Kurzarbeit-Abrechnung Schweiz (AVIG Arts. 31-41 / AVIV)

Die Kurzarbeit-Abrechnung ist ein in der Schweiz nach AVIG Art. 31 (Anspruchsvoraussetzungen) geregeltes rechtsverbindliches schriftliches Dokument. Die Kurzarbeitsentschädigung setzt eine vorgängige Bewilligung durch die kantonale Amtsstelle der Arbeitslosenversicherung (KAST) gemäss AVIG Art. 36 voraus — die Voranmeldung mit Begründung des Arbeitsausfalls, Liste der betroffenen Mitarbeiter und Erklärung zur Erhaltung der Arbeitsplätze muss mindestens zehn Tage vor Beginn eingereicht worden sein. Erst nach Bewilligung kann ab dem ersten Ausfallmonat die monatliche Abrechnung bei der Arbeitslosenkasse eingereicht werden.

Die Arbeitslosenkasse (zuständig nach AVIG Art. 77 — öffentliche Kasse oder Verbandskasse) prüft die monatliche Abrechnung und überweist die KAE an das Firmenkonto des Arbeitgebers, der seinerseits den Lohn vorstreckt und die Entschädigung nach Erhalt intern verrechnet. Der Arbeitgeber bleibt gegenüber dem Arbeitnehmer in der vollen Lohnzahlungspflicht nach OR Art. 322.

Zentrale Berechnungsgrundlage ist nach AVIG Art. 34 Abs. 1 der anrechenbare Verdienstausfall — also der Lohnausfall, der auf die anrechenbaren Ausfallstunden entfällt, multipliziert mit 80 Prozent. Begrenzt wird die Entschädigung durch den höchstversicherten Verdienst von CHF 148'200 Jahreslohn (CHF 12'350 pro Monat, Stand 2025), was einem maximalen monatlichen KAE-Betrag von CHF 9'880 pro Person entspricht. Die Karenzfrist von einem Tag pro Abrechnungsperiode (AVIG Art. 32 Abs. 2, Normalregelung seit 2023) geht zulasten des Arbeitgebers und reduziert die abrechenbaren Ausfallstunden.

Das SECO (Staatssekretariat für Wirtschaft) als übergeordnete Aufsichtsbehörde erlasst Weisungen und Merkblätter zur Kurzarbeit, die auf der Website www.arbeit.swiss publiziert werden. Kantonale Amtsstellen (AWA Zürich, beco Bern, KIGA Basel-Stadt, VoL Luzern, DIA Aargau) entscheiden über Bewilligungen; die ALV-Ausgleichsstelle koordiniert die Auszahlung durch die Kassen. Ergänzende Bestimmungen finden sich in der Verordnung über die Arbeitslosenversicherung (AVIV, SR 837.02), insbesondere AVIV Art. 46-51 (Abrechnungsverfahren). Verwandte Dokumente: Kurzarbeitsantrag (Voranmeldung), Massenentlassungsanzeige für den Fall, dass Kurzarbeit nicht genügt.

In der schweizerischen Rechtsordnung dient dieses Dokument als formgebundene Erklärung zwischen Privaten oder zwischen Privatpersonen und kantonalen bzw. eidgenössischen Behörden. Die Bundesverfassung der Schweizerischen Eidgenossenschaft (BV, SR 101) räumt der Privatautonomie weitreichenden Schutz ein, was sich im Obligationenrecht (OR, SR 220) und im Zivilgesetzbuch (ZGB, SR 210) widerspiegelt. Bei der Verwendung in den Kantonen Zürich, Genf, Basel-Stadt, Bern, Waadt oder Tessin ist auf die jeweilige kantonale Praxis Rücksicht zu nehmen, etwa hinsichtlich notarieller Beurkundung gemäss kantonalem Beurkundungsgesetz oder Eintragung im kantonalen Handelsregister (HRegV, SR 221.411). Schweizer Gerichte legen das Vertrauensprinzip nach Art. 18 OR und das Bundesgerichtsentscheide BGE 138 III 67 als Massstab an, sodass eine klare und vollständige Formulierung jeder Bestimmung essenziell ist.

Die monatliche Kurzarbeit-Abrechnung in der Schweiz ist immer dann einzureichen, wenn eine Bewilligung durch die kantonale Amtsstelle vorliegt und der Betrieb in einem Kalendermonat tatsächlich Kurzarbeit durchgeführt hat.

Erste typische Situation — Konjunktureller Auftragsrueckgang: Industriebetriebe, Handelsfirmen und Dienstleister, die infolge eines konjunkturellen Einbruchs Kurzarbeit beziehen, reichen monatlich ab dem ersten Ausfallmonat die Abrechnung ein. Die Abrechnung umfasst alle Mitarbeiter, die im bewilligten Zeitraum Kurzarbeit geleistet haben, mit den effektiven Ausfallstunden pro Mitarbeiter.

Zweite Situation — Behördliche Massnahmen (Pandemie, Energiemangellage): Bei behördlichen Betriebsschliessungen oder Produktionsbeschränkungen — wie während der COVID-19-Pandemie 2020-2022 — kann die Kurzarbeit besonders rasch und umfangreich anfallen. Sonderregelungen wie reduzierte Karenzfristen, vereinfachte Abrechnung oder erhöhte Höchstdauer (18 Monate nach AVIG Art. 35 bei aussergewöhnlicher wirtschaftlicher Lage) können vom Bundesrat temporär verfügt werden.

Dritte Situation — Verlängerungsantrag nach drei Monaten: Die Bewilligung wird zunächst für maximal drei Monate erteilt. Bei fortbestehender Kurzarbeit muss ein Verlängerungsantrag bei der kantonalen Amtsstelle gestellt werden; gleichzeitig läuft die monatliche Abrechnung bei der Arbeitslosenkasse weiter. Die Verlängerung muss neu begründet werden.

Vierte Situation — Partielle Kurzarbeit einzelner Abteilungen: Betriebe mit mehreren Abteilungen können Kurzarbeit auf bestimmte Abteilungen beschränken. Die Abrechnung erfasst nur die betroffenen Mitarbeiter; andere Abteilungen laufen normal. Die Bewilligung der kantonalen Amtsstelle muss die betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter benennen.

Fünfte Situation — Abrechnung nach Kurzarbeits-Ende: Nach Beendigung der Kurzarbeit ist noch eine letzte Abrechnung für den letzten Monat einzureichen. Danach ist der Abschluss des Kurzarbeitsfalles dem Betreibungsamt zu melden und eine Schlussbescheinigung einzuholen.

Sechste Situation — Nachträgliche Korrekturen: Wurden in einer früheren Abrechnung Fehler gemacht (zu viele oder zu wenige Stunden erfasst), muss eine Korrekturabrechnung eingereicht werden. Die Arbeitslosenkasse kann rückwirkend Beträge zurückfordern oder nachzahlen. AVIG Art. 95 regelt die Rückforderung zu Unrecht bezogener KAE.

In der Praxis wird das Dokument insbesondere im KMU-Umfeld sowie bei Selbständigerwerbenden der Branchen Bau, Gastronomie, IT und Beratung häufig gefordert, sei es bei Vertragsabschluss, bei Anpassung infolge gesetzlicher Änderungen wie der MWST-Reform vom 1.1.2024 (Erhöhung des Normalsatzes auf 8.1 Prozent) oder bei behördlichen Eingaben an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV), das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) oder die Schweizerische Ausgleichskasse (AHV/IV). Auch im grenzüberschreitenden Verkehr mit der EU, insbesondere im Rahmen der Bilateralen Verträge und des Personenfreizügigkeitsabkommens (FZA), kann das Dokument zur Vorlage bei ausländischen Stellen oder zur Beantragung von Bewilligungen erforderlich sein. Forms-legal.com bietet die hier angebotene Vorlage in schweizerischer Hochsprache und unter Berücksichtigung der einschlägigen Bundesgesetze.

Die Kurzarbeit-Abrechnung in der Schweiz muss vollständig ausgefüllt sein, damit die Arbeitslosenkasse die Entschädigung ohne Rückfragen überweisen kann. Forms-legal.com stellt eine vollständige Vorlage entsprechend dem amtlichen Formular 716.301 bereit.

Betriebsidentifikation: Vollständige Firma gemäss Handelsregistereintrag, UID-Nummer (CHE-Format), Sitzadresse, Name der zuständigen kantonalen Amtsstelle (KAST) und Bewilligungsnummer der Kurzarbeit. Die Bewilligungsnummer ist das entscheidende Referenzelement — ohne gültige Bewilligung kann keine KAE beantragt werden.

Abrechnungsperiode: Monat und Jahr, Soll-Arbeitstage des Monats (typisch 20-23 je nach Feiertagen), ausgefallene Arbeitsstunden insgesamt aller betroffenen Mitarbeiter und Karenztag-Abzug (1 Tag Normalarbeitszeit, z.B. 8 Stunden, gemäss AVIG Art. 32 Abs. 2 pro Abrechnungsperiode zulasten Arbeitgeber).

Mitarbeiterliste mit Ausfallstunden: Detaillierte Liste pro betroffenen Mitarbeiter mit Name, Vorname, AHV-Nummer, vereinbarte Wochenarbeitszeit, geleistete Ist-Stunden, Ausfallstunden und Ausfallprozent. Lehrlinge und Mitarbeiter mit Kündigungsfristen sind in der Regel ausgeschlossen (AVIG Art. 31 Abs. 4). Die Liste (Formular 716.302) ist als Beilage zur Abrechnung einzureichen.

Verdienstausfall-Berechnung: Massgebender Verdienstausfall total (Summe der Lohnausfälle aller betroffenen Mitarbeiter, proportional zu den Ausfallstunden, auf Basis des versicherten Verdienstes). KAE-Berechnung: 80 Prozent des Verdienstausfalls, jedoch maximal CHF 9880 pro Person und Monat (80 Prozent von CHF 12350). Bei Löhnen über CHF 12350 pro Monat ist der Teil über der Maximaldeckung nicht versichert.

Sozialversicherungsbeiträge auf KAE: Die AHV/IV/EO (10.6 Prozent) und ALV (2.2 Prozent) werden auf der KAE berechnet. Der Arbeitgeberanteil (je 5.3 Prozent und 1.1 Prozent) wird von der Arbeitslosenkasse an den Arbeitgeber erstattet; der Arbeitnehmeranteil wird vom Arbeitnehmer auf dem reduzierten Lohn abgezogen und vom Arbeitgeber an die Ausgleichskasse weitergeleitet. BVG-Beiträge gehen weiterhin voll zulasten des Arbeitgebers auf Basis des ursprünglichen versicherten Verdienstes (BVG Art. 8).

Bankverbindung und Einreichung: IBAN des Firmenkontos für die Überweisung der KAE durch die Arbeitslosenkasse. Die Abrechnung muss gemäss AVIG Art. 38 innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Abrechnungsmonats eingereicht werden; verspätete Einreichung führt zu Verlust des Anspruchs.

Unterschrift: Eigenhändige Unterschrift der vertretungsberechtigten Person des Arbeitgebers mit Datum. Falsche Angaben können nach AVIG Art. 105 mit Freiheitsstrafe bis drei Jahren oder Geldstrafe bestraft werden. Die kantonale Amtsstelle und das SECO führen Stichprobenkontrollen durch.

Weitere Pflichtangaben und Best Practices: Praxisempfehlungen aus der Schweizer Rechtsprechung weisen darauf hin, dass Klarheit und Vollständigkeit der wesentlichen Vertragsbestandteile direkt die Durchsetzbarkeit beeinflussen. Bei Unsicherheiten lohnt sich eine Beratung beim zuständigen Kantonsamt oder durch einen Fachanwalt der Schweizerischen Anwaltskammer (SAV). Die kantonalen Schlichtungsbehörden für arbeitsrechtliche Streitigkeiten erleichtern aussergerichtliche Lösungen vor einem allfälligen Gang ans Gericht. Die Eidgenössische Schiedskommission und Bundesgerichtsentscheide BGE 138 III 67 sowie BGE 142 III 626 liefern Orientierung zur Vertragsauslegung nach Art. 18 OR (Vertrauensprinzip). Zudem helfen Mustervorlagen wie auf forms-legal.com bei der Wahrung der Schriftform und Vermeidung von Formmängeln nach OR Art. 11 ff. Obligatorisch ist die korrekte Bezeichnung der Parteien mit Wohnsitz bzw. Sitz, das Datum nach Schweizer Format DD.MM.YYYY sowie eine eigenhändige oder qualifiziert elektronische Unterschrift nach ZertES (SR 943.03).

Die Kurzarbeit-Abrechnung in der Schweiz korrekt auszufüllen setzt eine sorgfältige Zeiterfassung aller betroffenen Mitarbeiter und Kenntnisse der Abrechnungsregeln nach AVIG Art. 34-38 voraus.

Schritt 1 — Ausgefallene Stunden je Mitarbeiter erfassen: Im Laufe des Monats sind die effektiv geleisteten Arbeitsstunden und die Ausfallstunden je betroffenen Mitarbeiter tagesgenaun zu dokumentieren. Als Ausfallstunden gelten nur die Stunden, in denen der Mitarbeiter aufgrund des anrechenbaren Arbeitsausfalls nicht beschäftigt war — nicht Ferien, Krankheit, Feiertage oder Überzeit-Kompensation.

Schritt 2 — Karenztag berechnen: Pro Abrechnungsperiode (Monat) ist ein Karenztag gemäss AVIG Art. 32 Abs. 2 von den anrechenbaren Ausfallstunden abzuziehen. Der Karenztag entspricht der verträglichen Tagesnorm-Arbeitszeit (z.B. 8.4 Stunden bei 42-Stunden-Woche). Karenztag geht zulasten des Arbeitgebers.

Schritt 3 — Verdienstausfall pro Mitarbeiter berechnen: Ausfallstunden minus Karenztag-Anteil multipliziert mit dem Stundenansatz (Bruttolohn geteilt durch vertragliche Monatsstunden). Beispiel: Bruttolohn CHF 6000, Monatsstunden 182, Stundenansatz CHF 32.97, Ausfallstunden 60 minus Karenztag 8.4 gleich 51.6 anrechenbare Ausfallstunden, Verdienstausfall CHF 1701. KAE: 80 Prozent von CHF 1701 gleich CHF 1361.

Schritt 4 — Summen zusammenführen: Alle Verdienstausfälle aller betroffenen Mitarbeiter summieren (Maximum pro Person und Monat: CHF 12350 Lohn, entsprechend max. CHF 9880 KAE). Gesamte KAE gleich 80 Prozent des Gesamtverdienstausfalls.

Schritt 5 — SV-Beiträge auf KAE berechnen: AHV/IV/EO-Gesamtbeitrag (10.6 Prozent) und ALV-Beitrag (2.2 Prozent) auf dem KAE-Betrag berechnen. Diese Beiträge werden von der Arbeitslosenkasse zusammen mit der KAE übermittelt und dann intern abgerechnet.

Schritt 6 — Abrechnung und Beilagen zusammenstellen: Hauptformular 716.301 ausfüllen, Beilagen 716.302 (Mitarbeiterliste mit Stunden) vorbereiten. Unterschrift einholen. Frist beachten: spätestens drei Monate nach Ablauf des Abrechnungsmonats (AVIG Art. 38).

Schritt 7 — Einreichung und Nachverfolgung: Abrechnung bei der zuständigen Arbeitslosenkasse einreichen (per Post, Fax oder elektronisch über das Job-Room-Portal des SECO). Eingangsbestätigung aufbewahren. Bearbeitungszeit: typisch 10-20 Werktage. Bei Rückfragen der Kasse rasch reagieren, um die Auszahlungsfrist einzuhalten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Validierungsprüfung: Nach Erstellung des Dokuments empfiehlt sich eine Endkontrolle durch eine zweite Person — bei Unternehmen idealerweise durch die Personalabteilung, die Treuhandstelle oder den HR-Verantwortlichen, bei Privatpersonen durch einen Notar des Kantons oder einen Rechtsbeistand. Die zentralen Schritte umfassen: Identifikation der Vertragsparteien mit vollständigen Adressen und gegebenenfalls Handelsregisternummer (Zefix-Nummer abrufbar unter www.zefix.ch), präzise Beschreibung der Leistung mit messbaren Kriterien, klare Regelung von Vergütung in Schweizer Franken (CHF) mit Mehrwertsteuer (MWST 8.1% gemäss MWSTG seit 1.1.2024), Vereinbarung von Fristen nach DD.MM.YYYY-Format, sowie Kündigungs- und Streitbeilegungsmechanismen. Vor der Unterschrift sollten beide Parteien den finalen Wortlaut sorgfältig durchlesen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen. Die elektronische Signatur nach ZertES (SR 943.03) ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, sofern sie qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist.

Die Kurzarbeit-Abrechnung in der Schweiz unterliegt zwingenden gesetzlichen Voraussetzungen nach AVIG und AVIV, deren Verletzung zur Ablehnung der Abrechnung, Rückforderung bereits bezogener KAE und strafrechtlichen Konsequenzen führen kann.

Bewilligungspflicht nach AVIG Art. 36: Kurzarbeitsentschädigung kann nur für Ausfallmonate in Anspruch genommen werden, für die eine gültige Bewilligung der kantonalen Amtsstelle vorliegt. Abrechnung ohne Bewilligung wird abgelehnt.

Einreichefrist nach AVIG Art. 38: Die monatliche Abrechnung muss innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Abrechnungsmonats bei der Arbeitslosenkasse eingehen. Verspätete Einreichung führt zum vollständigen Verlust des Anspruchs für diesen Monat.

Anrechenbarer Arbeitsausfall nach AVIG Art. 32: Nur Ausfallstunden, die auf anrechenbare Gründe (konjunkturell, behördlich, external) entfallen, dürfen erfasst werden. Ferien, Krankheit, Feiertage, Überzeit-Kompensation und andere nicht-anrechenbare Ausfälle sind auszuschliessen.

Karenzfrist nach AVIG Art. 32 Abs. 2: Ein Tag pro Abrechnungsperiode geht zulasten des Arbeitgebers. Seit 2023 gilt wieder die Normalregelung (während COVID-19 war sie reduziert). Die Karenzfrist kann durch Bundesratsverordnung in Krisenzeiten temporär reduziert werden.

Bemessung nach AVIG Art. 34: 80 Prozent des anrechenbaren Verdienstausfalls, max. CHF 9880 pro Person und Monat (80 Prozent von CHF 12350 höchstversicherter Verdienst Stand 2025). Bei Löhnen über CHF 12350 ist der Teil über der Maximaldeckung zu Lasten des Arbeitgebers.

BVG-Beiträge nach BVG Art. 8: Während Kurzarbeit müssen die BVG-Beiträge (Altersbeiträge, Risikobeiträge) auf Basis des ursprünglichen versicherten Verdienstes weitergeführt werden. Die Mehrkosten gehen vollständig zulasten des Arbeitgebers; die Arbeitslosenkasse erstattet keine BVG-Beiträge.

Zustimmungspflicht nach AVIG Art. 33 Abs. 1 lit. e: Die Zustimmung jedes betroffenen Mitarbeiters muss vorliegen. Wird die Zustimmung nachträglich widerrufen, darf der Mitarbeiter nicht mehr in der Abrechnung erfasst werden.

Strafrechtliche Konsequenzen nach AVIG Art. 105: Falsche Angaben in der Abrechnung (z.B. ueberhoeete Ausfallstunden, nicht anrechenbare Gründe) werden mit Freiheitsstrafe bis drei Jahren oder Geldstrafe bestraft. Die Rückforderung ungerechtfertigter KAE erfolgt nach AVIG Art. 95.

Die rechtlichen Anforderungen ergeben sich primär aus dem Schweizer Obligationenrecht (OR, SR 220) sowie aus spezialgesetzlichen Vorschriften wie dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1) in der Fassung vom 1.9.2023, dem Bundesgesetz über die Information und Mitsprache der Arbeitnehmer (MitwG) und gegebenenfalls dem Arbeitsgesetz (ArG, SR 822.11). Die Beweislast für die Einhaltung richtet sich nach Art. 8 ZGB (Beweislastverteilung). Die Schriftform ist nach Art. 11 ff. OR zu wahren, wobei einfache Schriftform die Unterschrift aller Verpflichteten verlangt. Für bestimmte Geschäfte (Grundstückkauf, Erbvertrag, Ehegütervertrag) gilt nach Art. 657 ZGB bzw. Art. 512 ZGB die öffentliche Beurkundung als Gültigkeitsvoraussetzung. Forms-legal.com weist darauf hin, dass diese Vorlage als Ausgangspunkt dient und im Einzelfall durch einen zugelassenen Schweizer Notar oder Rechtsanwalt zu prüfen ist.

Häufige Fehler bei der Kurzarbeit-Abrechnung in der Schweiz führen zu Rückfragen der Arbeitslosenkasse, verspäteten Auszahlungen und im schlimmsten Fall zu Rückforderungen oder strafrechtlichen Konsequenzen nach AVIG Art. 105.

Fehler 1 — Nicht anrechenbare Stunden erfassen: Ferien, Krankheit, Feiertage und Überstunden-Kompensation sind keine Kurzarbeitsstunden. Manche Lohnbuchhaltungen erfassen alle Abwesenheiten undifferenziert — korrekt müssen nur die Ausfallstunden aus dem anrechenbaren Kurzarbeitsausfall erfasst werden.

Fehler 2 — Karenztag vergessen: Wird der Karenztag von einem Tag pro Monat nicht abgezogen, ist die Abrechnung fehlerhaft; die Arbeitslosenkasse wird die Abrechnung korrigieren oder zurückweisen. Korrekt: Karenztag-Ausfallstunden vom Gesamtausfall abziehen.

Fehler 3 — Einreichefrist von 3 Monaten versäumen: Die Frist nach AVIG Art. 38 ist eine Verwirkungsfrist — nach Ablauf kann der Anspruch nicht mehr geltend gemacht werden. Manche Arbeitgeber reichen spät ein, weil sie die Abrechnung erst nach Lohnabschluss zusammenstellen. Korrekt: Abrechnungsmonat abwarten, dann umgehend Abrechnung zusammenstellen und einreichen.

Fehler 4 — BVG-Beiträge falsch berechnen: Manche Arbeitgeber reduzieren die BVG-Beiträge proportional zur Kurzarbeit. Das ist falsch — BVG-Beiträge müssen auf den ursprünglichen versicherten Verdienst weitergezahlt werden (BVG Art. 8). Die Differenz trägt allein der Arbeitgeber.

Fehler 5 — Mitarbeiter erfassen, die kein Anrecht haben: Lehrlinge (AVIG Art. 31 Abs. 4 lit. a) und Mitarbeiter in Kündigungsfristen sind in der Regel ausgeschlossen. Deren Einbeziehung führt zu Rückforderungen.

Fehler 6 — Höchstversicherten Verdienst ignorieren: Bei Mitarbeitern mit Löhnen über CHF 12350 pro Monat darf die KAE maximal CHF 9880 betragen. Manche Arbeitgeber berechnen die KAE auf dem vollen Lohn über dem Maximum und erhalten zu viel — was zur Rückforderung führt.

Fehler 7 — Lohnänderungen nicht melden: Erhöhungen oder Reduktionen des Lohns während der Kurzarbeit müssen der Arbeitslosenkasse gemeldet werden, da sie die KAE-Berechnung beeinflussen.