuntar informe del médico del trabajo, del médico especialista del Sistema Nacional de Salud o del INSS, o la resolución de discapacidad del IMSERSO, sin que el empresario pueda exigir datos clínicos no relevantes para la adaptación del puesto conforme a la LOPDGDD (LO 3/2018) y al Artículo 14 ET.

Adaptaciones solicitadas: Descripción concreta y razonada de las modificaciones del puesto solicitadas — cambio de horario (reducción de jornada del Artículo 37.5 ET, flexibilidad horaria del Artículo 34.8 ET), teletrabajo parcial o total (Ley 10/2021 de trabajo a distancia), adaptación ergonómica del mobiliario o equipos, cambio de turno, cambio de centro de trabajo, exención de tareas específicas. Cuanto más concretas sean las adaptaciones solicitadas, más sencillo resulta para la empresa evaluar la viabilidad técnica, organizativa y económica.

Documentación de apoyo: Informe del servicio de prevención de riesgos laborales de la empresa (si ya existe), informe médico de aptitud con restricciones funcionales, resolución de reconocimiento de discapacidad del IMSERSO o de la Consejería autonómica competente, o declaración de incapacidad laboral temporal del INSS. La documentación debe limitar la información a la estrictamente necesaria para evaluar la solicitud, conforme al principio de minimización de datos del Artículo 5.1.c RGPD.

Período o duración de la adaptación: Indicación de si la adaptación se solicita con carácter permanente (para discapacidades estables) o temporal (durante el embarazo, la convalecencia o un tratamiento médico). Para adaptaciones temporales, las fechas de inicio y fin previstas y la descripción del seguimiento médico o de la revisión periódica de la adaptación.

Solicitud de reunión o proceso de negociación: Indicación expresa de la disponibilidad del trabajador para reunirse con la empresa, el servicio de prevención y, en su caso, el delegado de prevención o representante legal de los trabajadores (Artículo 35 LPRL), para explorar conjuntamente las opciones de adaptación disponibles. El Artículo 34.8 ET exige un proceso de negociación de buena fe antes de que la empresa pueda denegar la adaptación por razones organizativas.

Firma y fecha: Firma del trabajador y fecha de presentación de la solicitud ante la empresa o el departamento de Recursos Humanos, con acuse de recibo. La fecha de presentación es relevante para el cómputo del plazo de respuesta de la empresa y para acreditar el inicio del procedimiento ante la Inspección de Trabajo o el Juzgado de lo Social en caso de conflicto posterior.

Forms-legal.com proporciona esta plantilla de Solicitud de Adaptación del Puesto de Trabajo España como punto de partida para trabajadores y departamentos de RRHH. Se recomienda consultar al servicio de prevención de riesgos laborales, al médico del trabajo de la empresa y, en caso de conflicto, a un abogado laboralista o a la representación legal de los trabajadores del centro. La plataforma forms-legal.com ofrece esta plantilla adaptada a la legislación española vigente para facilitar la elaboración de este documento con todas las garantías legales.