Carta de Aumento de Salario Colombia

La Carta de Aumento de Salario Colombia es una comunicación escrita con efectos jurídicos amparada en Código Sustantivo del Trabajo (CST) art. 141 y Decreto 2663/2024 (SMLMV) que deja constancia formal de la voluntad o requerimiento de quien la suscribe en Colombia.

El fundamento constitucional de los ajustes salariales en Colombia reposa en el Artículo 53 de la Constitución Política de 1991, que establece el principio del salario mínimo vital y móvil — lo que significa que los salarios deben ajustarse periódicamente para mantener el poder adquisitivo. El Artículo 25 de la Constitución protege el trabajo como derecho fundamental que merece especial protección del Estado, y el Artículo 334 otorga al Estado autoridad sobre la dirección económica, incluyendo la política salarial. El Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES) y la Comisión Permanente de Concertación de Políticas Salariales y Laborales asesoran al gobierno nacional en los ajustes anuales del salario mínimo.

El salario mínimo mensual legal vigente (SMLMV) para 2025 es COP$1.423.500, establecido por el Decreto 2292 de 2024, representando un incremento del 9,54% frente al SMLMV de 2024 de COP$1.300.000. El auxilio de transporte para trabajadores que devenguen hasta dos SMLMV es de COP$200.000 mensuales para 2025 según el Decreto 2293 de 2024. Todo empleador debe ajustar el salario de cualquier trabajador que devengue el SMLMV para reflejar el nuevo mínimo — el incumplimiento constituye una violación del Artículo 145 del CST y puede resultar en sanciones del Ministerio del Trabajo (MinTrabajo) bajo los Artículos 485 a 487 del CST.

Los incrementos salariales en Colombia tienen consecuencias directas sobre las cotizaciones al sistema de seguridad social reportadas a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Bajo la Ley 100 de 1993 y el Decreto 1406 de 1999, los aportes a la EPS al 12,5% del salario (empleador 8,5%, trabajador 4%), AFP o Colpensiones al 16% (empleador 12%, trabajador 4%) y ARL a tasas entre 0,348% y 8,7% deben recalcularse con base en el nuevo salario desde la fecha de vigencia del aumento. Los aportes parafiscales — 4% a las Cajas de Compensación Familiar (CCF), 3% al ICBF y 2% al SENA — también se recalculan, sujetos a la exención del Artículo 25 de la Ley 1607 de 2012 para trabajadores que devenguen menos de diez SMLMV.

La carta de aumento salarial también incide en el cálculo de las prestaciones sociales. Las cesantías bajo el Artículo 14 de la Ley 50 de 1990, los intereses sobre cesantías bajo el Artículo 249 del CST, la prima de servicios bajo el Artículo 306 del CST y las vacaciones bajo el Artículo 186 del CST deben recalcularse con el nuevo salario desde la fecha de vigencia. El Fondo de Cesantías recibirá los montos de aportes actualizados con base en el salario mayor cuando el empleador realice el depósito anual antes del 14 de febrero del año siguiente.

Bajo la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales) y el Decreto 1377 de 2013, la información salarial constituye dato personal sensible — la carta de notificación debe entregarse directamente al trabajador y tratarse como confidencial por el departamento de recursos humanos del empleador. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) hace cumplir las normas de protección de datos que prohíben a los empleadores divulgar información salarial individual a terceros no autorizados.

Para trabajadores amparados por convención colectiva de trabajo registrada ante el MinTrabajo bajo los Artículos 467 a 480 del CST, los incrementos salariales pueden regirse por los términos negociados entre el sindicato y el empleador. Bajo el Artículo 471 del CST, las convenciones colectivas tienen una duración mínima de seis meses y máxima de dos años, y los calendarios de ajuste salarial acordados en ellas son vinculantes para el empleador respecto de todos los trabajadores cubiertos.

La Carta de Aumento de Salario Colombia es necesaria cuando un empleador decide ajustar hacia arriba la remuneración mensual de un trabajador, ya sea por mandato legal, por acuerdo en negociación colectiva o como incremento voluntario por mérito o promoción. El Artículo 141 del Código Sustantivo del Trabajo permite las revisiones salariales en cualquier momento por mutuo acuerdo, y la documentación escrita de cada cambio es esencial para el cumplimiento de la nómina y los reportes de seguridad social a través del sistema PILA.

La carta es obligatoria a comienzo de cada año calendario cuando el gobierno nacional expide el decreto de salario mínimo. El Decreto 2292 de 2024 estableció el SMLMV de 2025 en COP$1.423.500, y todo empleador debe ajustar el salario de los trabajadores que devengan el mínimo del año anterior (COP$1.300.000 para 2024) a más tardar el 1 de enero de 2025. Bajo el Artículo 145 del CST, el pago por debajo del SMLMV vigente está prohibido — el Ministerio del Trabajo puede imponer multas a través de sus inspecciones territoriales del trabajo bajo los Artículos 485 a 487 del CST.

Se necesita una Carta de Aumento de Salario cuando un trabajador recibe una promoción o cambio de cargo dentro de la organización. Bajo el Artículo 23 del CST, los elementos de la relación laboral — servicio personal, subordinación y remuneración — deben reflejar las condiciones reales de trabajo bajo el principio de primacía de la realidad. Cuando un trabajador asume mayores responsabilidades o pasa a un cargo de mayor nivel, el ajuste salarial debe documentarse para alinear los términos contractuales con las condiciones reales de servicio.

El documento es necesario cuando los incrementos salariales resultan de negociaciones de convención colectiva de trabajo. Bajo los Artículos 467 a 480 del CST, la convención colectiva o el pacto colectivo obliga al empleador a implementar los ajustes salariales acordados para todos los trabajadores cubiertos. La Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, ha resuelto que el incumplimiento de los incrementos salariales convenidos colectivamente constituye una práctica desleal sujeta a sanciones.

La notificación también es necesaria cuando un empleador transita a un trabajador del salario ordinario al salario integral bajo el Artículo 132 del CST modificado por el Artículo 18 de la Ley 50 de 1990. El régimen de salario integral requiere un mínimo de trece SMLMV (COP$18.505.500 para 2025) y debe documentarse expresamente por escrito — la carta de aumento salarial sirve como registro formal de esta transición.

Para los trabajadores próximos a adquirir el derecho a pensión, los incrementos salariales documentados son fundamentales para el cálculo del ingreso base de liquidación (IBL) utilizado por Colpensiones o las AFPs privadas bajo la Ley 100 de 1993 y el Decreto 1833 de 2016. La UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) audita los historiales salariales para verificar que las cotizaciones a la seguridad social correspondan a los salarios reportados — las discrepancias pueden desencadenar sanciones y exigencias de cotizaciones retroactivas.

Una Carta de Aumento de Salario Colombia válida debe contener elementos específicos para cumplir los requisitos de documentación del Código Sustantivo del Trabajo y sustentar el reporte preciso de nómina y seguridad social a través del sistema PILA bajo la Ley 100 de 1993 y el Decreto 1072 de 2015.

Identificación del Empleador: Razón social completa de la entidad empleadora, NIT (Número de Identificación Tributaria) asignado por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) y domicilio principal. Cuando el empleador es una persona jurídica — una Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) bajo la Ley 1258 de 2008, una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL/Ltda.) o una Sociedad Anónima (SA) — la carta debe ser firmada por el representante legal o un funcionario de recursos humanos autorizado, cuya facultad sea verificable mediante el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio correspondiente.

Identificación del Trabajador: Nombre completo del trabajador, tipo y número de documento de identificación — cédula de ciudadanía para nacionales colombianos o cédula de extranjería para residentes extranjeros — y cargo actual. La identificación debe coincidir con los registros del sistema PILA para evitar discrepancias en los reportes de seguridad social auditados por la UGPP.

Salario Actual: El salario mensual actual del trabajador en pesos colombianos (COP) antes del incremento, especificando si se trata de salario ordinario o salario integral bajo el Artículo 132 del CST. Cuando corresponda, el auxilio de transporte vigente debe indicarse por separado, pues no forma parte de la base salarial para cotizaciones a la seguridad social pero sí se incluye en la base para cesantías y prima de servicios.

Nuevo Salario: El salario mensual ajustado en COP, distinguiendo claramente entre el salario base y los componentes variables. Bajo el Artículo 127 del CST, el salario incluye todos los pagos que retribuyen directamente el servicio del trabajador — bonificaciones, comisiones y pagos en especie que constituyen remuneración habitual forman parte de la base salarial. Bajo el Artículo 128 del CST, los pagos que no constituyen salario (como bonificaciones ocasionales o beneficios extralegales pactados discrecionalmente) deben excluirse expresamente por escrito.

Fecha de Vigencia: La fecha específica a partir de la cual aplica el nuevo salario. Para ajustes al SMLMV, la fecha de vigencia es el 1 de enero conforme al decreto anual de salario mínimo. Para incrementos por mérito o promoción, la fecha la determina el empleador y debe coincidir con un período de nómina para evitar complicaciones de cálculo proporcional.

Motivo del Aumento: Especificación del fundamento del ajuste salarial — ajuste al SMLMV, evaluación de mérito, promoción a nuevo cargo, implementación de convención colectiva u otro motivo. Bajo el Decreto 1072 de 2015, el empleador debe conservar registros que documenten la razón de los cambios salariales como parte de la hoja de vida laboral del trabajador.

Impacto en Seguridad Social: Reconocimiento de que el incremento salarial conllevará ajuste de los aportes a la EPS, AFP/Colpensiones, ARL y Caja de Compensación Familiar a través del sistema PILA. El empleador debe indicar que el aporte del 4% del trabajador a salud y el 4% a pensión se recalcularán con base en el nuevo salario bajo la Ley 100 de 1993.

Impacto en Prestaciones Sociales: Declaración de que todas las prestaciones sociales legales — cesantías (un mes de salario por año depositadas en el Fondo de Cesantías antes del 14 de febrero bajo el Artículo 14 de la Ley 50 de 1990), intereses sobre cesantías (12% anual bajo el Artículo 249 del CST), prima de servicios (un mes de salario por año bajo el Artículo 306 del CST) y vacaciones (15 días hábiles bajo el Artículo 186 del CST) — se liquidarán con base en el nuevo salario a partir de la fecha de vigencia.

Acuse de Recibo del Trabajador: Sección para que el trabajador firme en señal de recibo de la notificación. Aunque el Artículo 141 del CST no exige la aceptación del trabajador para un incremento (al ser inherentemente beneficioso), el recibo documentado protege al empleador en futuras disputas sobre fechas de vigencia o montos.

Forms-legal.com ofrece esta plantilla de Carta de Aumento de Salario Colombia como herramienta práctica para documentar ajustes salariales en cumplimiento del CST y la Ley 100 de 1993. Los empleadores deben consultar a un abogado laboralista o contador público certificado para verificar que todos los ajustes de nómina y seguridad social queden correctamente reflejados en las planillas PILA revisadas por la UGPP y la DIAN.