Nota de Gastos de Viaje (España)

La Nota de Gastos de Viaje es, en España, el documento regulado por Real Decreto 439/2007 (Reglamento IRPF), art. 9; ET art. 26, que deja constancia de una información con relevancia jurídica.

El Artículo 26.2 del Estatuto de los Trabajadores distingue entre el salario (salario) —sujeto a retención del IRPF y cotizaciones a la Seguridad Social— y las percepciones no salariales —que incluyen el reembolso de gastos profesionales y quedan fuera del concepto de salario cuando cumplen los requisitos legales—. Las dietas y los gastos de locomoción abonados dentro de los límites del Artículo 9 del Reglamento del IRPF están exentos del impuesto sobre la renta y de la base de cotización a la Seguridad Social conforme a la Ley General de la Seguridad Social (Real Decreto Legislativo 8/2015), siempre que el trabajador se desplace de su centro de trabajo habitual o de su residencia.

El Artículo 9 del Real Decreto 439/2007 fija los umbrales de exención para las dietas. Por desplazamiento dentro del mismo municipio sin pernocta: 26,67 euros diarios en España; por desplazamiento con pernocta fuera del municipio habitual: 53,34 euros diarios en España (manutención y alojamiento combinados); y 91,35 euros diarios en el extranjero. Para el transporte (locomoción), el reembolso del coste real del transporte público acreditado mediante facturas o billetes es íntegramente exento; el reembolso por el uso de vehículo particular está exento a razón de 0,26 euros por kilómetro (tarifa aprobada por la AEAT mediante Resolución AEAT 2023), más los importes de aparcamiento y peajes acreditados con recibos.

La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) somete a comprobación los reembolsos de gastos de viaje en las actuaciones inspectoras y en los Procedimientos de Comprobación Limitada. Para mantener la exención del IRPF, las empresas deben conservar documentación que acredite: (1) que el empleado se desplazó efectivamente de su centro de trabajo habitual; (2) que el desplazamiento respondía a un motivo empresarial real; (3) que los importes abonados no superan los límites del Artículo 9. Sin justificación documental suficiente (facturas, billetes, recibos y la propia nota de gastos), la AEAT puede recalificar los reembolsos como retribución salarial sujeta a retención del IRPF y a cotizaciones a la TGSS.

Para los autónomos sujetos al IRPF por el método de Estimación Directa, los gastos de desplazamiento y manutención relacionados con la actividad profesional son deducibles conforme al Artículo 30 de la Ley 35/2006 del IRPF, siempre que estén directamente vinculados a la actividad económica y justificados mediante facturas originales conservadas durante el plazo de 4 años de inspección de la AEAT. La Nota de Gastos de Viaje constituye el documento de control interno principal que relaciona cada gasto con su finalidad empresarial y con el cliente o proyecto correspondiente.

La Nota de Gastos de Viaje en España es necesaria siempre que un empleado incurra en gastos de desplazamiento o manutención de carácter profesional que la empresa pretenda reembolsar exentos de retención del IRPF y de cotizaciones a la Seguridad Social, conforme al Artículo 9 del Real Decreto 439/2007 y al Artículo 26.2 del Estatuto de los Trabajadores.

El formulario es obligatorio cuando un empleado se desplaza fuera del municipio de su centro de trabajo habitual por razones empresariales —visitas a clientes, cursos de formación, ferias comerciales, comparecencias judiciales o encargos de auditoría— e incurre en gastos de manutención, alojamiento, transporte o gastos menores. Sin una nota de gastos cumplimentada y respaldada por recibos originales (facturas con el CIF del empresario), la empresa no puede sostener la exención del IRPF sobre el pago de dietas en una actuación de comprobación de la AEAT.

Se necesita una Nota de Gastos de Viaje cuando los empleados utilizan su vehículo particular para desplazamientos profesionales y solicitan el reembolso a la tarifa aprobada por la AEAT de 0,26 euros por kilómetro. El informe debe documentar las direcciones de origen y destino, la distancia en kilómetros y la finalidad empresarial —sin esta documentación, el pago por kilómetro se trata como salario sujeto a IRPF y cotizaciones a la TGSS—.

El formulario es necesario cuando los empleados viajan al extranjero por razones empresariales, ya que los umbrales de exención del IRPF más elevados (91,35 euros diarios por desplazamiento internacional conforme al Artículo 9 del RD 439/2007) solo se aplican cuando el viaje internacional está documentado en una nota de gastos formal que indique las fechas, los países visitados y la finalidad empresarial.

La Nota de Gastos también es necesaria para la contabilidad interna y la auditoría —conforme al Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007), los reembolsos de gastos empresariales deben registrarse en la subcuenta contable correspondiente (Grupo 6 — Gastos), siendo la nota de gastos el justificante principal de cada apunte—.

El formulario de gastos es también obligatorio cuando la empresa aplica una política de pago anticipado (adelanto de caja) al empleado antes del viaje, ya que el desembolso inicial debe quedar vinculado al reembolso posterior mediante la nota de gastos liquidatoria, garantizando el cuadre contable conforme al Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007) y evitando que el anticipo sea tratado como retribución en especie sujeta al Artículo 42 de la Ley 35/2006 del IRPF. Asimismo, es necesaria cuando la empresa consolida declaraciones del Modelo 190 ante la AEAT, ya que cada dieta abonada debe estar respaldada por una nota de gastos que acredite el desplazamiento y permita clasificar correctamente el importe exento del sujeto a retención, tal como exige la Orden HFP de la Agencia Tributaria en las instrucciones del Modelo 190 anual.

Una Nota de Gastos de Viaje válida en España conforme al Real Decreto 439/2007 y al Artículo 26 del Estatuto de los Trabajadores debe incluir los siguientes elementos clave para mantener la exención del IRPF y la deducibilidad empresarial.

Identificación del empleado y del desplazamiento: nombre y apellidos completos, DNI/NIE, departamento, puesto de trabajo, centro de coste y nombre del responsable que aprueba el gasto. Deben indicarse claramente las fechas del desplazamiento (fecha de inicio y fecha de fin), el destino o destinos y la finalidad empresarial del viaje (motivo del viaje: nombre del cliente o código de proyecto). La AEAT exige que la finalidad empresarial sea suficientemente concreta para acreditar una actividad económica real, no un simple desplazamiento personal.

Gastos de locomoción: desglose de cada gasto de transporte —billetes de avión, billetes de tren (Renfe/AVE), recibos de taxi o transporte por aplicación, kilometraje en vehículo particular a 0,26 €/km, tiques de aparcamiento y facturas de autopista—. Todos los gastos superiores a 26,67 euros deben estar respaldados por facturas completas con el NIF/CIF del empleador, emitidas conforme al Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012).

Dietas de manutención: importe diario de manutención dentro de los límites del Artículo 9 del RD 439/2007 —26,67 euros diarios por desplazamiento sin pernocta en España; 53,34 euros por desplazamiento con pernocta en España— con los correspondientes recibos de manutención. Los importes que superen los umbrales de exención están sujetos a retención del IRPF y deben relacionarse por separado en el resumen anual Modelo 190 presentado ante la AEAT.

Alojamiento: facturas de hotel (facturas de hotel) con todos los datos del establecimiento, nombre del empleado, fechas y importe total. Las facturas de hotel deben cumplir el Reglamento de facturación y estar emitidas a nombre de la empresa empleadora.

Otros gastos: gastos menores de carácter empresarial —cuotas de inscripción en congresos, gastos de representación (gastos de representación, deducibles en el Impuesto sobre Sociedades conforme al Artículo 15 de la Ley 27/2014), gastos de roaming y tasas de visado— con justificantes de cada concepto.

Total y aprobación: resumen del importe total solicitado por categorías, importe global y comparación con los umbrales de exención del IRPF para determinar el componente tributable. Bloques de firma del empleado, del responsable que aprueba y del departamento de finanzas o recursos humanos que tramita el reembolso.

Forms-legal.com proporciona esta plantilla de Nota de Gastos de Viaje como punto de partida práctico. Las empresas deben establecer una política escrita de gastos de viaje (política de gastos de viaje) aprobada por la dirección y comunicada a los empleados, definiendo los requisitos de autorización previa, los procedimientos de reserva y los estándares de documentación para mantener el cumplimiento con la AEAT y sostener la exención del IRPF en las actuaciones de comprobación tributaria.

Conformidad con el Reglamento de Facturación: Todas las facturas adjuntas deben cumplir el Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación), que exige para facturas completas: NIF del emisor, NIF del destinatario (empresa empleadora), número de factura correlativo, fecha de expedición, descripción del servicio, base imponible, tipo de IVA y cuota. Las facturas simplificadas (tiques) son admisibles para importes inferiores a 400 euros excluido el IVA, pero no generan derecho a deducción del IVA soportado para la empresa.

Registro en el Modelo 190 y Modelo 100: Los importes de dietas abonados que superen los límites del Artículo 9 del Real Decreto 439/2007 deben consignarse en el Modelo 190 (resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta) en la clave I (dietas y asignaciones para gastos de viaje). El trabajador deberá incluir el exceso en su declaración del IRPF (Modelo 100). La ausencia de nota de gastos implica que la totalidad del importe abonado se considera retribución sujeta a retención, con potencial regularización por parte de la AEAT en el procedimiento de comprobación del Artículo 136 de la Ley General Tributaria (Ley 58/2003).

Forms-legal.com proporciona esta plantilla de Nota de Gastos de Viaje para España como herramienta de partida. Las empresas deben completarla con sus datos concretos, conservarla durante al menos cuatro años conforme al Artículo 66 LGT y mantener archivados todos los justificantes originales para afrontar con garantías cualquier actuación de comprobación de la AEAT o de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. La plataforma forms-legal.com ofrece esta plantilla adaptada a la legislación española vigente para facilitar la elaboración de este documento con todas las garantías legales.