Hauptversammlungsprotokoll AG Österreich

Das Hauptversammlungsprotokoll AG ist ein nach Aktiengesetz (AktG) §§86–111, §§119–131 geregeltes Rechtsdokument in Österreich.

Das österreichische AktG unterscheidet zwischen der ordentlichen Hauptversammlung (AktG §104), die jährlich innerhalb von acht Monaten nach Geschäftsjahresende abgehalten werden muss, und der außerordentlichen Hauptversammlung (AktG §105), die bei besonderen Anlässen einberufen wird. Das Protokoll muss gemäß AktG §120 von einem österreichischen Notar beurkundet werden, wenn Satzungsänderungen oder andere protokollierungspflichtige Grundlagenentscheidungen getroffen werden.

Der Oberste Gerichtshof (OGH) hat in seiner Entscheidung OGH 6 Ob 118/17g klargestellt, dass Beschlüsse der Hauptversammlung ohne ordnungsgemäße Protokollierung anfechtbar sind. Mängel im Protokoll können gemäß AktG §195 zur Anfechtungsklage durch übergangene Aktionäre führen, die beim zuständigen Landesgericht (LG) — in Wien beim Handelsgericht Wien (HG Wien) — innerhalb von einem Monat eingebracht werden muss.

Vom Aufsichtsratsprotokoll unterscheidet sich das Hauptversammlungsprotokoll dadurch, dass es das Gesellschafterplenum dokumentiert und bei Satzungsänderungen zwingend der Notariatsbeurkundung bedarf. Aufsichtsratsprotokolle (AktG §92) werden intern vom Aufsichtsratsvorsitzenden geführt und erfordern keine Notariatsbeurkundung.

Bei börsennotierten Aktiengesellschaften, die dem Börsegesetz (BGBl I Nr. 77/2018) und der Aktionärsrechterichtlinie II (ARRL II, umgesetzt durch BGBl I Nr. 63/2018) unterliegen, sind zusätzliche Anforderungen zu beachten: Record Date für Stimmrechte (10 Tage vor HV, AktG §111), elektronische Stimmabgabe sowie die Veröffentlichung der Abstimmungsergebnisse im Firmenbuch binnen 15 Tagen nach der HV. Die Finanzmarktaufsicht (FMA) überwacht die Einhaltung dieser Transparenzpflichten.

Das Protokoll bildet zugleich die Grundlage für Firmenbucheintragungen: Beschlüsse über Kapitalerhöhungen (AktG §§149–166), Kapitalherabsetzungen (AktG §§175–188) oder Satzungsänderungen (AktG §146) werden erst mit der Eintragung im Firmenbuch durch das zuständige Gericht rechtswirksam (konstitutive Wirkung).

Ein Hauptversammlungsprotokoll für eine österreichische AG wird in folgenden Situationen zwingend benötigt:

Bei der ordentlichen Jahreshauptversammlung (AktG §104) ist das Protokoll jährlich erforderlich. Die ordentliche HV beschließt über Feststellung oder Genehmigung des Jahresabschlusses, Verwendung des Bilanzgewinns, Entlastung von Vorstand und Aufsichtsrat, Wahl des Abschlussprüfers (Wirtschaftsprüfer) sowie Aufsichtsratswahlen. Ohne gültiges Protokoll können diese Beschlüsse nicht im Firmenbuch eingetragen werden.

Bei Satzungsänderungen — etwa Erhöhung des Grundkapitals (AktG §§149–166), Änderung des Unternehmensgegenstands oder Einführung einer Vinkulierungsklausel (AktG §62) — muss das Protokoll notariell beurkundet werden und das Dreiviertel-Mehrheitserfordernis des AktG §146 dokumentieren. Ohne ordnungsgemäßes Notariatsprotokoll lehnt das Firmenbuchgericht (HG Wien, zuständige LGs) die Eintragung ab.

Bei Verschmelzungen (Fusion, AktG §§219–233), Spaltungen (SpaltG BGBl I Nr. 304/1996) und Umwandlungen (UmwG BGBl I Nr. 304/1996) beschließt die Hauptversammlung den Strukturwechsel; das Protokoll ist Bestandteil der Anmeldeunterlagen beim Firmenbuch und wird von der Österreichischen Übernahmekommission (ÜK) bei Börsenfällen geprüft.

Bei Auflösungsbeschlüssen (AktG §§203–205) und der Bestellung von Liquidatoren ist ein notariell beurkundetes HV-Protokoll Voraussetzung für die Firmenbucheintragung der Auflösung.

Bei außerordentlichen Hauptversammlungen (AktG §105), die auf Antrag von Aktionären mit mindestens 5% des Grundkapitals einberufen werden müssen (AktG §105 Abs 3), ist das Protokoll erforderlich, um die gefassten Beschlüsse zu dokumentieren und allfällige Anfechtungsklagen (AktG §§195–201) abzuwehren.

Für internationale Investoren und ausländische Aktionäre, die an österreichischen AGs beteiligt sind, ist das Protokoll häufig Bestandteil der Due-Diligence-Unterlagen bei Unternehmenstransaktionen und wird von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft im Rahmen der Jahresabschlussprüfung auf Vollständigkeit geprüft.

Ein vollständiges Hauptversammlungsprotokoll einer österreichischen AG nach AktG §§86–111 muss folgende Bestandteile enthalten:

**1. Kopfteil und Einberufungsnachweis:** Firma und Sitz der AG (laut Firmenbuch), Datum, Uhrzeit und Ort der Hauptversammlung, Art der HV (ordentlich oder außerordentlich), Nachweis der ordnungsgemäßen Einberufung durch den Vorstand oder Aufsichtsrat gemäß AktG §106 mit der gesetzlichen Frist von mindestens 28 Tagen sowie der vorgeschriebenen Veröffentlichung im Firmenbuch oder gemäß Satzung.

**2. Anwesenheit und Beschlussfähigkeit:** Namentliche Auflistung der erschienenen oder vertretenen Aktionäre mit deren Aktienanzahl und Stimmrechtsanteil, Nachweis der Beschlussfähigkeit (kein gesetzliches Quorum für die ordentliche HV nach AktG, soweit die Satzung nichts anderes bestimmt), Namen der bevollmächtigten Vertreter und Verweis auf die Vollmachten (AktG §128).

**3. Vorsitz und Protokollführung:** Name des Versammlungsleiters (Vorsitzender des Aufsichtsrats oder gemäß Satzung bestimmte Person), Name des Protokollführers, Name des Notars (bei protokollierungspflichtigen Beschlüssen gemäß AktG §120 Abs 1).

**4. Tagesordnung:** Vollständige Tagesordnung wie in der Einberufung angekündigt (AktG §106 Abs 2). Punkte außerhalb der Tagesordnung dürfen nur mit Zustimmung aller Aktionäre beschlossen werden.

**5. Berichte und Präsentationen:** Zusammenfassung des Berichts des Vorstands über die Geschäftslage (AktG §81, §127), Bericht des Aufsichtsrats über die Prüfungsergebnisse (AktG §96), Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers (Wirtschaftsprüfer, UGB §268).

**6. Beschlüsse mit Abstimmungsergebnissen:** Für jeden Tagesordnungspunkt: Antragstext, Abstimmung (Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen, nicht abgegebene Stimmen), Mehrheitsergebnis und Beschlussfeststellung. Bei Satzungsänderungen: Nachweis der Dreiviertel-Mehrheit des vertretenen Grundkapitals (AktG §146).

**7. Widersprüche und Anfechtungsvorbehalte:** Widersprüche einzelner Aktionäre gegen gefasste Beschlüsse sind im Protokoll festzuhalten (AktG §195); nur wer Widerspruch erhebt, kann Anfechtungsklage erheben (Legitimationserfordernis der Anfechtungsklage).

**8. Notarielle Beurkundung:** Bei satzungsändernden und anderen protokollierungspflichtigen Beschlüssen: Beurkundung durch einen österreichischen Notar in Form des Notariatsakts (Notariatsordnung, NO RGBl Nr. 75/1871). Der Notar bestätigt die Identität der Erschienenen, die Beschlussfähigkeit und den Ablauf der Abstimmung.

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Das Hauptversammlungsprotokoll einer österreichischen AG wird in folgenden Schritten erstellt:

**Schritt 1 — Vorbereitung der Hauptversammlung:** Stellen Sie sicher, dass die Einberufung durch den Vorstand oder Aufsichtsrat mit der gesetzlichen Mindestfrist von 28 Tagen (AktG §106 Abs 1) und der vorgeschriebenen Veröffentlichung erfolgt ist. Legen Sie die Tagesordnung fest und übermitteln Sie sie mit der Einberufung. Beauftragen Sie einen österreichischen Notar, wenn Satzungsänderungen oder andere notariell zu beurkundende Beschlüsse geplant sind.

**Schritt 2 — Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit:** Eröffnen Sie die HV zum festgesetzten Zeitpunkt. Stellen Sie die Anwesenheit und die Stimmrechte fest. Halten Sie fest, welche Aktionäre persönlich erschienen sind und welche durch Bevollmächtigte vertreten werden (Vollmachten gemäß AktG §128 sind im Original zu hinterlegen).

**Schritt 3 — Wahl des Versammlungsleiters und Protokollführers:** Bestimmen Sie gemäß Satzung den Vorsitzenden (in der Regel der Aufsichtsratsvorsitzende nach AktG §86 Abs 2) und den Protokollführer.

**Schritt 4 — Abarbeitung der Tagesordnung:** Behandeln Sie jeden Tagesordnungspunkt: Stellen Sie den Antrag vor, ermöglichen Sie Diskussion und stellen Sie die Abstimmung durch. Halten Sie für jeden Punkt das Abstimmungsergebnis (Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen) und das Mehrheitsverhältnis fest.

**Schritt 5 — Dokumentation von Widersprüchen:** Halten Sie Widersprüche gegen einzelne Beschlüsse umgehend im Protokoll fest. Nur wer Widerspruch erhebt, kann die Anfechtungsklage innerhalb eines Monats nach der HV beim LG (HG Wien) erheben (AktG §195 iVm §197).

**Schritt 6 — Notarielle Beurkundung (bei pflichtigen Beschlüssen):** Der Notar beurkundet den Ablauf der Hauptversammlung und die Beschlüsse in Form des Notariatsakts (NO §§52–90). Er bestätigt die Identität der Erschienenen und die Ordnungsmäßigkeit der Abstimmung.

**Schritt 7 — Firmenbucheintragung:** Reichen Sie das Protokoll (als Notariatsakt) mit den erforderlichen Beilagen (geänderter Satzungstext, Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts Österreich bei Kapitalmaßnahmen) beim Firmenbuchgericht (HG Wien oder zuständiges LG) über den Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) ein. Die Eintragung wirkt konstitutiv für Satzungsänderungen.

Das Hauptversammlungsprotokoll einer österreichischen AG unterliegt folgenden gesetzlichen Anforderungen:

**Notarielle Beurkundungspflicht (AktG §120 Abs 1):** Beschlüsse über Satzungsänderungen, Kapitalerhöhungen (AktG §§149–166), Kapitalherabsetzungen (AktG §§175–188), Verschmelzungen (AktG §§219–233), Spaltungen und Auflösungen der AG müssen notariell beurkundet werden. Ohne Notariatsakt ist die Eintragung im Firmenbuch ausgeschlossen.

**Einberufungserfordernisse (AktG §106):** Die HV muss mit mindestens 28 Tagen Vorausfrist einberufen werden. Bei börsennotierten AGs: zusätzlich Record Date (10 Tage vor HV, AktG §111) und Veröffentlichungspflichten nach ARRL II (BGBl I Nr. 63/2018).

**Dokumentationspflicht der Abstimmungsergebnisse:** Die konkreten Stimmenzahlen (Ja, Nein, Enthaltungen) müssen für jeden Beschlusspunkt festgehalten werden. Bei börsennotierten AGs sind Abstimmungsergebnisse binnen 15 Tagen nach HV auf der Unternehmenswebsite zu veröffentlichen (AktG §120a).

**Aufbewahrungspflicht:** Das Protokoll ist als Handelsdokument nach UGB §212 für mindestens sieben Jahre aufzubewahren. Notariatsurkunden werden überdies im Notariatsarchiv beim Österreichischen Notariatsrat (ÖNK) verwahrt.

**Anfechtungsfristen (AktG §197):** Beschlüsse der HV können von Aktionären, die Widerspruch erhoben haben, binnen eines Monats nach der HV durch Klage beim LG (HG Wien) angefochten werden. Das Protokoll bildet die zentrale Urkunde im Anfechtungsverfahren.

**WiEReG-Meldepflicht:** Änderungen in der Aktionärsstruktur durch HV-Beschlüsse (z.B. Kapitalerhöhungen) können die Meldepflicht nach dem Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG BGBl I Nr. 136/2017) beim BMF auslösen.

Bei der Erstellung von Hauptversammlungsprotokollen österreichischer AGs treten folgende Fehler häufig auf:

**Fehler 1 — Fehlende Notariatsbeurkundung bei Satzungsänderungen:** Viele Gesellschaften führen Protokolle ohne Notar und versuchen später, Satzungsänderungen im Firmenbuch einzutragen — das Firmenbuchgericht lehnt die Eintragung ab. Bei satzungsändernden Beschlüssen ist die Notariatsbeurkundung (AktG §120) eine formelle Gültigkeitsvoraussetzung, nicht nur eine Ordnungsvorschrift.

**Fehler 2 — Unklare Abstimmungsergebnisse:** Protokolle, die nur „mit großer Mehrheit beschlossen“ vermerken, ohne die konkreten Stimmenzahlen anzugeben, sind mangelhaft und können die Grundlage für Anfechtungsklagen bilden (OGH 6 Ob 195/12m). Halten Sie immer Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen zahlenmäßig fest.

**Fehler 3 — Nichtbeachtung der Einberufungsfristen:** Wird die HV mit weniger als 28 Tagen Vorlaufzeit einberufen, sind alle gefassten Beschlüsse anfechtbar (AktG §106 iVm §195). Die Fristberechnung beginnt mit der Veröffentlichung der Einberufung im Firmenbuch.

**Fehler 4 — Widersprüche nicht protokollieren:** Wenn ein Aktionär in der HV Widerspruch gegen einen Beschluss einlegen will, aber dieser nicht ins Protokoll aufgenommen wird, verliert er das Recht zur Anfechtungsklage. Der Protokollführer muss Widersprüche unverzüglich und vollständig dokumentieren.

**Fehler 5 — Fehlende Vollmachtsnachweise:** Wenn Aktionäre durch Bevollmächtigte vertreten werden, müssen die Vollmachten gemäß AktG §128 in schriftlicher Form vorliegen und dem Protokoll als Beilage angehängt werden. Fehlt die Vollmacht, sind die für den Aktionär abgegebenen Stimmen ungültig.

**Fehler 6 — Versäumung der Firmenbucheintragung:** Satzungsändernde Beschlüsse werden erst mit der Firmenbucheintragung rechtswirksam. Viele Gesellschaften vergessen die fristgerechte Anmeldung beim Firmenbuchgericht — bis dahin ist die Satzungsänderung im Außenverhältnis nicht existent.