Gehaltserhöhung Schreiben Österreich

Das Gehaltserhöhung Schreiben ist ein nach Angestelltengesetz (AngG) §6; einschlägiger Kollektivvertrag (WKO/ÖGB) geregeltes Rechtsdokument in Österreich.

In Österreich ist das Gehalt von Angestellten durch zwei Schichten geregelt: den branchenspezifischen Kollektivvertrag (KV) als Mindeststandard und die individuelle Entgeltvereinbarung als davon abweichende (in der Regel höhere) Vereinbarung. Der Kollektivvertrag wird zwischen der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) auf Arbeitgeberseite und dem Österreichischen Gewerkschaftsbund (ÖGB) auf Arbeitnehmerseite ausgehandelt und gilt für alle Arbeitgeber und Arbeitnehmer der betreffenden Branche, unabhängig von der Gewerkschaftsmitgliedschaft. Die jährliche Herbstlohnrunde (Herbstlohnverhandlungen) führt in den meisten Branchen zu einer kollektivvertraglichen Erhöhung, die automatisch wirksam wird.

Das Gehaltserhöhungsschreiben dokumentiert die Übertragung der Gehaltserhöhung auf den individuellen Arbeitnehmer. Da das Kollektivvertragsgehalt automatisch steigt, ist das Schreiben für jene Arbeitnehmer besonders wichtig, die ein überkollektivvertragliches Gehalt (Ist-Gehalt) beziehen. Das Gehaltserhöhungsschreiben stellt sicher, dass keine Anrechnung der KV-Erhöhung auf das Ist-Gehalt erfolgt (sogenannte Anrechnungsklausel), was bei Fehlen einer ausdrücklichen Vereinbarung der OGH-Rechtsprechung nach (OGH 9 ObA 48/16x) zu Disputen führen kann.

Darüber hinaus regelt das Gehaltserhöhungsschreiben die steuerlichen Konsequenzen: Ein höheres Gehalt führt zu höherer Lohnsteuer nach §69 EStG 1988, zu höheren Sozialversicherungsbeiträgen nach ASVG und zu einer höheren Abfertigung-Neu-Basis (BMSVG: 1,53% auf das erhöhte Bruttogehalt). Sonderzahlungen (13. und 14. Monatsgehalt) werden ebenfalls auf Basis des erhöhten Bruttogehalts berechnet und unterliegen dem begünstigten Steuersatz von 6% nach §67 EStG 1988 (Sechstelbegünstigung).

Das Gehaltserhöhungsschreiben ist nicht mit der Lohnbestätigung nach §14 ASVG zu verwechseln, die ausschließlich für die ÖGK zur Bemessung von Krankengeldzahlungen dient. Es ist auch vom Kollektivvertragsausweis nach §29 ArbVG zu unterscheiden, der dem Arbeitnehmer die anzuwendende KV-Einstufung bestätigt. forms-legal.com stellt eine AngG-konforme Mustervorlage des Gehaltserhöhungsschreibens Österreich zur Verfügung.

Nach §1152 ABGB ist das ortsübliche Entgelt geschuldet, wenn keine Entgeltvereinbarung getroffen wurde. Das Gehaltserhöhungsschreiben verhindert Unklarheiten über die vereinbarte Vergütung und schützt beide Parteien vor nachträglichen Streitigkeiten über die Höhe des Entgelts.

Ein Gehaltserhöhungsschreiben in Österreich wird in einer Reihe von Situationen benötigt, in denen eine Änderung des vereinbarten Entgelts schriftlich dokumentiert werden soll.

Jährliche Gehaltsanpassung (Ist-Gehalts-Erhöhung): Nach den alljährlichen Herbstlohnverhandlungen zwischen WKO und ÖGB werden neue Kollektivvertragsmindestgehälter festgesetzt. Für Arbeitnehmer, die überkollektivvertragliche Ist-Gehälter erhalten, muss der Arbeitgeber separat mitteilen, ob und in welchem Ausmaß das Ist-Gehalt erhöht wird. Das Gehaltserhöhungsschreiben dokumentiert diese Mitteilung.

Leistungsbasierte Gehaltserhöhung: Nach einem erfolgreichen Mitarbeitergespräch (Jahresgespräch) oder einer Leistungsbeurteilung wird eine leistungsbezogene Gehaltserhöhung schriftlich fixiert. Das Schreiben dient als verbindlicher Nachtrag zum bestehenden Dienstvertrag.

Beförderung und Tätigkeitswechsel: Wenn ein Arbeitnehmer eine höherwertige Position übernimmt oder in eine neue Entlohnungsgruppe des Kollektivvertrags eingestuft wird, ist ein Gehaltserhöhungsschreiben das geeignete Instrument zur Dokumentation.

Betriebsvereinbarung: Wenn eine Betriebsvereinbarung nach §97 ArbVG eine generelle Ist-Gehaltserhöhung für alle Arbeitnehmer einer Kategorie vorsieht, wird das individuelle Gehaltserhöhungsschreiben als personalisierter Nachtrag ausgestellt.

Gehaltserhöhung nach Probezeit: Nach erfolgreicher Absolvierung der Probezeit (maximal 1 Monat nach §1158 Abs. 2 ABGB, verlängerbar durch KV) erhalten Berufseinsteiger häufig eine Gehaltserhöhung. Das Schreiben dokumentiert diese Anpassung.

Rückwirkende Gehaltserhöhung: Wenn eine Gehaltserhöhung rückwirkend ab einem vergangenen Datum vereinbart wird (z.B. ab Beginn des Geschäftsjahres), muss dies im Schreiben ausdrücklich festgehalten werden, da rückwirkende Entgeltanpassungen nach §1497 ABGB der Verjährung unterliegen.

Ein rechtssicheres Gehaltserhöhungsschreiben in Österreich muss nach AngG, ASVG und KV-Anforderungen folgende Kernelemente enthalten. forms-legal.com hat die Mustervorlage strukturiert, damit alle wesentlichen Bestandteile vollständig und rechtskonform erfasst sind.

Kopfdaten und Bezug zum Dienstverhältnis: Vollständiger Firmenname des Arbeitgebers mit Firmenbuchnummer und Adresse; vollständiger Name, Dienstnummer (Personalnummer) und Adresse des Arbeitnehmers; Bezug auf den bestehenden Dienstvertrag mit Datum; Ausstellungsdatum und Ort des Schreibens.

Aktuelles Gehalt und neue Entgelthöhe: Klare Angabe des bisherigen monatlichen Bruttogehalts und des neuen monatlichen Bruttogehalts nach Erhöhung. Angabe in Euro (€) ohne und mit USt (sofern relevant). Getrennte Ausweisung allfälliger Zulagen (Überstundenpauschale, Reisezulage, Schmutzzulage) gemäß KV.

Inkrafttretensdatum: Exaktes Datum, ab dem die Gehaltserhöhung wirksam wird (TT.MM.JJJJ). Bei rückwirkender Erhöhung: ausdrücklicher Hinweis auf die rückwirkende Geltung und die Nachzahlung für vergangene Monate.

Grund der Erhöhung: Kurze Begründung der Erhöhung (z.B. kollektivvertragliche Anpassung, Leistungsbeurteilung, Beförderung, Betriebsvereinbarung, Dienstalterssteigerung). Die Begründung hat zwar keine strenge gesetzliche Vorschrift, erhöht aber die Transparenz und vermindert Konflikte.

Kollektivvertragliche Einstufung: Angabe der aktuellen KV-Verwendungsgruppe und Dienstaltersstufe nach dem einschlägigen Kollektivvertrag (z.B. KV Handel, KV Metallindustrie). Diese Angabe ist wichtig, um zu dokumentieren, dass das vereinbarte Ist-Gehalt die KV-Mindestgehälter übersteigt.

Regelung zur KV-Anrechnung: Klare Vereinbarung, ob zukünftige kollektivvertragliche Erhöhungen auf das Ist-Gehalt angerechnet werden (Anrechnungsklausel) oder ob das Ist-Gehalt um den Erhöhungsbetrag des KV zusätzlich steigt (keine Anrechnung). Diese Klausel ist arbeitsrechtlich bedeutsam: Ohne ausdrückliche Anrechnungsklausel haben Arbeitnehmer in der Regel Anspruch auf das erhöhte KV-Gehalt zuzüglich der individuellen Überzahlung.

Sonderzahlungen: Klarstellung, dass Sonderzahlungen (13. Monatsgehalt/Urlaubsgeld im Juni, 14. Monatsgehalt/Weihnachtsremuneration im November) auf Basis des neuen erhöhten Bruttogehalts berechnet werden. Diese unterliegen der Sechstelbegünstigung nach §67 EStG 1988 (Steuersatz 6% bis zur Sechstelgrenze).

Unterschrift: Eigenhändige Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person (§18 GmbHG, §71 AktG), Firmenstempel, Datum und Ort. Empfangsbestätigung des Arbeitnehmers (Rückgabe einer unterzeichneten Kopie) aus Beweiszwecken empfohlen.

Das Gehaltserhöhungsschreiben Österreich befüllen Sie in fünf Schritten. Das Schreiben sollte sorgfältig auf Übereinstimmung mit dem bestehenden Dienstvertrag und dem einschlägigen Kollektivvertrag geprüft werden.

Schritt 1: Kopfdaten eingeben. Geben Sie den vollständigen Firmennamen, die Adresse und die Firmenbuchnummer des Arbeitgebers ein. Tragen Sie den vollständigen Namen, die Personalnummer und die aktuelle Adresse des Arbeitnehmers ein. Beziehen Sie sich auf das Datum des bestehenden Dienstvertrags.

Schritt 2: Gehaltsdaten eingeben. Tragen Sie das bisherige Bruttomonatsgehalt und das neue Bruttomonatsgehalt nach Erhöhung ein. Geben Sie Erhöhungsbetrag und Erhöhungsprozentsatz an (z.B. von €2.500,00 auf €2.700,00 = +€200,00 = +8,0%). Führen Sie bei Bedarf Zulagen gesondert auf.

Schritt 3: Inkrafttretensdatum und Grund. Legen Sie das exakte Datum fest, ab dem die neue Entgelthöhe gilt. Begründen Sie die Erhöhung kurz (kollektivvertragliche Anpassung, Leistungsbeurteilung, Beförderung). Bei rückwirkender Wirksamkeit: Nachzahlungsbetrag berechnen und angeben.

Schritt 4: KV-Einstufung und Anrechnungsklausel. Überprüfen Sie die aktuelle KV-Verwendungsgruppe und Dienstaltersstufe des Arbeitnehmers anhand des einschlägigen Kollektivvertrags (abrufbar im WKO Kollektivvertragsportal). Formulieren Sie die Anrechnungsklausel eindeutig: entweder „zukünftige KV-Erhöhungen werden auf das Ist-Gehalt angerechnet" oder „das Ist-Gehalt steigt unabhängig von KV-Erhöhungen."

Schritt 5: Unterzeichnen und aushändigen. Unterschreiben Sie das Schreiben als zeichnungsberechtigte Person. Senden Sie es dem Arbeitnehmer per E-Mail mit Lesebestätigung oder per Einschreiben. Bitten Sie den Arbeitnehmer, die beiliegende Empfangsbestätigung zu unterzeichnen und zurückzusenden. Bewahren Sie die unterzeichnete Kopie im Personalakt auf.

Das Gehaltserhöhungsschreiben in Österreich berührt mehrere gesetzliche Anforderungen aus AngG, ArbVG, ASVG und EStG.

Kollektivvertragliche Mindestgehälter nach §22 ArbVG: Jeder Dienstvertrag muss mindestens die kollektivvertraglichen Mindestgehälter nach §22 ArbVG einhalten. Das Gehaltserhöhungsschreiben darf das vereinbarte Gehalt nicht unter das KV-Mindestgehalt der aktuellen Verwendungsgruppe und Dienstaltersstufe senken. Eine Unterschreitung des KV-Mindestgehalts ist nach §§2–5 ArbVG unzulässig und gibt dem Arbeitnehmer Anspruch auf Nachzahlung der Differenz.

Schriftlichkeit nach ABGB §1 KSchG: Vertragsänderungen, die das Entgelt betreffen, sollten schriftlich erfolgen (§863 ABGB; in der Praxis dringend empfohlen). Mündliche Gehaltserhöhungen sind nach §883 ABGB grundsätzlich gültig, aber aus Beweiszwecken gefährlich. Das schriftliche Gehaltserhöhungsschreiben schützt beide Parteien im Streitfall vor dem Arbeits- und Sozialgericht (ASG Wien) oder dem zuständigen Landesgericht.

Sozialversicherung: Eine Gehaltserhöhung erhöht die Beitragsgrundlage nach §44 ASVG. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass der neue Beitrag korrekt an die ÖGK gemeldet wird (monatliche ELDA-Meldung). Die Beitragsgrundlage ist nach oben durch die Höchstbeitragsgrundlage begrenzt (2025: €6.450,00/Monat nach §45 ASVG).

Lohnsteuer: Eine Gehaltserhöhung erhöht die monatliche Lohnsteuerbemessungsgrundlage nach §69 EStG 1988. Der Arbeitgeber ist als Lohnsteuereinbehalter verantwortlich, die korrekte Lohnsteuer an das Finanzamt Österreich abzuführen. Bei Überschreitung neuer Steuertarifstufen kann sich die Grenzsteuerbelastung des Arbeitnehmers erhöhen.

Abfertigung Neu (BMSVG): Die monatliche Beitragspflicht des Arbeitgebers zur BV-Kasse des Arbeitnehmers (1,53% nach §6 BMSVG) berechnet sich auf Basis des neuen erhöhten Bruttogehalts. Dies führt zu einer automatischen Erhöhung der Abfertigung-Neu-Ansprüche des Arbeitnehmers.

Typische Fehler bei Gehaltserhöhungsschreiben in Österreich, die zu Rechtsstreitigkeiten oder steuerlichen Problemen führen:

Fehlende Anrechnungsklausel: Wenn im Gehaltserhöhungsschreiben nicht klar geregelt wird, ob zukünftige kollektivvertragliche Erhöhungen auf das Ist-Gehalt angerechnet werden, entstehen bei der nächsten Herbstlohnrunde Streitigkeiten. Die OGH-Rechtsprechung (9 ObA 48/16x) hat hier für Unsicherheit gesorgt: Im Zweifel hat der Arbeitnehmer Anspruch auf das erhöhte KV-Gehalt zusätzlich zur vereinbarten Überzahlung.

Unterschreitung des KV-Mindestgehalts: In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass ein Arbeitgeber irrtümlich ein Gehalt vereinbart, das unter dem aktuellen KV-Mindestgehalt liegt. Dieser Fehler kann durch die Betriebsprüfung des Finanzamts oder einer ASVG-Prüfung der ÖGK aufgedeckt werden und führt zu Nachforderungen und Strafen.

Fehlendes Inkrafttretensdatum: Wenn das Gehaltserhöhungsschreiben kein klares Inkrafttretensdatum enthält, ist unklar, ab wann der Anspruch auf das erhöhte Gehalt besteht. Dies führt insbesondere bei rückwirkenden Erhöhungen zu Konflikten.

Keine Empfangsbestätigung: Viele Gehaltserhöhungsschreiben werden per E-Mail ohne Lesebestätigung oder Rückbestätigung des Arbeitnehmers versandt. Bestreitet der Arbeitnehmer später den Erhalt, fehlen dem Arbeitgeber Beweise. Einschreiben oder unterzeichnete Empfangsbestätigung sind daher empfehlenswert.

Fehlerhafte Sonderzahlungsberechnung: Wenn nach der Gehaltserhöhung Sonderzahlungen auf Basis des alten Gehalts ausgezahlt werden, besteht ein Unterentlohnungsanspruch des Arbeitnehmers. Sonderzahlungen (13. und 14. Monatsgehalt) sind stets auf Basis des zum Auszahlungszeitpunkt gültigen Bruttogehalts zu berechnen.

Ungenaue Bezeichnung der Entgeltbestandteile: Wenn das Gehaltserhöhungsschreiben Überstundenpauschalen, Prämien oder Sachbezüge (z.B. Dienstauto) nicht von der Grundgehaltserhöhung trennt, entstehen steuerliche Unklarheiten und Schwierigkeiten bei der korrekten Abrechnung.